Despesas fixas vs. variáveis: as diferenças
A gestão de despesas na restauração pode ser complexa e imprevisível. Isto porque o sector serve diretamente o cliente final e envolve vários fatores, como colaboradores, qualidade dos ingredientes e custos do espaço físico. Por isso, é importante compreender os conceitos básicos e metodologias que ajudam a simplificar este processo.
Na hora de pôr mãos à obra e gerir as despesas no sector da restauração, é fundamental começar por entender o que distingue despesas fixas de despesas variáveis. Este é um dos primeiros passos para tornar a gestão de despesas na restauração mais clara e eficiente.
As despesas variáveis são aquelas que flutuam consoante o volume de negócio, a época do ano ou outras decisões mais pontuais.
Por exemplo, se numa determinada época do ano é comum o número de clientes aumentar, então é expectável que os custos relacionados com os alimentos ou horas extra do staff aumentem também, tal como nas estações do ano mais frias é previsível que a conta da eletricidade suba.
Por que deve categorizar e controlar custos?
Depois de distinguir despesas variáveis e fixas, é preciso categorizar e controlar os custos de forma contínua.
Pode começar por definir uma base, identificando três categorias tipicamente comuns no sector da restauração:
- Fornecedores e matérias-primas: representam o maior volume de despesa do sector.
- Pessoal: salários, segurança social, horas extra, formações.
- Funcionamento: energia, água, rendas, seguros, pequenas manutenções.
Quando atribui uma categoria à despesa correspondente, consegue obter uma visão geral e perceber que áreas estão a exceder o orçamento previsto, e de que modo isso contribui positiva ou negativamente para os lucros do negócio. Desta forma torna-se mais fácil otimizar os valores sem prejudicar a qualidade.
Depois disto, o grande desafio consiste em fazer deste processo uma prática contínua, ou seja, ter um sistema estruturado para que não fiquem despesas por registar ou compras mal classificadas ao longo do tempo.
Para basear as decisões em dados concretos e emitir relatórios fiáveis é indispensável que toda esta informação esteja em dia.
Com a Factorial é possível desmistificar este processo, e resumi-lo a um conjunto de ações facilmente acionáveis. A plataforma possibilita a criação de categorias de despesas adaptadas à realidade de cada restaurante para que possa registar gastos automaticamente.
Deste modo, sempre que um colaborador submete uma fatura, é possível associá-la automaticamente à categoria correta.
No fim de contas, com relatórios atualizados em tempo real, o gestor consegue obter uma visão clara do modo como o orçamento está a ser utilizado e pode tomar decisões atempadamente, impedindo a proliferação de problemas.
A juntar a isto tudo, o controlo traz a possibilidade de negociar de forma mais eficaz. Ao saber exatamente quanto gasta por mês em bebidas, por exemplo, é mais fácil discutir condições com o fornecedor, com base em números concretos.
Da mesma maneira, se os relatórios demonstram que a energia tem um peso demasiado elevado nas contas, poderá ser uma boa estratégia optar por equipamentos mais eficientes.
No fundo, controlar e categorizar custos pode marcar a diferença entre um restaurante que apenas sobrevive, e os que prosperam.
Como reduzir despesas na restauração?
Todos sabemos que na área da restauração a redução de custos, quer se trate de repensar a qualidade dos ingredientes ou diminuir o tamanho das equipas, pode ter consequências diretas e imediatas da qualidade da experiência dos clientes. Deve por isso ser estratégico na hora de as reduzir. Comece por:
- Negociar com fornecedores
É comum nesta área, trabalhar com os mesmos fornecedores durante anos sem pôr em cima da mesa a hipótese de rever contratos e negociar condições. Quanto tem uma visão clara do que gasta por mês em determinado produto, é mais fácil discutir descontos ou condições de pagamento de forma confiante. - Controlar desperdícios
Nesta área, como em tantas outras, são os pormenores que fazem a diferença. No caso, as pequenas áreas de melhoria do dia a dia, como o acondicionamento adequado de alimentos ou o ajuste das porções que são servidas, são pequenas práticas que devem ser otimizadas para minimizar custos e desperdício. - Rever gastos energéticos
Desde equipamentos antigos, a arcas frigoríficas mal vedadas ou iluminação pouco eficiente, uma simples monitorização das faturas pode dar o sinal de alerta que precisa. - Automatizar processos administrativos
Todo o tempo despendido a procurar faturas perdidas ou aprovar manualmente cada despesa pode ser redirecionado para tarefas que, ao contrário destas, não possam ser automatizadas e acrescentem mais valor ao negócio.
Boas práticas para a gestão de despesas na restauração
Além da rotina de acompanhamento que já foi mencionada, é importante definir políticas de despesas claras, não só para as maiores fontes de gastos, como para as pequenas coisas: deslocações ou compras de última hora, por exemplo.
Se não houver regras claras, é natural que cada colaborador faça esta gestão à sua maneira, que pode não estar alinhada com os objetivos do negócio.
O importante é que a política seja simples e que defina de forma clara aquilo que pode ser reembolsado, limites de orçamento ou processos de aprovação.
Além de tudo isto, sempre que possível, estes processos devem ser substituídos por soluções digitais automatizadas que diminuam a propensão ao erro.
Como a Factorial organiza a gestão de despesas na restauração
- Centralização de todas as despesas: todos os recibos, faturas e comprovativos ficam num só lugar, acessíveis a qualquer momento.
- Classificação inteligente: a plataforma permite categorizar despesas automaticamente, distinguindo entre consumo, energia, fornecedores, entre outras.
- Relatórios em tempo real: quer saber quanto gastou em fornecedores este mês ou se a equipa está a respeitar os limites definidos? A Factorial disponibiliza estes dados atualizados, à distância de poucos cliques.
- Aprovação de despesas: elimina burocracia e atrasos.
- Alertas de desvios: no caso de algum gasto se desviar do orçamento definido, será imediatamente notificado para que possa tomar medidas e evitar surpresas desagradáveis a longo prazo
O guia para começar a usar a Factorial
Servir-se de uma plataforma que automatiza de forma inteligente processos manuais é meio caminho andado para otimizar custos e o tempo da equipa, tomar decisões informadas e melhorar a experiência do cliente.
É natural que não saiba qual a melhor altura para poder começar a digitalização destes processos e quais os primeiros passos que deve dar. Mas não se preocupe, estamos aqui para ajudar.
A resposta à primeira questão é simples. Basta agendar uma demonstração gratuita com um representante da Factorial (pode fazê-lo hoje mesmo), para que possa ficar a conhecer a plataforma e de que maneira a pode usar para favorecer os seus objetivos. Depois disto, pode:
- Criar uma conta à medida do seu restaurante
Depois do registo na plataforma, configure as ferramentas base que vão ser usadas para gerir o seu restaurante no que toca ao controlo de despesas: categorias de despesas, limites, políticas internas, hierarquia de aprovação. - Digitalizar as despesas
Comece a fotografar faturas e recibos, e carregue-os na plataforma. Depois do carregamento, é possível associar a categoria correta ao ficheiro, que fica automaticamente disponível para consulta e aprovação dos responsáveis. Não se esqueça de manter a equipa atualizada acerca dos novos processos. - Definir a hierarquia de aprovação
Atribua diferentes níveis de aprovação a colaboradores e gestores, para que cada despesa seja devidamente validada. - Gerar relatórios e análises
Assim que as despesas começam a ser registadas, a plataforma disponibiliza relatórios detalhados em tempo real, para que possa identificar oportunidades de poupança e tomar decisões estratégicas. - Monitorizar continuamente
Uma monitorização regular permite detetar tendências, antecipar desvios e ajustar políticas internas.
Para mais informações sobre o software de gestão de despesas para restaurantes da Factorial, consulte a nossa página.
