Ainda que os dados mostrem que 57% das empresas que investiram em sistemas automatizados de gestão de despesas obtêm um retorno sobre investimento (ROI) positivo, a gestão de despesas em empresas tecnológicas é um tópico que tendencialmente fica para segundo plano, quando comparado com outros: desde a estratégia de crescimento rápido, à captação de talento e de investimento.
Apesar disso, pôr em cima da mesa, de forma transparente, todas as despesas de uma empresa, é meio caminho andado para tomar decisões rápidas e informadas, aumentar a rentabilidade e garantir um crescimento sustentável do seu negócio.
Por que é que a digitalização é urgente na gestão de despesas?
Em empresas onde tudo é pensado para ser ágil, escalável e baseado em dados, continuar a gerir despesas de forma manual é uma contradição. Primeiro, porque o crescimento é rápido. Uma startup que tem 10 colaboradores hoje, pode ter 50 num futuro próximo, espalhados por várias localizações.
Depois, porque é preciso ter acesso a dados claros e fiáveis para tomar boas decisões. Não se deve esperar pelo fim do mês para perceber quanto está a ser gasto: para conseguir um plano de crescimento sustentável é necessário tornar os gastos minimamente previsíveis.
A juntar a tudo isto, as empresas de tecnologia competem por talento, e o talento qualificado não costuma estar aberto a gastar tempo em formulários complicados ou esperar semanas por reembolsos. A digitalização, ao simplificar estes processos, mostra que a empresa valoriza o tempo das pessoas.
Por fim, com processos automatizados o risco de erros diminui drasticamente. As despesas duplicadas, os recibos ilegíveis e os lançamentos errados deixam de ser um problema. A empresa ganha registos transparentes e auditáveis, o que é fundamental para a confiança de investidores e para estar em conformidade com as regras. No fundo, a digitalização é um passo estratégico para que a gestão de despesas em empresas tecnológicas esteja à altura do que o setor promete.
Como a Factorial simplifica a gestão de despesas em empresas tecnológicas
A questão agora já não é se precisa de digitalizar a gestão de despesas, mas como. Soluções como a Factorial foram pensadas para acabar com a burocracia e simplificar um processo que, manualmente, consome demasiado tempo e energia.
Para começar, com a Factorial a submissão de despesas é feita em segundos. Basta que o colaborador tire uma fotografia ao recibo e o carregue na aplicação. O sistema encarrega-se de registar os dados mais importantes.
Além disso, cada empresa pode definir o seu próprio fluxo de aprovação: desde o gestor, à equipa financeira. É ainda possível definir vários níveis hierárquicos para que o processo seja 100% adaptável à realidade da sua empresa.
A integração com a contabilidade é outra grande vantagem. Em vez de andar a exportar ficheiros e a cruzar dados, as equipas têm toda a informação centralizada. Isto significa que um reembolso pode ser processado automaticamente na folha salarial e que os relatórios financeiros ficam atualizados em tempo real.
Com os painéis intuitivos, os gestores conseguem ver na hora onde é que o dinheiro da empresa está a ser gasto, identificar padrões e perceber se há subscrições duplicadas. Esta visibilidade não só facilita o dia a dia, como também ajuda a tomar decisões mais estratégicas.
Benefícios práticos para equipas financeiras e de Recursos Humanos
Entre analisar tendências de gastos, negociar com fornecedores ou ajudar a definir políticas financeiras, a primeira vantagem é óbvia e passa por libertar talento e redirecioná-lo para funções mais estratégicas. Além de trazer benefícios práticos para a sua empresa, como a execução de tarefas importantes que não podem ser automatizadas pela digitalização, estará certamente a contribuir para a satisfação dos colaboradores: afinal de contas, tarefas repetitivas como inserir despesas em folhas de cálculo são uma carga que qualquer equipa pode dispensar.
Em segundo lugar, a comunicação interna melhora bastante. Com a Factorial, o colaborador pode acompanhar o estado do pedido, e os gestores recebem notificações claras, diminuindo o atrito e aumentando a confiança entre as equipas.
Outro benefício é o aumento da transparência e confiança. Quando há visibilidade em tempo real sobre as despesas, os colaboradores sentem que o sistema é justo. E as equipas financeiras deixam de ser vistas como um “bloqueio burocrático” e passam a ser parceiras do crescimento do negócio.
E para os Recursos Humanos, há uma vantagem adicional: a melhoria da experiência do colaborador. Num setor tão competitivo como este, cada detalhe conta na retenção de talento. Um processo de reembolso rápido e simples mostra que a empresa valoriza o tempo das pessoas. E, diga-se de passagem, ninguém gosta de esperar semanas por um pagamento que devia ser automático.
Gestão de despesas em empresas tecnológicas: como dar o próximo passo
Depois de ficar a conhecer os benefícios e as vantagens, a pergunta que se impõe é: por onde começar? A boa notícia é que não precisa de ser um processo complicado: a mudança pode ser gradual.
O primeiro passo é analisar o processo que tem agora. Onde estão os maiores bloqueios? É na recolha de recibos? Nos prazos de aprovação? Nos reembolsos que demoram demasiado tempo? Ter clareza sobre os problemas é essencial para saber onde a tecnologia pode ter um impacto mais rápido.
De seguida, envolva as equipas certas. A gestão de despesas não é só do departamento financeiro, afeta também os Recursos Humanos, os gestores de equipa e os colaboradores. Se todos perceberem os benefícios, a adoção da ferramenta será muito mais simples.
O terceiro passo é a implementação da ferramenta digital. A Factorial destaca-se pela sua simplicidade: é intuitiva, fácil de configurar e pode ser usada na prática desde o primeiro dia. A sua integração com outros processos (como a folha de pagamento, ou os relatórios financeiros) garante uma transição sem falhas.
Depois, é importante manter presente que a gestão de despesas não é um processo sobre o qual se pensa uma única vez e que depois disso está apta a funcionar a longo prazo, sem necessidade de monitorização. Pelo contrário, é importante pegar numa das principais vantagens da digitalização, a possibilidade de obter dados em tempo real, e usá-la a favor da sua empresa: ao rever esses mesmos dados encontrará certamente aspetos a ajustar, desde a redução de subscrições duplicadas ao ajuste de regras de aprovação.
Por fim, é importante ter presente que se trata, acima de tudo, de criar uma cultura de eficiência e transparência. Quando a gestão de despesas deixa de ser um entrave, toda a organização ganha: colaboradores mais satisfeitos, equipas financeiras com mais tempo para análises estratégicas e gestores com informação fiável para tomar decisões.
A Factorial oferece às empresas de tecnologia uma forma prática de automatizar a submissão, aprovação e integração de despesas, libertando as equipas de tarefas manuais, aumentando a transparência e dando aos gestores o controlo de que precisam. No fundo, permite alinhar a gestão interna com a promessa de inovação que define o setor.
Para conhecer melhor a funcionalidade de gestão de despesas da Factorial, consulte a nossa página dedicada. Para perceber como a ferramenta funciona em primeira mão e esclarecer quaisquer dúvidas, basta agendar hoje mesmo a sua demonstração gratuita. Em breve a equipa entrará em contacto consigo para que possa ter uma visão geral da plataforma, sem compromisso.
