Na economia global de hoje, as viagens são mais importantes do que nunca. Na verdade, a Global Business Travel Association relata que os gastos com viagens de negócios em todo o mundo chegarão a US $ 1,7 trilhão em 2022! Para manter seus funcionários na estrada e o crescimento dos negócios, muitas empresas estão a investir em softwares que auxiliem no controlo de custos empresariais.
Este software ajuda a gerir todas as despesas dos funcionários, desde levar clientes para jantar até tomar um táxi de manhã cedo para o aeroporto. Os funcionários podem facilmente fazer upload de recibos e os gestores podem revisá-los em seu próprio tempo! Neste artigo, ajudamos sua empresa a saber o que procurar em um software de gestão de despesas para voar alto e ajudá-lo no controlo de custos empresariais.
- Quando é hora de mudar para o software
- O que é preciso ter em seu software para controlo de custos
- Comparar softwares: um guia
- Principais vantagens de usar um software
- ✅ Software de gestão e controlo de custos
Seu negócio está pronto para ter um software de controlo de custos dos funcionários?
Quando é o momento certo para atualizar seu sistema de gestão de despesas de funcionários? Aqui estão alguns sinais de que você precisa de um software para controlo de custos de seus colaboradores.
- Os colaboradores colecionam recibos de papel e perdem tempo a tentar organizá-los.
Está cansado da luta constante para procurar e separar recibos e fornecer a documentação que comprove os gastos? Os funcionários trazem recibos encontrados no fundo das malas meses depois?
Seus colaboradores não deveriam ter que perder tempo para organizar suas despesas – com o extrato do cartão de crédito aberto em uma janela, o calendário em outra e um e-mail digitado pela metade para seu supervisor na terceira. Não coloque seus colaboradores (ou a si próprio) nisso! É hora de automatizar o processo de controlo de custos.
- Existe um longo período de espera para reembolsos.
Os funcionários arquivam relatórios de gastos e passam semanas a esperar uma atualização. O relatório está a aguardar a aprovação do chefe, já no departamento financeiro, ou no salário de amanhã?
Quando querem saber o status do processo, eles são orientados a perguntar a outra pessoa e depois a outra pessoa novamente. Todos perdem um tempo valioso a rastrear este status. E quando, finalmente, as declarações de despesas são rejeitadas, os funcionários nem mesmo têm visibilidade do que deu errado. Toda essa confusão reduz a produtividade e a satisfação dos colaboradores.
- Acertar contas é difícil e confuso.
O controlo de custos da sua empresa e funcionários não precisa ser doloroso! Perde tempo a tentar rastrear despesas pendentes? Fica estressado ao tentar fazer cumprir as políticas da empresa? Trabalha muito para manter todos informados?
A frustração é um grande sinal de que é hora de investir em um software para gestão e controlo de custos.
Transição do controlo de custos para um sistema online: o que procurar em uma ferramenta de gestão de custos
Com a ferramenta certa de gestão de custos, é possível eliminar a dificuldade que tem no controlo de custos da sua empresa. Otimize sua gestão de custos com um software que digitaliza seus recibos, automatiza fluxos de trabalho e cria relatórios personalizados sobre os gastos.
Aumente a satisfação dos funcionários e limite a responsabilidade ao longo do caminho! Aqui está o que é possível fazer com o software:
Upload e controlo de custos
Com o software de gestão de custos, os funcionários podem carregar suas despesas diretamente em uma plataforma centralizada. Eles podem usar uma aplicação móvel para enviar uma foto do recibo no momento em que for assinado. Isso significa que não há mais recibos perdidos, recibos com meses de atraso e não há mais recibos ilegíveis no fundo da mala. A digitalização de documentos ajudará na manutenção de registos e na execução de relatórios no futuro.
Automatizar aprovações de despesas
Os gestores podem criar campos personalizados para os funcionários selecionarem ao enviarem suas despesas. Com categorias como “alimentação” e “transporte”, o software torna mais fácil ver para onde está indo o dinheiro da empresa. Os gestores também podem criar automações de fluxo de trabalho e designar supervisores que devem aprovar as despesas.
Enquanto isso, os colaboradores podem ver o status de sua solicitação a qualquer momento e receber notificações de atualizações. A automação mantém o processo em andamento e garante que nada se perca ao longo do caminho.
Analisar despesas em relatórios
Nem todo software fornecerá informações sobre os padrões de custos de sua empresa, mas um software de gestão de custos de ponta será capaz de dividir as despesas dos funcionários e mostrar possíveis cortes. Os gestores podem executar relatórios de RH personalizados por projeto, por colaborador ou por período de tempo. Isso torna mais fácil cumprir um orçamento e introduzir medidas de redução de custos, se necessário.
Se ainda faz a gestão de custos de forma manual, pode estar a perder uma grande quantidade de informações que podem ser importantes para a estratégia de sua empresa.
Aumentar a transparência
Quando se trata de relatórios de despesas e solicitações de reembolso, é fácil ver por que os colaboradores querem ser mantidos informados. Usar um software significa que as políticas da empresa são aplicadas automaticamente. Os colaboradores terão justificativas claras quando seus relatórios de gastos não forem aprovados e sentirão que estão sendo tratados com mais justiça.
Eles também podem acompanhar o status de suas solicitações por conta própria, reduzindo o tempo que gastavam para acompanhar este processo. A transparência aumenta a satisfação e a produtividade dos colaboradores.
Limitar a sua responsabilidade graças aos dados registrados
Boas ferramentas para controlo de custos empresariais ajudam a manter a empresa em conformidade com o IRS, bem como com os regulamentos federais e estaduais. Ter registos completos e digitalizados protege as empresas e as ajuda a mostrar que estão a seguir as regras. Mantenha sua empresa em dia com um software de gestão de despesas.
Como encontrar o software de gestão e controlo de custos certo para pequenas empresas
As pequenas empresas geralmente precisam limitar-se a um orçamento apertado. Embora o controlo de custos corporativos possa ter uma margem maior para erros, as pequenas empresas devem acompanhar de perto os gastos dos funcionários. É por isso que as pequenas empresas são exigentes ao escolherem um software de gestão de custos.
Ao tentar encontrar o melhor sistema para controlar as despesas para ajudar sua empresa a manter os resultados financeiros, lembre-se de procurar os seguintes recursos essenciais.
Uma interface fácil de usar
Escolha o software que os colaboradores desejam usar. Se a interface for limpa, intuitiva e atraente, todos ganham. Os funcionários estarão mais propensos a carregar seus recibos em tempo hábil e os gestores terão mais facilidade para revisá-los.
Certifique-se de que a plataforma escolhida tenha uma aplicação móvel ! Ninguém tem tempo para fazer tudo pelo computador atualmente,por isso uma aplicação móvel faz uma grande diferença na experiência do usuário.
Integrações
Ao procurar um software de gestão de custos de viagens e despesas empresariais, certifique-se de escolher um que funcione bem com as ferramentas que sua empresa já usa. Melhor ainda, encontre um software para controlo de custos que tenha outros recursos complementares, como gestão de férias e ausências e controlo de assiduidade e relógio de ponto digital.
Dessa forma, é possível fazer todos os ajustes necessários em uma única plataforma. Com o software de RH multifuncional da Factorial, a gestão e controlo de custos é integrada a outros recursos, como um sistema de gestão documental e gestão de turnos. Isso significa que nada é perdido nos processos diários da empresa.
Segurança
Um software de gestão de custos para pequenas ou grandes empresas precisa ser seguro. Certifique-se de encontrar o software de uma empresa em que confia e verifique as avaliações antes de se comprometer. É provável que queira evitar softwares “gratuitos”.
Como se costuma dizer: se não está a pagar, sua empresa é o produto. Dito isso, provavelmente é uma boa ideia testar o novo software a partir de um teste gratuito. Dessa forma, poderá ver como ele encaixa-se e melhora os processos que sua empresa já possui.
Principais vantagens de usar um software
O software de gestão e controlo de custos pode ajudar a levar sua empresa ao próximo nível. Isso economizará tempo de colaboradores e gestores, reduzindo custos da empresa e aumentando a produtividade. Também ajuda a estar em conformidade com as políticas da empresa.
Acima de tudo, o software pode fornecer os dados para gerir os gastos da organização e de seus colaboradores e a tomar decisões estratégicas que ajudem sua empresa a seguir em frente. Não importa para onde esteja a caminhar, um bom controlo de custos o ajudará a chegar lá.
