Com a complexidade do GDPR, ou RGPD, em português, e diversas exigências legais, os gestores de RH enfrentam constantes desafios.
Neste artigo, vamos tentar simplificar o que parece complexo. O objetivo é oferecer um guia claro e prático para que empresas consigam navegar pelas regulamentações do GDPR.
Siga-nos e entenda como proteger os dados da sua equipa, assegurando que a sua empresa está alinhada com as leis de proteção de dados.
Tabela de conteúdos:
- GDPR: o que é e qual a sua importância
- Principais obrigações das empresas sob o GDPR
- Consequências do não cumprimento
- Garantir a conformidade com o GDPR na sua empresa
- O papel da Factorial na proteção de dados
GDPR: o que é e qual a sua importância
O GDPR, ou General Data Protection Regulation (Regulamento Geral de Proteção de Dados) trata-se de uma legislação europeia. Em vigor desde 2018, visa proteger os dados pessoais dos cidadãos da União Europeia.
Em Portugal, o GDPR, ou RGPD, aplica-se a todas as empresas que recolhem, armazenam ou processam informações pessoais. Seja qual for a sua dimensão ou setor.
Por informações pessoais entende-se todos os dados como nomes, endereços e contactos. Ou até informações mais sensíveis, como dados de saúde.
O GDPR existe com diversas figuras, em vários países (no Brasil, por exemplo, assemelha-se ao LGPD). Contudo, a versão europeia em vigor possui nuances que tornam sua aplicação distinta.
Para empresas com operações internacionais, entender essas diferenças é, portanto, essencial para assegurar a conformidade legal. O GDPR estabelece obrigações específicas sobre consentimento explícito e o direito de acesso aos dados, exigindo elevada proteção e transparência.
Para os gestores de RH, o impacto é significativo. Desde o momento em que um candidato envia o currículo até à gestão de registos de trabalhadores, é essencial garantir que os dados são processados de forma segura e segundo as regras.
👉 RGPD em Portugal: o que é e como afeta a gestão das empresas?
Principais obrigações das empresas sob o GDPR
O GDPR impõe várias obrigações às empresas de modo a assegurar a proteção e o manuseamento responsável dos dados pessoais.
Uma dessas exigências é o consentimento claro. Os titulares dos dados devem ser informados de forma transparente sobre como as suas informações serão utilizadas. E as empresas são obrigadas a registar a permissão do uso (de modo documentado e acessível).
Outra das obrigações prende-se com o armazenamento seguro dos dados. As empresas devem adotar medidas de cibersegurança robustas, como encriptação, controlo de acessos e backups regulares. O objetivo é prevenir acessos não autorizados ou perdas de informação e pode ser-lhes pedida prova dessas medidas.
A acrescentar a isto, o GDPR garante direitos importantes aos titulares. Como o acesso aos seus dados e a possibilidade de corrigir informações incorretas. Ou ainda o direito de solicitar a eliminação dos seus dados (o chamado “direito ao esquecimento”).
Caso haja violação de dados, as empresas são obrigadas a notificar as autoridades competentes e, se necessário, os titulares. O que, por norma, deverá acontecer no prazo de 72 horas.
Em Portugal, estas regras são complementadas pela legislação nacional, disponível no site oficial do IGFEJ. É esta legislação que fornece orientações concretas para o cumprimento das normas.
👉 Como saber se um software de gestão cumpre com a lei da proteção de dados?
Consequências do não cumprimento
O não cumprimento do GDPR pode trazer consequências graves para as empresas, tanto financeiras quanto reputacionais.
As multas aplicadas podem atingir valores significativos, chegando a 20 milhões de euros ou 4% do volume de negócios anual global (dependendo de qual for o montante mais elevado).
Em Portugal, os casos mais comuns de penalizações incluem empresas multadas por falhas no consentimento explícito. Ou ainda pela proteção desapropriada dos dados armazenados.
Contudo, ainda que as multas sejam impactantes, as repercussões na reputação da empresa podem ser ainda mais prejudiciais. Uma violação de dados que expõe informações sensíveis pode levar à perda de confiança por parte de clientes, trabalhadores e parceiros.
Assim, é vital que as empresas invistam em medidas preventivas para evitar problemas. Desenvolveremos um pouco melhor este tema de seguida. 👇
Garantir a conformidade com o GDPR na sua empresa
Assegurar a proteção de dados e a conformidade legal é algo que deve ser encarado de forma séria. E que não se limita a uma tarefa que é realizada apenas uma vez, exige trabalho continuo e consistente.
– Análise detalhada dos processos internos da empresa
Deverá ser o primeiro passo e é crucial mapear todas as etapas onde os dados pessoais são recolhidos, armazenados e processados. Seja de candidatos, trabalhadores atuais ou antigos. Este processo ajudará a identificar possíveis vulnerabilidades e que áreas carecem de melhorias.
– Criação de políticas de proteção de dados claras e atualizadas
Estas devem incluir orientações específicas sobre como recolher, gerir, armazenar e eliminar informações pessoais. Devem, também, determinar os procedimentos a seguir em caso de uma violação de dados.
– Formação dos trabalhadores
Desde os gestores de RH até os membros da equipa de TI, todos devem estar cientes das suas responsabilidades. E todos têm um papel no cumprimento do GDPR. Logo, devem ser treinados para adotar boas práticas de proteção de dados.
– Investimento em soluções tecnológicas
É o passo que funciona como fator diferenciador. Além de simplificar o cumprimento das exigências legais, simplificam substancialmente o fluxo, otimizando recursos.
Existem diversas soluções que automatizam o registo de consentimentos, monitorizam o acesso a dados sensíveis e facilitam a gestão de políticas internas. Estas soluções são aliadas poderosas e devem ser escolhidas de forma sensata, já que falamos de segurança e cumprimento legal.
Resumimos aqui os principais passos que a sue empresa deverá dar para aplicar o GDPR. Contudo, consoante o tipo de dados que são recolhidos/armazenados e a dimensão da empresa, existem algumas nuances a considerar. Assim, é indispensável a consulta da legislação e/ou de um advogado, se necessário.
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O papel da Factorial na proteção de dados
Um dos passos essenciais para garantir a conformidade com o GDRP, como vimos no ponto anterior, é a aposta nas ferramentas tecnológicas.
Entre as soluções diversas disponíveis no mercado, a Factorial destaca-se como uma combinação perfeita entre segurança e eficiência.
A Factorial é uma plataforma desenvolvida para ajudar as empresas na a gestão de RH, garantindo simultaneamente o cumprimento das normas de proteção de dados, como o GDPR.
Desde o momento do recrutamento, permite implementar práticas rigorosas para garantir a segurança dos dados pessoais. Um exemplo disso é os currículos enviados pelos candidatos poderem armazenados em ambientes digitais seguros. Sendo que, devido ao controlo de acesso restrito existente, apenas utilizadores autorizados poderão aceder a eles.
Outra das funcionalidades disponibilizada que facilita a conformidade com o GDPR é o registo automatizado de consentimento. Além disso, a Factorial permite a gestão centralizada de dados sensíveis dos trabalhadores, assegurando que as informações estão protegidas. Seja por medidas robustas de cibersegurança, seja por encriptação ou armazenamento e gestão de documentos na nuvem.
Outro ponto forte da solução da Factorial é a transparência e a simplicidade no acesso a dados. Tanto a empresa quanto os trabalhadores podem facilmente consultar, corrigir ou eliminar dados, cumprindo as exigências legais.
Em suma, a Factorial não facilita apenas a gestão de RH, como fortalece a proteção de dados. Assim, as empresas terão sempre a garantia de seguir as melhores práticas e cumprir a legislação vigente.
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