A longa lista de benefícios da digitalização da gestão documental na indústria fazem dela uma prioridade inegociável. Caracterizada por uma elevada complexidade e volume de documentos, nesta área é imprescindível assegurar conformidade legal (como ter certificações em dia) e garantir o devido cumprimento e arquivamento das normas que garantem a segurança dos trabalhadores.
Se trabalha numa fábrica ou unidade de logística e quer dar o primeiro passo para otimizar a gestão documental na sua empresa mas não sabe por onde começar, encontrou o artigo certo.
Quais os principais benefícios da digitalização da gestão documental na indústria?
- Redução de erros: os atrasos e problemas legais que advém de erros de documentação são mais comuns do que pode imaginar. Uma gestão documental digitalizada facilita a centralização de todos os documentos, o controlo de versões e histórico de alterações de modo a que as equipas consigam sempre trabalhar com a informação correta.
- Aumento da produtividade: criar, assinar ou arquivar manualmente os ficheiros, um a um, é uma tarefa que consome mais tempo do que devia (sobretudo nas equipas de Recursos Humanos). Plataformas como a Factorial ajudam a otimizar o dia a dia destas equipas, através de ferramentas como a pesquisa rápida de documentos, alertas de caducidade de certificados ou aprovações automáticas.
- Otimização de processos: com o software certo, é possível acompanhar todo o ciclo de vida de um documento, desde a sua criação até a aprovação final. Esta rastreabilidade completa ajuda a garantir que na hora das auditorias tudo está em conformidade.
- Criação de uma base de dados fiável: aceder a informação consolidada e atualizada deixou de ser um problema. Com dashboards que permitem identificar tendências ou falhas e com a funcionalidade de criação de relatórios automáticos da Factorial, tomar decisões informadas nunca foi tão fácil.
As principais características da gestão documental na indústria
Para perceber as exigências concretas do sector da indústria no que toca à gestão documental, é importante analisar o modo como a área tende a funcionar.
O sector da indústria é caracterizado por um ambiente dinâmico onde as auditorias podem surgir quando menos se espera e os processos e normas podem estar sujeitos a mudanças constantes. No meio de tudo isto, a produção deve sempre manter a sua regularidade, e percalços como um documento em falta pode atrasar processos e ser uma autêntica pedra na engrenagem.
Alguns dos principais documentos que são diariamente manuseados no sector incluem:
- Fichas técnicas e manuais de produção.
- Relatórios de controlo de qualidade.
- Certificados e licenças.
- Contratos e outros documentos legais (como acordos com fornecedores ou clientes).
- Registos de manutenção e segurança.
- Documentos financeiros (como faturas, guias de remessa ou orçamentos).
- Documentos de logística.
Ter estes documentos por si só não é suficiente. É essencial garantir que estão atualizados e que se encontram acessíveis para as pessoas certas. Plataformas como a Factorial ajudam a transformar este processo num sistema coerente, centralizado, com permissões alinhadas e alertas automáticos que reduzem a margem de erro.
Gestão documental na indústria: que funcionalidades são indispensáveis?
Armazenamento seguro e ilimitado
Numa área como a da indústria não só são produzidos novos documentos diariamente, como a perda destes documentos pode resultar em pesadas multas ou falhas de segurança. Além disso, regra geral, a documentação tem de ficar armazenada durante anos e a sua segurança é obrigatória uma vez que muitos documentos contém informações confidenciais ou dados sensíveis relacionados com colaboradores, fornecedores ou processos.
Workflow personalizável
Uma vez que cada empresa tem os seus próprios processos e rotinas, é imprescindível que a plataforma seja adaptável às práticas que já estão instauradas e não o contrário. Opte por um software que permita criar fluxos de trabalho personalizados, que deve incluir a oportunidade de definir:
- Quem cria o documento.
- Quem revê.
- Quem aprova.
- Que notificações são enviadas e para quem.
- Que ações são automáticas.
- Que exceções existem.
Assinatura digital
A assinatura digital elimina a necessidade de documentos em papel e acelera o processo de aprovação. Além da possibilidade de assinar documentos a partir de qualquer lugar, esta funcionalidade assegura que todos os documentos estão devidamente validados na hora de auditorias e inspeções. Com a Factorial é possível:
- Solicitar a assinatura digital de um ou mais funcionários para cada documento.
- Guardar automaticamente os documentos depois de assinados.
- Assinar folhas de ponto digitalmente,
- Garantir a proteção de dados e segurança de todo o processo. A Factorial cumpre todos os requisitos de segurança eIDAS e possibilita a assinatura biométrica do signatário para comprovação de identidade.
Alertas automáticos para renovações e caducidades
A Factorial envia alertas automáticos para renovações de contratos, certificados ou qualquer documento com validade limitada, garantindo que a empresa mantém a conformidade legal.
Integração com outros módulos de Recursos Humanos
A gestão documental é fulcral, não só no dia a dia de uma organização, como ao longo de todo o ciclo de um colaborador. É por isso que é imprescindível optar por fazer esta gestão através de um sistema integrado que responda a várias frentes em simultâneo. Veja como:
- No onboarding: garanta a correta coordenação de contratos, comprovativos, fichas médias ou políticas internas.
- No que respeita a formações: integre certificados, planos de carreira ou avaliações de desempenho num só sistema.
- No que toca à gestão de ausências: sincronize automaticamente baixas médicas ou férias com o perfil do colaborador para garantir conformidade legal.
Como implementar a gestão documental na indústria com a Factorial
- Avaliar os processos e documentos existentes
Comece por mapear os documentos e processos existentes para depois conseguir identificar quais são os documentos críticos, quem os utiliza e se há especificidades legais aplicáveis. Com a Factorial é possível mapear toda esta documentação e organizá-la por categorias e etiquetas personalizadas.
-
Definir fluxos de trabalho e responsabilidades
Uma vez identificados os documentos, é essencial definir quem será responsável por cada etapa: criação, revisão, aprovação e arquivamento. A plataforma da Factorial permite configurar workflows personalizados, garantindo que cada documento segue automaticamente o caminho correto.
-
Digitalizar documentos e integrar sistemas existentes
A digitalização deve ser feita de forma organizada, priorizando documentos mais críticos ou frequentemente utilizados. Além disso, integrar a Factorial com os sistemas já existentes, especialmente módulos de Recursos Humanos, evita duplicações e garante que toda a informação é consistente e centralizada.
-
Treinar equipas e promover adesão
A tecnologia só funciona se as equipas a utilizarem corretamente. É importante formar os colaboradores, mostrando como aceder, editar e aprovar documentos na plataforma. A Factorial oferece uma interface intuitiva que simplifica a curva de aprendizagem e promove a adesão em toda a organização.
-
Monitorizar, ajustar e otimizar processos
Após a implementação, a monitorização contínua é essencial. A Factorial permite gerar relatórios de utilização, verificar o cumprimento de workflows e ajustar processos sempre que necessário.
Se quer ficar a conhecer melhor a Factorial agende hoje mesmo a sua demonstração gratuita, através do preenchimento deste formulário. Em breve a nossa equipa entrará em contacto consigo para:
- Oferecer uma visão geral da plataforma.
- Conversar sobre as suas necessidades.
- Esclarecer quaisquer dúvidas.
É um processo rápido e sem compromisso através do qual fica a conhecer melhor a plataforma antes de se comprometer com a subscrição de um dos nossos planos.
