Usar o Excel para gerir solicitações de folga em ma empresa é uma das práticas mais comuns em todos os departamentos de RH. Embora seja comum, não é a solução mais prática para o controlo de férias e ausências. Neste artigo, compartilharemos consigo um modelo de Excel gratuito para acompanhar solicitações de folgas. Depois disso, poderá decidir se prefere continuar a utilizar o método um método antiquado como o Excel, ou mudar para uma nova era, em que conseguirá rastrear automaticamente o tempo de trabalho dos seus colaboradores. Economize horas todos os meses com o software de RH da Factorial. Apostamos que logo estará perguntando-se por que ainda não o utilizava.
Resumo
- Controlo de férias e ausências dos colaboradores com Excel
- A importância de um controlo adequado dos dias de férias e ausência
- Como criar um template em Excel
- Descarregue a planilha grátis de controlo de férias e ausências
- ✔️Software de gestão de férias e ausências
Como gerir as solicitações de férias
Existem duas maneiras de rastrear os dias livres da sua equipa e suas solicitações. Amaneira difícil e a fácil (que explicaremos aqui). Por que lutar com sistemas antiquados se existem muitas ferramentas fáceis e acessíveis para gerir o RH da sua empresa.
Old school – modelos em Excel
Os modelos de Excel ainda são muito utilizados pelas equipas de RH. Bem seja para gerir as solicitações de férias e folhas, como para ausências, baixas médicas e, inclusive, para pedidos de última hora. Qualquer pessoa com um nível mediano de Excel pode criar um template para controlo de ausências. Por isso, esta solução ainda é muitíssimo utilizada.
Quais são as desvantagens de usar Excel?
O principal inconveniente de utilizar Excel é que este é a maneira menos eficiente de calcular os dias de trabalho dos seus funcionários.
Se gere solicitações de férias com Excel, há ainda um outro inconveniente. Necessitará complementar essa ferramenta com e-mails. Só assim poderá comunicar-se com os colaboradores e inserir os dias de folga manualmente. Umas das tarefas que mais consome o tempo dos responsáveis de RH é receber solicitações de folga. Além disso, é uma função que resulta ser bastante cansativa.
Como gerir as solicitações de férias com um template:
- Receber a solicitação do colaborador;
- Inserir a solicitação em uma planilha de Excel;
- Verificar os dados já existentes para certificar-se de que não há conflitos com as férias de outro funcionário;
- Aprovar ou rejeitar solicitações, considerando a discreçao gerencial;
- Calcular os dias que sobram de férias para cada colaborador;
- Comunicar ao colaborador a autorização ou rejeição dos dias de folga;
Dependendo do tamanho da empresa, a tarefa de gerir as solicitações de férias e dias livre, requer tempo e paciência.
Além disso, se nao tem muita experiência com Excel, precisará revisá-lo antes de começar efetivamente a rastrear os dados. Poupe tempo para si e para os seus colaboradores! Há uma maneira muito mais fácil de solicitar e rastrear folgas.
A importância de uma gestão adequada dos dias de férias e ausências
Gerir solicitações de férias é um trabalho que consome uma grande quantidade de tempo. A equipe de recursos humanos geralmente tem muitas outras tarefas para mantê-los ocupados. Portanto, eles não têm tempo a perder com a gestão manual de solicitações de folga. Por isso, é essencial usar as ferramentas certas para gerir as folgas da sua equipa.
Dê uma vista de olhos a algumas das razões pelas quais deveria trocar a sua gestão manual de férias e folgas por um software completo de RH:
- Toda a equipa pode organizar melhor seus calendários e acompanhar quem entra e sai do escritório.
- Uma melhor organização permite que aqueles que estão de férias desfrutem, enquanto outros podem manter um fluxo de trabalho normal sem qualquer redução na produtividade de toda a empresa.
- À medida que a sua equipa cresce, a tarefa de lidar com solicitações de folga se torna mais complicada. As negociações de ausências de cada colaborador podem afetar um departamento inteiro.
Simplifique o seu sistema de controlo de ausências e automatize o processo de solicitação de férias e folgas com o software da Factorial. Libere mais tempo para si! Assim poderá se concentrar em outras tarefas de RH.
Com o software de gestão de ausências da Factorial, os colaboradores podem solicitar férias sem a necessidade de trocar dezenas de e-mails . O responsável pelos recursos humanos pode facilmente aceitar ou rejeitar todos esses pedidos. Além disso, pode ver em tempo real se há solicitações de folga sobrepostas para férias ou baixa médica. O melhor de tudo é que não há necessidade de baixar um programa ou plug-in adicional. Acesse a Factorial diretamente do seu navegador! O nosso sistema está aberto para uso 24 horas, 365 dias por ano!
Como criar um template em Excel, passo a passo
Se ainda deseja criar o seu próprio modelo em Excel, aqui estão as instruções. Primeiro, precisará instalar o Microsoft Excel (ou um software equivalente).
- Crie um novo arquivo no Excel e nomeie-o. Assim, será fácil de encontrá-lo. Algo como Pedidos de folga [NomeDaEmpresa] 2021seria suficiente
- Crie4 colunas no lado esquerdo do ecrã
- Depois de fazer isso, mescle as primeiras linhas dessas colunas. Aqui poderá colocar o seu logotipo
- Em seguida, crie mais 3 colunas à direita. Mescle a primeira linha dessas 3 colunas.Aqui vamos escrever o ano atual (2021)
- Na segunda linha, escreva os meses do ano
- Em cada coluna, terá que criar células para cada dia de cada mês
- Na próxima linha, crie uma fórmula que conte o número anterior + 1
Agora, retorne à parte esquerda do ecrã, à secção que criamos no início e adicione todas as informações que aparecem na segunda captura de ecrã. Equipe, Nome do colaborador, Tempo total de dias disponíveis e dias restantes.
Esta primeira versão do modelo do Excel pode ajudá-lo a acompanhar cada um dos membros da sua equipa. Se deseja ter ainda mais controlo da ferramenta, sempre pode adicionar fórmulas para melhorá-la.
Descarregue a planilha grátis de controlo de férias e ausências
Se não é um expert em Excel ou está procurando um sistema fácil de usar que monitore as férias da sua equipa, temos uma solução melhor. O software de gestão de folgas e ausências da Factorial. Esqueça fórmulas, e-mails, cálculos manuais de dias… Com a Factorial, pode aprovar ou rejeitar facilmente a solicitação de folga de cada colaborador. Além de verificar quantos dias esse funcionário já solicitou ou se a solicitação se sobrepõe a outras ausências. Tudo é automático e não é necessário atualizar constantemente os calendários, independentemente da época do ano.
¿Ainda não o convencemos?
✔️Descarregue aqui a planilha grátis de controlo de férias e ausências.
