O Relatório Único é uma obrigação legal para todas as empresas, sendo a sua entrega fundamental para evitar penalizações.
Com a quantidade de informação a submeter, é, contudo, um processo que pode parecer complexo para os gestores de RH. Questões como “Que dados apresentar?”, “Qual o prazo de entrega?” ou “E se faltar alguma informação?” são bastante comuns.
Neste artigo, vamos responder de forma direta e clara a estas e outras dúvidas sobre o Relatório Único. Continue a sua leitura e descubra tudo o que precisa saber para cumprir esta obrigação legal com confiança, evitando consequências!
Tabela de Conteúdos:
- O que é o Relatório Único
- Quem deve entregar
- Que dados apresentar
- Prazo para entregar o Relatório Único
- Erros mais comuns no preenchimento
- E se faltar alguma coisa? Implicações fiscais e tributárias
- Como consultar o IRCT para preencher corretamente o Relatório Único
- Anexo D
O que é o Relatório Único
O Relatório Único trata-se de um documento anual obrigatório, que reúne informações detalhadas sobre os trabalhadores de uma empresa. Como salários, categorias profissionais ou os tipos de contratos.
Este relatório permite, assim, ao Governo monitorizar dados de fiscalidade, contribuições para a segurança social e cumprimento das normas laborais. Consequentemente, a fiscalização é facilitada e existe maior transparência nas relações de trabalho e na gestão fiscal das empresas.
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Quem deve entregar
Todas as empresas em Portugal com trabalhadores por contra de outrem têm a obrigação de entregar o Relatório Único. Independentemente do seu tamanho ou setor.
Esta entrega é ainda exigida tanto a entidades privadas como públicas, incluindo empresários em nome individual que tenham empregados.
Estão dispensados da entrega do RU empresários em nome individual que não tenham trabalhadores ao seu serviço. E também entidades em liquidação ou falência, trabalhadores independentes sem trabalhadores ao seu serviço ou empregadores de serviço doméstico.
E mesmo que a empresa não tenha tido alterações durante o ano, a entrega continua a ser obrigatória. Só desta forma é garantida a conformidade com a lei laboral e fiscal vigente.
Que dados apresentar
No Relatório Único, as empresas devem apresentar informações detalhadas sobre os seus trabalhadores. Incluindo, como já vimos, vencimentos, tipo de contrato (temporário, permanente, entre outros), tempo de serviço, categorias profissionais, idade e género.
Também devem ser comunicados dados fiscais, caso das contribuições para a Segurança Social e retenção na fonte. Adicionalmente, é necessário reportar informações específicas nos diversos anexos, dos quais que falaremos em detalhe mais adiante.
Prazo para entregar o Relatório Único
O prazo para entregar o Relatório Único habitualmente ocorre em abril de cada ano, sendo referente ao ano anterior. Em 2025 o prazo de entrega será 29 de abril.
Este prazo aplica-se a todas as empresas, sem exceção. E caso o relatório não seja entregue dentro do prazo definido, a empresa sofrerá consequências legais. Nestas situações, de entrega do Relatório Único fora do prazo, é vital contatar imediatamente as autoridades competentes para minorizar implicações.
Além disso, a não entrega ou entrega tardia do relatório pode prejudicar a reputação da empresa perante as autoridades fiscais e laborais. O que a torna mais suscetível a ser alvo de fiscalizações, auditorias e outras complicações legais.
Erros mais comuns no preenchimento
Alguns dos erros comuns ao preencher o Relatório Único incluem a omissão de dados sobre os trabalhadores. Nomeadamente, a categoria profissional ou o tipo de contrato. Ou, ainda, o preenchimento incorreto das contribuições para a Segurança Social e outras contribuições fiscais.
Outro erro frequente é a não atualização de informações, como alterações nos salários ou benefícios, erros que podem sair caro. Para os evitar, é, assim, essencial rever todos os dados antes da submissão, garantindo que estão atualizados e completos.
E se faltar alguma coisa? Implicações fiscais e tributárias
Se faltar alguma informação no Relatório Único, as empresas podem enfrentar penalidades severas. Que, além de multas com valores elevados, inclui outras complicações legais e fiscais.
A consequência mais direta da falta de dados ou erros no preenchimento é a realização de inspeções fiscais. E, além disso, a incompletude ou incorreção no relatório pode impactar o cálculo de impostos e contribuições. No limite, traduzindo-se em ajustes financeiros ou pagamentos indevidos, com prejuízo para a empresa.
Ao nível fiscal, as consequências são também significativas. Já que os dados apresentados no Relatório Único são utilizados para calcular a base tributária das empresas, incluindo a contribuição para a Segurança Social.
Por último, a não entrega do Relatório Único faz com que o empregador incorra numa contraordenação grave, punível com coima.
Como consultar o IRCT para preencher corretamente o Relatório Único
O IRCT (Instrumento de Regulamentação Coletiva de Trabalho) é um documento que estabelece os direitos e deveres dos trabalhadores e empregadores. Entre eles, salários, condições de trabalho e benefícios.
Para preencher corretamente o respetivo Relatório Único, é importante consultar o IRCT aplicável à empresa. Estas informações podem ser obtidas diretamente nos sites das associações patronais ou sindicatos, ou ainda na plataforma oficial da ACT (Autoridade para as Condições do Trabalho).
É indispensável verificar todos os detalhes sobre ordenados, categorias profissionais e outras cláusulas que impactem quer a estrutura de remuneração, quer os benefícios dos colaboradores.
Anexo D
O Relatório Único é composto por 6 anexos, 5 obrigatórios e 1 facultativo, além da folha de rosto. Vão do anexo A ao F e incluem os seguintes dados:
- Anexo A – Quadro de pessoal
- Anexo B – Fluxo de entrada ou saída de trabalhadores
- Anexo C – Relatório anual de Formação Contínua
- Anexo D – Relatório anual da atividade de Segurança e Saúde no Trabalho (SST)
- Anexo E – Greves
- Anexo F – Prestadores de serviço (facultativo).
Um dos mais importantes trata-se do Anexo D, que inclui informação sobre as políticas de SST, ações realizadas e formação em matéria de segurança disponibilizada aos trabalhadores. Bem como o registo de eventuais acidentes de trabalho, doenças profissionais e medidas preventivas adotadas.
Sendo alguns dados de natureza altamente sensível, toda a informação é processada garantindo a confidencialidade e respeitando a proteção dos dados de acordo com o RGPD.
A entrega deste anexo pode ser delegada a terceiros, como prestadores de serviços de SST. Contudo, o empregador deverá ter em conta que a responsabilidade final é sempre sua. Assim, deverá assegurar-se que tudo esta em conformidade quer na entrega, quer na veracidade e correção dos dados.
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Preencher o RU com a ajuda preciosa da Factorial
Em suma, complexidade e o detalhe exigido no preenchimento do Relatório Único, incluindo o Anexo D e restantes anexos obrigatórios, podem ser desafiadores para muitas empresas.
É aqui que a ferramenta de gestão de RH da Factorial se destaca como uma solução eficiente que automatiza grande parte do processo. E fá-lo organizando os dados de forma intuitiva e garantindo a conformidade com exigências legais, incluindo o RGPD.
Com a Factorial, os gestores de RH podem poupar tempo e evitar erros. Ao mesmo tempo que garantem que toda a informação é submetida corretamente e dentro do prazo.
