A gestão de pessoas é, em muitos casos, feita entre ficheiros Excel, e-mails avulsos e um sem-fim de reuniões improvisadas. Mas quando falamos de duas fases críticas no ciclo de vida de qualquer colaborador, a entrada e a saída, o processo não tem (nem deve) ser assim. É precisamente aqui que os melhores softwares de onboarding e offboarding desempenham o seu papel: devem acima de tudo ser ferramentas estratégicas capazes de melhorar a experiência dos colaboradores e simplificar o trabalho dos departamentos de Recursos Humanos (RH). Afinal de contas, o onboarding e o offboarding têm um impacto muito mais profundo do que parece à primeira vista e merecem por isso a devida atenção e cuidado.
O que distingue os melhores softwares de onboarding e offboarding?
Há dezenas de plataformas a prometer automatização, menos papelada, fluxos mais ágeis. É difícil perceber por onde começar ou que fatores cruciais deve ter em conta na hora de tomar a sua decisão. Os melhores softwares de onboarding e offboarding distingue-se, antes de mais, por isto:
Automatização sem esforço (nem sobressaltos)
Enviar documentos, marcar reuniões, pedir assinaturas, lembrar prazos… um sistema eficaz deve libertar a equipa de RH de todas estas tarefas repetitivas que podem ser executadas automaticamente.
Integração com ferramentas do dia-a-dia
Se o software de onboarding estiver bem integrado com as ferramentas que já usa, facultar acesso ao Slack, ao Gmail da empresa, ou à intranet (ou outras ferramentas que façam parte do quotidiano da sua organização) deixará de ser um problema. O novo colaborador pode ser orientado por todo este processo de forma automatizada, sem a necessidade de duplicação de passos.
Flexibilidade para adaptar o processo
Sabemos que, por exemplo, o offboarding de um estagiário não segue os mesmos passos de um diretor comercial, da mesma maneira que o onboarding presencial poderá ser diferente do onboarding de um colaborador que trabalhe remotamente. Um bom sistema permite essa nuance, sem exigir um curso em programação sempre que algo muda.
Experiência do utilizador acima de tudo
O colaborador deve saber o que tem de fazer, sem ter de perguntar vezes sem conta. E o responsável de RH deve conseguir acompanhar tudo sem recorrer a tabelas escondidas ou e-mails perdidos. O software ideal deve ser simples, direto e funcional e oferecer essa clareza.
Segurança e conformidade legal
Em termos de RGPD, contratos, acessos ou arquivos: tudo tem de estar seguro, assegurar conformidade legal e ser facilmente recuperável.
Factorial vs. Sesame, Kelio e Personio: qual o melhor software de onboarding e offboarding?
Se está à procura dos melhores softwares de gestão de onboarding e offboarding, é provável que também tenha considerado opções como o Sesame, o Kelio ou a Personio. Embora cada uma destas plataformas apresente pontos fortes, é importante perceber onde realmente se destacam.
Sesame é uma solução moderna, com boas funcionalidades no que toca à gestão de presenças e férias, e inclui alguns elementos de onboarding. No entanto, a personalização dos fluxos é mais limitada, e a experiência de offboarding tende a ser menos desenvolvida. Pode ser uma boa opção para pequenas equipas, mas falta-lhe profundidade para processos mais complexos ou escaláveis.
Kelio, por sua vez, é uma solução bastante robusta, sobretudo conhecida pelas suas funcionalidades de controlo de acessos e gestão de assiduidade. No entanto, quando se trata de onboarding e offboarding, o foco é mais operacional do que humano. A experiência do colaborador e a fluidez dos processos internos acabam por ficar em segundo plano.
Personio oferece uma abordagem mais abrangente, especialmente interessante para empresas de maior dimensão. Tem boas funcionalidades de onboarding digital, mas o processo pode tornar-se mais técnico e complexo, especialmente para PMEs que procuram simplicidade e autonomia. Além disso, algumas integrações não estão totalmente otimizadas para o contexto português.
Já a Factorial foi desenhada a pensar tanto nas equipa de RH como na experiência do colaborador, conciliando facilidade de uso, automatização inteligente e uma forte personalização de processos. Desde checklists e envio automático de documentos, até à gestão segura da saída de um colaborador, a Factorial garante clareza, estrutura e conformidade legal sem complicações.
A proposta da Factorial: onboarding e offboarding simplificados
Onboarding com tudo no lugar, desde o primeiro dia
Na Factorial, o processo de onboarding é pensado como uma sequência lógica e natural. Tudo começa com a criação de um fluxo adaptado à função. RH, TI, equipa financeira — cada um sabe o que tem de fazer, quando, e para quem.
Entre as funcionalidades mais valorizadas estão:
- Checklists automáticas com tarefas e responsáveis;
- Envio de documentos para assinatura digital;
- Agendamento de reuniões e entregas de equipamentos;
- Registo de cada passo, com alertas para bloqueios ou falhas.
Este tipo de detalhe evita lapsos, dá uma boa impressão inicial e transmite profissionalismo, tanto à nova pessoa como à restante equipa.
Offboarding sem correrias nem lacunas
Quando chega a altura de fechar o ciclo, a Factorial ajuda a fazê-lo com estrutura e respeito. Com fluxos de saída bem definidos, cada etapa está pensada para proteger a empresa e dignificar o colaborador.
Na prática, é possível:
- Marcar entrevistas de saída e recolher feedback (anónimo ou não);
- Cancelar acessos e recolher equipamentos de forma organizada;
- Arquivar documentos com validade legal no dossiê digital;
- Gerar relatórios que ajudam a detetar padrões e evitar perdas futuras.
Uma saída bem conduzida não é apenas uma formalidade. Pode abrir portas a futuras colaborações, recomendações ou simplesmente manter uma boa reputação no mercado.
Integração simples, escalabilidade garantida
A Factorial não exige infraestruturas complexas. Integra-se com ferramentas já existentes — Google Workspace, Microsoft Teams, Slack — e adapta-se à dimensão de cada organização.
Seja uma PME com 30 pessoas ou uma multinacional com equipas em vários países, a solução é escalável e intuitiva. Além disso, permite começar com uma demonstração gratuita.
Funcionalidades chave que fazem a diferença
Checklists de tarefas automatizadas
Evitam esquecimentos, distribuem responsabilidades e mantêm tudo visível. Atribui-se a tarefa, define-se o prazo e o sistema avisa automaticamente. RHs descansados, equipas alinhadas.
Modelos de integração personalizáveis
Cada equipa pode ter o seu próprio modelo. Com isso, garante-se consistência e poupa-se tempo sempre que há uma nova entrada.
Comunicação estruturada desde o início
Apresentações, boas-vindas, acessos e sessões de formação podem ser geridos dentro da própria plataforma. O novo colaborador não fica perdido: sabe o que esperar e quando.
Gestão documental centralizada e segura
Contratos, autorizações, políticas internas — tudo enviado, assinado e arquivado num único sítio. Sem papel e com validade legal.
Processos de offboarding claros e humanos
Mesmo quando a saída é sensível, há formas corretas de a gerir. A Factorial permite criar processos estruturados, gerir acessos e recolher equipamentos com precisão. E, se houver entrevistas ou formulários de saída, tudo pode ser feito dentro da plataforma.
Arquivo completo e compliance assegurado
Toda a informação relevante fica organizada e protegida, em conformidade com o RGPD e com fácil acesso sempre que for necessário.
No fim de contas tudo se resume a uma boa experiência e reputação. Uma integração bem feita pode ditar o sucesso de uma nova contratação. Uma saída bem conduzida pode evitar problemas futuros.
Com o melhor software de onboarding e offboarding, a gestão de pessoas deixa de ser um conjunto de tarefas dispersas para passar a ser um processo estruturado, seguro e mais humano.
