Há demasiadas variáveis em jogo para que o onboarding para restaurantes e cozinha seja um processo linear. Para além da variedade de funções e níveis de experiência, nesta área é preciso ter em conta a rotatividade e as contratações sazonais, os diferentes tipos de cozinha e estilos de serviço, horários irregulares e turnos rotativos, entre tantas outras variantes.
Acresce ainda que nesta área é comum haver uma necessidade de preenchimento de vagas urgente. Assim sendo, a única maneira de garantir que um novo colaborador é acolhido de forma calma e organizada é se o processo de onboarding já estiver pré-planeado. É aqui que entram ferramentas como a Factorial, que não só permitem a automatização de processos, como a centralização de todas as informações referentes aos colaboradores num só sítio.
Quais as consequências de um onboarding improvisado no setor da restauração?
Como em qualquer área, o custo de um onboarding feito à pressa e em cima da hora, é alto. A começar pelos colaboradores que sentem a falta de apoio inicial (e que podem ter de lidar em primeira mão com clientes insatisfeitos por causa da falta de preparação), passando por quebras na produtividade e ter de conviver com um ambiente de trabalho tenso e desorganizado.
Esta instabilidade pode conduzir a um efeito dominó: um erro que resulta numa reclamação, a reclamação conduz ao desconforto do colaborador, o mal-estar mina o ambiente da equipa. Desta área faz parte uma elevada taxa de rotatividade, onde é bastante comum que uma pessoa desista do trabalho pouco depois de ter iniciado a experiência. E quando os colegas optam por uma saída inesperada, o gestor das equipas fica com mais uma urgência a seu cargo: preencher rapidamente a vaga. Inicia-se assim um novo ciclo de integração feito sem preparação. A questão que se impõe é: como quebrá-lo? É isso que lhe vamos mostrar neste artigo.
Como planear um onboarding para restaurantes e cozinhas eficaz
Quando se fala de onboarding em restaurantes e cozinha, trata-se de garantir que independentemente de quem entra (seja um ajudante de cozinha, um empregado de mesa ou um barista) há um fio condutor que permite à nova pessoa adaptar-se rapidamente sem comprometer a qualidade do serviço. Há um facto que é frequentemente posto de lado mas que marca a diferença: um processo estruturado e otimizado começa antes do primeiro dia.
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Preparação antes do primeiro dia
Quando os fluxos estão otimizados acontecem duas coisas: não há espaço erro ou esquecimento humano (o sistema automatizado pode iniciar o processo com e-mails automáticos ou enviar lembretes) e a pressão associada ao processo de onboarding deixa de existir, porque não é preciso acelerá-lo e a informação vai sendo delegada aos poucos, em etapas pré-definidas. A preparação antecipada é meio caminho andado para que tudo corra bem.
Com a Factorial, é possível automatizar esta fase com:
O envio prévio de documentos e contratos, que o colaborador assina digitalmente;
O carregamento do manual interno com normas da casa, horários, normas relativas a fardas, regras básicas de higiene e segurança;
O acesso a um portal onde já pode consultar o plano de integração, os contactos úteis e até vídeos introdutórios sobre o funcionamento da casa.
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Começar com o pé direito
O primeiro dia é decisivo, mas numa área de negócio que envolve o contacto direto com clientes, que são a prioridade, nem sempre é possível dar atempadamente atenção ao novo colaborador. No entanto há pequenos passos que podem ser pré-planeados e que fazem a diferença
Para começar, com a Factorial o gestor de equipa pode criar checklists de onboarding personalizadas para cada tipo de função. Estas listas incluem tarefas como:
Realizar a apresentação à equipa;
Mostrar os espaços principais (zona de staff, cacifos, cozinha, armazém);
Explicar os turnos e como funcionam as trocas;
Demonstrar o sistema de ponto ou app de marcação de horas (se aplicável).
Estas tarefas ficam visíveis tanto para o gestor como para o colaborador, e é possível acompanhar o seu progresso em tempo real.
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Formação inicial estruturada
Uma vez que cada negócio tem os seus processos próprios, assumir que o novo colaborador vai saber fazer tudo, especialmente nos casos em que já conta com alguns anos de experiência, é erróneo.
Um onboarding eficaz deve incluir:
Formação prática e rápida sobre normas de higiene, uso de equipamentos, procedimentos em caso de acidente;
Explicação das fichas técnicas dos pratos ou bebidas, se existirem;
Apresentação do sistema de faturação, POS ou app de pedidos;
Explicação sobre como lidar com queixas de clientes ou situações imprevistas.
Com a Factorial é possível disponibilizar toda esta informação de forma simples, ao anexar conteúdos (vídeos, PDFs, manuais) ou criar breves questionários que garantam que a informação foi assimilada e não existem dúvidas.
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Integração contínua nas primeiras semanas
As primeiras semanas de uma nova jornada de trabalho são tão importantes como o primeiro dia. É a fase indicada para consolidar o know-how e identificar eventuais falhas.
Com a Factorial é possível programar follow-ups automáticos: lembretes para reuniões rápidas, momentos de feedback informal, ou até inquéritos de satisfação para perceber como está a correr a adaptação.
Além disso, o gestor pode receber notificações caso alguma tarefa de integração fique por concluir, e até atribuir um “mentor interno” – alguém da equipa que acompanha o novo elemento nos primeiros dias.
Esta abordagem contínua faz com que o colaborador se sinta valorizado, ouvido e, acima de tudo, integrado.
O que diferencia a Factorial de outras soluções?
No contexto específico do onboarding para restaurantes e cozinha, há certos detalhes que fazem toda a diferença. Com a Factorial, a experiência é simples e intuitiva, tanto para quem gere, como para quem entra, com uma curva de aprendizagem curta. Fique a conhecer as funcionalidades que marcam a diferença:
Assinatura digital de contratos e documentos legais;
Checklists personalizáveis por tipo de função — cozinheiros, empregados de mesa, pessoal de limpeza, etc.;
Portal de colaborador onde cada pessoa pode consultar os seus documentos, plano de integração, formação, horários e mais;
Automatização de tarefas administrativas — desde o envio de documentos à atribuição de tarefas e lembretes de follow-up;
Registo e arquivo de formações obrigatórias, avaliações e documentação legal — tudo centralizado, tudo acessível.
Além disso, a Factorial comunica consigo em português. Com um apoio técnico totalmente disponível para ajudar, há não só uma sensibilidade para as especificidades do setor, como uma facilidade em compreender e adaptar a ferramenta ao contexto português.
Longe vão os tempos em que o ciclo de onboarding era visto como um fardo operacional, com os novos colaboradores a enfrentar desafios de produtividade e sobrecarregar os colegas com dúvidas sobre os processos. Hoje em dia este processo é visto como uma oportunidade e só assim tem tudo para correr bem.
Quando se pára para pensar no ciclo de onboarding com antecedência, capacitam-se os novos colaboradores. Mais informação significa maior confiança e autonomia e, consequentemente, maiores índices de satisfação e produtividade.
As vantagens não são só para a gerência ou o colaborador que acabou de iniciar o trabalho. Para os colegas isto implica que se possam focar no seu trabalho de forma tranquila, em vez de terem de se dividir entre o cliente que os espera e o novo colega que não foi inteirado sobre os processos.
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