O novo ano traz consigo uma série de novas metas, estratégias e desafios que exigem um alinhamento entre a equipa e os objetivos da empresa. Esta é por isso a altura ideal para refletir sobre o quadro de funcionários da empresa e questionar-se: será que o organograma interno reflete corretamente a realidade atual? Neste artigo, vai descobrir a resposta a esta e outras perguntas relacionadas com a reorganização das empresas.
Índice
O que é o quadro de funcionários?
O quadro de funcionários, também conhecido como organograma empresarial, é uma representação estruturada da equipa de uma empresa. Ele define quantos colaboradores existem, quais são os seus cargos, departamentos e relações hierárquicas, permitindo uma visão clara da organização interna.
Independentemente do tamanho da empresa, manter um quadro atualizado é essencial para garantir que todos os colaboradores compreendem a sua função e sabem a quem reportar.
Componentes essenciais de um quadro de funcionários
Um quadro de funcionários completo e funcional deve incluir:
- Nomes e cargos dos colaboradores – facilita a comunicação e evita sobreposições de funções.
- Departamentos e equipas – ajuda a definir responsabilidades e a organizar a estrutura interna da empresa.
- Relações hierárquicas – estabelece a quem cada colaborador reporta, melhorando a eficiência da gestão.
- Funções e responsabilidades – permite maior clareza sobre as tarefas de cada membro da equipa.
Ao manter este documento atualizado, as empresas conseguem melhorar a organização interna, otimizar a gestão de colaboradores e garantir que a estrutura da equipa está alinhada com os objetivos da organização.
Como organizar o quadro de funcionários da sua empresa?
Um quadro estruturado com clareza, para que todos os colaboradores entendam as suas funções, não tem de se traduzir numa tarefa burocrática e manual. Comece por seguir estes passos:
1. Faça um levantamento da estrutura atual, defina cargos e responsabilidades
O primeiro passo para organizar o quadro de funcionários é analisar a estrutura existente. Pergunte-se:
✅ Quantos colaboradores tem a empresa?
✅ Quais são os departamentos e como estão distribuídos?
✅ Quem reporta a quem?
✅ Há sobreposição de funções ou lacunas na estrutura?
Esta análise permite identificar áreas de melhoria, como equipas sobrecarregadas, cargos redundantes ou funções que necessitam de mais apoio.
De seguida, apoie-se na lista de componentes essenciais de um quadro de funcionários mencionada em cima, e defina os títulos dos cargos bem como as funções de cada um, agrupe-os em departamentos e hierarquize-os. Isto facilita a gestão de recursos humanos e permite uma melhor avaliação de desempenho dos colaboradores.
2. Estabeleça uma hierarquia clara
Um organograma bem definido deve mostrar as relações hierárquicas dentro da empresa. Existem diferentes tipos de estruturas organizacionais, como:
📌 Hierarquia tradicional – modelo mais comum, com níveis de gestão bem definidos.
📌 Estrutura matricial – permite que os colaboradores de uma equipa respondam a mais do que um líder, isto é, reportam tanto a um gestor de projeto como a um diretor de equipa.
📌 Organização horizontal – empresas mais flexíveis, com menos níveis hierárquicos.
Definir claramente quem reporta a quem ajuda a evitar conflitos internos e melhora a fluidez da comunicação dentro da empresa.
3. Utilize um software de gestão de recursos humanos
A melhor forma de manter o quadro de funcionários atualizado é utilizar uma ferramenta digital como a Factorial. Com um organograma dinâmico, pode:
✅ Criar e atualizar cargos de forma rápida e intuitiva.
✅ Visualizar a estrutura da empresa em tempo real.
✅ Monitorizar alterações na equipa ao longo do ano.
Deste modo, centraliza toda a informação num só lugar e tem acesso instantâneo ao histórico de alterações e a relatórios de produtividade.
Qual a importância do quadro de funcionários para a estratégia de recursos humanos?
O quadro de funcionários é uma ferramenta essencial para o departamento de recursos humanos, uma vez que:
1. Facilita o planeamento estratégico
Um quadro de funcionários atualizado ajuda os recursos humanos a ter uma visão clara da estrutura da empresa, possibilitando um planeamento mais eficaz para:
- Gestão de recrutamento – identificando cargos em falta e prevendo necessidades futuras.
- Promoções e progressão de carreira – criando planos de desenvolvimento interno para colaboradores.
- Redistribuição de tarefas – evitando sobrecarga em determinadas equipas e melhorando a produtividade.
2. Melhora a comunicação e transparência organizacional
Ter um organograma claro e acessível promove uma cultura de transparência dentro da empresa. Os colaboradores conseguem entender melhor a sua posição na empresa, a quem reportam e quem lideram, bem como a estrutura hierárquica e funcional da organização.
3. Apoia a gestão de custos e orçamento
O quadro de funcionários também é fundamental para uma gestão financeira mais eficiente. Com base nele, o departamento de recursos humanos consegue:
- Analisar os custos com salários e benefícios.
- Avaliar a necessidade de contratações ou cortes na equipa.
- Planear aumentos salariais e incentivos estratégicos.
Como saber quando deve reduzir ou aumentar o quadro da empresa?
A gestão do quadro de funcionários deve ser estratégica, garantindo que a equipa tem a dimensão adequada às necessidades do negócio. Mas como identificar o momento certo para reduzir ou aumentar a equipa?
Identificar a necessidade de reduzir a equipa
Se há queda na produtividade, sobrecarga financeira ou redundância de funções, pode ser necessário ajustar a equipa. Antes de tomar essa decisão, avalie alternativas como redistribuição de tarefas, requalificação de colaboradores ou redução temporária de custos. Caso o corte seja inevitável, garanta um processo transparente e humanizado.
Identificar a necessidade de aumentar a equipa
Se a equipa está sobrecarregada, há novos projetos ou a empresa enfrenta crescimento acelerado, pode ser hora de contratar. Antes, defina bem as funções necessárias e utilize um processo de recrutamento eficiente para garantir que as novas contratações trazem valor estratégico ao negócio.
Porque é que janeiro é uma boa altura para implementar atualizações ao quadro?
O início do ano é um momento estratégico para as empresas analisarem a sua estrutura e implementarem atualizações no quadro de funcionários. Janeiro traz consigo novos objetivos, reestruturações e a oportunidade de alinhar a equipa com a visão da empresa para o futuro.
1. Planeamento estratégico e definição de metas
Janeiro é o mês em que muitas empresas estabelecem os objetivos anuais e ajustam as suas estratégias. Para garantir que a equipa está alinhada com estas metas, é fundamental que o organograma da empresa esteja atualizado, refletindo promoções, novas contratações ou reestruturações internas.
2. Melhor gestão de orçamento e recursos humanos
Com a transição para um novo ano fiscal, as empresas definem orçamentos para salários, contratações e investimentos. Ter um quadro de funcionários atualizado permite ao departamento de recursos humanos e à gestão financeira controlar custos e evitar contratações desnecessárias ou cortes inesperados.
3. Impacto na motivação e produtividade dos colaboradores
Mudanças comunicadas de forma clara e no momento certo criam um ambiente de transparência e confiança. Os colaboradores começam o ano com expectativas alinhadas, entendendo quais são os planos da empresa, qual o seu papel dentro da equipa e como podem contribuir para os objetivos organizacionais.
Otimizar a gestão do quadro de funcionários com a Factorial
Garantir que a equipa arranca para o ano ano novo alinhada com os objetivos do seu negócio é uma tarefa simples, quando aposta em ferramentas como a Factorial, que facilitam:
✅ Apoio ao recrutamento e seleção – publicação de vagas, triagem de candidatos e gestão de processos seletivos de forma centralizada.
✅ Onboarding e offboarding simplificados – integração rápida de novos colaboradores e processos estruturados para saídas organizadas.
✅ Gestão de objetivos e KPIs – definição e acompanhamento de metas para garantir que a equipa está focada nas prioridades da empresa.
✅ Criação de um organograma dinâmico – atualizações automáticas sempre que há mudanças na equipa, mantendo a informação sempre acessível e atualizada.
Descubra gratuitamente e em primeira mão o modo como a Factorial consegue ajudar as suas equipas nesta fase de transição para um novo ano.
