Apesar do pagamento por conta ser uma obrigação fiscal em Portugal, é frequente surgirem dúvidas sobre quem deve pagar, como calcular corretamente os seus valores e como evitar erros que possam resultar em multas ou juros.
Se faz parte do grupo de pessoas que tem questões acerca deste tema, leia o artigo até ao fim para as ver esclarecidas e ficar a par do modo como a tecnologia pode aliviar as equipas e ajudá-las a lidar com todo este processo de forma segura e otimizada.
O que é o pagamento por conta?
O pagamento por conta é um mecanismo fiscal que consiste no adiantamento do imposto que a empresa ou trabalhador independente deverá pagar no final do ano. A ideia é “parcelar” o imposto, efetuando o pagamento antecipado do valor devido, em vez de deixar a totalidade do valor para ser entregue na declaração anual.
O objetivo do imposto é evitar que no fim do ano surjam demasiadas dívidas fiscais de uma vez.
O pagamento por conta aplica-se sobretudo aos lucros das empresas e rendimentos sujeitos a IRS e IRC. Na prática funciona como uma “segurança” para o Estado e para a empresa, ao evitar surpresas desagradáveis e uma melhor gestão do fluxo de caixa.
Plataformas de gestão como a Factorial permitem integrar dados de folha de pagamento e contabilidade, calculando automaticamente os valores devidos e alertando para prazos de pagamento.
O pagamento por conta não é opcional. É uma obrigação legal e o seu incumprimento pode acarretar riscos legais e comprometer a saúde financeira das empresas.
Quem tem de fazer pagamento por conta?
Estão sujeitos ao pagamento por conta:
- Empresários em nome individual com contabilidade organizada.
- Sociedades comerciais sujeitas a IRC.
- Trabalhadores independentes que tenham rendimentos elevados, sujeitos a IRS.
- Algumas associações e entidades não lucrativas que realizam atividades económicas.
Qual a diferença entre as retenções na fonte e o pagamento por conta?
O pagamento por conta é um adiantamento do imposto devido, enquanto as retenções são uma espécie de “corte” feito no rendimento antes dele chegar ao seu destinatário. Para os departamentos de Recursos Humanos esta obrigação pode tornar-se ainda mais complexa, porque pode implicar uma diferenciação entre diferentes tipos de regimes de colaboração: trabalhadores com contratos irregulares ou colaboradores com rendimentos variáveis, por exemplo. Softwares como a Factorial permitem centralizar informações de salários, vencimentos e dados fiscais, e assim simplificar a identificação de quem tem de efetuar o pagamento por conta.
Como calcular o pagamento por conta
Fórmula e metodologia de cálculo
O cálculo do pagamento por conta baseia-se geralmente no imposto apurado no ano anterior. No que diz respeito ao IRC as empresas devem antecipar três pagamentos ao longo do ano, cada um correspondente a um terço do imposto liquidado no período anterior. Para trabalhadores independentes sujeitos a IRS, a lógica é semelhante: calcula-se uma percentagem do imposto do ano anterior e paga-se em três vezes.
Em toda esta equação é importante, contudo, conhecer as nuances que existem e que incluem, por exemplo, a faturação do ano em curso e alterações na contabilidade ou rendimentos extraordinários que possam afetar o valor real a pagar. Manter os registos atualizados e garantir que todos os números batem certo é a responsabilidade das equipas de Recursos Humanos que devem supervisionar e assegurar que tudo é processado sem percalços e de acordo com a legislação em vigor.
Erros comuns ao calcular o pagamento por conta
Não é incomum que empresas cometam erros ao calcular o pagamento por conta. Entre os mais frequentes estão:
- Confundir rendimentos sujeitos a IRS com rendimentos isentos.
- Não considerar deduções ou créditos fiscais aplicáveis.
- Recalcular de forma incorreta quando há variações significativas no lucro ou faturação.
- Atrasar o pagamento por desconhecimento dos prazos, ficando sujeito a juros e penalizações.
Prazos e pagamentos
Em Portugal, os pagamentos por conta do IRC e IRS são normalmente efetuados em três fases ao longo do ano fiscal: geralmente em julho, setembro e dezembro. Cada parcela corresponde a um terço do imposto apurado no ano anterior. No entanto, dependendo do tipo de rendimentos e do regime fiscal da empresa, os prazos podem variar. É por isso crucial ter um calendário fiscal atualizado, que sirva como guia para todos os responsáveis pela gestão financeira e Recursos Humanos.
Com a Factorial além da possibilidade de centralizar todos os dados relativos ao pagamento dos impostos, é possível gerar comprovativos de pagamento e manter um histórico organizado e acessível para auditorias.
Quando há isenção do pagamento por conta?
Embora todas as empresas e trabalhadores independentes estejam, em regra, sujeitos a pagamento por conta, existem situações em que a lei prevê dispensa desta obrigação.
Sujeitos passivos de IRC
- Isenção total: se o imposto que serve de base para o cálculo do pagamento por conta (IRC apurado relativamente ao período de tributação anterior) for inferior a 200 euros, a empresa fica dispensada da totalidade dos pagamentos por conta.
- Dispensa do terceiro pagamento: se o imposto previsto a pagar no ano seguinte, com base na matéria coletável do ano fiscal corrente, já tiver sido atingido ou ultrapassado pelo acumulado dos dois primeiros pagamentos por conta, a empresa fica dispensada do terceiro pagamento.
Trabalhadores independentes (IRS, categoria B)
- Sem rendimentos: há isenção do pagamento por conta caso não obtenham rendimentos de categoria B.
- Valor baixo: se o valor total do pagamento por conta for inferior a 50 euros, não existe obrigação de pagamento.
- Pagamentos já efetuados: deixam de ter obrigação de efetuar o pagamento quando os montantes das retenções e dos pagamentos por conta já realizados no ano sejam iguais ou superiores ao imposto total devido.
Juros compensatórios
Mesmo quando há dispensa, se aquando da entrega da declaração de rendimentos (IRC ou IRS) se verificar que, em consequência da cessação ou redução dos pagamentos por conta, ficou por pagar um valor superior a 20% do que deveria ter sido pago, aplicam-se juros compensatórios. Esta regra mostra a importância de planear corretamente as isenções e monitorizar os valores com cuidado.
Ferramentas digitais que ajudam a calcular
Com a Factorial é possível automatizar os cálculos dos impostos e criar alertas automáticos para prazos. Além disso, a funcionalidade de criação automática de relatórios facilita a comunicação com a equipa de contabilidade e é uma mais valia aquando das auditorias internas.
Gerir proativamente os pagamentos por conta traz benefícios como:
- Redução do risco de multas ou juros de mora.
- Tomada de decisões de caráter financeiro mais fundamentadas.
- Acesso a dados fidedignos, precisos e atualizados.
- Melhor planeamento do fluxo de caixa (ao conseguir antecipar a liquidez é possível coordenar salários, prémios ou outros benefícios sem sobressaltos).
- Gestão mais sustentável da empresa e redução de constrangimentos ao longo do ano.
A Factorial é uma plataforma de Recursos Humanos tudo-em-um que facilita, além da gestão de horários e de talento, o controlo total dos gastos empresariais e despesas, tais como despesas de deslocação, subsídios, gastos com equipamentos ou materiais ou reembolso de colaboradores – tudo integrado com a respetiva folha salarial. Além disso, com a Factorial, é possível exportar e enviar automaticamente toda a documentação relevante para a equipa de contabilidade, poupando tempo e diminuindo falhas. Veja por si mesmo e peça hoje mesmo a sua demonstração gratuita.
