Usar o Excel para gerir solicitações de folga numa empresa é uma prática comum em todos os departamentos de RH. Embora seja comum, não é a solução mais prática para o controlo de férias e ausências. Neste artigo, partilharemos consigo um modelo em Excel gratuito para acompanhar solicitações de folgas.
Depois disso, poderá decidir se prefere continuar a utilizar um método antiquado como o Excel, ou mudar para uma nova Era, em que conseguirá rastrear automaticamente o tempo de trabalho dos seus colaboradores. Poupe horas todos os meses com o software de RH da Factorial. Apostamos que logo estará a perguntar-se por que ainda não o utilizava.
Tabela de conteúdos:
- Controlo de férias e ausências dos colaboradores com Excel
- 💡 Factorial: a importância de um controlo adequado dos dias de férias e ausências
- Como criar um modelo em Excel?
Controlo de férias e ausências dos colaboradores com Excel
Existem duas maneiras de rastrear os dias livres da sua equipa: a maneira difícil e a fácil (que explicaremos aqui)! Por que lutar com sistemas antiquados se existem muitas ferramentas fáceis e acessíveis para gerir os recursos humanos da sua empresa?
Os modelos de Excel ainda são muito utilizados pelas equipas de RH. Seja para gerir as solicitações de férias e folgas, como para ausências, baixas médicas e, inclusive, para pedidos de última hora. Qualquer pessoa com um nível mediano de Excel pode criar um modelo para controlo de ausências. Por isso, esta solução ainda é muito utilizada.
Quais são as desvantagens de usar Excel?
O principal inconveniente de utilizar Excel é que este é a maneira menos eficiente de calcular os dias de trabalho dos seus funcionários.
Se gere solicitações de férias com Excel, há ainda um outro inconveniente. Necessitará de complementar essa ferramenta com e-mails. Só assim poderá comunicar-se com os colaboradores e inserir os dias de folga manualmente. Uma das tarefas que mais consome tempo dos responsáveis de RH é receber solicitações de folga. Além disso, é uma função que resulta ser bastante cansativa.
Como posso gerir as solicitações de férias com um modelo?
Mas, então, como posso gerir os pedidos de férias através de um modelo em Excel:
- Receber a solicitação do colaborador;
- Inserir a solicitação numa folha de cálculo de Excel;
- Verificar os dados já existentes para certificar-se de que não há conflitos com as férias de outro funcionário;
- Aprovar ou rejeitar solicitações;
- Calcular os dias que sobram de férias para cada colaborador;
- Comunicar ao colaborador a autorização ou rejeição dos dias de folga.
Dependendo do tamanho da empresa, a tarefa de gerir as solicitações de férias e dias livres requer tempo e paciência. Além disso, se não tem muita experiência com Excel, precisará de o rever antes de começar efetivamente a rastrear os dados. Poupe tempo para si e para os seus colaboradores! Há uma maneira muito mais fácil de solicitar e rastrear folgas.
Factorial: a importância de um controlo adequado dos dias de férias e ausências
Gerir solicitações de férias é um trabalho que consome uma grande quantidade de tempo. A equipa de recursos humanos geralmente tem muitas outras tarefas para mantê-los ocupados. Portanto, eles não têm tempo a perder com a gestão manual de solicitações de folga. Por isso, é essencial usar as ferramentas certas para gerir as folgas da sua equipa. A Factorial pode ser a solução 👀
Dê uma vista de olhos aos 3 dos motivos pelos quais deveria trocar a sua gestão manual de férias e folgas por um software completo de RH:
- Toda a equipa pode organizar melhor os seus calendários e acompanhar quem entra e sai do escritório.
- Uma melhor organização permite que aqueles que estão de férias desfrutem, enquanto outros podem manter um fluxo de trabalho normal sem qualquer redução na produtividade de toda a empresa.
- À medida que a sua equipa cresce, a tarefa de lidar com solicitações de folga torna-se mais complicada. As negociações de ausências de cada colaborador podem afetar um departamento inteiro. Por isso, simplifique o seu sistema de controlo de ausências e automatize o processo de solicitação de férias e folgas!
Com o software de gestão de ausências da Factorial, os colaboradores podem solicitar férias sem a necessidade de trocar dezenas de e-mails. O responsável pelos recursos humanos pode facilmente aceitar ou rejeitar todos esses pedidos.
Além disso, pode ver em tempo real se há solicitações de folga sobrepostas para férias ou baixa médica. O melhor de tudo é que não há necessidade de descarregar um programa ou plug-in adicional. Aceda à Factorial diretamente do seu navegador! O nosso sistema está aberto para uso 24 horas, 365 dias por ano!
Como criar um modelo em Excel?
Se ainda deseja criar o seu próprio modelo em Excel, aqui estão as instruções. Primeiro, precisará de instalar o Microsoft Excel (ou um software equivalente). Posteriormente, estes serão os passos a seguir:
- Criar um novo arquivo no Excel e nomear-lo. Assim, será fácil encontrá-lo. Algo como “Mapa de Férias [NomeDaEmpresa] 2024” seria suficiente.
- Criar 3 colunas no lado esquerdo do ecrã.
- Depois de fazer isso, junte as primeiras linhas dessas colunas. Aqui poderá colocar o seu logotipo.
- Em seguida, criar mais 3 colunas à direita. Aqui vamos colocar o “total de dias de férias“, “dias de férias utilizados” e “dias de férias por utilizar“.
- De seguida, crie colunas para cada dia de cada mês do ano.
- Comece a preencher com o nome dos colaboradores, data de admissão de cada um, férias, etc.
Esta primeira versão do modelo do Excel pode ajudá-lo a acompanhar cada um dos membros da sua equipa. Se deseja ter ainda mais controlo da ferramenta, sempre pode adicionar fórmulas para melhorá-la.
Template para controlo de férias e ausências em Excel
Se não é um expert em Excel e está à procura de um modelo já pronto, para só ter de preencher, também temos! Descarregue o nosso mapa de férias pronto a ser preenchido e adaptado às suas necessidades.
