A gestão documental não se resume a organizar ficheiros ou armazenar PDFs. Em 2025 os softwares de gestão documental de topo tem de responder a inúmeros desafios concretos: desde assumir uma segurança reforçada, a garantir acessibilidade em qualquer lugar, cumprimento legal rigoroso e, sobretudo, uma integração inteligente com os fluxos de trabalho existentes.
A boa notícia é que a tecnologia já é capaz de acompanhar todas estas existências: o verdadeiro desafio é escolher a plataforma mais adequada às suas necessidades. É por isso que procurar saber mais sobre os top softwares de gestão documental é um passo crucial antes de se comprometer com uma escolha.
Top softwares de gestão documental: o que não pode faltar
Segurança: muito mais do que backups
Ter um sistema que apenas armazena documentos já não é suficiente. Com o reforço da legislação relativa ao RGPD e o aumento das tentativas de ciberataques, em 2025 o melhor software de gestão documental tem de garantir encriptação de dados, controlo de acessos detalhado (por perfil, função ou documento), histórico de alterações e, idealmente, auditorias automatizadas.
Acessibilidade total (mas controlada)
Com equipas descentralizadas, híbridas e internacionais, a consulta da documentação tem de ser possível remotamente. Um software de gestão documental de topo precisa de ser acessível a partir de qualquer dispositivo, com autenticação segura e sem comprometer o controlo.
Para além de ficheiros devidamente organizados e categorizados é necessário garantir, por questões de segurança e privacidade, que nem tudo é acessível a todos. Para isso, o ideal é recorrer a uma plataforma que facilita o controlo da acessibilidade dos diferentes dossiês digitais.
Conformidade legal, sem dores de cabeça
Se é responsável por Recursos Humanos ou por uma PME, sabe que manter a conformidade documental não é tarefa simples. Os ficheiros têm de estar atualizados, arquivados por tempo mínimo legal, acessíveis para inspeções (quando surgem) e, em alguns casos, com prova de consentimento.
Um top software de gestão documental já nasce com o RGPD em mente e ajuda a garantir que nada fica esquecido. Alertas para expirações, registo de consentimentos, provas de leitura de documentos internos… são detalhes que fazem toda a diferença num processo de auditoria.
Integração com as restantes áreas da gestão de pessoas
Por fim, é imprescindível que o software de gestão documental viva em comunhão com as restantes facetas relacionadas com os Recursos Humanos da sua empresa: desde a integração com o processamento de recibos de vencimento, aos registos de assiduidade ou ao processo de onboarding e offboarding de um colaborador.
Factorial vs. Click Up, OnlyOffice e Sesame: qual é o top software de gestão documental para RH?
Quando falamos de gestão documental, especialmente na área dos Recursos Humanos, nem todas as plataformas respondem da mesma maneira às necessidades do dia a dia. Se está a ponderar entre soluções como a Factorial, o Click Up, o OnlyOffice ou a Sesame, vale a pena ir além da superfície e perceber como cada uma funciona na prática, e até que ponto se ajustam ao contexto específico da sua empresa.
Factorial
Na Factorial, os documentos não são apenas arquivados, fazem parte de todo o ecossistema de gestão de pessoas. Desde o onboarding a processos de avaliação ou registos de formação, tudo está interligado. Isto permite, por exemplo, configurar lembretes automáticos, definir níveis de acesso por tipo de documento e até garantir assinaturas digitais com validade legal, tudo num só lugar e sem esforço técnico.
Click Up
Apesar do Click Up permitir guardar e partilhar ficheiros, essa não é, de todo, a sua função principal. A plataforma não foi desenhada a pensar em equipas que precisam de uma solução completa de Recursos Humanos, que tenha em conta regras de compliance, organização legal ou integração com outras áreas. Com o Click Up é comum ter de recorrer a sistemas adicionais para o complementar, ao contrário da Factorial que se apresenta como uma ferramenta tudo em um.
OnlyOffice
Ideal para equipas que trabalham em conjunto, o OnlyOffice é uma boa escolha para quem procura uma alternativa aos editores tradicionais. No entanto, quando falamos em gestão documental adaptada aos Recursos Humanos, com requisitos legais, alertas de expiração, provas de consentimento ou workflows de aprovação, a plataforma fica aquém. Ainda que funcione eficazmente no que toca a editar documentos está longe de ser uma plataforma completa e cobrir todas as necessidades de uma gestão documental otimizada.
Sesame
A Sesame apresenta-se com uma abordagem mais virada para os Recursos Humanos e permite, de forma simples, guardar e partilhar documentos com os colaboradores. O problema levanta-se quando surge a necessidade de ir mais longe: criar fluxos automáticos ou proceder a integrações com outras ferramentas de trabalho. Para empresas em fase de crescimento, que precisam de uma plataforma de Recursos Humanos que cresça consigo, esta opção pode tornar-se demasiado limitadora.
Factorial — mais do que um software de gestão documental
Uma coisa é certa: uma má gestão documental compromete a eficiência, a conformidade legal e a experiência dos colaboradores. É por isso que a Factorial não funciona apenas como um repositório de documentos: a sua solução integra a gestão documental dentro de um ecossistema completo de gestão de pessoas.
Um sistema desenhado para os RH
Ao contrário de muitas soluções genéricas, a Factorial foi concebida com base nas necessidades reais dos departamentos de Recursos Humanos. No perfil de cada colaborador, tem acesso imediato a tudo: contratos, recibos de vencimento, certificados, documentos de formação, declarações fiscais… tudo centralizado, organizado por temas e prontamente acessível, sem necessidade de pastas confusas.
Importação em massa, pastas personalizadas e campos personalizados
Imagine conseguir importar de uma só vez contratos, certificados médicos, fichas de colaboradores. A Factorial permite isso e muito mais. Pode criar pastas personalizadas para cada tipo de documento e ainda definir campos personalizados para cada ficheiro — por exemplo, associar um certificado de formação à data de conclusão, ao colaborador e ao tipo de curso.
Envio em massa, assinatura digital e notificações automáticas
Com a Factorial, pode enviar documentos em massa e pedir assinatura digital diretamente na plataforma, com validade legal. Também pode configurar alertas para documentos que expirem — contratos a termo, certificados, autorizações — evitando que algo passe despercebido .
Relatórios personalizados e visibilidade total
Ter os documentos organizados é fundamental, mas saber extrair valor dessa organização é ainda mais importante. A Factorial não só permite criar relatórios personalizados com base nos documentos, como também possibilita que os colaboradores anexem informação adicional aos documentos ou configurem campos personalizados.
Aprovação de documentos simplificada
Com a Factorial, pode criar workflows de aprovação automatizados, o que significa que pode, entre outras coisas, selecionar os responsáveis por rever cada tipo de documento ou definir os passos que se seguem à aprovação ou reprovação de um documento. Pode ainda criar diferentes workflows para cada tipo de documento, assegurando a automação de processos manuais, de maneira rápida e fácil.
Se está à procura de softwares de gestão documental que vá além do mero armazenamento de ficheiros, a Factorial é uma escolha sólida, moderna e pensada especificamente para o contexto dos Recursos Humanos em Portugal.
Há alternativas no mercado: algumas até bastante robustas, outras amplamente conhecidas. Mas poucas conseguem oferecer a combinação entre simplicidade, automação e conformidade legal que a Factorial disponibiliza. A Factorial tem tudo dentro de um ecossistema mais vasto de gestão de pessoas. A melhor parte é que pode agendar hoje mesmo a sua demonstração gratuita para conhecer a fundo a plataforma antes de escolher o plano que melhor se adequa a si. Experimente já.
