Se é responsável por uma empresa em Portugal, há uma obrigação legal que não pode ignorar: manter o controlo de horários dos seus colaboradores. É mais do que uma regra, é uma prática essencial para proteger a empresa, os trabalhadores e o próprio funcionamento do negócio.
E não estamos a falar de registos simbólicos. A legislação portuguesa exige um acompanhamento diário dos horários de entrada, saída, pausas, e até horas extra. Tudo devidamente arquivado e acessível, durante cinco anos.
A Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) pode fiscalizar estes dados e, quando encontra falhas, aplicar coimas. Mas mais do que evitar sanções, o registo serve para garantir que as empresas cumprem as normas, e que os trabalhadores são protegidos.
O que exige a legislação portuguesa sobre o controlo de horários
A exigência consta diretamente no Código do Trabalho. O artigo 202.º estabelece que todas as empresas devem manter um registo individual do tempo de trabalho: dia a dia, trabalhador a trabalhador. Mas, na prática, o que deve constar?
- A hora a que se entra;
- As pausas feitas ao longo do dia;
- A hora de saída;
- E as horas extraordinárias, sempre que ocorrem.
Tudo isto tem de estar documentado e disponível. O registo deve ser claro e organizado e, claro, trabalhar a partir de casa não é exceção: estes registos são também obrigatórios para quem trabalha remotamente.
Esquecer-se disto pode sair caro. E nem sempre se trata apenas de multas: pode pôr em causa a confiança da equipa, ou até dar origem a processos de trabalho evitáveis.
A realidade nas empresas portuguesas: o registo de horários é um desafio constante
É fácil perceber por que motivo tantas empresas ainda não têm este processo devidamente organizado. Falta de tempo, excesso de tarefas e, em muitos casos, o uso de ferramentas antiquadas que não ajudam.
Ainda há quem tente controlar horários com folhas de Excel. Funciona? Mais ou menos. Serve o propósito legal? Nem por isso.
O estudo Pobres Managers, da Factorial, ajuda a perceber o impacto real. Em Portugal, os gestores perdem cerca de sete horas por semana em tarefas administrativas — grande parte dedicada ao registo de tempos de trabalho.
É muito tempo, quase um dia de trabalho por semana, que podia ser gasto noutras frentes mais estratégicas. Para piorar, 64% dos gestores admitem fazer horas extra sem registo formal. Ou seja, nem os principais responsáveis por este tipo de registo estão a cumprir com aquilo que deviam monitorizar.
Por que o controlo de horários tradicional em Portugal já não serve
Durante anos, registar horários era sinónimo de marcar o ponto com um cartão ou criar entradas num caderno e anotar os respetivos dados. Mas a forma como trabalhamos mudou, e muito.
Equipas híbridas, horários flexíveis, turnos rotativos… A vida nas empresas já não cabe num livro de ponto. As soluções antigas ficam aquém. São lentas, propensas a erro e quase sempre exigem validações manuais.
Pior: quando há uma inspeção, ou quando surge um problema legal, esses registos muitas vezes não resistem ao escrutínio.
Time tracking com software de ponto: uma solução otimizada
Felizmente, já não é preciso complicar. Há soluções digitais que fazem isto de forma simples, eficaz e segura.
Um bom software de ponto permite que os colaboradores registem as horas de trabalho em poucos segundos, a partir de qualquer dispositivo. E para os gestores, dá uma visão geral imediata: quem está a trabalhar, quem entrou, quem saiu, se há irregularidades.
No caso da Factorial, o sistema vai mais longe. Permite alertas automáticos, relatórios prontos para inspeções: tudo fica isto fica arquivado de forma segura. E isto é importante: não se trata só de evitar multas. Trata-se de cumprimento legal com bom senso e transparência.
Integração com turnos, ausências, férias e folha salarial
Controlar horários é apenas uma parte do puzzle. Se os turnos, as férias ou o processamento salarial forem geridos em sistemas diferentes, o caos instala-se depressa.
É aí que um sistema integrado faz toda a diferença.
Com a Factorial, o controlo de horários está diretamente ligado ao resto: planeamento de turnos, gestão de ausências e cálculo automático das horas, quer sejam normais ou extraordinárias. Isto significa menos margem para erro e decisões baseadas em dados reais.
Na prática, evita-se aquela situação em que um colaborador está de férias mas na empresa assume-se que está a trabalhar no seu horário normal. E evita-se também perder tempo a cruzar dados de várias ferramentas diferentes.
Acesso móvel: ideal para equipas híbridas ou em teletrabalho
O trabalho remoto deixou de ser exceção. E com isso, o controlo de horários em Portugal precisa de ser flexível.
A app da Factorial permite que os colaboradores registem o ponto onde estiverem. Lisboa, Braga, casa, cowork… é indiferente. O que importa é que o registo é feito, validado e arquivado, com ou sem geolocalização (que é opcional, claro).
Para equipas que não estão sempre no mesmo local, isto é fundamental.
O que dizem os managers: lições reais do mercado português
O estudo da Factorial não deixa margem para dúvidas. Os gestores sabem o que está mal e sabem o que falta.
- 86% preferiam ter menos tarefas manuais;
- 46% reconhecem que já tomaram decisões erradas baseadas em dados pouco fidedignos que custaram dinheiro à empresa;
- 86% acreditam que estariam mais presentes para as suas equipas com processos automatizados.
Mais do que números, isto mostra que há vontade de mudar. Só falta, muitas vezes, a ferramenta certa.
Comece com um teste gratuito adaptado às necessidades da empresa
Não há melhor forma de perceber o valor de um sistema do que testá-lo.
Com a Factorial, é possível experimentar gratuitamente. Sem compromisso. Basta configurar a conta, adicionar a equipa e começar a usar o software de ponto no dia a dia. Dá para perceber o funcionamento, testar os alertas, verificar os relatórios e, acima de tudo, perceber se encaixa na realidade da empresa.
Se funcionar, ótimo. Se não… segue-se outro caminho. Mas a oportunidade de fazer melhor está aqui.
