De forma a uma empresa crescer exponencialmente, a contratação e retenção de novos talentos é um elemento fundamental para alcançar os objetivos definidos. Esse crescimento, no entanto, requer a contabilização dos custos que se vão surgir com funcionários, seja de forma direta ou indireta. Para fazer uma melhor gestão destas despesas, o ComparaJá reuniu uma lista dos 10 principais custos de um trabalhador.
A maioria dos custos apresentados abaixo são obrigatórios, enquanto outros são meramente opcionais. É responsabilidade do departamento de recursos humanos, juntamente com o financeiro, analisar e determinar o impacto que terão nas finanças da empresa, mas também na motivação da sua força trabalhadora.
Os 10 principais custos de um trabalhador para uma empresa
- Salário base do trabalhador
- Subsídio de Alimentação
- Subsídio de Natal e Férias
- Taxa Social Única (TSU)
- Formação Profissional
- Seguro de acidentes no trabalho
- Medicina do Trabalho
- Higiene e Segurança no trabalho
- Benefícios
- Prémios de desempenhos
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#1 – Salário base do trabalhador
Este é provavelmente o custo mais importante a definir antes da contratação de um colaborador, visto que é também uma das decisões mais complicadas. Embora seja importante haver uma gestão cuidada dos valores apresentados nas propostas de emprego, face aos restantes custos da empresa, o salário acaba por ser um dos principais fatores na captação e retenção de talento numa empresa.
Para calcular este custo nas despesas anuais da sua empresa, é importante relembrar que deve-se contar com os 12 meses de salário mais dois meses (ou seja, 14), relativos aos subsídios de férias e Natal. Em termos de valores, estes subsídios contam como se fossem salários adicionais. Isto porque o montante atribuído é o mesmo do ordenado base mensal.
O salário base é negociado, na maior parte das vezes, em valores brutos, ou seja, antes da dedução de impostos e outras contribuições. O valor final pode ser tanto apresentado como a remuneração mensal ou anual do trabalhador. A negociação em si é uma parte crucial dado que o ordenado é um dos principais fatores para a escolha final do candidato, aquando da contratação. Na renovação do contrato de trabalho acaba por ter uma influência semelhante.
Sendo assim, deve haver um ajuste face às expectativas de um futuro trabalhador sem condicionar a estabilidade financeira da empresa com as despesas em recursos humanos. Essa, no entanto, é uma tarefa mais fácil em papel do que na prática, dado que associadas ao salário existem outras variáveis como a motivação que influenciam a gestão de pessoas.
#2 – Subsídio de Alimentação
Muitas vezes associado ao salário base está o chamado subsídio de refeição ou alimentação. Esta remuneração, cujo valor de referência foi atualizado em 2023 para os 6 euros por dia (5,20 euros anteriormente), é considerada um benefício social e não é obrigatória por lei que as empresas implementem nos seus pacotes salariais.
Devido a esse mesmo factor, o subsídio de alimentação está sujeito à política da empresa, sendo que muitas já incluem esta remuneração no pacote salarial.
Por norma, é pago consoante o número de dias úteis num mês (22 dias) ou os dias efetivamente trabalhados pelo trabalhador. Este último pode receber esta quantia em dinheiro, junto do ordenado, ou em cartão de refeição, sendo que esta opção é mais utilizada pelas empresas.
Outra questão importante é o limite até ao qual esta remuneração está isenta de imposto. Foi estabelecido que, caso o trabalhador receba em dinheiro, poderá auferir até um valor de seis euros por dia sem ter de estar sujeito ao pagamento de IRS sobre esse montante. Se receber em cartão de refeição, esse limite sobe até aos 9,60€. O valor de subsídio de alimentação incluído na proposta salarial deve rondar mas não ultrapassar essas referências.
#3 – Subsídios de Férias e Natal
Tal como foi mencionado anteriormente, os subsídios de férias e Natal contam como o 13º e 14º mês de salário. Isto porque o valor a receber é equivalente a um ordenado mensal extra pago antes das respetivas épocas de descanso.
O subsídio de férias é pago, geralmente, nos meses de junho ou julho, consoante o acordo estabelecido com a empresa em si. Para trabalhadores da função pública, no entanto, o recebimento desta remuneração ocorre sempre no mês de junho. Já o subsídio de Natal é pago, por norma, no mês de novembro.
O pagamento destes subsídios pode também ser feito por duodécimos, ou seja, em que parte (50%) será incluído separadamente em cada ordenado mensal num ano, e depois os restantes 50% serão pagos no mês onde normalmente são pagas estas remunerações extra.
Estão igualmente sujeitos ao pagamento de IRS, tal como as devidas contribuições à segurança social, dado que terá de ser feita retenção na fonte à parte do ordenado base mensal.
Basicamente, são um benefício que permite aos trabalhadores ter algum dinheiro extra numa altura mais de descanso e lazer. Pode ser uma ajuda fundamental para muitos conseguirem organizar melhor as suas finanças, reforçar o seu fundo de emergência e ou até aproveitar para investir e pôr a render esse dinheiro.
#4 – Taxa Social Única (TSU)
As contribuições para a Segurança Social, determinada pela taxa social única (TSU), é um custo que é retribuído tanto pelo empregador como pelo trabalhador.
É aplicada uma taxa de 34,75% ao salário bruto, sendo que desse bolo total, 11% são pagos pelo colaborador quando este aufere o seu ordenado mensal e a entidade empregadora paga os restantes 23,75%.
Para o empregador, o pagamento desta responsabilidade deverá ser feito entre os dias 10 e 20 do mês seguinte ao qual as contribuições dizem respeito. Existem, no entanto, situações onde uma empresa poderá pedir isenção ou redução da taxa social única a pagar, como no caso de contratação de pessoas com invalidez, jovens no seu primeiro trabalho, entre outros.
A falha no pagamento da TSU por parte da entidade patronal pode resultar em multas que podem subir até aos 2.400 euros, sendo assim fundamental gerir bem a regularização destas contribuições.
#5 – Custos de um trabalhador em formação profissional
Para além da remuneração, outra grande responsabilidade de uma empresa perante os seus funcionários são as horas de formação disponibilizadas. Segundo o Código do Trabalho, é obrigatório para as empresas disponibilizar o acesso a uma formação contínua no local de trabalho, sendo que o período mínimo determinado para tal são 40 horas anuais.
Essa formação terá de abranger, pelo menos, 10% dos seus trabalhadores anualmente, sendo que as horas determinadas para formação deverão ser remuneradas igualmente como horas de trabalho. É possível que a formação possa ocorrer fora do horário laboral, no entanto, essas horas deverão ser compensadas de acordo com a situação.
O conteúdo destas horas de aprendizagem deverão estar adaptadas às funções do trabalhador. Ou, caso fuja à área de atividade, sobre saúde e segurança no trabalho ou tecnologias de informação e comunicação.
De notar que o trabalhador também terá a obrigação de participar nestas ações de formação profissional. Sendo que não poderão ser descontadas do salário do funcionário em questão.
Visto que é uma obrigação por parte das empresas, cabe aos departamentos de recursos humanos elaborarem um plano de horas de formação devidamente ajustado à força trabalhadora da empresa. Esta é também uma vertente que pode contribuir para a motivação das equipas e na retenção de talentos.
#6 – Seguro de acidentes no trabalho
As empresas também têm de apresentar obrigatoriamente, independentemente do seu tamanho e número de trabalhadores, um seguro contra acidentes ocorrido em ambiente de trabalho. O custo da apólice deste seguro irá depender muito da atividade exercida pelos trabalhadores e o risco a ela associado.
Este é um seguro que cobre eventualidades como cuidados médicos e hospitalares, indemnização ou subsídio em caso de incapacidade temporária, permanente ou até morte, cobrindo também as despesas de funeral, entre outras. O prémio do seguro pode ser tanto fixo ou variável, sendo que diversas seguradoras apresentam essas opções.
Cabe à gestão da empresa perceber qual das duas modalidades é mais viável tendo em conta o risco existente nas atividades exercidas. Por norma, o valor a pagar deve ser cerca de 1% do salário bruto anual do trabalhador.
#7 – Custos de um trabalhador na medicina do trabalho
A Medicina no Trabalho consiste numa especialidade médica obrigatória para as empresas, através da qual é promovida a consulta médica regular para os vários trabalhadores que constituem a equipa de uma empresa. É assim uma ação importante para garantir o bem-estar físico e mental de todos os funcionários.
Uma consulta nesta especialidade não difere muito de uma consulta generalista, sendo que o principal foco serão as questões relacionadas com a atividade profissional do paciente.
O objetivo passa por perceber se o trabalhador está apto, física e mentalmente, para as tarefas que realiza num contexto laboral, tendo em conta o risco associado. É também possível que sejam pedidos alguns exames médicos.
Os custos destes procedimentos médicos são da responsabilidade da empresa, sendo que é obrigatória também a presença do trabalhador nas consultas convocadas. Por norma, é solicitada uma consulta por ano, de forma a fazer uma vigilância mais regular do estado de saúde do trabalhador.
#8 – Higiene e Segurança no trabalho
A Higiene e Segurança no Trabalho diz respeito a uma série de princípios e ações estipulados por lei para identificar, minimizar e eliminar fatores de risco para os trabalhadores. Cabe às respetivas entidades empregadoras cumprir determinados critérios no local de trabalho para assegurar o bem-estar dos seus trabalhadores e evitar possíveis acidentes.
Para além da promoção de boas práticas, as empresas devem também investir nas condições de segurança do local de trabalho. Isto poderá envolver custos de manutenção tal como de renovação do espaço físico e equipamentos, mas é uma despesa fundamental para todas as empresas.
O orçamento empresarial deve sempre ajustar-se a qualquer necessidade que envolva o bem-estar da força trabalhadora.
#9 – Benefícios como custos de um trabalhador
Para além dos custos obrigatórios por parte de uma empresa perante os seus trabalhadores, também devem ser contabilizados possíveis benefícios disponibilizados pelas entidades patronais. Estes podem variar entre a contratação de um seguro de saúde até ao pagamento de despesas com transportes públicos na deslocação até ao local de trabalho.
Estes benefícios devem ser pensados de acordo com as necessidades dos trabalhadores. Bem como serem um factor diferencial aquando da contratação de novos talentos para a empresa. Empresas que proporcionam um leque diverso de benefícios são, por norma, mais atrativas como local de trabalho do que outras que possam não disponibilizar.
#10 – Prémios de desempenho
Por fim, há que contabilizar também possíveis bónus de desempenho profissional que poderão constar no pacote salarial proposto na contratação de um trabalhador. Tal como os benefícios, visto que são um custo extra, devem ser bem pensados e adaptados ao tipo de função exercida e às responsabilidades incluídas no posto de trabalho em questão.
Aqui há que determinar tanto o tipo de prémios, desde dinheiro a viagens, como os montantes envolvidos. Tal como o ordenado base, é preciso avaliar bem o orçamento empresarial para perceber se é possível serem proporcionadas este tipo de recompensas.
Conclusão sobre os custos de um trabalhador numa empresa
Os diversos custos que uma empresa pode ter com um colaborador vão se diversificando à medida que a força trabalhadora vai aumentando e tornando-se mais dinâmica e completa.
Todos os valores e despesas associadas têm também um peso relativo na capacidade de uma empresa conseguir atrair os melhores profissionais. Visto que há uma procura maior pelas melhores condições, seja desde remuneração base a possíveis benefícios.
A melhor solução acaba por ser um equilíbrio entre a viabilidade financeira da empresa e as condições oferecidas aos trabalhadores. É algo que é mais fácil no papel do que aplicado à realidade, visto que, por vezes, certas medidas terão de ser tomadas para certificar que o orçamento empresarial é cumprido.
No entanto, o recurso mais importante de uma empresa são mesmo os seus colaboradores que permitem o crescimento da mesma. E, por isso, estes custos são essenciais para garantir o bem-estar e motivação dos trabalhadores a longo prazo.
