Um aliado dos profissionais de RH que trabalham com equipas remotas é o relógio de ponto online com sistema de geolocalização. Hoje em dia já é comum saber o que é geolocalização, mas essa mistura de “picar o ponto”, internet e GPS pode soar um pouco estranho. Ainda mais se já está acostumado com o controlo de assiduidade tradicional.
Mas não se preocupe caso não conheça absolutamente nada sobre a modalidade! Neste texto vamos explicar o conceito de geolocalização no registro de jornada laboral, que só pode ser feito quando se tem um software de relógio de ponto. Além de explicar em que casos é ideal usá-lo e quais as suas vantagens. Confira!
Tabela de conteúdos:
- Porque usar um sistema de relógio de ponto que ativa a geolocalização?
- A vantagem da geolocalização em tempos de coronavírus
- Outras vantagens de usar um sistema de relógio de ponto com geolocalização
- Como funciona a geolocalização no relógio de ponto?
- 👉 Factorial: sistema de ponto eletrónico digital para a sua empresa
Porque usar um sistema de relógio de ponto que ativa a geolocalização?
O registo eletrónico de jornada com geolocalização é ideal para equipas que não trabalham fisicamente no escritório. Em muitas empresas é comum haver funcionários que, devido às suas atribuições, viajam em boa parte da sua jornada laboral. Além disso, as empresas têm adotado cada vez mais o regime de teletrabalho, em que os funcionários trabalham a partir de casa.
Aliás, não é incomum que um colaborador passe mais tempo executando suas tarefas fora do escritório do que dentro dele. Isso pode impedi-los de picar o ponto da mesma maneira que o restante da equipa. Exemplos de profissionais em deslocamento constante são:
- Motoristas;
- Equipa Comercial;
- Profissionais de eventos;
- Vendedores externos;
- Arquitetos;
- Engenheiros;
- Profissionais de merchandising;
- Jornalistas;
- Entre outros.
Além disso, o teletrabalho é uma tendência que está a ganhar força por conta da atual crise do Coronavírus, o que obrigatoriamente leva gestores e profissionais de RH a se adaptarem ao novo cenário.
A vantagem da geolocalização em tempos de coronavírus
Durante a pandemia de coronavírus, muitas empresas adotaram o regime de teletrabalho em Portugal e no mundo. Ao que tudo indica, essa modalidade permanecerá vigente por mais tempo, já que existem empresas a pensar em tornar o teletrabalho permanente.
Mas como gerir equipas à distância e ainda continuar a ter o controlo de assiduidade de cada funcionário? Para isso, o ideal é usar um sistema picar de ponto online que inclua ainda a função de geolocalização. O início e o final da jornada do trabalhador será registado nesta plataforma, juntamente da posição geográfica do funcionário. Mas, claro, se assim for solicitado.
Com a informação geográfica, a empresa pode saber se o funcionário está a iniciar e finalizar sua jornada no local combinado.
Outras vantagens de usar um sistema de relógio de ponto com geolocalização
Mas ainda há mais. Listamos abaixo mais benefícios que a tecnologia da geolocalização oferece. Confira!
- Evitar atrasos e faltas frequentes de trabalhadores remotos.
- Gerir de maneira inteligente as rotas de deslocamento.
- Realizar gestão transparente de jornada.
- Cumprir com todos requisitos da legislação trabalhista.
- Registar corretamente as horas extras trabalhadas.
- Comprovar rotas de deslocamento no caso de acidente do trabalho.
- Modernizar o escritório e os processos da sua empresa.
O teletrabalho muda a dinâmica de interação entre equipas e a execução da tarefa diária de cada colaborador. O mesmo vale para o profissional do RH: sem os funcionários no escritório, há que contar com ferramentas que permitam acompanhar a jornada da equipa com a mesma qualidade.
Ou seja, é uma maneira de o RH executar o trabalho de supervisão do relógio de ponto, mantendo-se na legalidade. Outro ponto importante é que garante os direitos e deveres dos trabalhadores mesmo a distância.
Como funciona a geolocalização no relógio de ponto?
Os relógios de ponto com geolocalização permitem que a empresa tenha conhecimento do posicionamento geográfico onde o funcionário regista o início e fim da jornada de trabalho.
Para isso, mais do que contar com um sistema de ponto eletrónico digital, é necessário que ele ofereça também o recurso de geolocalização. É para essa plataforma que será enviada a informação de localização identificada pelo dispositivo do colaborador.
Da parte do funcionário, ele deve possuir um dispositivo móvel (telemóvel, computador ou tablet) onde armazenará a aplicação de controlo de jornada. Toda vez que for picar o ponto, seu dispositivo enviará os dados de localização para a empresa.
Saiba qual o melhor sistema de ponto eletrónico digital para a sua empresa
Na verdade, esta empreitada não tem muito segredo: o melhor sistema de ponto eletrônico é aquele que atende todas as necessidades da sua empresa. Há até quem use até hoje as planilhas de folha de presença.
Então, para que encontre o melhor, detete quais são as necessidades específicas do departamento de RH. Como? Pense nas atividades que ajudariam muito se fossem automatizadas e busque no mercado qual empresa tem capacidade de suprir as suas carências.
Por exemplo, se é gestor de RH de uma empresa que tem uma grande equipa comercial a trabalhar fora do escritório, provavelmente no quadro de funcionários que tem de gerir haverá muitos vendedores externos. Sendo assim, eles necessitam deslocar-se com bastante frequência para encontrar clientes. Neste caso, contar com um simples sistema de ponto online com funcionalidades limitadas não vale a pena. Afinal, é interessante que o serviço a ser contratado também tenha a função de geolocalização.
Também pode ser que o capital humano da sua companhia trabalhe em jornadas diferentes. Há quem faça 4 horas, outros 6 horas e a maioria 8 horas. Para isso, é importante contar com uma plataforma que permita especificar um turno para cada trabalhador e ainda ofereça a possibilidade de analisar se estão a cumprir o turno à qual foram destinados.
Além disso, é possível ainda gerar relatórios personalizados e monitorar horas extras para fazer seu respetivo pagamento.
A plataforma da Factorial, por exemplo, possui essas funcionalidades que citamos acima e muitas outras relacionadas ao relógio de ponto digital. Com o nosso software, os gestores de RH podem usufruir dos seguintes serviços:
Registo da jornada pelo Slack
O Slack é uma ferramenta de comunicação bastante popular entre start-ups e grandes empresas. Ela é usada para que os membros de uma mesma ou outra equipa possam comunicar-se. Com essa integração, o funcionário pode fazer o registo do horário no próprio Slack, sem acessar a página da Factorial. Isso torna a rotina de trabalho mais simplificada, sem a necessidade de acessar diferentes plataformas.
Leitura de código QR
Ao ativar a funcionalidade de leitura de código QR da Factorial, o funcionário deve utilizar um dispositivo móvel para ler o código QR disponível no escritório. Dessa maneira, evita que o registo de ponto seja realizado antes da entrada no espaço.
Assinatura digital
Ao final de cada ciclo mensal de trabalho, o colaborador deve confirmar as horas trabalhadas por meio de uma assinatura. O software da Factorial permite que o funcionário confirme a jornada através de uma assinatura digital que é adicionada ao documento. Vale enfatizar que ela possui a mesma validade legal que uma assinatura física.
Em conclusão, com as exigências trazidas pelas equipas remotas, contar com a ajuda de um sistema de relógio de ponto eletrónico com geolocalização é essencial. Este sistema permite manter todos os processos de controlo de assiduidade organizados e dentro da legalidade.
Além disso, um software que automatiza essas tarefas traz um grande benefício de eficiência na rotina específica do profissional de RH. Assim, ele consegue se manter operativo até de modo remoto. Executa com a mesma qualidade funções que até um tempo estavam restritas ao ambiente físico.
