Ficheiro Pessoal Digital: O que é que deve ser considerado?

Um ficheiro pessoal digital consiste em todos os dados e documentos de um funcionário que são importantes para a relação de empregado-empregador. Ou seja, não é basicamente mais do que o típico ficheiro pessoal, mas digital e não requer formatos físicos.

Uma vez que a digitalização está cada vez mais avançada, faz mais sentido armazenar os dados pessoais eletronicamente. Os processos automatizados facilitam a gestão dos documentos pelo departamento de pessoal. Mas como também podem ser cometidos erros com um ficheiro pessoal digital, compilámos aqui toda a informação de que necessita para uma gestão óptima.

O que é um Ficheiro Pessoal Digital?

O arquivo pessoal contém todos os dados e documentos relativos a um colaborador que são relevantes para a relação de emprego. No passado, esta informação só era registada e mantida em papel. Hoje em dia, isto é normalmente feito de forma digital. Isto significa que as empresas podem facilmente gerir eletronicamente o ficheiro de pessoal e beneficiar de um processo administrativo simplificado.

Em que consiste um Ficheiro Pessoal Digital?

A estrutura do ficheiro do pessoal não está definida por lei. No entanto, existem regulamentos que devem ser seguidos quando se mantém um ficheiro (digital) de pessoal. Por exemplo, devido ao sigilo médico, nenhuma descoberta médica, documentos ou motivos de doença podem ser mantidos no processo pessoal.

Como funcionário, pode determinar por si mesmo quais os documentos e registos que pertencem ao processo pessoal. A seguinte lista pode ajudá-lo:

  • Dados pessoais: Isto inclui todos os dados pessoais, tais como endereço e data de nascimento, mas também documentos de candidatura, referências, curriculum vitae, certificados e atestados para formação contínua, etc.
  • Contratos: Aqui pode registar contratos de emprego e/ou de formação, avisos de rescisão e alterações contratuais.
  • Dados Fiscais: Inclui número de segurança social, seguros de saúde e documentos sobre impostos e rendimento.
  • Salário: Inclui dados salariais, tais como salários e outros benefícios.
  • Horário de trabalho: Pedidos e licenças de férias, faltas, horário de trabalho e horas extraordinárias
  • Outros: documentos, certificados, cópias de cartas de condução e outros documentos de identidade relevantes e, quando apropriado, correspondência com o membro do pessoal

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Ficheiro Pessoal Digital – Vantagens e Desvantagens

Vantagens

  • Acesso rápido a todos os ficheiros
  • Visão geral estruturada dos documentos através de um sistema uniforme
  • Menos esforço administrativo e tempo de trabalho adicional ganho através de processos automatizados
  • Minimização do esforço logístico (poupança de espaço e tempo)
  • Redução de custos através da digitalização criadora de espaço e redução dos custos de impressão e papel
  • Protecção de dados sensíveis através de armazenamento seguro em formato eletrónico
  • Protecção de dados através de direitos de acesso estritos
  • A acessibilidade. Textos podem ser ampliados ou lidos em voz alta.
  • As barreiras linguísticas (tradução automática) podem ser ultrapassadas

Desvantagens

  • Dependendo do fornecedor, elevados custos e despesas de tempo para a introdução do ficheiro pessoal digital
  • Risco de acesso aos dados pessoais

Introdução e Conversão ao Ficheiro Pessoal Digital

Uma conversão de ficheiros pessoais em papel para ficheiros pessoais digitais deve ser bem planeada.

  1. Digitalização: Uma introdução passo a passo começa com a digitalização dos documentos em papel já existentes. Os documentos que já não são necessários ou que precisam de ser guardados podem ser classificados, uma vez que a sua digitalização significa trabalho adicional desnecessário. Além disso, no primeiro passo pode criar documentos e dados pessoais no ficheiro pessoal digital.
  2. Utilização: O passo seguinte é o armazenamento, “arquivamento”, de documentos eletrónicos. É aqui que se gerem os dados. Todos os processos que anteriormente eram feitos em papel são agora processados, pesquisados, enviados, avaliados e até assinados electronicamente.
  3. Arquivo: Dependendo do tipo de documentos, estes são armazenados por diferentes períodos de tempo durante o arquivamento e eliminados, se necessário.

Manter ou não os originais?

Após a digitalização dos documentos, a maioria dos documentos em papel pode ser destruída sem risco, mas nem todos eles. Como precaução, deve guardar alguns documentos na sua versão original – para além da forma digital. Estes incluem contratos e documentos oficiais com assinaturas, tais como contratos de trabalho e cartas de demissão. Se mais tarde houver uma disputa legal, os documentos originais servem como as chamadas provas documentais. Se apenas estiver disponível um documento digitalizado, isto é apenas prova visual em tribunal e menos significativa.

Dica: Obtenha apoio jurídico para saber exatamente quais os documentos que pode destruir após a digitalização e quais não.

 

Ficheiro pessoal digital e o RGPD: Aspectos jurídicos da protecção de dados

Uma vez que os ficheiros pessoais digitais contêm dados pessoais sensíveis, deve assegurar-se de que estes são mantidos confidenciais aquando da sua introdução e gestão. Além disso, certos papéis, competências e direitos de acesso devem ser definidos para satisfazer os requisitos de um sistema à prova de auditoria.

No que diz respeito aos requisitos de protecção de dados, devem ser tidos em conta os seguintes aspetos:

  • Os documentos devem ser armazenados em segurança e de forma atempada.
  • O acesso aos dados deve ser controlado através da definição dos direitos de acesso.
  • Os dados não podem ser transmitidos a terceiros.
  • Cada colaborador tem o direito de inspecionar o seu próprio ficheiro pessoal.
  • O período mínimo de retenção deve ser respeitado e os documentos devem ser apagados permanentemente posteriormente.

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É importante que o software tenha uma funcionalidade de auto-gestão para os funcionários. Isto significa que os seus colaboradores têm acesso ao seu próprio portal de colaborador e podem realizar ações por conta própria, tais como alterar os seus dados quando mudam de endereço ou carregar documentos importantes, tais como certificados médicos. Isto não só poupa aos responsáveis do departamento de pessoal muito trabalho administrativo, mas também muito tempo!

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