De forma simples, emitir fatura significa registar oficialmente uma transação comercial. Ou seja, sempre que presta um serviço ou vende um produto, está a documentar esse rendimento através de um documento legalmente reconhecido. Esse documento é a fatura.
Emitir uma fatura é um processo que pode levantar dúvidas, sobretudo para quem está a começar atividade ou a dar os primeiros passos como trabalhador independente.
Tabela de Conteúdos
- Quando é obrigatório emitir uma fatura em Portugal?
- Quem tem de emitir fatura em Portugal?
- Como emitir faturas no Portal das Finanças
- Alternativas ao Portal das Finanças
Quando é obrigatório emitir uma fatura em Portugal?
Em Portugal, emitir fatura não é opcional na maioria das situações. Sempre que há uma transação (seja a prestação de um serviço ou a venda de um bem) existe a obrigação de emitir fatura, independentemente de o cliente a solicitar ou não.
Esta regra aplica-se a:
- Trabalhadores independentes.
- Empresas.
- Comerciantes em nome individual.
A fatura deve ser emitida no momento da transação ou, no máximo, até ao quinto dia útil seguinte.
O que deve constar na fatura?
Embora existam diferentes formatos, há elementos que nunca podem faltar numa fatura. Entre os principais, destacam-se:
- Identificação do emitente (nome, NIF e morada).
- Identificação do cliente.
- Data de emissão.
- Descrição do serviço ou produto.
- Valor total e discriminação de IVA (quando aplicável).
- Número sequencial da fatura.
- Fatura, recibo ou fatura-recibo: quais as diferenças?
Resumidamente:
- Uma fatura é um documento que comprova a venda ou prestação de serviço, mas não necessariamente o pagamento.
- Um recibo comprova que o pagamento foi efetuado.
- Uma fatura-recibo combina os dois, ou seja, confirma a transação e o pagamento no mesmo documento.
Quem trabalha com recibos verdes, por exemplo, acaba muitas vezes por emitir diretamente fatura-recibo, simplificando o processo. Já nas empresas, é comum existir primeiro a fatura e só depois o recibo, quando o pagamento é feito.
O que acontece se não emitir fatura?
Não emitir fatura quando existe essa obrigação pode resultar em coimas, que variam consoante a gravidade e a frequência da infração.
Além disso, quando as faturas não são corretamente emitidas, torna-se muito mais difícil acompanhar receitas, cumprir obrigações fiscais e até tomar decisões informadas sobre o negócio.
Quem tem de emitir fatura em Portugal?
Emitir faturas em Portugal é uma obrigação que se estende a:
- Trabalhadores independentes: se exerce atividade por conta própria, está obrigado a emitir fatura pelos serviços prestados.
- Empresas e negócios: sempre que há uma venda ou prestação de serviços, deve ser emitida uma fatura ao cliente, independentemente da dimensão do negócio.
- Empresários em nome individual: apesar de não constituírem uma empresa no sentido tradicional, também estão obrigados a emitir fatura pelas suas atividades comerciais ou prestação de serviços.
- Casos pontuais: no caso de prestar um serviço pontual que não justifique a abertura de atividade nas Finanças, existe a possibilidade de emitir uma fatura através de um ato isolado.
Como emitir faturas no Portal das Finanças
Para quem está a começar, perceber como emitir faturas no Portal das Finanças pode parecer mais complicado do que realmente é. Vamos por partes.
1. Aceder ao Portal das Finanças
O primeiro passo é entrar no Portal das Finanças com as suas credenciais: número de contribuinte (NIF) e senha de acesso ou Chave Móvel Digital.
Na barra de pesquisas, escreva “emitir fatura”, depois clique em “aceder”.
2. Escolher o tipo de documento
Assim que entrar na área de emissão, terá de escolher o tipo de documento que pretende emitir: fatura, recibo ou fatura-recibo. O modo de preenchimento e os dados que são solicitados são muito parecidos entre eles, apenas muda o tipo de documento que está a ser emitido.
3. Preencher os dados do cliente
Segue-se o preenchimento dos dados do cliente. Aqui deve indicar:
- NIF (ou número de identificação fiscal estrangeiro, se aplicável).
- Nome ou designação.
- Morada.
Se o cliente for uma empresa portuguesa, basta inserir o NIF e o sistema preenche automaticamente os restantes dados. Já no caso de clientes estrangeiros, pode ter de preencher manualmente.
4. Indicar o serviço prestado ou produto vendido
O mais correto é descrever de forma clara o que foi feito. Por exemplo:
- “Serviços de design gráfico – criação de logótipo”.
- “Consultoria em marketing digital – mês de março”.
Quanto mais específico for, melhor. Não só do ponto de vista fiscal, mas também para a sua própria organização.
5. Definir valores e IVA
Deverá indicar:
- Valor base do serviço.
- Taxa de IVA (ou isenção, se aplicável).
Para aplicar a taxa de IVA correta ou indicar a isenção, é essencial conhecer o seu enquadramento fiscal, consultar as tabelas oficiais ou um contabilista.
6. Rever e emitir fatura
Antes de finalizar, o portal permite rever todos os dados inseridos. Depois de tudo validado, basta confirmar e emitir a fatura.
O documento fica automaticamente registado no sistema da Autoridade Tributária e pode ser descarregado em formato PDF.
Alternativa ao Portal das Finanças para emitir fatura
Software de faturação certificado
Uma das opções mais comuns para quem procura uma forma mais eficiente de emitir faturas passa por utilizar um software de faturação certificado.
Ao contrário do Portal das Finanças, ferramentas como a Factorial foram pensadas para o dia-a-dia das empresas e dos profissionais, permitindo:
- Emissão de faturas em poucos cliques.
- Dados de clientes guardados automaticamente.
- Cálculo de IVA e impostos sem necessidade de intervenção manual.
- Numeração sequencial garantida.
- Possibilidade de enviar documentos diretamente ao cliente.
À medida que a atividade evolui, emitir faturas passa a estar ligado a outras áreas: gestão de clientes, controlo de projetos, acompanhamento de pagamentos.
Algumas plataformas permitem integrar a faturação com outros sistemas, evitando duplicação de tarefas. Por exemplo, dados que já foram introduzidos num contexto (como um cliente ou um projeto) podem ser reaproveitados na emissão da fatura.
Quer ver e perceber como funciona a plataforma da Factorial? Clique aqui!
