Uma das tarefas dos empregadores e profissionais de Recursos humanos é fazer a gestão de férias e ausências dos colaboradores. No entanto, esse processo nem sempre é tão simples como parece. É preciso considerar projetos, feriados, necessidades pessoais dos funcionários, etc.
Para que uma equipa e processo não fique parado, gerir as férias e ausências dos funcionários e ter o controlo de quando cada pessoa estará fora é fundamental. Mas como pode fazer isso da melhor forma?
Fazer a gestão das ausências e férias dos colaboradores de uma empresa utilizando um mapa de férias em Excel é uma das práticas mais comuns nos departamentos de RH.
Neste artigo iremos ajudá-lo a criar um template excel grátis desde o início. Daremos-lhe, também, uma dica de como deixar pra trás métodos desatualizados e poupar entre 5 a 6 horas de trabalho todos os meses na gestão de seus funcionários!
Tabela de Conteúdos:
- Marcação de férias: o que diz a lei?
- Como gerir as solicitações de férias dos seus colaboradores com o Excel?
- Passo a passo: criar um mapa de férias em Excel
- 👉 Factorial: sistema de gestão de ausências para empresas
Marcação de férias: o que diz a lei?
Antes de criar um template em excel para gerir as férias de seus colaboradores, é importante saber o que diz a lei.
De acordo com o Código do Trabalho, tirar férias é um direito dos trabalhadores. A lei portuguesa garante esse direito, mas define também algumas normas que devem ser respeitadas, confira a seguir algumas das mais importantes:
- Duração das férias: O período anual de férias tem a duração mínima de 22 dias úteis (de segunda a sexta-feira).
- Período de marcação: No caso de pequenas, médias e grandes empresas, as férias devem ser marcadas entre os dias 1 de Maio e 31 de Outubro (exceto se existir legislação coletiva de trabalho, ou para empresas com até 9 funcionários).
- Marcação do período de férias: Os dias de férias devem ser acordados entre o empregado e o empregador. Caso não haja um acordo, o empregador deve decidir e marcar as férias, ouvindo a comissão representativa do trabalhador.
- Mapa de férias: O empregador deve, obrigatoriamente, elaborar um mapa de férias todos os anos. Este documento, também chamado relatório de ausências, deve conter o início e o termo dos períodos de férias de cada trabalhador, e ser afixado até o dia 15 de Abril de cada ano nos locais de trabalho.
- Subsídio de férias: O subsídio de férias é uma folga remunerada concedida aos funcionários pela empresa. Para cada mês trabalhado, um funcionário tem direito a, pelo menos, 1,8 dias pagos de férias. 📥 Descarregue a calculadora para subsídio de férias, em Excel, aqui!
👉 Para saber mais sobre o processo de marcação de férias em 2026, consulte o nosso artigo especializado aqui!
Como gerir as solicitações de ausências dos seus colaboradores com o Excel?
O uso de templates em Excel para controlo de ausências ainda é um dos métodos mais utilizados pelo departamento de Recursos Humanos. Com um conhecimento médio-alto de Excel é possível desenvolver um template funcional que permita contabilizar os dias em que cada colaborador estará fora.
Se utiliza o Excel para a criação dos relatórios de ausências e férias, precisará de complementá-lo com o e-mail para comunicar manualmente com cada colaborador. Uma das tarefas mais complicadas para o responsável de RH é organizar todo este processo. Desde falar com cada colaborador e escrever todas as solicitações num ficheiro em Excel, a evitar que as férias se sobreponham umas sobre as outras e calcular o total de dias restantes para cada pessoa.
Dependendo do tamanho da sua empresa, irá precisar de muita paciência e de verificar alguns tutoriais para melhorar as suas habilidades de Excel. É por isto que, na próxima secção, lhe explicaremos como criar um modelo de mapa de férias em Excel e o convidamos a descarregar o nosso.
Se a sua empresa está em crescimento e precisa de uma solução melhor que o Excel, vá direto à última secção deste artigo e veja a nossa sugestão!
👉 Leia os 5 motivos porque deve otimizar os processos de empresas em crescimento
Passo a passo: criar um mapa de férias em Excel
Se quer criar o seu próprio template em Excel do 0, explicaremos como deve fazê-lo, passo por passo.
Em primeiro lugar, precisará de instalar no seu computador o programa de Microsoft Excel ou derivados. Lembre-se que é um programa pago e, a não ser que a sua empresa forneça a licença correspondente, só poderá utilizá-lo por um tempo limitado. Outra opção é utilizar as ferramentas de spreadsheets do Google.
- Crie um novo ficheiro Excel e dê-lhe um nome que seja fácil recordar. Algo como “Controlo de Ausências [NomeDaEmpresa] 2026”, por exemplo.
- Começa por imobilizar 4 colunas do lado esquerdo do ecrã.
- Assim que o fizer, combine as células da primeira fila. Aqui iremos escrever o ano corrente.
- Na segunda fila, faça divisões de 28/29, 30 e 31 dias para cada mês. Janeiro, Fevereiro, Março… até chegar ao mês de Dezembro.
- Na terceira fila pode criar uma fórmula que conte o número anterior +1, para que automaticamente apareça o dia do número.
- Volta agora para a parte esquerda do ecrã, à secção que tínhamos imobilizado no princípio, e adiciona toda a informação que precisa. Por exemplo, nome da equipa, nome do colaborador, total dias de férias disponíveis, dias restantes, etc.
Template em Excel para gestão de férias
Se não quer perder tempo a criar o template em Excel, pode utilizar o nosso. O mapa de férias 2026 da Factorial é um modelo em Excel fácil e pronto a utilizar!
Factorial: sistema para gerir ausências nas empresas
Para um responsável de recursos humanos, gerir férias e ausências é uma das tarefas mais complicadas do ano. É ainda mais difícil se o número de funcionários for alto. Um software tudo-em-um de RH para a gestão de férias dos colaboradores pode ser a melhor solução para si.
A Beatriz conta-lhe tudo sobre a gestão de ausências (e não só) da Factorial no vídeo abaixo! ⬇️
À medida que o talento humano cresce, esta tarefa torna-se mais complicada. Por exemplo, as negociações com cada colaborador podem afetar todo o departamento. Para além do Excel, existem outros sistemas de gestão de ausências que podem ajudá-lo a simplificar e automatizar este processo.
Veja o que pode fazer com o software de ausências da Factorial:
- Notificar os dias de férias através da Factorial, sem a necessidade de uma troca exaustiva de e-mails;
- Os funcionários podem solicitar férias, dias de folga ou informar baixas médicas rapidamente através da plataforma;
- Já os gestores, podem aceitar ou rejeitar facilmente todas estas solicitações. E ver em tempo real se estas se sobrepõem às férias de algum outro colaborador;
- Pode descarregar relatórios de ausências, incluindo um mapa de férias automático e afixá-lo na sua empresa.
Com o software de RH da Factorial, a gestão de férias e ausências ocorre de forma mais automática e não há necessidade de atualizar calendários manualmente.
🚀 Quer ver e perceber como funciona a plataforma da Factorial? Clique aqui!
Gostei muito da vossa prestação de serviço, isso vai me levar a um futuro melhor, no que
diz respeito a Gestão dos Recursos Humanos