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Trabalho por Turnos: como planear os horários dos funcionários?

trabalho por turnos

Neste artigo aprenda como planear o horário dos funcionários, qual a melhor forma de organizar o trabalho por turnos e o que diz a legislação. Por fim, conheça ferramentas e modelos prontos que o podem ajudar neste processo.

Às vezes, o tradicional horário das nove às cinco simplesmente não é suficiente. O trabalho por turnos pode permitir que as empresas aumentem o horário de funcionamento para obter mais negócios e aumentar os lucros.

De acordo com um estudo de 2004, quase 15 milhões de americanos já trabalham em horários de turnos. Embora os turnos sejam frequentemente determinados pelas necessidades do setor, e não pelas preferências dos funcionários, um bom sistema de gestão de turnos ajuda a unir as necessidades do funcionário e do empregador.

Esta é uma forma de otimizar o tempo de trabalho e garantir o bem-estar dos colaboradores. No entanto, é preciso estar atento sobre o que diz a lei sobre o trabalho por turnos.

Se estiver à procura de mais informações para implementar o trabalho por turnos ou se busca maneiras de otimizar o que já existe,  iremos ajudá-lo a perceber tudo o que precisa sobre a gestão de turnos.

Tabela de Conteúdos:

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Benefícios do trabalho por turnos

Uma boa gestão de turnos de funcionários ajuda os empregadores a tirar vantagem de todos os benefícios do trabalho por turnos. Para além disso, os funcionários podem, também, beneficiar do mesmo.

Se planeados da forma correta, os turnos de trabalho podem trazer ótimos resultados para ambas as partes. Aqui estão algumas vantagens do trabalho por turnos:

1) Turnos apoiam a flexibilidade do funcionário

Hoje em dia, os funcionários cada vez mais valorizam a flexibilidade. O trabalho por turnos acaba por permitir que os funcionários consigam gerir melhor o seu tempo.

Se um funcionário tiver a responsabilidade de cuidar dos filhos, pode querer trabalhar nos primeiros turnos para que possa estar disponível para a família depois da escola. Os estudantes universitários, por exemplo, podem preferir o turno da noite, para que possam estar nas aulas pela manhã.

Turnos bem geridos podem dar aos funcionários, com horários irregulares, a capacidade de trabalhar em tempo integral.

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2) O trabalho por turnos pode levar ao crescimento da empresa

Ter funcionários a trabalhar em turnos significa que a empresa pode permanecer aberta por mais tempo e ter uma equipa adequada durante os horários de pico. Isso significa mais tempo para produtividade, e pode ajudar as empresas em crescimento a prosperar.

Ter horários de trabalho bem organizados e alinhados com os objetivos da empresa é fundamental. Isso ajuda no desenvolvimento organizacional e no crescimento do negócio.

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3) Turnos de trabalho ajudam a manter todas as horas cobertas e reduzem custos

O trabalho por turnos ajuda as empresas a adaptar o número de funcionários às suas necessidades.

Por exemplo, numa livraria na cidade do Porto, dois funcionários chegam para o turno de abertura às 10h. Mais dois funcionários entram em cada um dos três turnos a seguir: às 11h, às 13h e às 15h. Isso significa que durante o pico da tarde, quando a livraria faz a maior parte das vendas do dia, há oito funcionários prontos para ajudar os clientes.

Às 18h, os funcionários do primeiro turno voltam para casa e os demais partem às 19h e às 21h. Na última hora, quando os negócios estão fracos, restam apenas dois funcionários.

Este sistema de turnos maximiza a eficiência e permite que a livraria aproveite ao máximo os horários de pico, enquanto corta custos quando sabe que as vendas serão mais baixas.

👉 Horário de trabalho: Regras e normas da ACT

3 Dicas para a gestão de turnos

Agora que já sabe os benefícios do trabalho por turnos, está na hora de o aplicar na sua empresa. Mas, algumas questões vão-lhe aparecendo:

Que mudanças apoiarão o negócio à medida que ele evolui? O que funciona melhor para os meus funcionários? Como é que o trabalho por turnos pode ajudar a minha empresa?

Criar um sistema de gestão de turnos é um ato de equilíbrio que requer reflexão cuidadosa. Veja a seguir 3 dicas para a gestão do trabalho por turnos:

1) Consistência do cronograma

Ao projetar o trabalho por turnos, os empregadores devem considerar o tempo de troca de turnos:

  • Haverá uma programação fixa, em que os funcionários entram no mesmo horário todos os dias?
  • Ou um funcionário começará a trabalhar em horários diferentes em dias diferentes, mas manterá a mesma programação a cada semana (ou seja, a trabalhar das 10h às 18h às segundas e quartas-feiras e das 11h às 19h terças e quintas)?
  • Ou será que os funcionários terão turnos rotativos? Isso pode significar que os funcionários podem assumir o primeiro turno por algumas semanas e, em seguida, o turno posterior por algumas semanas.

É importante lembrar que a maioria dos funcionários prefere algum tipo de consistência e rotina. O segredo é tornar o planeamento o mais regular possível, mesmo quando os horários são irregulares.

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2) Picagem de ponto no trabalho por turnos

Uma dúvida e receio comuns do trabalho por turno é: como é que os funcionários irão picar o ponto? Se sua empresa ainda faz a gestão horária de forma tradicional, com um sistema de cartão ou com um modelo de excel, talvez esteja no momento certo para otimizar este processo!

Com um software de gestão de turnos, os funcionários poderão picar o ponto diretamente a partir dos seus telemóveis ou computadores. Esta é uma solução conveniente para os funcionários. Consequentemente, ajuda a garantir que serão pagos de forma justa pelo tempo gasto.

O registo será gerado automaticamente pelo relógio de ponto digital e poderá, também, ajudar a proteger os empregadores de disputas futuras.

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3) Plano de backup para ausências inesperadas

No seu dia a dia de trabalho existem, de certeza, diversas situações inesperadas. O trabalho por turnos não é exceção e, a verdade, é que pode trazer algumas surpresas não tão boas aos gestores.

Os empregadores inteligentes que gerem turnos irão garantir que têm um plano para ausências não planeadas. Os funcionários podem precisar de licença de última hora para baixas por doença, tráfego pesado, etc.

Além de ter orientações sobre como os funcionários podem trocar de turno e solicitar folga com antecedência, as empresas também precisam de planos para substituições de última hora.

Em setores em que é vital ter sempre uma equipa completa, os empregadores podem pedir aos funcionários que fiquem de plantão um dia por semana, prontos para entrarem caso algo aconteça. Como incentivo, os gestores podem oferecer um pagamento de um bónus aos trabalhadores chamados de última hora.

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Trabalho por turnos e ACT: Regras e leis

Ao organizar os turnos de trabalho dos funcionários, é preciso ter a certeza do que está a ser feito. Por isso, conhecer as principais leis relacionadas ao trabalho por turnos é fundamental. A seguir, destacamos os principais pontos da legislação sobre este tema, de acordo com a Autoridade para as Condições de Trabalho (ACT).

  • Mapa de Horários: O empregador deve elaborar um mapa de horários e considerar, para tal, as obrigações legais e o instrumento de regulamentação colectiva de trabalho aplicável. Este mapa de horários deve ser fixado em local visível para todos.
  • Descanso Diário: Os funcionários têm direito a um descanso de 11 horas seguidas entre dois períodos diários de trabalho consecutivos.
  • Duração dos Turnos: Cada turno não deve ir além dos limites máximos dos períodos normais de trabalho.
  • Alteração dos Turnos de Trabalho: O turno do funcionário só pode ser alterado após o dia de descanso.

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Como otimizar o sistema de trabalho por turnos?

Se já possui um sistema de gestão de turnos instalado e a funcionar, temos algumas dicas para torná-lo ainda melhor.

Evite turnos rotativos

Como já mencionamos, a maioria dos funcionários valoriza a consistência do cronograma de trabalho quando fazem trabalho por turnos. Isso facilita o planeamento da vida pessoal e melhora o ritmo de trabalho.

Se tiver a opção de evitar turnos rotativos, evite-os. Se não houver maneira de contornar isso, tente fazer as rotações o mais graduais possível.

Isso significa que é uma má ideia mudar alguém do turno da manhã para o turno da noite, por exemplo. Em vez disso, mova-os do turno da manhã para o turno da tarde. Trabalhadores cansados ​​não são eficazes.

Ter rotações mais longas ajudará, também, para que os funcionários passem algumas semanas num turno em vez de apenas alguns dias.

👉 Leia, também, o artigo sobre Gestão de tempo e organização do trabalho: Dicas e soluções

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Use ferramentas de gestão de turnos para uma melhor visualização de turnos de trabalho

Ter uma representação visual dos turnos de trabalho é útil tanto para funcionários como para empregadores. Os gestores podem ver quaisquer sobreposições ou lacunas desnecessárias e os funcionários podem ver claramente como será a sua semana.

O software de gestão de turnos da Factorial pode ajudar a criar um calendário funcional e intuitivo. Ao contrário de documentos em papel afixados na parede, o sistema é atualizado automaticamente para que todos estejam cientes das mudanças. Assim, o trabalho por turnos torna-se uma vantagem para os funcionários e não uma dor de cabeça.

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Identifique tendências e use-as para planear os futuros turnos de trabalho

Os gestores proativos podem acompanhar as tendências no planeamento do trabalho por turnos e usar as informações para planear o futuro.

Tem um funcionário que chega sempre atrasado no turno da manhã? Talvez esteja na hora de transferi-lo para a tarde ou ter uma conversa séria. Todos os seus funcionários esforçam-se para trocar de turno durante as férias? Crie um sistema claro para trocas e negociações.

Talvez até considere contratar funcionários sazonais para evitar a falta de pessoal com o boom dos negócios! Aproveite um software para obter informações valiosas sobre como a sua empresa funciona e como o trabalho por turnos pode funcionar melhor.

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[Grátis] Modelo para gestão de turnos

Agora que já leu tudo o que precisa de saber sobre o trabalho por turnos e como geri-lo de forma mais otimizada, está na hora de aplicá-lo! Se ainda não utiliza um software para gestão de turnos, aconselhamo-lo a descarregar, gratuitamente, o nosso modelo, em Excel, para gerir turnos.

Com este modelo será mais fácil gerir os diferentes turnos de todos os membros da sua equipa, bem como as trocas e baixas.

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Modelo em Excel de gestão de turnos

Ferramenta digital de gestão de turnos

Um software de gestão de turnos pode fornecer uma solução funcional para qualquer um dos problemas relacionados ao trabalho por turnos. Simplifique e agilize a gestão de turnos para maximizar a eficiência. Veja abaixo como!

Atribua facilmente os turnos aos funcionários

Facilite o agendamento de funcionários com um calendário altamente visual como parte da sua ferramenta de gestão de turnos. Os turnos podem ser repetidos diariamente, semanalmente ou por um período mais longo.

O software tornará mais fácil detetar falhas e, também, notificará automaticamente os gestores sobre quaisquer conflitos de programação.

Os funcionários podem verificar os seus turnos de trabalho a qualquer momento com uma aplicação de gestão de turnos e fazer as solicitações necessárias diretamente no sistema.

Integração com sistemas de folgas e ausências

Gira com eficiência as ausências dos funcionários com solicitações automatizadas de folgas e ausências. Os empregadores podem gerir quem está de férias, baixa médica e quem está disponível para realizar o turno.

Extrair relatórios para ver as tendências

Com o software, os empregadores podem tirar proveito dos dados acumulados para fazer relatórios de RH personalizados. Eles podem criar representações visuais de horas programadas vs. horas trabalhadas e outras informações.

Factorial HR: software completo de gestão de trabalho por turnos

Se está à procura de uma solução para gerir o trabalho por turnos na sua empresa, a Factorial pode ser exatamente o que precisa. Este software de gestão de turnos é gratuito e abrange diversas outras funcionalidades de gestão de pessoas.

⬇️ Veja o vídeo abaixo e entenda como a Factorial pode ajudar no controlo horário da sua empresa! ⬇️

Com o software de RH com gestão de turnos, será possível equilibrar turnos e ter funcionários mais felizes e produtivos.

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Este artigo também está disponível em: English US, Mexican

Bruna Carnevale é Content Manager da Factorial para os mercados do Brasil e Portugal. Com uma formação diversa em comunicação e línguas, se diz cada vez mais apaixonada pela área de RH e acredita que o acesso à informação de qualidade pode ajudar tornar a gestão de pessoas cada vez mais humanizada e eficiente.

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