Agosto é tradicionalmente um período marcado por férias e por atividade mais reduzida em muitos setores, o que faz deste mês um dos momentos mais estratégicos para preparar a formação dos colaboradores para o último trimestre do ano.
Tabela de conteúdos
- Porque deve começar a planear formações em agosto
- Como identificar as necessidades de formação da empresa
- Competências estratégicas a incluir no plano de formação
- Como criar um plano de formação eficaz
- Como acompanhar os resultados das formações
Porque deve começar a planear formações em agosto
Nos últimos meses do ano há metas anuais para atingir, avaliações de desempenho para preparar, orçamentos para rever e processos de recrutamento ou reorganização interna em curso. Mesmo quando existe vontade de investir no desenvolvimento das equipas, encontrar espaço para organizar formações pode tornar-se um desafio.
Ao começar o planeamento em agosto, é possível antecipar estas dificuldades e construir um calendário realista, de modo a não concentrar todas as iniciativas num curto espaço de tempo. Distribuir as ações ao longo dos meses permite reduzir conflitos com outras responsabilidades, aumentando a probabilidade de participação dos colaboradores.
Como identificar as necessidades de formação da empresa
Antes de criar um calendário e definir um orçamento, pergunte-se: que competências precisam realmente de ser desenvolvidas dentro da organização?
Ao basear as ações de formação nas necessidades concretas da empresa, os colaboradores conseguem aplicar os conhecimentos adquiridos no dia a dia e a organização obtém um retorno mais claro do investimento realizado.
De modo a encontrar uma resposta para esta pergunta, pode:
- Analisar lacunas de competências existentes: pense em novas tecnologias adotadas pela empresa ou processos que exigem conhecimentos específicos. Em situações em que as equipas crescem rapidamente podem fazer sentido formações relacionadas com liderança, comunicação ou gestão de pessoas.
- Recolher feedback dos colaboradores e gestores: quer seja através de inquéritos, reuniões ou avaliações de desempenho. Ao cruzar estas informações com os objetivos da empresa, torna-se mais fácil definir ações de formação que gerem resultados concretos.
- Alinhar a formação com os objetivos do negócio: para que o investimento em formação produza um impacto significativo, deve existir uma ligação clara entre as competências desenvolvidas e os objetivos do negócio. Pode pensar, por exemplo, se a empresa está direcionada para uma fase de crescimento, se está a apostar em transformação digital ou se está prestes a acolher novos projetos que exijam competências específicas.
Competências estratégicas a incluir no plano de formação
Com o mercado de trabalho a mudar a um ritmo galopante, há uma necessidade constante de atualizar tecnologias, modelos de trabalho e competências. Algumas áreas a ter em conta, são:
- Inteligência artificial e automação: a formação pode abranger temas como automação de tarefas administrativas, utilização de assistentes de inteligência artificial, análise de dados, criação de conteúdos ou otimização de processos internos.
- Competências digitais e literacia tecnológica: gestão documental, colaboração online, análise de informação, segurança digital ou utilização avançada de um determinado software são apenas alguns exemplos de áreas onde a formação pode fazer a diferença.
- Liderança e gestão de equipas: liderar pessoas exige competências muito diferentes das competências técnicas necessárias para desempenhar uma função. Comunicação, delegação, gestão de conflitos, tomada de decisão e gestão da mudança são algumas das áreas que podem ser trabalhadas através da formação.
- Comunicação e colaboração: formações focadas em comunicação interpessoal, colaboração, negociação, feedback construtivo ou trabalho em equipa podem melhorar significativamente a forma como os colaboradores interagem entre si.
- Bem-estar e saúde mental no trabalho: fatores como stress, sobrecarga de trabalho e esgotamento profissional podem ter um forte impacto na produtividade, no absentismo e na retenção de talento. Por essa razão, muitas organizações têm vindo a incluir temas relacionados com saúde mental, gestão do stress, equilíbrio entre vida profissional e pessoal ou prevenção do burnout nos seus planos de formação.
Como criar um plano de formação eficaz
1. Definir um calendário realista
Para definir datas, é importante ter em conta fatores como períodos de maior atividade, férias, fechos de projetos, avaliações de desempenho ou outras iniciativas internas que possam competir pela atenção dos colaboradores.
Deixe alguma margem para ajustes: nem sempre os planos se concretizam exatamente como previsto e alguma flexibilidade permite responder melhor a imprevistos ou novas necessidades que possam surgir.
2. Escolher os formatos mais adequados
A escolha deve depender dos objetivos da formação, do perfil dos participantes e dos recursos disponíveis:
- Formação presencial: como workshops, dinâmicas de grupo, simulações e atividades que exigem colaboração entre colegas.
- Formação online: uma solução particularmente interessante para empresas com equipas distribuídas geograficamente ou com horários mais flexíveis.
- Formação híbrida: conteúdos introdutórios podem ser disponibilizados online, enquanto sessões práticas ou de discussão acontecem presencialmente.
- Microlearning: em vez de longas sessões de formação, os conteúdos são divididos em módulos curtos e objetivos, normalmente focados numa competência ou tema específico.
3. Definir o orçamento de formação
Tenha em conta custos como licenças de plataformas digitais, materiais de apoio, deslocações ou o tempo que os colaboradores irão dedicar às ações de formação. Ter uma visão clara dos custos permite evitar surpresas ao longo do processo.
4. Garantir uma distribuição equilibrada ao longo do trimestre
Algumas competências podem servir de base para aprendizagens futuras, permitindo que os colaboradores desenvolvam conhecimentos de forma gradual e consistente. É recomendável alternar temas e públicos-alvo ao longo do trimestre para evitar a sobrecarga de determinadas equipas e garantir que diferentes áreas da organização têm oportunidades de desenvolvimento.
5. Centralizar a gestão do plano de formação
Controlar inscrições, acompanhar presenças, gerir documentação, monitorizar certificações e avaliar resultados exige tempo e organização. Com uma plataforma como a Factorial, é possível:
- Centralizar a informação sobre formação: tenha sempre acessíveis dados como o histórico de formação de cada colaborador, as ações em que participou, as competências desenvolvidas ou a documentação associada.
- Acompanhar o progresso dos colaboradores: as equipas conseguem consultar o percurso de desenvolvimento dos colaboradores e cruzar essa informação com avaliações de desempenho, objetivos ou competências.
- Reduzir tarefas administrativas: como atualizar dados, enviar informações, organizar documentos ou acompanhar inscrições.
- Ter uma visão mais clara dos resultados: acompanhe a evolução dos colaboradores e utilize esses dados para identificar tendências, lacunas de competências e novas prioridades.
Como acompanhar os resultados das formações
Os colaboradores conseguiram aplicar o que aprenderam? Houve melhorias no desempenho? Os objetivos definidos foram alcançados?
Acompanhar os resultados permite responder a estas perguntas e tomar decisões mais informadas sobre futuras iniciativas de formação. Para tal, experimente:
- Avaliar a satisfação dos participantes: recolha feedback após a formação para perceber se os conteúdos foram relevantes, se o formato foi adequado e se a experiência correspondeu às expectativas dos colaboradores.
- Medir o nível de retenção de conhecimentos através de exercícios práticos, projetos ou outras formas de avaliação.
- Acompanhar a aplicação prática das competências: observe se os colaboradores estão a aplicar os conhecimentos adquiridos e se isso está a gerar melhorias concretas. Pode optar por reuniões de acompanhamento ou avaliações de desempenho.
- Utilizar indicadores para medir o impacto: como melhorias na produtividade, redução de erros, aumento da satisfação dos clientes, cumprimento mais rápido de tarefas ou evolução de competências específicas.
- Centralizar a informação para facilitar a análise: desde indicadores de participação, avaliações, competências desenvolvidas e progresso dos colaboradores. Ao ter uma visão mais clara do percurso de desenvolvimento de cada colaborador é mais fácil identificar tendências que apoiem futuras decisões de formação.
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Perguntas frequentes sobre o planeamento da formação
O ideal é começar a planear formações em agosto. Este período permite identificar necessidades, definir prioridades, reservar datas e organizar o orçamento antes do início do último trimestre.
Pode analisar lacunas de competências, recolher feedback através de inquéritos e reuniões e consultar as avaliações de desempenho. É também importante relacionar estas necessidades com os objetivos atuais e futuros da empresa.
Um plano de formação deve incluir as necessidades identificadas, os objetivos de cada ação, os colaboradores envolvidos, as datas, os formatos, o orçamento e os métodos utilizados para avaliar os resultados.
Um software de recursos humanos permite centralizar informação sobre formações, acompanhar o percurso de desenvolvimento dos colaboradores, organizar documentação e consultar dados que ajudam a identificar novas necessidades e avaliar resultados.
