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Trabalho por Turnos: Como planear os horários dos funcionários?

Às vezes, o tradicional horário das nove às cinco simplesmente não é suficiente. O trabalho por turnos pode permitir que as empresas aumentem o horário de funcionamento para obter mais negócios e aumentar os lucros.

De acordo com um estudo de 2004, quase 15 milhões de americanos já trabalham em horários de turnos. Embora os turnos sejam frequentemente determinados pelas demandas do setor, e não pelas preferências dos funcionários, um bom sistema de gestão de turnos ajuda a unir as necessidades do funcionário e do empregador.

Se estiver à procura de mais informações para implementar o trabalho por turnos ou simplesmente avaliando maneiras de otimizar o que já existe, aqui iremos ajudá-lo a perceber tudo o que precisa sobre a gestão de turnos.

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Benefícios do Trabalho por turnos

Uma boa gestão de turnos de funcionários ajuda os empregadores a tirar vantagem de todos os benefícios do trabalho por turnos. Aqui estão algumas maneiras pelas quais os turnos podem funcionar para si:

Turnos apoiam a flexibilidade do funcionário

Hoje em dia, os funcionários valorizam a flexibilidade. O trabalho por turnos acaba por permitir que os funcionários consigam gerir melhor o seu tempo. 

Se um funcionário tiver responsabilidades de cuidar de crianças, ele pode querer trabalhar nos primeiros turnos para que possa estar disponível para seus filhos depois da escola. Os estudantes universitários podem preferir o turno da noite, para que possam estar nas aulas pela manhã.

Turnos bem administrados podem dar aos funcionários com horários irregulares a capacidade de trabalhar em tempo integral.

O trabalho por turnos pode levar ao crescimento da empresa

Ter funcionários a trabalhar em turnos significa que a empresa pode permanecer aberta por mais tempo e ter uma equipa adequada durante os horários de pico. Isso significa mais tempo para produtividade e pode ajudar as empresas em crescimento a prosperar.

Turnos sob medida mantêm todas as horas cobertas

O trabalho por turnos ajuda as empresas a adaptar o número de funcionários às suas necessidades. Por exemplo, em uma livraria na cidade do Porto, dois funcionários chegam para o turno de abertura às 10h. Mais dois funcionários entram em cada um dos três turnos a seguir: às 11h, às 13h e às 15h. Isso significa que durante o pico da tarde, quando a livraria faz a maior parte das vendas do dia, há oito funcionários prontos para ajudar os clientes.

Às 18h, os funcionários do primeiro turno voltam para casa e os demais partem às 19h e às 21h. Na última hora, quando os negócios estão fracos, restam apenas dois funcionários.

Esse sistema de turnos maximiza a eficiência e permite que a livraria aproveite ao máximo os horários de pico, enquanto corta custos quando as coisas estão lentas.

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Considerações para a gestão de turnos

Que mudanças apoiarão o negócio à medida que ele evolui? O que funciona melhor para seus funcionários? Como o trabalho por turnos ajuda a sua empresa? Criar um sistema de gestão de turnos é um ato de equilíbrio que requer reflexão cuidadosa.

1) Consistência de cronograma

Ao projetar o trabalho por turnos, os empregadores devem considerar o tempo de mudança. Haverá uma programação fixa, em que os funcionários entram no mesmo horário todos os dias? Ou um funcionário começará a trabalhar em horários diferentes em dias diferentes, mas manterá a mesma programação semana a semana (ou seja, a trabalhar de 10 a 6 segundas e quartas e 11 a 7 terças e quintas).

Os funcionários precisarão alternar turnos? Isso pode significar que os funcionários podem assumir o primeiro turno por algumas semanas e, em seguida, o turno posterior por algumas semanas. É importante lembrar que a maioria dos funcionários prefere algum tipo de consistência. O segredo é tornar o planeamento o mais regular possível, mesmo quando os horários são irregulares.

2) Como picar o ponto no Trabalho por turnos?

Como os funcionários irão picar o ponto? Se sua empresa ainda faz  as coisas da maneira antiga com um sistema de cartão ou com uma planilha de excel, pode ser hora de uma atualização.

Com uma aplicação de gestão de turnos, os funcionários poderão picar o ponto  diretamente de seus telemóveis. Isso é mais conveniente para os funcionários e ajuda a garantir que sejam pagos de forma justa pelo tempo gasto.

O registo é gerado automaticamente pelo relógio de ponto digital e também pode ajudar a proteger os empregadores de disputas futuras.

3)Plano de backup para ausências inesperadas

Sempre espere o inesperado! O trabalho por turnos pode trazer algumas surpresas não tão boas aos gestores.

Os empregadores inteligentes que fazem a gestão de turnos irão garantir que tenham um plano para ausências não planejadas. Os funcionários podem precisar de licença de última hora para baixas por doença, tráfego pesado, etc.

Além de ter orientações sobre como os funcionários podem trocar de turno e solicitar folga com antecedência, as empresas também precisam de planos para substituições de última hora.

Em setores em que é vital ter sempre uma equipa completa, os empregadores podem pedir aos funcionários que fiquem de plantão um dia por semana, prontos para entrarem caso algo aconteça. Eles podem oferecer o pagamento de um bônus aos trabalhadores chamados no último minuto.

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Dicas para otimizar o sistema de trabalho por turnos

Se já possui um sistema de gestão de turnos instalado e a funcionar, temos algumas dicas para torná-lo ainda melhor.

Evite turnos rotativos

Como já mencionamos, a maioria dos funcionários valoriza a consistência do cronograma quando fazem trabalho por turnos. Isso facilita o planeamento da vida pessoal e melhora o ritmo de trabalho.

Se tiver a opção de evitar turnos rotativos, evite-os. Se não houver maneira de contornar isso, tente fazer as rotações o mais graduais possível.

Isso significa que é uma má ideia mudar alguém do turno da manhã para o turno da noite, por exemplo. Em vez disso, mova-os do turno da manhã para o turno da tarde. Trabalhadores cansados ​​não são eficazes. Também ajudará a ter rotações mais longas, para que os funcionários passem algumas semanas em um turno em vez de alguns dias.

Use ferramentas de gestão de turnos para visualização de turnos de trabalho

Ter uma representação visual dos turnos de trabalho é útil para funcionários e empregadores. Os gestores podem ver quaisquer sobreposições ou lacunas desnecessárias e os funcionários podem ver claramente como será a sua semana.

O software de gestão de turnos pode ajudar a criar um calendário funcional e intuitivo. Ao contrário de documentos em papel afixados na parede, um sistema é atualizado automaticamente para que todos estejam cientes das mudanças. Assim, o trabalho por turnos torna-se uma vantagem para os funcionários e não uma dor de cabeça.

Identifique tendências para planear os futuros turnos de trabalho

Os gestores proativos podem acompanhar as tendências no planeamento dos turnos de trabalho e usar as informações para planear o futuro.

Tem um funcionário que sempre chega atrasado no turno da manhã? Talvez seja hora de transferi-los para a tarde ou ter uma conversa séria. Todos os seus funcionários esforçam-se para trocar de turno durante as férias? Crie um sistema claro para trocas e negociações.

Talvez até considere contratar funcionários sazonais para evitar a falta de pessoal com o boom dos negócios! Aproveite o software para obter informações valiosas sobre como sua empresa funciona e como o trabalho por turnos pode funcionar melhor.

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Ferramentas de gestão de turnos

O software de gestão de turnos pode fornecer uma solução funcional para qualquer um dos problemas relacionados ao trabalho por turnos. Simplifique e agilize a gestão de turnos para maximizar a eficiência.

  • Atribua facilmente os turnos aos funcionários

Facilite o agendamento de funcionários com um calendário altamente visual como parte de sua ferramenta de gestão de turnos. Os turnos podem ser repetidos diariamente, semanalmente ou por um período mais longo.

O software tornará mais fácil detetar falhas e também notificará automaticamente os gestores sobre quaisquer conflitos de programação.

Os funcionários podem verificar seus turnos de trabalho a qualquer momento com uma aplicação de gestão de turnos e fazer as solicitações necessárias diretamente no sistema.

  • Integração com sistemas de folgas e ausências

Gere com eficiência as ausências de funcionários com solicitações automatizadas de folgas e ausências . Os empregadores podem gerir quem está de férias, baixa médica e quem está disponível para realizar o turno.

  • Extrair relatórios para ver as tendências

Com o software, os empregadores podem tirar proveito dos dados acumulados para fazer relatórios de RH personalizados. Eles podem criar representações visuais de horas programadas versus horas trabalhadas e outras informações.

Software de gestão de turnos gratuito com todas as ferramentas da Factorial

Se está a procura de uma solução para gerir o trabalho por turnos na sua empresa, a Factorial pode ser exatamente o que precisa. Este software de gestão de turnos é gratuito e abrange diversas outras funcionalidades de gestão de pessoas.

Com o software de RH com gestão de turnos, será possível equilibrar turnos e ter funcionários mais felizes e produtivos.

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