Num momento em que se pede maior otimização dos recursos e processos, hoje damos-lhe a conhecer o que é feedforward, como aplicar este recurso e apresentar-lhe as diferenças entre feedforward vs. feedback.
Destapando um pouco o pano, importa já saber o que é feedforward. Esta é mais uma ferramenta que permite incentivar os seus funcionários a obterem maior produtividade e melhor desempenho no trabalho. Se nunca ouviu falar sobre esta estratégia de gestão, as vantagens e benefícios deste conceito, contamos-lhe tudo mais abaixo!
- Feedforward: significado e conceito
- Feedforward vs. Feedback
- Benefícios e vantagens
- Como implementar esta metodologia
- Como centralizar e automatizar um processo de avaliação
- Modelo de avaliação com base em feedforward
Feedforward: significado e conceito
Cada vez que precisamos de entrar em contacto com um funcionário para avaliar o seu desempenho profissional, há uma série de mecanismos que entram em ação. Um deles, que talvez ainda não se tenha apercebido, é o feedforward.
Se analisarmos em detalhe a palavra “feedforward”, a tradução literal é “pós-alimentação”. Qual é o significado de feedforward, então? Numa análise de desempenho mais tradicional e comum, quando estamos a avaliar o desempenho do nosso funcionário, costumamos olhar para a sua performance no ano, ou meses anteriores, dando-lhe indicações sobre o que correu bem e o que correu menos bem durante esse tempo.
Com a metodologia de feedforward, esta perspetiva de análise inverte-se. Focamos a análise no futuro do funcionário, tendo em conta o presente. Por outras palavras, esta ferramenta de RH ajuda as pessoas a visualizar o futuro, as suas metas e objetivos, focando na melhoria das suas ações e performance todos os dias, segundo um paradigma de positividade e melhoria contínua.
Estimular e motivar os funcionários que integram a sua empresa é fundamental para que, em conjunto, possam atingir os objetivos de negócio em menos tempo e com maiores margens de lucro. Para que isso aconteça, deverá saber como reforçar positivamente comportamentos e skills que estão a trazer os resultados esperados. Por sua vez, é crucial corrigir aqueles que não são tão benéficos, individualmente e coletivamente.
O feedback é geralmente focado no passado e pode parecer uma “punição” ou alguma forma de querer gerir, em escala micro, as pessoas. O feedforward gera o efeito oposto e é, de facto, uma metodologia amplamente difundida entre os líderes mais conscientes.
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Feedforward vs. Feedback
Embora estes conceitos tenham um mesmo propósito, a maior diferença está na forma como os comentários são realizados usando como variável o tempo. Como se olha o desempenho da pessoa, se pelo passado, ou em direção ao futuro.
Conforme mencionado acima, enquanto o feedback olha para o passado, o feedforward concentra-se no futuro. O feedback tradicional é muitas vezes percebido como algo negativo, pois tende tornar-se um exercício de dizer ao outro “deixe-me provar e mostrar o que fez de errado ao longo deste tempo”.
Naturalmente, este tipo de comunicação gera, por parte do funcionário, uma resposta mais defensiva. Leva-o a ter que justificar as suas decisões e ações, carregando desconforto e stress em todo o processo.
Relativamente ao feedforward, esta metodologia parte de um evento, ou situação do passado ou do presente, mas pretende que seja reforçado ou corrigido tendo em conta o futuro. Os passos necessários a dar depois de determinada ação ter acontecido. Definir objetivos, metas e reforçar positivamente, o que correu bem e quais as lições a retirar do ocorrido.
Este método dá ao funcionário a possibilidade de não só poder compreender o que fez, mas refletir sobre o assunto. Sem medo de ser repreendido, perder o seu trabalho ou se sentir frustrado em relação ao seu desempenho. E mais, capacita esta pessoa, motiva-a a continuar o seu trabalho, permitindo o seu desenvolvimento profissional! O feedforward é, normalmente, visto como uma metodologia positiva, uma vez que se concentra em soluções e não nos problemas.
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Benefícios e vantagens
Agora que já sabe o significado de feedforward, vamos perceber quais as suas vantagens.
Quando o feedback é negativo ou percebido como tal pelo colaborador, dá-se início a um processo químico, no nosso cérebro, de produção de hormonas de stress. Este processo aciona as nossas reações de “luta” ou “fuga”. Por esta razão, o feedback tradicional é frequentemente baseado no julgamento, e não tanto em aprendizagens e desenvolvimento.
Com o feedforward ocorre justamente o contrário e, por isso, as vantagens deste recurso são múltiplas:
- Potencia o crescimento
Quando os funcionários recebem uma reflexão num tom positivo (mesmo que seja para corrigir algum aspecto menos bom), esta abordagem gera, nas pessoas, uma sensação de que realmente há espaço para melhoria. E não só isso. O funcionário fica com a sensação que a empresa continua a apostar nele.
Esta metodologia é ideal para despertar o interesse das pessoas pelos seus planos de carreira, formação ou de criação de hábitos de reforço de aptidões e skills, que contribuem fortemente no desempenho profissional.
- Reforça o compromisso
Os funcionários percebem que, quando recebem feedforward, a sua contribuição é valiosa para a empresa. Independentemente do que as pessoas recebem durante o processo não seja uma avaliação totalmente positiva, o feedforward dá-lhes uma sensação de valorização profissional pela entidade patronal.
É, assim, criado um forte sentimento de pertença, que se traduz num maior envolvimento dos funcionários na organização.
- Bem-estar no trabalho
Quando as pessoas se sentem valorizadas, que têm espaço para crescerem profissionalmente e se envolverem com as atividades da empresa, o ambiente de trabalho das organizações melhora significativamente.As pessoas são o principal capital competitivo que as empresas possuem, e quanto mais confortáveis estiverem, melhor será para a cultura corporativa e para a satisfação e bem-estar individual.
Como implementar esta metodologia?
Agora que já explorámos o que é o feedforward e os seus benefícios, o próximo passo é desenvolver uma estratégia de gestão na qual possa incluir esta metodologia de trabalho. Deixamos-lhe, abaixo, alguns passos a ter em atenção no momento da implementação:
1) Detecte dificuldades ou comportamentos a reforçar
Primeiro que tudo, analise os comportamentos bons e menos bons dos funcionários em causa. Depois de fazer esta análise, através de um sistema de RH Analytics por exemplo, poderá detectar padrões e problemas, ou pelo contrário, identificar pontos fortes.
2) Concentre-se num comportamento
Uma vez que tenha claro que comportamentos quer abordar, é importante focar-se na avaliação de atitudes mais salientes, em vez de dispersar ao observar várias coisas em simultâneo.
3) Seja específico
Descreva esse comportamento para as pessoas envolvidas, mas faça-o pessoalmente. Evite “corporativizar” ao usar o comportamento de outra pessoa como exemplo. Não “traga à tona” feedback anterior ou qualquer coisa que crie a sensação de “já falámos sobre isso”.
4) Foco no futuro
Um dos passos mais crucial é definir padrões, explicar as políticas da empresa ou o “career path”, para que os funcionários saibam o que é esperado deles no futuro. É importante envolver as pessoas em causa neste processo, pedindo-lhes os seus contributos e pontos de vista. Podem, assim, sentir-se parte ativa neste processo.
5) Tomada de ação
Anote e compile todas as informações discutidas durante o processo de feedforward, e permita que aqueles que participaram nesta atividade tenham acesso às informações por meio de um gestor de documentos. Desta forma, os “avaliados” podem acompanhar o seu desempenho com transparência e clareza. Depois, coloca-se um determinado prazo, de 15 dias ou seis meses dependendo do caso, para avaliar o progresso e cumprimento do acordado entre as partes.
Como centralizar e automatizar um processo de avaliação
Uma das maiores dificuldades, sentidas por parte dos responsáveis de RH, prende-se com a centralização de documentos, processos internos ou avaliações. Enfim, uma panóplia de atividades que fazem parte do dia a dia destes profissionais. Hoje o paradigma dos processos de RH está muito diferente, face ao apresentado há uns anos. A tecnologia, a digitalização e a globalização vieram substituir os modelos tradicionais de gestão de pessoas e talentos.
No que concerne às avaliações de desempenho, há uma maior exigência à produtividade, de adaptação a modelos híbridos de trabalho e horários, e progressão de carreira. As equipas de RH acompanharam esta evolução e, por isso, houve a necessidade de encontrar novas ferramentas que permitissem encontrar soluções a estes novos problemas. Um das soluções que lhe poderemos apresentar é a ferramenta de gestão de recursos humanos da Factorial.
Modelo de avaliação com base em feedforward
Este recurso disponibiliza um mecanismo de feedback e feedforward, com o estabelecimento de objetivos e metas para cada colaborador da empresa, bem como avaliação do desempenho de cada um. Esta solução tem a vantagem de ser o mais personalizada possível, que se ajusta às necessidades específicas de uma empresa.
Na secção de Avaliação de Desempenho é possível escolher o modelo de avaliação pretendido, de acordo com o que melhor se adapte às suas necessidades:
- Autoavaliações
- 90º ou avaliações do gestor
- 180º ou pares com avaliadores aleatórios
- 360º ou responsáveis
Nestas avaliações pode solicitar tudo o que precisa. É um software totalmente flexível, no qual pode implementar o seu próprio processo, adicionar as suas dúvidas ou utilizar modelos pré-definidos. Para realizá-las, tem disponível as seguintes opções:
- Realizar avaliações anónimas, sem mostrar a identidade dos avaliadores
- Colocar campos obrigatórios (ou não)
- Ter diferentes formatos: texto, numérico, classificação e escolha múltipla.
Assim que o período de avaliação terminar, por revê-las e definir metas. Com este software, pode fazer as análises deste processo em tempo real, acompanhando as respostas de cada avaliado. Verificar o status de cada avaliação, por gestores ou team leaders. Tendo estas informações reunidas, poderá, então, tomar as melhores decisões.
No final do período de avaliações poderá criar e gerar relatórios personalizados para cada funcionário. Estes documentos são essenciais para acompanhar e medir o desempenho de cada pessoa. Os relatórios gerados podem ser agrupados por escritório ou equipas, e podem ser revistos de acordo com as avaliações (estejam ativas ou já concluídas). Para completar esta funcionalidade, tem também a oportunidade de consultar os resultados qualitativos e quantitativos.
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