Depois da pausa de verão, com o regresso ao ritmo habitual de trabalho, surge a altura ideal para preparar o recrutamento para setembro. Para tal, é preciso rever objetivos e reavaliar o que é necessário para os cumprir na reta final do ano. Este é também um período em que os profissionais retomam a procura por novas oportunidades de trabalho, tornando-se a altura ideal para reforçar as equipas.
Tabela de Conteúdos
- Por que deve preparar o recrutamento para setembro?
- Checklist para preparar o recrutamento para setembro
- Como tornar o recrutamento mais eficaz com uma ferramenta de recursos humanos
- Como preparar o onboarding para setembro
- Boas práticas de recrutamento
Por que deve preparar o recrutamento para setembro?
É frequente deixar decisões em suspenso durante os meses de verão, para retomar a agenda em setembro. No último trimestre do ano podem surgir novos projetos, alterações nas equipas ou objetivos que exigem competências adicionais. Este é por isso um período em que muitos profissionais retomam a procura ativa de emprego depois das férias.
Com o maior número de candidatos disponíveis, torna-se mais fácil chegar aos profissionais que têm o perfil certo para o trabalho. No entanto, tendo em conta que o processo de recrutamento implica uma série de passos antes da publicação da vaga, o ideal é começar a planeá-lo antes de setembro. Deste modo assegura que a vaga está aberta e visível para possíveis candidatos no momento em que tendencialmente a procura aumenta.
Checklist para preparar o recrutamento para setembro
Depois de definir as necessidades de contratação, preparar as vagas e organizar o processo de seleção, falta garantir que nada importante fica para trás. Uma checklist não substitui o planeamento, mas permite fazer uma última revisão antes de setembro e perceber rapidamente se a equipa está realmente preparada para começar a recrutar.
Quanto mais tarefas estiverem tratadas antecipadamente, menos decisões terão de ser tomadas à pressa quando começarem a chegar as candidaturas. Por isso utilize esta lista como uma forma de controlar o processo e adapte-a às necessidades da sua empresa.
Antes de abrir as vagas
- Identifique as equipas que poderão precisar de reforços.
- Preveja saídas ou substituições que possam acontecer nos próximos meses.
- Reveja os objetivos e projetos previstos para o último trimestre.
- Identifique as competências que estão em falta.
- Defina quais as posições prioritárias.
- Confirme o orçamento disponível para cada contratação.
- Defina uma previsão realista para as datas de entrada.
Preparar as ofertas de emprego
- Atualize as descrições de funções.
- Defina as principais responsabilidades.
- Separe requisitos obrigatórios de competências valorizadas.
- Confirme o modelo e local de trabalho.
- Reveja salário, benefícios e restantes condições.
- Garanta que a linguagem utilizada é clara e acessível.
- Prepare os anúncios para os diferentes canais de recrutamento.
Organizar o processo de seleção
- Defina quem fará a triagem das candidaturas.
- Escolha os responsáveis pelas entrevistas.
- Defina as diferentes fases do processo.
- Prepare perguntas relevantes para cada função.
- Crie critérios de avaliação dos candidatos.
- Reserve antecipadamente horários para entrevistas.
- Defina quem toma a decisão final.
- Estabeleça prazos para dar feedback aos candidatos.
Criar e rever o pipeline de candidatos
- Reveja candidatos de processos anteriores.
- Identifique candidaturas espontâneas relevantes.
- Recupere contactos de profissionais que ficaram numa fase avançada de processos anteriores, se for adequado e legalmente permitido.
- Procure novos perfis para funções mais difíceis de preencher.
- Organize os candidatos por área ou função.
- Atualize o estado de cada candidatura.
- Registe os contactos e interações relevantes.
- Defina quem acompanha cada candidato.
Preparar as ferramentas
- Reveja as ferramentas utilizadas no processo.
- Centralize a informação dos candidatos.
- Reduza a utilização de ficheiros dispersos sempre que possível.
- Automatize tarefas administrativas repetitivas.
- Garanta que os responsáveis têm acesso à informação de que precisam.
- Reveja as permissões e o acesso aos dados dos candidatos.
- Defina como serão acompanhadas as diferentes fases do recrutamento.
Depois de começar o recrutamento
- Acompanhe regularmente o número e a qualidade das candidaturas.
- Responda aos candidatos dentro de um prazo razoável.
- Atualize o estado das candidaturas.
- Evite atrasos entre entrevistas.
- Recolha feedback dos responsáveis pelo processo.
- Avalie quais os canais que estão a trazer melhores candidatos.
- Acompanhe o tempo necessário para preencher cada vaga.
- Registe aprendizagens para futuros processos de recrutamento.
Como tornar o recrutamento mais eficaz com uma ferramenta de recursos humanos
Uma plataforma de recursos humanos como a Factorial permite centralizar diferentes processos e informações relacionados com os colaboradores e apoiar a gestão do recrutamento. Através dela é possível:
- Publicar ofertas de emprego no LinkedIn (entre outras plataformas) diretamente através da Factorial.
- Selecionar os melhores candidatos com o auxílio da Inteligência Artificial: analise Cvs, identifique competências-chave e encontre facilmente os melhores perfis.
- Sincronizar calendários para marcar entrevistas e evitar confusões e desmarcações de última hora.
- Criar formulários de entrevistas personalizáveis.
- Centralizar os processos de recrutamento, permitindo gerir as vagas e acompanhar os candidatos num único espaço.
- Gerir candidaturas e o pipeline: a equipa pode acompanhar em que fase está cada candidato (por exemplo, candidatura recebida, triagem, entrevista ou fase final) e ter uma visão geral dos processos em curso.
- Fazer a ligação entre recrutamento e onboarding: depois de contratar, a informação do novo colaborador pode continuar a ser gerida dentro da mesma plataforma, facilitando a transição entre recrutamento, documentação e integração.
Como preparar o onboarding para setembro
Assim que a contratação estiver confirmada, prepare equipamento, acessos, documentação, contas de e-mail, ferramentas de trabalho.
Comunique à equipa a chegada do novo colaborador e garanta que as pessoas que vão trabalhar diretamente com ele sabem quando começa, qual será a sua função e como será feita a integração.
Defina o que acontece durante os primeiros dias
Planeie o que acontecerá no período inicial da contratação: pode incluir uma apresentação da empresa e da equipa, uma explicação das principais ferramentas, os objetivos iniciais da função e algumas reuniões com as pessoas mais relevantes para o trabalho.
Alinhe o recrutamento com os objetivos da função
Quais são as primeiras responsabilidades? Que conhecimentos precisa de adquirir? Que objetivos pode assumir nas primeiras semanas ou meses?
Um onboarding bem pensado permite criar uma progressão: primeiro conhecer a equipa e a empresa, depois compreender os processos, começar a assumir responsabilidades e, gradualmente, ganhar autonomia.
Centralize o onboarding e a documentação
Uma plataforma de recursos humanos pode ajudar a centralizar a informação e a acompanhar as tarefas necessárias para a entrada de um novo colaborador. Na Factorial é possível apoiar processos de onboarding e gerir documentação dos colaboradores, tornando mais simples acompanhar aquilo que já foi tratado e aquilo que ainda está pendente.
Boas práticas de recrutamento
A forma como o processo de recrutamento é conduzido pode fazer uma grande diferença nos resultados. Se o processo de recrutamento for confuso ou demasiado demorado, os bons candidatos podem acabar por perder interesse na vaga. Para assegurar que corre tudo sem percalços, preste especial atenção a estes passos:
- Defina o perfil e escreva ofertas de emprego claras: não só encontrará mais facilmente o perfil certo como ajuda os próprios candidatos a perceber se a oportunidade faz sentido para eles. Confirme se o conteúdo da vaga responde a perguntas como: O que vai fazer? Que experiência é necessária? Qual será o modelo de trabalho? A quem irá reportar? Que condições são oferecidas?
- Não complique demasiado o processo de seleção: um processo com demasiadas entrevistas, testes e semanas de espera pode acabar por afastar bons profissionais.
- Dê feedback aos candidatos: além de melhorar a experiência do candidato, esta prática ajuda a preservar a reputação da empresa. O profissional que não foi selecionado para uma determinada função pode voltar a candidatar-se no futuro ou recomendar a empresa a outra pessoa.
- Mantenha uma comunicação consistente: faça os possíveis para cumprir os prazos de resposta estipulados ou ofereça uma explicação caso não sejam cumpridos, de modo a aumentar a transparência e confiança em todo o processo.
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Perguntas frequentes sobre o recrutamento em setembro
Preparar o recrutamento com antecedência pode levantar algumas dúvidas, sobretudo sobre o melhor momento para começar, como organizar as candidaturas e que tarefas devem ser priorizadas.
Idealmente, a preparação deve começar algumas semanas antes de setembro. Este período permite identificar necessidades de contratação, definir os perfis procurados, atualizar as descrições de funções, preparar as ofertas e organizar o processo de seleção antes de começarem a chegar candidaturas.
Pode começar por rever candidaturas de processos anteriores, candidaturas espontâneas e profissionais que já tenham demonstrado interesse na empresa. Organizar estes candidatos por área, função e fase do processo facilita o contacto quando surgir uma nova vaga.
A Inteligência Artificial pode apoiar tarefas como a análise de currículos, identificação de competências relevantes, preparação de descrições de funções e organização de candidaturas. No entanto, deve ser utilizada como ferramenta de apoio e não como substituta da avaliação e decisão final.
Para prever a necessidade de recrutamento, analise os objetivos da empresa para os próximos meses e cruze essa informação com a situação atual das equipas. Considere fatores como crescimento previsto, novos projetos, rotatividade, saídas de colaboradores, aumento do volume de trabalho e competências em falta. Também é importante falar com os responsáveis das equipas, que podem ajudar a identificar necessidades futuras.
