As organizações nada mais são do que as pessoas que as constituem. Por isso, otimizar a experiência do funcionário é uma das principais responsabilidades dos Recursos Humanos. Um dos recursos utilizados pelas empresas para isto é o Portal do colaborador, uma ferramenta de comunicação interna da empresa que a conecta com os colaboradores por meio da gestão digital.
O portal do colaborador permite que os funcionários tenham controlo sobre todos os processos que devem realizar dentro da empresa e que estejam sempre atualizados com as novidades de suas equipas: Eventos, aniversários, reuniões, etc.
Esta ferramenta pode ser adquirida de forma isolada ou, como acontece normalmente, é um dos recursos oferecidos pelos softwares de RH. Melhorar a gestão de pessoas, conectar colaboradores e otimizar a comunicação com os funcionários que estão em regime de teletrabalho ou em trabalho remoto são algumas das vantagens de investir em um sistema que ofereça um Portal do Colaborador.
Para além disso, este recurso também ajuda a poupar o tempo dos profissionais de Recursos humanos. Por norma, o RH é um dos departamentos que mais precisam lidar com tarefas repetitivas e burocráticas, e organizar tantos processos pode ser algo demorado e complexo. Com isso, o Portal do colaborador acaba por permitir que muitos desses processos sejam “autogerenciados” pelos colaboradores, aliviando assim a carga de trabalho do RH.
Abaixo, destacamos as maiores vantagens de ter um portal do colaborador na sua empresa e quais os recursos mais importantes que deve exigir ao escolher o seu.
- O que é um portal do colaborador?
- 7 motivos para ter um portal do colaborador na sua empresa
- Como escolher o melhor portal de colaboradores
- Portal do colaborador Factorial: Vantagens
- ✅ Conheça o Portal do Colaborador da Factorial
O que é um Portal do Colaborador?
Um portal do colaborador nada mais é do que um espaço pessoal para quem faz parte do quadro de funcionários de uma empresa. Esta ferramenta permite que as empresas, seja qual for o tamanho, tenham um canal de comunicação com seus colaboradores. Por meio de uma plataforma online, a empresa pode partilhar documentos, informações e eventos com os funcionários e automatizar dados e processos internos.
Através de um perfil pessoal, os colaboradores conseguem acessar todas as suas informações pessoais e documentos. Para além disso, este recurso garante que todos possam solicitar férias e folgas e que os gestores consigam aprovar ou negar cada solicitação.
Em resumo, o portal do colaborador ajuda a garantir um ambiente de trabalho agradável e contribuir para a produtividade dos colaboradores.
7 motivos para ter um Portal do Colaborador na sua empresa
Antes de investir em um sistema com um portal do colaborador, é preciso conhecer as vantagens que ele oferece para os colaboradores e para o departamento de Recursos Humanos. Listamos abaixo 7 motivos para ter um portal de colaborador o quanto antes:
1. Autonomia
A autonomia é importante para que um funcionário possa dedicar-se às tarefas do dia a dia e em seu desenvolvimento. Isso significa ter liberdade para gerir o tempo que tem e para desenvolver tarefas de forma independente. Um portal do colaborador dá aos funcionários a autonomia de que precisam para interagir com a empresa de forma mais rápida e funcional, não importa quando e onde.
Para além disso, demonstrar confiança no colaborador pode ser decisivo para que ele sinta-se bem em trabalhar na empresa e contribuir com novas ideias.
2. Solução para armazenar dados
O portal do colaborador acaba por ser também um banco de dados para a empresa. Isso acontece pois as informações são gerenciadas e adicionadas automaticamente pelo sistema e armazenadas em nuvem, com segurança.
Contar com uma ferramenta segura com base na nuvem pode ajudá-lo a minimizar o risco de perda de dados.
3. Poupa tempo
Ao simplificar processos essenciais do dia a dia dos funcionários como picar o ponto e solicitar algum tipo de ausência, o portal do colaborador permite que os colaboradores poupem tempo com tarefas diárias e repetitivas. Essa vantagem é ainda maior para quem trabalha no departamento de Recursos Humanos.
4. Otimiza o trabalho do departamento de Recursos Humanos
Por norma a área de Recursos humanos tem sempre muito trabalho e a responsabilidade de gerir informações, horários de funcionários e garantir organização e assinatura de muitos documentos. Muita coisa, não é mesmo?
Às vezes todo esse trabalho pode sobrecarregar os profissionais de RH e distanciá-los da gestão de pessoas mais humanizada e atenta às necessidades da empresa e funcionários. Ao dar mais autonomia para os colaboradores, o RH não fica tão sobrecarregado.
5. Conecta empresa e colaborador, mesmo à distância
A comunicação interna desempenha um papel fundamental para garantir que os trabalhadores estejam cientes do que acontece em seu ambiente de trabalho.
O portal do colaborador permite que os colaboradores estejam em dia com as últimas novidades da empresa: Eventos importantes, treinamentos, novos regulamentos de segurança e higiene ou apenas um lembrete de aniversário de um colega. Esse recurso é essencial para que o colaborador esteja conectado com a empresa mesmo em regime de teletrabalho ou a trabalhar remotamente.
Dessa forma, o portal do colaborador acaba por ser um canal de comunicação de mão dupla e contribui para reforçar o sentimento de pertença do colaborador.
6. Transparência
Ter uma gestão transparente é essencial para as empresas. Nesse sentido, dar transparência a tudo que tem a ver com os processos da empresa é um dos meios para conquistar seus funcionários. Além diso, acaba por mostrar que podem confiar na empresa.
7. Melhora o Employer Branding
O employer branding é uma estratégia essencial para atrair e reter talentos hoje em dia, e em resumo é a imagem que os seus funcionários e candidatos têm da sua empresa. Esta estratégia é capaz de aumentar a produtividade e satisfação dos colaboradores e de atrair profissionais qualificados.
Investir em mecanismos internos que contribuem para a melhoria da qualidade de vida dos colaboradores é uma ótima forma de mostrar que a empresa está alinhada com as novas tecnologias e que se preocupa com seus colaboradores.
Como escolher o melhor Portal do Colaborador para a sua empresa?
Cada empresa é diferente e por isso possui também necessidades diferentes. Perceber o que é mais importante e o que pode realmente fazer a diferença no dia a dia dos colaboradores é essencial para escolher o serviço de portal do colaborador que melhor se adapta a sua empresa.
Ouvir os colaboradores é uma ótima solução para perceber como pode ajudá-los e o que funcionaria melhor para eles.
Em geral, o melhor a se fazer é optar por uma ferramenta que lhe permite um maior nível de personalização e que se adapte à sua empresa.
Alguns pontos devem ser levados em consideração ao escolher a ferramenta ideal:
- Segurança: Escolha um sistema em que confie. Procure recomendações, avaliações e, se possível, peça por um período de teste gratuito para que possa avaliar como funciona.
- Acessibilidade: Em um mundo digitalizado como o de hoje é essencial que os recursos que utilizamos no dia a dia possam ser acessados a partir de qualquer sítio e a qualquer momento. Este ponto é ainda mais importante se tiver funcionários em regime de teletrabalho ou que trabalham remotamente.
- Aplicação móvel: Se o colaborador puder acessar o portal através de seu telemóvel, tenha certeza de que ele estará muito mais conectado com a empresa e que isso irá facilitar seu dia a dia. Picar o ponto e assinar documentos será bem mais fácil e não terá que esperar que o colaborador esteja na empresa para isso
- Design: Um portal do colaborador visualmente atraente e funcional otimiza a experiência do colaborador ao utilizá-lo. Isso diminui a chance de erros e garante que o sistema seja bem aproveitado.
O software de Recursos da Factorial – Portal do Colaborador
Após conhecer as vantagens e razões para ter um software de RH com o recurso de Portal do colaborador, apresente a ideia para o departamento de Recursos Humanos da sua empresa para perceber se este é um bom investimento.
Busque por softwares de RH disponíveis na sua região que possuam um portal do colaborador com o máximo de recursos possíveis.
Aqui, apresentamos o software de recursos humanos da Factorial, que conta com um portal do colaborador completo. Através de nosso software de RH oferecemos a melhor forma de criar um portal de funcionários para sua empresa sem ter que programar nada, com uma ferramenta 100% segura.
No portal do colaborador da Factorial, cada funcionário tem o seu próprio perfil e na plataforma. Através do portal, cada colaborador pode acessar seus documentos, calendários e tarefas pendentes. Além disso podem saber tudo o que se passa na empresa.
Para além disso, os gestores podem criar eventos, enviar comunicações internas, aprovar solicitações de férias e fazer upload de documentos que serão partilhados com um ou mais colaboradores.
Além das vantagens mencionadas anteriormente, o software de RH da Factorial oferece também muitos outros recursos que podem ser úteis para a empresa e os colaboradores.
Confira alguns deles abaixo:
- Sistema de Recrutamento e Seleção de Pessoal (ATS): Este recurso permite criar um portal de carreiras e gerir processos de recrutamento e seleção de forma mais prática.
- Relógio de Ponto Digital: Os colaboradores podem picar o ponto a partir de qualquer sítio ao escanear o código QR através de um dispositivo móvel. Para além disso, os gestores podem controlar o horário, turnos e ausências de cada funcionário, mesmo à distância.
- Avaliação de Desempenho: Escolha o melhor modelo de avaliação de desempenho para a sua empresa e e tome decisões com base em dados qualitativos.
- Assinatura Digital: Com esta ferramenta é possível solicitar a assinatura eletrónica de um ou mais colaboradores para todos os documentos que necessite
Com todos esses recursos, é possível investir em um só software para ter acesso à todas as funcionalidades de que precisa, assim podes economizar já que não é preciso utilizar vários sistemas diferentes.
Outra grande vantagem é que é possível testar o software por 14 dias grátis e assim analisar se ele atende às necessidades da sua empresa.
