No setor das limpezas, numa mesma semana de trabalho, um colaborador pode trabalhar em vários locais diferentes, variar de turno, acumular horas extra ou trocar de turno com o colega. Todas estas variáveis têm de estar refletidas no salário final, o que faz com que o processamento salarial para empresas de limpeza seja uma das áreas onde a automatização de processos mais pode marcar a diferença. Esta digitalização, através de soluções como a Factorial, não só elimina a carga burocrática das equipas responsáveis pelo rastreamento e gestão de horas, como diminui drasticamente os erros e percalços ao longo de toda a operação.
O impacto de uma má gestão salarial no setor da limpeza
A legislação portuguesa oferece muito pouca margem de erro no que toca a convenções coletivas de trabalho, cálculos de subsídios ou descontos obrigatórios. O sector da limpeza é caracterizado por uma elevada rotatividade das equipas, além de horários, turnos e localizações diversificados, o que multiplica os riscos de incumprimento com a Segurança Social e a Autoridade Tributária. Este tipo de falha coloca a empresa em risco de sofrer elevadas penalizações e coimas. Quando todo o processamento é feito de forma manual, os erros são quase sempre inevitáveis e abrem espaço para:
- Falta de confiança: um colaborador que recebe menos devido a um erro de cálculo tende a estar mais atento a futuros processamentos pelo simples receio de que algo semelhante se volte a repetir, perdendo a confiança no sistema e nas pessoas responsáveis por ele.
- Abalo na produtividade: uma equipa que sente que não é valorizada ou que não há rigor na forma como se processa a remuneração tende a tornar-se desmotivada e raramente entrega o seu melhor.
- Riscos legais: além das referidas coimas, a empresa poderá ficar sujeita a processos jurídicos que consomem recursos e mancham a reputação da organização.
Como simplificar o processamento salarial para empresas de limpeza com a Factorial
Automatização de recibos de vencimento
Chegar ao fim do mês e rever dezenas (ou centenas) de cálculos de horas extra, subsídios ou descontos obrigatórios, é uma tarefa que nos dias que correm é facilmente delegável à solução de Recursos Humanos certa. A Factorial permite:
- Criar complementos e as suas respetivas condições: de horas extra a subsídios de deslocação ou transporte, passando por prémios de produtividade ou condições específicas para horários noturnos, basta definir os parâmetros à sua medida para automaticamente ver os respetivos ajustes na folha salarial.
- Definir se os complementos são fixos ou variáveis e a sua periodicidade.
- Partilhar automaticamente os recibos de vencimento com os respetivos colaboradores.
- Envolver diretamente o contabilista e notificá-lo. Também é possível descarregar os recibos de vencimento e enviá-los em poucos cliques.
- Incluir automaticamente as regras legais em vigor durante a criação de um recibo de vencimento, eliminando a margem para erro.
- Permitir que os colaboradores acedam e consultem os respetivos recibos de vencimento diretamente na plataforma, sem precisar de trocar e-mails para solicitar acesso.
Integração com gestão de assiduidade e turnos
O cálculo mensal dos salários e respetivos subsídios está diretamente relacionado com a quantidade de dias e horas trabalhadas num mês. Como tal, um bom sistema de gestão de recibos de vencimento é aquele que também permite o registo de horas e incorpora esses dados automaticamente nos cálculos mensais. A Factorial dispõe de um sistema de picagem de ponto online, que além de estar disponível em desktop pode ser acedido em qualquer lugar através da aplicação (funcionalidade especialmente útil para equipas em deslocação).
É também possível ativar a funcionalidade de geolocalização da picagem de ponto, de modo a conseguir perceber a localização dos colaboradores quando registam entradas e saídas, bem como enviar notificações no caso de picagens de ponto em falta ou em atraso.
A juntar a tudo isto, pode criar turnos e atribuí-los aos colaboradores de forma manual ou em massa e receber alertas em tempo real caso haja conflito de turnos. Desta forma, é assegurada cobertura total por equipa, área ou local de trabalho. Estes registos podem ser integrados automaticamente no recibo de vencimento e é possível emitir relatórios que identifiquem padrões e as horas trabalhadas, o que facilita na identificação de áreas de melhoria e ajuda a tomar decisões informadas.
Redução de erros e poupança de tempo para o processamento salarial para empresas de limpeza
No fim de contas, é uma questão de reduzir erros e diminuir a carga de trabalho manual em equipas que, ao focarem-se noutro tipo de tarefas mais estratégicas, têm uma maior possibilidade de acrescentar valor à sua empresa. Desta forma, os colaboradores não só ficam descansados ao fim do mês, confiantes de que não existiram erros de cálculo nos seus pagamentos, como os responsáveis pelo processamento salarial passam a sentir-se mais realizados ao efetuar outras funções que trazem um impacto mais decisivo para o negócio.
Próximos passos para otimizar o processamento salarial na sua empresa de limpeza
Gerir salários manualmente numa empresa de limpeza é um processo demasiado arriscado, moroso e desgastante. A boa notícia é que automatizar este processo é mais fácil e rápido do que imagina. Comece por:
- Solicitar uma demonstração gratuita da plataforma. Depois disso, será contactado pela equipa da Factorial para a agendar. Nessa sessão poderá ficar a conhecer a plataforma na íntegra e em primeira mão, e descobrir como usá-la em função do seu tipo de negócio e objetivos, bem como esclarecer todas as dúvidas que possam surgir.
- Testar a automatização da criação de recibos de vencimento e a sua integração com a ferramenta de gestão de turnos e assiduidade. Experimente incluir a funcionalidade de reembolso automático de despesas no recibo de vencimento dos seus colaboradores.
- Inteirar todos os colaboradores acerca da nova solução em curso e esclarecer quaisquer dúvidas que possam surgir.
- Partilhar as responsabilidades por diferentes membros da equipa: ao criar diferentes permissões pode decidir quem pode adicionar suplementos ou partilhar políticas de aprovação, e aliviar a carga de trabalho ao dividi-la por mais do que uma pessoa.
- Obter acesso total e instantâneo a dados relevantes: informações como novas contratações, tipos de contrato e horários de trabalho em vigor estão sempre disponíveis e facilmente acessíveis.
As empresas que escolhem a Factorial relatam uma redução de erros nas faturas e recibos de vencimento em 80% e cerca de 60% dos colaboradores mostram-se mais satisfeitos no trabalho devido a soluções que automatizam os processos.
No caso das empresas de limpeza, onde a gestão salarial exige uma atenção constante, processos que antes consumiam dias inteiros podem passar a ser resolvidos em poucas horas com a conformidade legal assegurada e sem o risco de cometer erros manuais. Se para os colaboradores isto se traduz numa maior transparência e na confiança de que os salários estarão certos e serão pagos a tempo, para os gestores isto representa menos tempo gasto em tarefas administrativas e uma maior liberdade para se focarem no crescimento do negócio.
Com quase dois mil clientes a usar ativamente o sistema de gestão de recibos da Factorial, é agora a sua vez de fazer parte dos números e perceber em primeira mão os benefícios da plataforma. Agendar a sua demonstração gratuita é rápido: basta preencher o formulário disponível na nossa página e em breve será contactado pela equipa.
