Com equipas híbridas ou 100% remotas espalhadas por diferentes localizações, o onboarding digital para empresas tecnológicas popularizou-se nos últimos anos. Com este novo modelo de integração de colaboradores, o recurso à tecnologia é o maior aliado. Não se trata apenas da transição dos processos manuais ou presenciais para outras práticas digitais. É antes uma questão de repensar por inteiro a forma como se dá as boas-vindas a alguém, com o auxílio da tecnologia.
Quando o onboarding se apoia em tecnologia, mais do que automatizar tarefas repetitivas e distribuir de forma transparente responsabilidades entre departamentos, garante-se que nada fica esquecido e ninguém se sente esquecido. Tudo isto antes mesmo do primeiro dia de trabalho. Neste artigo, vai ficar a conhecer a forma como a Factorial pode ser a maior aliada para empresas que procuram implementar um onboarding digital. Desde o envio automático de e-mails de boas-vindas, à recolha de assinaturas digitais para documentos como contratos ou NDAs, com a Factorial é possível incluir diferentes equipas no processo (como Recursos Humanos, TI, e liderança) de forma coordenada e simplificada.
O que os números dizem sobre o papel do onboarding digital nas empresas tecnológicas
Atrair e reter talento é um dos maiores desafios das empresas em Portugal, com 46% dos colaboradores a considerar trocar de emprego nos próximos 12 meses. A juntar a isto, estudos revelam que para quase 60% dos colaboradores há uma maior probabilidade de permanecer na empresa por mais de 3 anos se experienciar um período de onboarding estruturado e fluido. Há alguns fatores que explicam estes números:
- O processo de onboarding é a primeira impressão que um colaborador tem na empresa e pode ser a base para uma confiança sólida.
- Um bom ciclo de onboarding é aquele que traz clareza para as funções e práticas da empresa. Quando assegurada desde cedo, esta transparência resulta numa maior autonomia, confiança e uma integração fluida.
- Cria um maior vínculo emocional e cultural entre o colaborador e a organização.
- Deixa claro que a presença do novo membro da equipa foi pensada e é valorizada. Colaboradores que se sentem valorizados reportam maiores índices de satisfação e, como consequência, maior produtividade.
O passo a passo do onboarding digital com a Factorial
Agora que todas as vantagens do processo de onboarding digital estão em cima da mesa, importa saber por onde começar.
1. Personalize o processo de onboarding digital de acordo com as necessidades da sua organização
A Factorial foi criada com a noção de que nenhuma solução rígida poderá vingar num mercado onde cada empresa tem uma organização, cultura e processos próprios. É por isso que o processo de onboarding é totalmente customizável através de blocos que pode configurar à sua maneira, campos personalizados e fluxos de tarefas encadeadas. Pode começar por:
- Atribuir automaticamente tarefas a colegas ou responsáveis;
- Criar checklists interativas;
- Definir prazos e responsáveis;
- Criar e-mails automáticos de boas-vindas;
- Carregar documentos obrigatórios (como NDA, contrato de trabalho, políticas internas).
2. Envie automaticamente convites e documentos
Assim que um colaborador é adicionado à plataforma, com a Factorial pode:
- Enviar automaticamente um e-mail de boas-vindas personalizado;
- Aceder ao portal do colaborador, onde pode completar o seu perfil;
- Assinar documentos digitalmente, com validade legal;
- Carregar instruções claras para o primeiro dia, no formato que preferir (PDF, vídeos, entre outros).
3. Faça uma integração digital completa com a empresa
Para dar continuidade ao processo de integração de um colaborador, é possível:
- Preencher todos os dados pessoais e bancários;
- Submeter documentação fiscal e de segurança social;
- Ler e assinar o manual do colaborador;
- Aceder à estrutura da empresa ou ao mapa de equipas, managers e colegas;
- Explorar o organograma e as políticas internas.
4. Automatize a gestão das tarefas do período de onboarding
Para os gestores de equipas e equipas de Recursos Humanos é possível, numa única vista, verificar o progresso de cada colaborador:
- Verificação de tarefas concluídas;
- Alertas de atraso ou bloqueios;
- Reatribuição de responsabilidades, se necessário;
Integração com outras ferramentas (por exemplo, Slack, Google Workspace, Microsoft Teams).
5. Coordene a integração com as equipas técnicas
De modo a integrar o colaborador com as equipas técnicas pode atribuir automaticamente tarefas aos responsáveis de cada equipa com prazos automáticos:
- IT: preparação de equipamentos, criação de contas e permissões;
- Engenharia: onboarding técnico, acessos a repositórios, guidelines de código;
- Produto: integração com ferramentas específicas (Jira, Notion, GitHub, etc.).
6. Avaliação e recolha feedback
A Factorial facilita a recolha de feedback através de:
- Inquéritos de satisfação após o onboarding;
- Avaliações de todo o processo feitas pelo que pelo próprio colaborador e/ou pelos gestores e equipas de Recursos Humanos;
- Análise de KPIs (taxa de conclusão, tempo médio por tarefa, etc.).
Desta forma, com base em dados concretos, poderá ajustar e melhorar o processo de onboarding ao longo do tempo.
Como medir o sucesso do seu onboarding digital
Um processo de onboarding digital nas empresas tecnológicas pode parecer estar a correr bem, mas são necessários dados concretos para que isso não seja uma mera impressão. Aqui estão alguns números que vale a pena ter em conta:
- Tempo médio de integração
Quanto tempo vai do primeiro dia ao momento em que um colaborador assume a sua posição de forma 100% operacional? Com a Factorial pode tirar estas conclusões com base em tarefas concluídas, milestones atingidos ou recolha de feedback.
- Taxa de conclusão das tarefas de onboarding
Quando as tarefas inerentes ao ciclo de onboarding ficam por concluir, isto pode indicar que são pouco claras ou que envolvem um certo excesso de burocracia. Com a Factorial é possível visualizar o estado de cada fluxo: o que já foi feito, o que está pendente e onde podem existir bloqueios para posteriormente identificar quais são as “pedras na engrenagem” e melhorar o processo.
- Retenção nos primeiros 90 dias
No início do artigo vimos que o onboarding tem um papel fundamental na taxa de retenção das empresas. Uma saída de um colaborador é sempre uma oportunidade para investigar as causas e melhorar as políticas internas de modo a aumentar o bem-estar das equipas. Mas quando essa saída ocorre nos primeiros 90 dias, é fácil e realista associá-la a potenciais falhas no processo de onboarding. Nada melhor que recolher feedback e criar questionários para ir ao cerne da questão: a Factorial facilita a criação de questionários que podem ser notificados por e-mail e cujo estado das respostas pode ser acompanhado em tempo real. - Comparação entre perfis e localizações
Para empresas tecnológicas com equipas espalhadas por diferentes países, comparar métricas entre perfis distintos (ex.: backend vs. frontend) ou escritórios diferentes (Lisboa vs. Berlim, por exemplo), pode trazer as respostas que procura. Esta informação pode conduzir a sua organização a detetar inconsistências na experiência dos novos membros da equipa e ajustar a estratégia de onboarding ao contexto local.
Se chegou até aqui, já percebeu que o onboarding digital não é apenas uma questão de conveniência: é uma peça crítica na estratégia de qualquer empresa tecnológica que queira crescer de forma sustentável, atrair talento qualificado e, acima de tudo, mantê-lo por perto. A equipa da Factorial oferece suporte contínuo em português e está pronta para o ajudar hoje mesmo. Para começar, basta agendar a sua demonstração gratuita.
