Se trabalha na área de recursos humanos ou é responsável pela gestão administrativa de uma empresa, o Relatório Único é uma das suas obrigações anuais mais importantes.
Este documento obrigatório compila informações sobre a atividade laboral da organização e é essencial para o cumprimento da legislação em Portugal.
Mas como garantir que o preenche corretamente? Neste artigo, explicamos o que é, para que serve e partilhamos um guia simples para o preenchimento.
Tabela de conteúdos:
- O que é o relatório único?
- Objetivos principais do Relatório Único
- Estrutura do Relatório
- Como preencher o relatório único: passo a passo
- Quando deve ser entregue o Relatório Único?
- Consequências do não preenchimento do Relatório Único
- Como a Factorial pode ajudar no relatório único
O que é o Relatório Único?
O Relatório Único é um documento obrigatório que todas as empresas com trabalhadores ao serviço devem submeter anualmente ao Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, em Portugal.
Foi introduzido pela Portaria.º 55/2010, com o objetivo de centralizar, num único relatório, a informação relativa às condições laborais praticadas pelas entidades empregadoras.
O Relatório serve como uma ferramenta fundamental para:
Monitorizar o mercado de trabalho
Permite às autoridades portuguesas recolher dados estatísticos sobre emprego, formações profissionais, segurança no trabalho e outras informações essenciais para políticas públicas.
Avaliar a conformidade legal das empresas
Garante que os empregadores estão a cumprir com as suas obrigações em relação a contratações, cessação de contratos, condições de trabalho e segurança dos colaboradores.
Quem está obrigado a preencher o Relatório Único?
Todas as entidades empregadoras que tenham trabalhadores contratados devem preencher e submeter o relatório, nomeadamente empresas de todas as dimensões e setores de atividade, independentemente do número de colaboradores.
Exclusões: profissionais independentes e empregadores que não têm qualquer trabalhador vinculado por contrato de trabalho não estão sujeitos a esta obrigação.
Objetivos principais do Relatório Único
O Relatório Único centraliza informações laborais num formato unificado, simplificando a comunicação entre empresas e autoridades. Os dados recolhidos promovem transparência, ajudam na formulação de políticas públicas sobre emprego, formação e saúde ocupacional, e permitem às entidades fiscalizadoras avaliar práticas laborais e de segurança.
Além de ser fundamental para assegurar o cumprimento das normas legais, o relatório contribui para relatórios estatísticos nacionais e internacionais, apoiando decisões estratégicas sobre o mercado de trabalho.
Estrutura do Relatório
O documento divide-se em vários anexos, cada um correspondendo a um conjunto de informações específicas:
- Quadro de pessoal: dados sobre os trabalhadores da empresa (idade, género, categoria profissional, entre outros).
- Fluxo de entrada e saída: informação sobre admissões e saídas de colaboradores.
- Relatório anual de formação contínua: registo das formações ministradas ao longo do ano.
- Relatório anual da atividade do serviço de segurança e saúde no trabalho: medidas e iniciativas implementadas para a segurança dos trabalhadores.
- Greves: detalhe de greves realizadas, caso aplicável.
- Prestadores de serviço: informação sobre profissionais independentes contratados.
Como preencher o relatório único: passo a passo
- Recolha e organização de dados: prepare antecipadamente os registos de colaboradores, formações realizadas e outros documentos relevantes.
- Acesso à plataforma: a submissão é feita online, através do site oficial do Relatório Único.
- Preenchimento dos anexos: complete cada anexo com atenção, garantindo que as informações são precisas e atualizadas.
- Revisão final: antes de submeter, reveja todas as secções para evitar erros.
Quando deve ser entregue o Relatório Único?
O prazo de submissão costuma decorrer entre 1 de março e 15 de abril do ano seguinte ao período a que o relatório se refere. No entanto, é importante estar atento a possíveis atualizações comunicadas pelo Governo.
Consequências do não preenchimento do Relatório Único
O Relatório não é apenas uma formalidade burocrática. É uma peça essencial para a transparência e monitorização do mercado de trabalho em Portugal. O não cumprimento desta obrigação pode acarretar penalizações significativas para as empresas. Aqui estão as principais consequências:
1. Aplicação de coimas pesadas
A não submissão do Relatório Único ou a apresentação de dados incorretos é considerada uma contraordenação muito grave, conforme previsto no Código do Trabalho. As coimas variam consoante a dimensão da empresa e a gravidade da infração.
- Micro e pequenas empresas: podem enfrentar coimas que começam nos 600 euros e podem ultrapassar os 9.000 euros, dependendo da extensão do incumprimento.
- Médias e grandes empresas: para estas entidades, os valores aumentam substancialmente, com coimas que podem ultrapassar os 18.000 euros em casos mais graves.
2. Impedimentos no acesso a benefícios e apoios públicos
Empresas que não cumpram as suas obrigações legais, incluindo o preenchimento do Relatório Único, podem ser excluídas de programas de incentivos e apoios estatais. Nomeadamente, oportunidades de financiamento, subsídios ou benefícios fiscais que ficam fora de alcance.
3. Dificuldades em participar em concursos públicos
A participação em concursos públicos exige que a empresa esteja em situação regular com todas as suas obrigações legais e laborais. O não preenchimento do Relatório Único pode desqualificar automaticamente a empresa desses processos.
4. Fiscalizações pela autoridade para as condições de trabalho (ACT)
A ausência do Relatório Único pode chamar a atenção da ACT, levando a inspeções rigorosas que visam avaliar o cumprimento das leis laborais. Durante essas auditorias, outras áreas de não conformidade podem ser descobertas, resultando em multas adicionais e exigências de correção.
Para além do impacto financeiro direto, as sanções associadas ao incumprimento do Relatório afetam também a reputação da empresa e o seu relacionamento com os colaboradores. Demonstrar compromisso com as obrigações legais e boas práticas de gestão de pessoas é fundamental para atrair e reter talentos, bem como para fortalecer a imagem corporativa.
Como a Factorial pode ajudar no relatório único
Preencher o Relatório Único pode ser um processo demorado e sujeito a erros, especialmente se a informação necessária estiver dispersa em diferentes sistemas ou documentos. A Factorial simplifica esta tarefa ao fornecer uma plataforma integrada e automatizada para a gestão de recursos humanos.
Centralização de dados
Com a Factorial, todas as informações sobre os colaboradores, incluindo dados pessoais, contratos, formações e histórico de admissões e saídas, ficam organizadas num único local. Desta forma, facilita o acesso rápido e eficiente aos dados necessários para preencher os anexos do Relatório Único.
Relatórios personalizados e axportáveis
A plataforma permite gerar relatórios personalizados que podem ser facilmente exportados para compilar as informações exigidas no Relatório Único, poupando tempo e reduzindo o risco de erros manuais.
Gestão de formação contínua
A funcionalidade dedicada à gestão de formações permite monitorizar as ações formativas realizadas ao longo do ano, incluindo a participação dos colaboradores e os conteúdos ministrados. Estes dados podem ser diretamente utilizados para preencher o Anexo C – Relatório Anual de Formação Contínua.
Segurança e saúde no trabalho
A Factorial ajuda a registar e acompanhar medidas de segurança e saúde no trabalho, fornecendo relatórios detalhados para o preenchimento do Anexo D – Segurança e Saúde no Trabalho.
Redução de erros e cumprimento de prazos
Com lembretes automáticos e validações de dados, a Factorial minimiza a possibilidade de erros e ajuda a garantir que o relatório é submetido dentro do prazo legal, evitando coimas e outras penalizações.
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