O Sistema de Informação de Recursos Humanos (Human Resources Information System ou HRIS) é uma solução digital que veio centralizar dados, automatizar tarefas e transformar o dia a dia das equipas de recursos humanos.
Na prática trata-se de um software que permite, além de centralizar todos os dados dos colaboradores num só sítio, automatizar processos administrativos recorrentes, gerir férias e turnos e apoiar o processamento salarial, por exemplo.
Se quer implementar um HRIS na sua organização mas não sabe por onde começar, leia o artigo até ao fim para ficar a par das melhores práticas, semana a semana.
HRIS: as principais vantagens
Um sistema HRIS simplifica e otimiza os processos das equipas de recursos humanos, ao facilitar:
- Centralização de dados num só sistema, desde contratos ao registo de ausências, avaliações de desempenho e todo o histórico dos colaboradores.
- Automatização de processos como cálculo de banco de horas, aprovação de férias ou processamento salarial.
- Tomada de decisões informada e baseada em dados concretos incluindo métricas de desempenho, absentismo e produtividade.
- Melhoria da eficiência das equipas de recursos humanos ao reduzir a quantidade de tarefas burocráticas e repetitivas.
- Conformidade legal e armazenamento seguro da informação.
Passo a passo para implementar um HRIS em 6 semanas
Semana 1: pesquisa e planeamento
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Mapear processos atuais de recursos humanos
Antes de mais, pergunte-se: que processos existem para aprovar férias? Como são registadas as ausências e as horas extraordinárias? A folha de pagamento está integrada digitalmente com as restantes ferramentas ou é processada manualmente? Identifique o que funciona, o que precisa de ser melhorado e o que não se deve perder quando fizer a migração para o HRIS.
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Identificar prioridades
Para evitar a sobrecarga da equipa e parcelar a implementação de alterações é fundamental saber por onde começar e definir prioridades. Pode começar por decidir que funcionalidades serão mais úteis e terão mais impacto se forem implementadas logo nas primeiras semanas, como a automatização de ausências ou aprovação de férias. Integrações mais complexas como a gestão financeira da empresa podem ser realizadas na fase final da implementação.
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Como preparar a equipa para a mudança
Para um HRIS funcionar bem é essencial a adesão da equipa. Deve envolvê-la desde o primeiro momento, começando por comunicar todo o processo e explicando que apesar da curva de aprendizagem, as alterações irão simplificar as tarefas e não complicá-las. Seja transparente e mostre abertura para o diálogo e o esclarecimento de dúvidas.
Semana 2: configuração inicial do HRIS
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Estruturar a organização
De modo a refletir a estrutura real da empresa dentro do HRIS, configure departamentos, equipas, funções e hierarquias. A forma como estrutura a organização vai influenciar fluxos de aprovação, permissões e relatórios.
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Parametrizar ausências, banco de horas, turnos ou benefícios
Configure tipos de ausência e fluxos de aprovação, defina limites máximos e mínimos para o banco de horas, ajuste padrões de turnos, atribua benefícios por função, nível ou departamento.
Semana 3: migração de dados
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Importação de colaboradores
Registe todos os colaboradores no sistema, incluindo dados pessoais, funções, departamentos, hierarquias e contactos. Com a Factorial é possível importar estas informações em massa ao carregar um ficheiro (normalmente XLS) com os dados que pretende. O sistema da Factorial permite ainda comparar os nomes das colunas com os campos internos e preencher automaticamente as informações, sem dispensar uma revisão final que assegure que os dados foram corretamente carregados.
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Migração de documentos
Faça um levantamento dos documentos que quer ver migrados para o novo sistema (pode por exemplo incluir contratos, certificados de formação ou avaliações de desempenho) e defina como os pretende arquivar (por perfil de colaborador, departamento ou categoria de documentos por exemplo). Para facilitar o processo, opte novamente pelo upload em massa.
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Garantir conformidade e segurança dos dados
A informação armazenada na Factorial é encriptada tanto em trânsito como em repouso, além da plataforma permitir um controlo apertado de permissões para aceder a documentos sensíveis (como quem pode ver dados pessoais, consultar salários ou aceder a contratos) e estar em conformidade com as obrigações do RGPD.
Semana 4: automação
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Automatizar férias, ausências e aprovações
Configure o software de modo a que seja possível pedir férias ou marcar ausências diretamente na plataforma ou na aplicação, defina fluxos de aprovação, calcule automaticamente o saldo de férias e configure notificações inteligentes.
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Configurar o processamento salarial
A Factorial facilita o envio de informação sobre salários, horas e benefícios à equipa de contabilidade, de forma automática e no formato que preferir. Desta forma reduzem-se os erros e os atrasos no processamento de pagamentos.
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Preparar relatórios e dashboards para a direção
Ao configurar relatórios e dashboards é possível acompanhar métricas-chave como absentismo, turnos, produtividade, progressão salarial ou distribuição de benefícios. Com a Factorial é possível criar relatórios à medida dos seus objetivos, de forma personalizada, e pode ainda filtrar as informações por departamento, função ou período de tempo.
Semana 5: formação interna e testes
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Testar fluxos
Organize um pequeno grupo de colaboradores e gestores de equipas que possam testar processos antes do uso do HRIS ser estendido a toda a empresa. O ideal é simular uma amostra representativa de:
- Colaboradores com horários diferentes.
- Pessoas com várias políticas de férias.
- Vários tipos de contratos.
- Marcação de ausências.
- Aprovação de documentos.
Confirme se as notificações funcionam corretamente e se os fluxos são intuitivos.
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Criar materiais internos simples (vídeos curtos, FAQs)
Pense em formas simples, práticas e acessíveis de comunicar este novo sistema aos colaboradores. Para tal pode colocar em cima da mesa a hipótese de fazer vídeos curtos, disponibilizar documentos com FAQs e guias passo a passo, ou até definir dentro da equipa de recursos humanos um responsável por responder em primeira mão quaisquer dúvidas que possam surgir.
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Utilizar a formação e suporte da Factorial
A nossa equipa de profissionais, que falam a sua língua, estão disponíveis para prestar assistência durante a implementação e configuração do HRIS de modo a garantir que todos os fluxos funcionam como esperado.
Semana 6: o arranque oficial
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Gerir as primeiras semanas
Monitorize quem está a utilizar a plataforma, quais os processos mais usados e onde existem mais bloqueios. Acompanhe de perto a implementação prática do sistema, responda a dúvidas e corrija pequenas falhas.
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Ajustar processos e implementar correções
Ouça atentamente os gestores de equipas e colaboradores, identifique padrões de dificuldade e ajuste fluxos ou permissões consoante as necessidades. Permanecer aberto à recolha de feedback deve ser uma prática contínua para que a plataforma se adapte constantemente à realidade e evolução da empresa.
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Monitorizar KPIs
Tire partido dos indicadores que a Factorial fornece e confirme se os pedidos de férias são geridos atempadamente, se os colaboradores estão a aderir ao novo processo ou se há algo que condicione os fluxos automáticos. Acompanhe de perto os ganhos para a equipa de recursos humanos, como a redução de tempo no recrutamento ou o cumprimento de todos os prazos e leis vigentes, sem esforço.
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