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Marcação de férias 2021: regras, prazos e dúvidas comuns

Uma das principais atividades do departamento de recursos humanos de uma empresa é a gestão das férias dos seus colaboradores. Sabemos que a marcação de férias não é uma tarefa fácil: planear o afastamento temporário dos trabalhadores de uma empresa requer muita organização e uma gestão eficaz para não comprometer as tarefas de toda a equipa.

Todos os anos, gestores de RH devem não apenas planejar, mas também divulgar internamente o mapa de férias a todos os colaboradores da empresa. Por ocasião do Covid, a afixação do mapa de férias teve o prazo adiado para maio de 2021. As férias da sua equipa já estão organizadas e foram devidamente comunicadas?

Se a sua resposta é negativa, saiba que ainda há tempo para elaborar e afixar o mapa de férias. Para não perder o prazo e evitar receber uma multa por incumprimento da lei, confira este artigo sobre a marcação das férias e as principais dúvidas em relação ao tema.

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Marcação de férias e o Código do Trabalho

São várias as regras em relação à marcação de férias em Portugal. É possível encontrá-las na na Subsecção X do Código de Trabalho, entre os artigos de 237.º ao 247.º. Esta legislação garante os direitos dos empregados e empregadores no que diz respeito à marcação de férias. Desrespeitar esta norma pode trazer sérias consequências para ambas as partes.

Por isso, destacamos a seguir os principais pontos que devem ser considerados ao proceder com a marcação de férias da sua equipa:

  • Direito a férias. A primeira lei determina que o direito a férias é irrenunciável e o seu gozo não pode ser substituído. Essencialmente, isso significa que não se pode substituir os dias de férias por nenhum tipo de compensação financeira.
  • Duração do período de férias. Por norma, o período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis. Os dias de descanso devem ser contados de segunda a sexta-feira.
  • Férias no ano de admissão. Neste caso particular, o novo funcionário tem direito a dois dias úteis de férias, proporcionalmente a cada mês de contrato. O limite máximo para estes colaboradores é de até 20 dias úteis no primeiro ano de trabalho.
  • Marcação do período de férias. Para além do plano de férias, existe um documento obrigatório no processo de marcação das férias dos funcionários: o mapa de férias. Este deve ser afixado na empresa anualmente, segundo o período determinado pelo governo.

👉 Se quer saber mais, consulte nosso Guia para a Gestão de Férias.

Como fazer a marcação das férias 

Segundo a legislação vigente em Portugal, o período de férias deve ser definido por meio de um acordo entre empregador e trabalhador. Na marcação das férias, os períodos mais pretendidos devem ser rateados, sempre que possível, beneficiando alternadamente os trabalhadores. Para tanto, o empregador deve considerar o calendário das férias nos dois anos anteriores.

Existe também o cenário onde não há consenso entre o empregado e o empregador. Nesse caso, o empregador tem o direito de definir o período das férias. Porém, deve respeitar algumas regras:

  • As férias não podem ter início no dia de descanso semanal do trabalhador.
  • Para definir o período, o empregador deve ouvir a comissão de trabalhadores ou, na sua falta, a comissão intersindical ou a comissão sindical representativa do trabalhador interessado.
  • Em pequenas, médias ou grandes empresas, o empregador só pode marcar o período de férias entre 1 de maio e 31 de outubro.
  • Em microempresas com até 9 funcionários, as férias podem ser marcadas em qualquer altura do ano.
  • Qualquer outro período de férias além dos especificados acima só pode ser estabelecido segundo o instrumento de regulamentação colectiva de trabalho ou o parecer dos representantes dos trabalhadores admitir uma época diferente.

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Prazo para a marcação das férias

Anualmente, o governo estabelece um prazo dentro do qual as empresas devem afixar o mapa de férias e comunicar o calendário aos seus funcionários. Esse prazo para a marcação das férias normalmente é até abril.

No entanto, esse ano o Decreto-Lei 22-A/2021 estendeu o prazo para a aprovação e afixação do mapa de férias. Em 2021, a marcação das férias pode ter lugar até 15 de Maio, prolongando-se por um mês o prazo, à semelhança do que já tinha acontecido em 2020, durante o primeiro confinamento.

Documentos para a gestão das férias

Mapa de férias

Como explicamos, o mapa de férias é um documento onde é feita a marcação de férias dos funcionários de uma empresa anualmente. É importante destacar que este é um documento obrigatório! Em caso de não cumprimento desta norma, a empresa está sujeita a uma multa que pode passar de 1400€.

Alguns pontos são essenciais na elaboração do mapa de férias de 2021 e devem ser inseridos sem falta:

  • Nome do Trabalhador
  • Número de matrícula/identificação (quando houver)
  • Quantidade de dias de férias de que tem direito
  • Data de início das férias
  • Data de fim das férias Observações

Para ajudá-los em seu trabalho, preparamos este modelo de mapa de férias de 2021 em excel disponível para download. Também pode ler o nosso artigo sobre o Mapa de férias para esclarecer todas as suas dúvidas.

👇Descarregue o modelo de mapa de férias abaixo👇

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Plano de férias

O ponto de partida para um mapa de férias eficiente é fazer regularmente a gestão de ausências: monitorar os dias de trabalho de cada funcionário e estabelecer uma política clara e bem detalhada para que os empregados possam planear o seu tempo livre.

Por isso, é comum fazer o documento chamado de plano de férias. O objetivo do plano de férias é auxiliar o RH e os gestores na gestão dos pedidos de férias, pois permite uma visualização abrangente das férias de todos os funcionários. Com mais detalhes que o mapa de férias, este documento é personalizável e pode ser elaborado de acordo com as necessidades da empresa.

👉 Escrevemos esse artigo sobre o Plano de Férias 2021

Política de férias

Sabemos que é difícil para o gestor encontrar o equilíbrio certo entre apoiar seus empregados e garantir que as férias não afetem a produtividade da empresa. Também é sua responsabilidade assegurar que a ausência de um funcionário não exerça pressão extra sobre os outros membros do departamento.

Por isso é importante que a liderança da empresa estabeleça uma política de férias e as regras para segui-la. Esse documento deve responder às seguintes questões:

  • Como os funcionários devem solicitar tempo livre
  • Qual é o período de aviso
  • O tempo que um gestor tem para aprovar ou rejeitar um pedido
  • Em que situações/épocas os pedidos não serão concedidos (tais como períodos de pico)
  • Quais são as regras para os pedidos sobrepostos
  • Se os empregados precisam de preencher formulários de pedido de férias
  • Como são monitoradas as férias dos empregados

👉 Confira boas práticas para gerir pedidos de férias

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Perguntas frequentes sobre a marcação de férias

Sabemos que há muitas dúvidas em relação ao processo de marcação de férias. Por isso, enumeramos as perguntas mais frequentes a seguir, com respostas baseadas na legislação vigente.

Empresas podem encerrar para férias?

Sim. Sempre que seja compatível com a natureza da atividade, o empregador pode encerrar a empresa ou o estabelecimento, total ou parcialmente, para férias dos trabalhadores. As regras para o período de encerramento são:

  1. Até quinze dias consecutivos entre 1 de maio e 31 de outubro;
  2. Por período superior a quinze dias consecutivos ou fora do período enunciado na alínea anterior, quando assim estiver fixado em instrumento de regulamentação colectiva ou mediante parecer favorável da comissão de trabalhadores;
  3. Por período superior a quinze dias consecutivos, entre 1 de maio e 31 de outubro, quando a natureza da actividade assim o exigir.

O mesmo pode acontecer por um período de cinco dias úteis consecutivos na época de férias escolares do Natal; ou em caso de feriado à terça ou quinta-feira, fazendo “ponte”.

O empregador pode alterar o período de férias depois de definidas?

Sim. Segundo a lei, o empregador pode alterar o período de férias já definido ou mesmo interromper as férias já iniciadas por exigências imperiosas do funcionamento da empresa.

Nesse caso, o trabalhador tem direito a indemnização pelos prejuízos sofridos por deixar de gozar as férias no período marcado. E ainda sim a interrupção das férias deve permitir o gozo das férias, seguido de metade do período a que o trabalhador tem direito.

Até quando o trabalhador deve gozar de suas férias?

Depende. A regra geral estabelece que as férias devem ser aproveitadas dentro do ano civil em que são geradas. Afinal, o seu objetivo é garantir o descanso correto da força de trabalho e preservar a saúde no local de trabalho.

No entanto, uma jurisprudência recente do Tribunal de Justiça da União Europeia autorizou a acumulação de férias quando existem razões que justificam esta circunstância. Um exemplo concreto seria quando o trabalhador pretenda gozar as férias com um familiar residente no estrangeiro.

Neste caso, as férias podem ser gozadas até 30 de abril do ano civil seguinte, mediante um acordo com o empregador.

O trabalhador pode renunciar ao seu período de férias? 

Sim e não. O trabalhador pode renunciar ao gozo dos dias de férias sempre que estes excedam 20 dias úteis. Isso significa que o funcionário é obrigado por lei a ter pelo menos 20 dias de férias ao ano. Se o funcionário não quiser ter mais dias além dos 20, não há problema.

O trabalhador ingressou na empresa na metade do ano, quantos dias de férias ele tem?

Quando começa a trabalhar, o funcionário ganha direito a dois dias úteis de férias por cada mês de duração do contrato. Esses dias podem ser gozados depois de seis meses de trabalho. No entanto, o funcionário não pode gozar mais de 30 dias de férias no mesmo ano, a não ser que isso esteja estabelecido em contrato coletivo de trabalho.

Se o contrato for inferior a seis meses, mantêm-se os dois dias por cada mês de trabalho, e as férias devem ser usadas antes do final do contrato.

Os casais podem gozar suas férias juntos?

Sim. Conforme determinado pelo Código de Trabalho, os trabalhadores que estejam sob a condição de cônjuges, que vivam em união de facto ou economia comum e que trabalham para a mesma entidade patronal têm o direito de que suas férias coincidam.

Portanto, exceto se houver prejuízo grave para a empresa, as férias devem ser gozadas pelo casal em simultâneo. Cabe destacar, no entanto, que quem tem filhos em idade escolar não tem qualquer prioridade.

O que acontece em caso de doença do trabalhador?

Se o trabalhador estiver, por exemplo, doente, o gozo das férias não se inicia ou suspende-se, desde que o facto seja comunicado previamente ao empregador. Neste caso, as férias deverão ser remarcadas.

O trabalhador ainda terá direito à retribuição correspondente ao período de férias não gozado ou ao gozo do mesmo até 30 de abril do ano seguinte e, em qualquer caso, ao respetivo subsídio.

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Como calcular o subsídio de férias?

A jurisprudência do Tribunal de Justiça da União Europeia indica que o valor pago pelo subsídio de férias é o mesmo dos dias pagos de trabalho. Por isso, a remuneração inferior nos dias de descanso pagos é ilegal.

Essa é a fórmula para calcular o valor de um subsídio de férias:

Salário hora x (horas semanais x 52 semana / 12 meses) / 22 dias úteis

Caso o trabalhador esteja recebendo bónus de produtividade, comissões ou qualquer outro tipo de salário variável resultante da atividade de trabalho, este também deverá ser pago durante o período de férias.

Em relação à data de pagamento do subsídio de férias, esta deve ser o mês de junho de cada ano ou junto com a remuneração mensal do mês anterior ao gozo de férias.

👉 Saiba tudo sobre o subsídio de férias em Portugal.

A retribuição das férias ao cessar um contrato é compulsória?

Em caso de cessação do contrato de trabalho sujeita a aviso prévio, o empregador pode determinar que o gozo das férias tenha lugar imediatamente antes da cessação. Por outro lado, quando cessa o contrato, o trabalhador tem direito a receber a retribuição de férias e respetivo subsídio correspondentes a férias vencidas e não gozadas e proporcionais ao tempo de serviço prestado no ano da cessação.

👉 Entenda todos os direitos e deveres relativos à cessação do contrato de trabalho.

É possível usar o período de aviso prévio para as férias?

Sim, em casos de cessação do contrato de trabalho sujeita a aviso prévio, a possibilidade de resolver a atribuição de férias pendentes. Ou seja, aquelas que o trabalhador ainda não terá gozado até à data da efectiva rescisão do contrato.

Diante dessa situação, o empregador poderá determinar que o gozo do período de férias remanescente aconteça imediatamente antes da cessação do contrato. Dessa forma, o trabalhador pode usufruir de férias no período compreendido entre o aviso prévio e o momento em que cessam suas funções.

👉 Confira outras regras sobre o aviso prévio.

Software de Gestão de Férias para Empresas

Fazer um plano de férias com a ajuda da tecnologia pode ajudar muito. Para facilitar a sua escolha, destacamos alguns benefícios que um sistema inteligente pode oferecer. Veja a seguir:

  • Solicitação e aprovação de férias em uma mesma plataforma online. Uma vez que o funcionário tenha enviado o pedido de férias, o supervisor ou quem está encarregado de verificar os pedidos de folga e férias pode facilmente aprovar ou rejeitar e adicionar comentários. Tudo isso feito no mesmo sistema.
  • Visualização do Plano de férias. Com um software, é possível verificar em um calendário de equipa quem está ausente e qual o motivo desta ausência.
  • Consultas personalizadas. Também há a possibilidade de consultar o perfil pessoal dos funcionários e visualizar o total de dias de férias, os que já foram utilizados e os que ainda estão disponíveis.
  • Centralização de informações. Com um sistema inteligente, aceder aos dados dos funcionários é bem mais fácil. Isso porque é possível encontrar tudo que precisa em um mesmo sítio. Assim, há muito menos espaço para erros.
  • Extrair relatórios. Uma das vantagens dos softwares de gestão de recursos humanos é, sem dúvida, a possibilidade de descarregar relatórios. Eles  são gerados automaticamente pela inteligência artificial da plataforma. Os dados podem ser agrupados de acordo com diferentes variáveis. É possível gerir férias e baixas por escritório, equipa e assim por diante.

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Texto escrito por Constance Laux

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