Quando uma empresa é criada e a quantidade de colaboradores ainda é reduzida, pode existir a tendência de deixar para segundo plano a planificação formal do registo de ausências. Ao início, ausências combinadas por mensagem ou a consulta do histórico de Slack para confirmar as férias de um dos membros da equipa pode parecer suficiente, mas a necessidade de procurar um software para a gestão de ausências em startups começa rapidamente a surgir.
É precisamente nas equipas mais pequenas que as ausências mais se fazem sentir, uma vez que os recursos são limitados. Cada pessoa conta e uma ausência inesperada pode comprometer entregas, criar tensões internas ou forçar mudanças de última hora que, a médio prazo, geram desgaste e frustração.
Além disso, é comum nas startups haver uma cultura de informalidade. Mas essa informalidade tem de vir acompanhada de processos sólidos, senão transforma-se rapidamente em confusão. Crescer com processos informais até pode resultar durante algum tempo, mas não é sustentável.
O que implica a gestão de ausências?
Quando falamos em equipas em crescimento, gerir ausências não se resume a aprovar férias. Existem, claro, os períodos de férias previstos e planeados. Mas há também dias de baixa médica, ausências justificadas, teletrabalho pontual, licenças parentais, folgas compensatórias, idas ao médico, feriados específicos por localidade ou contratos com cláusulas diferentes.
A juntar a questões práticas de planeamento do dia-a-dia existem também as questões legais. A legislação laboral portuguesa é clara quanto ao registo de faltas, comunicação de ausências, cumprimento de prazos e direitos dos colaboradores. Entre algumas das principais obrigatoriedades a ter em conta estão:
- O direito irrenunciável a férias;
- O direito a faltas justificadas (como assistência a filhos doentes, casamento ou morte de um familiar);
- O direito a 22 dias de férias por ano (à exceção do primeiro ano de contrato).
Para mais informações sobre o que estipula o Código do Trabalho, consulte este artigo.
Um processo pouco estruturado pode facilmente resultar em falhas de compliance, e estas falhas podem conduzir a coimas e sanções aplicadas pela Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT), obrigação de compensações financeiras aos colaboradores, risco de processos judiciais ou até mesmo o comprometimento da reputação da empresa no mercado.
É por isso que profissionalizar o processo de gestão de ausências para startups faz toda a diferença. Soluções como a Factorial asseguram:
- A criação de diferentes tipos de de ausência;
- A automatização da sua comunicação e notificação;
- A consolidação da informação num único sistema;
- A diminuição do erro humano.
Gerir ausências é, no fundo, garantir que a empresa sabe com quem pode contar e quando, de modo a que as ausências não se traduzam em falhas no trabalho, como atrasos com entregas ou clientes recorrentes que abandonam a lealdade à sua empresa.
O que muda quando se adota um software de gestão de ausências como o da Factorial
Quem já passou pela experiência de gerir equipas em crescimento com ferramentas improvisadas sabe que se trata de uma questão de necessidade organizacional. A funcionalidade de gestão de ausências da Factorial foi pensada para startups: simples de usar, rápida de implementar e, sobretudo, adaptável a realidades diferentes.
Plataforma de Recursos Humanos tudo-em-um
A Factorial não é apenas uma plataforma para o registo de ausências. É uma solução integrada que, além da gestão de ponto, ausências ou turnos, permite gerir talento com avaliações de desempenho, gerir formações e centralizar das etapas do processo de recrutamento; gerir a parte financeira como despesas ou gestão de projeto; e auxiliar as equipas de Recursos Humanos com relatórios e insights, assinatura digital ou processamento salarial.
Estas diversas facetas associadas ao perfil de cada colaborador comunicam entre si. Deste modo, as ausências ou baixas médicas são coordenadas com o processamento salarial e quaisquer documentos relacionados com baixas podem facilmente ser carregados de ambos os lados (Recursos Humanos e colaborador) ou assinados digitalmente. As ausências são automaticamente registadas no painel de incidências dos salários, pronto para ser partilhado com o seu contabilista, no formato que preferir.
Cada colaborador pode consultar o saldo de dias disponíveis, fazer pedidos de ausência e acompanhar o estado dos mesmos sem ter de interromper o gestor ou ficar à espera de uma resposta informal. Do lado dos responsáveis, é possível ter uma visão clara de quem está disponível, planear com mais antecedência e tomar decisões com base em dados.
Fluxos de aprovação personalizados
Com a Factorial, é possível criar fluxos de aprovação à medida de cada realidade. Por exemplo, é possível definir que as férias devem ser aprovadas por um responsável direto, enquanto as ausências por doença apenas precisam de notificação, ou adaptar os fluxos consoante o tipo de contrato, o departamento ou a localização. Isto é especialmente útil para startups em expansão, com colaboradores em regime híbrido ou equipas distribuídas por diferentes regiões.
Integração com calendário
A funcionalidade de gestão de ausências da Factorial permite integração com ferramentas como Google Calendar e Outlook, o que significa que todos os pedidos aprovados ficam automaticamente visíveis no calendário da equipa.
Aparte desta sincronização, a Factorial também dispõe de um calendário inteligente para facilitar a visibilidade e transparência da gestão de ausências:
- Pode optar por diferentes formas de vistas do calendário, evitando sobreposições;
- Ver automaticamente o motivo de ausência;
- Adicionar automaticamente feriados ao calendário.
Adaptável à sua empresa
Porque a realidade de cada empresa é única, a Factorial é facilmente personalizável de acordo com as suas necessidades e sem precisar de conhecimentos técnicos avançados. Cada organização pode:
- Personalizar políticas de ausência com base no tipo de contrato;
- Configurar níveis distintos de aprovação e quem será a substituição em caso de ausência;
- Oferecer a possibilidade de solicitar um dia inteiro de ausência, ou simplesmente meio dia ou horas.
Vale a pena mesmo que a startup ainda esteja numa fase embrionária?
É normal que se pergunte “Mas será que faz sentido investir numa solução de gestão de ausências se ainda somos só cinco ou seis colaboradores?” A resposta curta é: sim, faz sentido e vale mesmo a pena. E quanto mais cedo, melhor.
Os hábitos criados nos primeiros meses de vida da empresa tendem a perpetuar-se. Se a abordagem inicial à gestão de ausências for desorganizada, informal ou “à sorte”, não só se perde tempo como se cria um precedente difícil de corrigir mais tarde.
O custo de não profissionalizar certos processos desde cedo é sempre maior do que o custo de os estruturar logo à partida. Desde projetos em atraso, a perdas de registos ou conflitos internos por por mal-entendidos, tudo isto consome tempo e compromete a cultura da empresa. Uma startup que decide implementar um software de gestão de ausências desde o início mostra maturidade. A solução da Factorial é escalável, personalizável e flexível o suficiente para se adaptar à realidade de hoje e à de amanhã.
Pode começar hoje mesmo por agendar a sua demonstração gratuita. A Factorial permite explorar todas as funcionalidades da gestão de ausências através de um período experimental gratuito. Durante esse tempo, pode simular pedidos, configurar fluxos de aprovação, ver como funciona a integração com calendários e perceber, na prática, como é que a ferramenta se encaixa no dia a dia da sua equipa. Experimente hoje mesmo.
