Como fazer a gestão de férias dos colaboradores? [+ mapa de férias em Excel]

Uma das tarefas dos empregadores e profissionais de Recursos humanos é fazer a gestão de férias e ausências dos seus colaboradores. No entanto, esse processo nem sempre é tão simples como parece. É preciso considerar projetos, feriados, necessidades pessoais dos funcionários, etc.

Para que uma equipa e processo não fique parado, gerir as férias e ausências dos funcionários e ter o controlo de quando cada pessoa estará fora é fundamental. Mas como pode fazer isso da melhor forma?

Fazer a gestão das ausências e férias dos colaboradores de uma empresa utilizando um mapa de férias em Excel é uma das práticas mais comuns nos departamentos de RH.

Neste artigo iremos ajudá-lo a criar um template excel grátis desde o início. Daremos-lhe, também, uma dica de como deixar pra trás métodos desatualizados e poupar entre 5 a 6 horas de trabalho todos os meses na gestão de seus funcionários!

Tabela de Conteúdos:

• Marcação de férias: o que diz a lei?
• Como gerir as solicitações de férias dos seus colaboradores com o Excel?
• Passo a passo: criar um mapa de férias em Excel
  • 📥 [Descarregue grátis] Template em Excel para gestão de férias
• 👉 Factorial: sistema de gestão de ausências para empresas

Marcação de férias: o que diz a lei?

Antes de criar um template em excel para gerir as férias de seus colaboradores, é importante saber o que diz a lei.

De acordo com o Código do Trabalho, tirar férias é um direito dos trabalhadores. A lei portuguesa garante esse direito, mas define também algumas normas que devem ser respeitadas, confira a seguir algumas das mais importantes:

• Duração das férias:  O período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis (de segunda a sexta-feira).
• Período de marcação: No caso de pequenas, médias e grandes empresas, as férias devem ser marcadas entre os dias 1 de Maio e 31 de Outubro (exceto se existir legislação coletiva de trabalho, ou para empresas com até 9 funcionários).
• Marcação do período de férias: Os dias de férias devem ser acordados entre o empregado e o empregador. Caso não haja um acordo, o empregador deve decidir e marcar as férias, ouvindo a comissão representativa do trabalhador.
• Mapa de férias: O empregador deve, obrigatoriamente, elaborar um mapa de férias todos os anos. Este documento, também chamado relatório de ausências, deve conter o início e o termo dos períodos de férias de cada trabalhador, e ser afixado até o dia 15 de Abril de cada ano nos locais de trabalho.
• Subsídio de férias: O subsídio de férias é uma folga remunerada concedida aos funcionários pela empresa. Para cada mês trabalhado, um funcionário tem direito a, pelo menos, 1,8 dias pagos de férias. 📥 Descarregue a calculadora para subsídio de férias, em Excel, aqui!

👉 Para saber mais sobre o processo de marcação de férias em 2023, consulte o nosso artigo especializado aqui!

Como gerir as solicitações de ausências dos seus colaboradores com o Excel?

O uso de templates em Excel para controlo de ausências ainda é um dos métodos mais utilizados pelo departamento de Recursos Humanos. Com um conhecimento médio-alto de Excel é possível desenvolver um template funcional que permita contabilizar os dias em que cada colaborador estará fora.

Se utiliza o Excel para a criação dos relatórios de ausências e férias, precisará de complementá-lo com o e-mail para comunicar manualmente com cada colaborador. Uma das tarefas mais complicadas para o responsável de RH é organizar todo este processo. Desde falar com cada colaborador e escrever todas as solicitações num ficheiro em Excel, a evitar que as férias se sobreponham umas sobre as outras e calcular o total de dias restantes para cada pessoa.

Dependendo do tamanho da sua empresa, irá precisar de muita paciência e de verificar alguns tutoriais para melhorar as suas habilidades de Excel. É por isto que, na próxima secção, lhe explicaremos como criar um modelo de mapa de férias em Excel e o convidamos a descarregar o nosso.

Se a sua empresa está em crescimento e precisa de uma solução melhor que o Excel, vá direto à última secção deste artigo e veja a nossa sugestão!

👉 Leia os 5 motivos porque deve otimizar os processos de empresas em crescimento

Passo a passo: criar um mapa de férias em Excel

Se quer criar o seu próprio template em Excel do 0, explicaremos como deve fazê-lo, passo por passo.

Em primeiro lugar, precisará de instalar no seu computador o programa de Microsoft Excel ou derivados. Lembre-se que é um programa pago e, a não ser que a sua empresa forneça a licença correspondente, só poderá utilizá-lo por um tempo limitado. Outra opção é utilizar as ferramentas de spreadsheets do Google.

1. Crie um novo ficheiro Excel e dê-lhe um nome que seja fácil recordar. Algo como “Controlo de Ausências [NomeDaEmpresa] 2023”, por exemplo.
2. Começa por imobilizar 4 colunas do lado esquerdo do ecrã.
3. Assim que o fizer, combine as células da primeira fila. Aqui iremos escrever o ano corrente.
4. Na segunda fila, faça divisões de 28/29, 30 e 31 dias para cada mês. Janeiro, Fevereiro, Março… até chegar ao mês de Dezembro.
5. Na terceira fila pode criar uma fórmula que conte o número anterior +1, para que automaticamente apareça o dia do número.
6. Volta agora para a parte esquerda do ecrã, à secção que tínhamos imobilizado no princípio, e adiciona toda a informação que precisa. Por exemplo, nome da equipa, nome do colaborador, total dias de férias disponíveis, dias restantes, etc.

Se seguiu os passos corretamente, deve ter algo parecido com isto:

Template em Excel para gestão de férias

Se não quer perder tempo a criar o template em Excel, pode utilizar o nosso. O mapa de férias 2023 da Factorial é um modelo em Excel fácil e pronto a utilizar! Descarregue abaixo! ⬇️

Se o excel não for a sua praia… pode utilizar a plataforma de gestão de férias da Factorial. Esqueça as fórmulas, os emails, contagem dos dias… Organizar todo o calendário da empresa é uma grande responsabilidade. Fazer isso de maneira certa e justa irá permitir que os trabalhadores desfrutem das suas férias, sem que a produtividade da empresa seja prejudicada.

💡 Precisa de uma solução mais prática que um template em Excel para gestão de férias? Veja a seguir! ⬇️

Factorial: sistema para gerir ausências nas empresas

Para um responsável de recursos humanos, gerir férias e ausências é uma das tarefas mais complicadas do ano. É ainda mais difícil se o número de funcionários for alto. Um software tudo-em-um de RH para a gestão de férias dos colaboradores pode ser a melhor solução para si.

A Beatriz conta-lhe tudo sobre a gestão de ausências (e não só) da Factorial no vídeo abaixo! ⬇️

À medida que o talento humano cresce, esta tarefa torna-se mais complicada. Por exemplo, as negociações com cada colaborador podem afetar todo o departamento. Para além do Excel, existem outros sistemas de gestão de ausências que podem ajudá-lo a simplificar e automatizar este processo.

Veja o que pode fazer com o software de ausências da Factorial:

• Notificar os dias de férias através da Factorial, sem a necessidade de uma troca exaustiva de e-mails;
• Os funcionários podem solicitar férias, dias de folga ou informar baixas médicas rapidamente através da plataforma;
• Já os gestores, podem aceitar ou rejeitar facilmente todas estas solicitações. E ver em tempo real se estas se sobrepõem às férias de algum outro colaborador;
• Pode descarregar relatórios de ausências, incluindo um mapa de férias automático e afixá-lo na sua empresa.

Com o software de RH da Factorial, a gestão de férias e ausências ocorre de forma mais automática e não há necessidade de atualizar calendários manualmente.

💡 Se ainda não o convencemos, pode marcar uma demonstração grátis do software com um dos nossos consultores!