O workforce planning permite às empresas antecipar as pessoas, competências e recursos de que vão precisar para alcançar os seus objetivos futuros. Em vez de contratar apenas quando surge uma vaga ou quando uma equipa já está sobrecarregada, esta abordagem ajuda os Recursos Humanos a tomar decisões com antecedência e com base em dados.
Imagine uma empresa que pretende entrar em dois novos mercados no próximo ano. Saber que será necessário aumentar a equipa é apenas o início. Quantas pessoas serão necessárias? Com que competências? Existem colaboradores que podem assumir algumas dessas funções? Quando devem começar as contratações? E qual será o impacto destes reforços nos custos da organização?
É precisamente a perguntas como estas que o workforce planning procura responder. Ao ligar a estratégia de negócio à gestão de pessoas, as empresas conseguem preparar-se para crescer, identificar lacunas de competências e reduzir decisões reativas relacionadas com contratação e talento. Saiba mais neste artigo!
Tabela de conteúdos
- O que é workforce planning?
- Para que serve o workforce planning?
- Workforce planning estratégico e operacional: qual é a diferença?
- Porque é importante fazer workforce planning?
- Como fazer workforce planning passo a passo?
- Como a Factorial ajuda no workforce planning?
O que é workforce planning?
Workforce planning, ou planeamento da força de trabalho, é o processo de analisar as necessidades atuais e futuras de pessoas de uma organização e definir uma estratégia para garantir que existem os profissionais e as competências necessárias no momento certo.
Na prática, implica comparar aquilo que a empresa tem hoje (número de colaboradores, funções, competências, capacidade e custos) com aquilo de que poderá precisar no futuro.
A partir dessa análise, os Recursos Humanos conseguem identificar eventuais diferenças e definir ações para as resolver. Essas ações nem sempre passam pela contratação. Podem incluir formação, mobilidade interna, promoção de colaboradores, reorganização de equipas, automatização de determinadas tarefas ou contratação externa.
O objetivo é garantir que a organização tem as pessoas certas, com as competências certas, nas funções certas e no momento certo.
Para que serve o workforce planning?
O workforce planning ajuda a transformar a gestão de pessoas num processo mais estratégico e menos reativo.
Sem planeamento, é frequente as empresas começarem a procurar talento apenas quando uma necessidade já existe. Um colaborador sai, uma equipa cresce rapidamente ou surge um novo projeto e só nesse momento começa o recrutamento. Esta abordagem pode provocar atrasos, aumentar os custos de contratação e deixar equipas sobrecarregadas durante longos períodos.
Com workforce planning, a organização procura antecipar esses cenários. Através da análise dos objetivos do negócio e dos dados dos Recursos Humanos, pode prever necessidades futuras e preparar respostas antes de os problemas surgirem.
Este processo pode ajudar, por exemplo, a perceber se será necessário reforçar determinadas equipas, desenvolver competências internamente, preparar sucessores para posições estratégicas ou reduzir a dependência de determinados perfis difíceis de recrutar.
Workforce planning estratégico e operacional: qual é a diferença?
Workforce planning estratégico
O workforce planning estratégico tem uma perspetiva de médio e longo prazo e está diretamente relacionado com os objetivos globais da organização. Procura responder a questões como: que competências serão essenciais daqui a três anos? Que impacto terá a expansão internacional nas equipas? Que funções poderão mudar devido à automatização? Existem profissionais preparados para substituir colaboradores em posições críticas?
O objetivo é preparar a força de trabalho para aquilo que a organização pretende tornar-se.
Workforce planning operacional
Já o workforce planning operacional está mais relacionado com as necessidades de curto prazo e com a capacidade necessária para assegurar a atividade diária. Pode envolver o planeamento de turnos, necessidades sazonais de contratação, distribuição das equipas ou substituição de colaboradores durante determinados períodos.
Os dois níveis complementam-se. Enquanto um ajuda a preparar a organização para o futuro, o outro garante que existem recursos suficientes para responder às necessidades atuais.
Porque é importante fazer workforce planning?
As necessidades de talento de uma organização podem mudar rapidamente. Novos mercados,
, alterações na procura, crescimento do negócio ou saída de profissionais estratégicos podem criar necessidades que não são resolvidas de um dia para o outro.
O workforce planning permite antecipar parte dessas mudanças e tomar decisões com maior contexto.
Antecipar necessidades de contratação
Se uma empresa sabe que vai lançar uma nova área de negócio dentro de nove meses, pode começar antecipadamente a identificar os perfis necessários e perceber quanto tempo demorará a recrutá-los. Isto é particularmente relevante para funções com competências escassas ou processos de recrutamento longos.
Identificar lacunas de competências
Ao conhecer as competências existentes, os Recursos Humanos podem identificar colaboradores com potencial para assumir novas funções e perceber onde é necessário investir em formação e desenvolvimento.
Controlar custos
Contratar demasiado cedo pode aumentar desnecessariamente os custos. Contratar demasiado tarde pode provocar sobrecarga, perda de produtividade e atrasos. O workforce planning permite relacionar as necessidades de talento com o orçamento e o crescimento esperado da organização.
Preparar planos de sucessão
O que aconteceria se uma pessoa numa função crítica saísse amanhã? Analisar funções estratégicas e identificar potenciais sucessores reduz a dependência de profissionais específicos e permite preparar transições com antecedência.
Tomar decisões baseadas em dados
Quando a informação sobre colaboradores está centralizada, os Recursos Humanos conseguem analisar tendências relacionadas com turnover, absentismo, competências, desempenho ou custos. Estes dados ajudam a substituir decisões baseadas apenas em perceções por decisões sustentadas em informação concreta.
Como fazer workforce planning passo a passo?
Um processo de workforce planning eficaz começa por perceber onde a empresa quer chegar e que recursos serão necessários para concretizar esses objetivos. Não deve ser um plano rígido. As necessidades devem ser revistas à medida que o negócio e o mercado evoluem.
1. Analisar os objetivos da empresa
Comece por identificar as prioridades estratégicas, como crescimento, entrada em novos mercados, lançamento de produtos ou automatização de processos. Cada objetivo pode exigir diferentes pessoas e competências.
2. Avaliar a força de trabalho atual
Analise o número de colaboradores, funções, competências, desempenho e capacidade das equipas. O objetivo é perceber que recursos já existem internamente.
3. Antecipar necessidades futuras
Estime as pessoas e competências de que a empresa poderá precisar nos próximos meses ou anos. A criação de diferentes cenários ajuda a preparar a organização para possíveis mudanças.
4. Identificar lacunas
Compare os recursos atuais com as necessidades previstas. Assim, é possível perceber onde faltam pessoas ou competências e identificar eventuais excessos de capacidade.
5. Criar um plano de ação
Decida como responder às lacunas identificadas. A solução pode passar por novas contratações, formação, requalificação, mobilidade interna, planos de sucessão ou automatização.
6. Acompanhar os resultados
Reveja regularmente os dados e ajuste o planeamento sempre que as necessidades ou prioridades da empresa mudarem.
Como a Factorial ajuda no workforce planning?
Para planear a força de trabalho é necessário começar por conhecer profundamente a força de trabalho atual.
A Factorial centraliza informação sobre colaboradores, equipas, desempenho, horários, ausências, recrutamento e outros processos de Recursos Humanos, permitindo criar uma visão mais completa da organização.
Com ferramentas de People Analytics, os responsáveis de RH podem acompanhar indicadores, identificar tendências e utilizar dados reais para apoiar decisões sobre talento.
A informação sobre desempenho e competências também pode ajudar a identificar potencial interno, enquanto os dados de recrutamento permitem acompanhar necessidades de contratação e perceber onde existem maiores dificuldades em encontrar determinados perfis.
Desta forma, o workforce planning deixa de depender de informação dispersa e passa a ser sustentado por dados centralizados e atualizados.
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