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Horário flexível: Tudo o que precisa de saber (Regras + Modelos Excel)

registo horario flexivel

Neste artigo, explicamos o que é o horário flexível e quais são as principais normas previstas na legislação. Além disso, destacamos tendências de mercado, quais são as melhores formas de tornar o trabalho nas organizações mais flexível e que soluções podem ajudar neste processo.

A realidade de milhões de pessoas mudou drasticamente com a pandemia. As relações no trabalho, os tipos de regime dentro das empresas, o horário de trabalho e até a adoção de novas tecnologias passaram a sofrer alterações constantes na tentativa de adaptar a realidade da empresa ao novo contexto económico e social.

Neste contexto, a demanda por um horário flexível é cada vez maior dentro das empresas. E a reviravolta causada pela pandemia mostra justamente a urgência dessa reivindicação feita ao mundo profissional.

Colaboradores pedem por jornadas menos maçantes, com maior liberdade na gestão de tempo e local de trabalho. Com um aumento significativo de profissionais em teletrabalho, cabe o questionamento sobre como tornar o horário de trabalho mais flexível sem comprometer os resultados.

A seguir, vamos abordar as principais regras da legislação sobre o trabalho flexível, para além de destacar alguns pontos que farão a diferença dentro da sua organização, com o olhar voltado para o futuro e a flexibilidade.

Índice

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O regime de Horário Flexível

A flexibilização diz respeito a tudo aquilo que busca alterar o modo de funcionamento de algo. No mundo profissional sabemos que muitos funcionários trabalham presencialmente e com um horário de trabalho pré-determinado. No entanto, é possível que eles consigam ter a mesma produtividade (ou mais!) com um horário flexível.

A flexibilidade entra com um objetivo claro: permitir que os colaboradores possam trabalhar em horários diferentes daqueles estipulados previamente. A jornada flexível, focada em entregas e resultados, e não no tempo exato trabalhado. Este novo modo de olhar o trabalho vem se intensificando com a pandemia do Covid-19, que levou muitos assalariados a trabalhar desde casa.

Mas este é somente um exemplo. É possível pensar a flexibilidade no trabalho em diversos outros quesitos. Um deles é o regime de trabalho flexível, em que o colaborador pode escolher de onde deve trabalhar.

Este novo modo de olhar o trabalho foi intensificado com a pandemia. No entanto, tudo indica que veio para ficar.

Ainda assim, os profissionais de RH enfrentam dúvidas sobre como ter o controlo de assiduidade dos funcionários e de que forma avaliar a produtividade das equipas. Para isso, é preciso conhecer as leis trabalhistas, que está a ser alterada rápida e intensamente, e contar com ferramentas e inovações que permitam tornar este processo mais simples e eficiente.

O que significa trabalhar com um horário flexível?

Já sabemos no que consiste o horário de trabalho tradicional, aquele que nossos avós e pais tiveram ao longo da vida. A entrada é às 9h, cada funcionário tem um intervalo de 1 hora e depois trabalha até as 18h. O horário flexível é o oposto disso, principalmente quando consideramos os funcionários que trabalham remotamente e necessitam uma maior flexibilidade.

Aqui explicaremos os dois modelos principais de horário flexível:

Semana de trabalho reduzida

Esse tipo de trabalho pode consistir em trabalhar mais horas por dia para tirar um dia ou meio dia de folga ou mudar para o modelo de quatro dias úteis. Embora nem todas as empresas possam implementar essa medida, temos exemplos de casos como o Microsoft Japan. Em um estudo eles observaram um aumento de 40% nas vendas e uma queda nas contas, como a eletricidade.

A coisa mais surpreendente sobre esse tipo de horário flexível é que, mesmo que menos horas sejam trabalhadas, o salário permanece intacto. Isso pode ser devido ao aumento da produtividade por parte dos funcionários. Já que estes também tem um tempo de descanso maior e se sentem mais valorizados pela empresa.

Horário diário flexível

Esse tipo de horário permite total liberdade nas horas de entrada e saída dos funcionários. Dessa maneira, a reconciliação entre trabalho e família pode ser feita de uma maneira muito mais confortável. Aqui, o teletrabalho também é incentivado como uma medida para trabalhar de qualquer lugar. Já que tudo o que precisamos é de um computador e uma conexão à Internet.

horario flexivel trabalho

O que a legislação diz sobre o horário flexível

Para aplicar o horário flexível nas empresas, é importante saber tudo o que a lei diz sobre esse tema. O Código do Trabalho de Portugal descreve o horário flexível como:

O horário em que o trabalhador pode escolher, dentro de certos limites, as horas de início e termo do período normal de trabalho diário.

Neste sentido, o Código do Trabalho destaca nos artigos 56 e 57, as principais regras que devem ser seguidas neste processo. Veja a seguir.

Horário flexível de trabalhador com responsabilidades familiares

No artigo 56º do Código do Trabalho, são determinadas as normas e direitos para a autorização do horário flexível de trabalhador com responsabilidades familiares. Neste documento, é determinado que:

O trabalhador com filho menor de 12 anos ou, independentemente da idade, filho com deficiência ou doença crónica que com ele viva em comunhão de mesa e habitação tem direito a trabalhar em regime de horário de trabalho flexível, podendo o direito ser exercido por qualquer dos progenitores ou por ambos.

No entanto, este horário flexível ainda deve obedecer algumas regras, como:

  • Conter um ou dois períodos de presença obrigatória, com duração igual a metade do período normal de trabalho diário.
  • O período para intervalo de descanso não deve ser superior a duas horas.
  • O trabalhador em regime de horário flexível pode trabalhar até seis horas consecutivas de trabalho e até dez horas de trabalho em cada dia.
  • Este funcionário  não pode ser penalizado em matéria de avaliação e de progressão na carreira.

Por fim, é importante destacar que o descumprimento da lei pode trazer consequências jurídicas e financeiras para a empresa que não cumpri-la.

Autorização de trabalho a tempo parcial ou em regime de horário flexível

Já o artigo 57º do Código do Trabalho, determina algumas etapas e regras que devem ser seguidas pelo colaborador que deseja solicitar  o trabalho a tempo parcial ou em regime de horário de trabalho flexível.

Para isso, o funcionário deve fazer uma solicitação ao empregador, por escrito, com a antecedência de 30 dias, com os seguintes elementos:

  • Indicação do prazo previsto, dentro do limite aplicável
  • Declaração da qual conste:
    • Que o menor vive com ele em comunhão de mesa e habitação;
    • No regime de trabalho a tempo parcial, que não está esgotado o período máximo de duração;
    •  No regime de trabalho a tempo parcial, que o outro progenitor tem actividade profissional e não se encontra ao mesmo tempo em situação de trabalho a tempo parcial ou que está impedido ou inibido totalmente de exercer o poder paternal;
  •  A modalidade pretendida de organização do trabalho a tempo parcial.

é importante destacar que a decisão do empregador deve ser informada em, no máximo, 20 dias após a recepção do pedido, por escrito.

Modelos para Controlo do horário de trabalho

Seja no horário de trabalho fixo ou em horário flexível, é importante que os gestores tenham controlo sobre as horas de trabalho dos funcionários. No entanto, este ainda é um desafio para muitos gestores.

Por isso,  é importante encontrar um método eficiente para organizar a jornada laboral. Para ajudar nesta tarefa, disponibilizamos alguns modelos em Excel prontos para uso. Utilize os modelos para:

  • Organizar turnos de trabalho
  • Monitorar a quantidade de horas trabalhadas
  • Calcular horas extraordinárias
  • Gerir pedidos de férias e ausências
  • Fazer uma boa gestão de tempo no teletrabalho

Folha de presença para Controlo de Assiduidade

folha de ponto em excel

Excel para Gestão de férias e ausências

excel modelo ferias

Checklist de Teletrabalho: O que não pode faltar?

checklist teletrabalho

No entanto, contar com a tecnologia é sempre a melhor opção. Hoje, já existem diversos softwares especializados capazes de automatizar esta tarefa. Dessa forma, é possível diminuir as chances de erro e otimizar o tempo dos gestores e funcionários.

👉Relógio de Ponto online: Teste na prática por 14 dias

Como aplicar um registo de horário de trabalho para funcionários com horário flexível?

Atualmente, o horário flexível é muito mais considerado do que o salário entre aqueles que procuram emprego, especialmente entre os millennials. Essa é uma vantagem incluída no chamado salário emocional, pois a remuneração não é econômica, mas é obtida através do bem-estar dos funcionários.

Se pensa em aplicar um horário de trabalho flexível, lembre-se de que precisará de um relógio de ponto inteligente. Mas esteja também atento aos pontos a seguir:

1. Tenha um controlo horário eficiente da sua equipa

Para ter um controlo do horário de trabalho da equipa, é essencial ter um sistema seguro e confiável que permita armazenar todos os dados dos funcionários. O melhor é ter um software hospedado na nuvem para registar as horas de trabalho de todos numa empresa. Já que é muito mais seguro que uma planilha de Excel.

Se usar uma planilha, não terá a certeza de que alguém modifica os dados. Além disso, a revisão das horas dos funcionários pode ser uma tarefa lenta e complicado.

2. Aposte pela comunicação

Se deseja confiar nos seus funcionários, mesmo que eles estejam a teletrabalhar ou estabeleçam horários diferentes dos seus. Facilite a comunicação entre a sua equipa e os ajude com as ferramentas adequadas.

Implemente modelos de comunicação por meio de plataformas que permitem conversar online durante o horário de trabalho, como o Slack. Com esse tipo de ferramenta, os funcionários podem se comunicar com a equipe sobre os projetos em que estão a trabalhar. A idéia também é manter as comunicações mais ágeis e evitar conversas e reuniões que poderiam ser um e-mail ou uma mensagem.

👉Isenção de horário de Trabalho: Regras e normas

3. Estabeleça metas realistas

Já falamos sobre ter um bom software e a importância da comunicação para administrar uma empresa com um horário de trabalho flexível. No entanto, há também um ponto-chave, que é determinar objetivos ou metas.

É inútil que uma pessoa defina a sua agenda e leve o trabalho para casa se todos não tiverem definido pautas a seguir. Para determinar prazos, o Google Calendar pode ajudá-lo para ter sempre as datas de entrega visíveis.

4. Ofereça a opção do teletrabalho

De acordo com um relatório da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Eurofound), apenas 2% dos trabalhadores em Portugal teletrabalham de maneira permanente e 11% de maneira esporádica.

O teletrabalho incentiva a motivação e a reconciliação dos funcionários. Mas também traz grandes benefícios para a empresa, pois economiza eletricidade e água. Bem como para o meio ambiente, pois significa menos viagens ao local de trabalho.

Agora que tem as chaves para registrar o horário de trabalho de todos os seus funcionários (que possuem ou não um horário flexível), é hora de facilitar esse processo.

Flexibilidade no Trabalho: Dados e Tendências

Seja pelo horário flexível ou por regimes de trabalho alternativos, a flexibilização tem trazido diversas vantagens para as empresas e colaboradores. É possível, por exemplo, melhorar e aumentar:

  • Autoconfiança
  • Bem-estar
  • Motivação
  • Produtividade
  • Responsabilidade
  • Reconhecimento

Todos estes pontos podem ser considerados ao decidir por um regime de horário flexível. Além disso, é importante ter em conta a situação de cada funcionário.

A flexibilidade traz, acima de tudo, o direito de questionar e buscar alternativas possíveis. Tudo isso pode ser feito dentro da Lei, e até mesmo amparado por ela, visto que medidas provisórias e projetos de lei tentam acompanhar essa nova conjuntura. O futuro do trabalho depende dessa nova dinâmica, basta manter-se criativo e produtivo.

Veja a seguir algumas ideias adotadas por empresas em todo o mundo e como os colaboradores têm reagido às maiores tendências do mercado.

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Digital Nomad

Nem sempre é preciso pensar em estratégias trabalhosas e custosas. Se a sua empresa tem uma mentalidade mais tradicional e prefere que os trabalhadores não sigam o horário flexível, uma opção é permitir que eles ocupem diferentes espaços de trabalho.

Uma tendência que tem crescido consideravelmente nos últimos meses é a realização do trabalho de forma totalmente remota, em diversos lugares do mundo. Os seguidores dessa tendência são conhecidos como Digital Nomads, ou nómadas digitais.

Estas pessoas possuem um estilo de vida flexível e trabalham sem uma base fixa. O  Nomadismo digital tem cada vez mais adeptos, e promete aumentar a motivação e produtividade dos funcionários. Sem dúvidas esta é uma alternativa que pode funcionar para muitas empresas.

No entanto, se não faz sentido para o seu negócio, há outras possibilidades.

Se muitos dos funcionários utilizam o notebook, por que não incentivar que trabalhem fora das suas mesas de escritório? Vale conversar com os gestores das áreas para que eles permitam a mobilidade dos colaboradores, mesmo que dentro da empresa.

Escritórios mais atraentes

Pense em estratégias para criar áreas atraentes justamente para estimular essa escolha: vale espalhar puffs confortáveis, grandes almofadas, plantas, paletes de madeira que podem servir como mesas, entre outros. Quanto mais acolhido o colaborador se sentir, melhor.

Não deixe de ouvir as sugestões dos seus funcionários quando for pensar na criação e desenvolvimento deste espaço. Utilize, para isso, todos os dados de avaliações e pesquisas que um RH estratégico deve possuir.

Flexibilidade também no home-office

A flexibilidade no teletrabalho também passa pela melhoria e adaptação do trabalho de quem trabalha desde casa. Por isso, é importante pensar além do regime de horário flexível.

Uma pesquisa feita pela plataforma de freelancers Workana, fala sobre como o teletrabalho é percebido, 1 ano depois do começo da pandemia. No total, a pesquisa ouviu 2.810 profissionais, freelancers e líderes de empresas na América Latina.

O resultado foram vários insights valiosos que podem melhorar a rotina dos colaboradores dentro de casa. Entre eles estão algumas necessidades prioritárias elencadas pelas empresas, como:

  • Melhorar a tecnologia e a conectividade: 35,7%
  • Flexibilidade de horários para assegurar o equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho: 28,6%
  • Oferecer mais cursos sobre trabalho remoto: 14,3%
  • Trazer soluções para ajudar os funcionários com filhos: 14,3%
  • Melhorar equipamentos e servidores (para usar em casa): 7,1%
  • Embora estes pontos estejam no centro das preocupações para as empresas entrevistadas, o teletrabalho é um modelo que 84,2% dos líderes pretendem continuar a praticar, mesmo quando a crise sanitária tiver fim.

RH Digital: Ferramenta para digitalizar os processos de Recursos Humanos

Se a sua empresa já está a aplicar o horário flexível, ou se gostaria de fazê-lo, é essencial contar com a tecnologia. A pandemia apenas acelerou uma necessidade que já era visível: digitalizar os processos organizacionais. 

Para isso, existem diversas ferramentas e softwares disponíveis no mercado. Para ajudar a simplificar o dia a dia do RH, existem os softwares de Recursos Humanos. Estes sistemas simplificam e automatizam tarefas diárias dos gestores, RH e também dos funcionários.

Um dos sistemas mais completos do mercado é o software de RH da Factorial, que inclui recursos como:

  • Relógio de ponto inteligente.
  • Calendário de equipa com informações sobre quem está ausente ou de férias.
  • Avaliações de desempenho prontas
  • Sistema de recrutamento e seleção integrado com Linkedin e Indeed
  • Relatórios personalizados
  • E mais!

Além disso, é possível testar o software na prática por 14 dias, sem custos. 

Digitalize o seu RH e ofereça as melhores condições para a sua equipa com o software da Factorial.

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