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Gestão de tempo e organização do trabalho: Dicas e soluções

Reuniões eternas, com assuntos que bem poderiam ser resolvidos apenas com um e-mail. Escopo de projetos constantemente redefinidos. Elevados índices de retrabalho dentro da equipa. Tarefas manuais e repetitivas que pouco agregam ao resultado final. Todos são, ao mesmo tempo, causa e consequência de uma má gestão do tempo de trabalho.

Determinadas atividades podem desperdiçar muito tempo na jornada de trabalho. Seja a nível individual, seja a nível departamental, a má gestão de tempo representa um imenso obstáculo para a produtividade da empresa. Por isso, é fundamental que a empresa estabeleça uma política clara contra o desperdício de tempo e também incentive esta prática entre os seus colaboradores.

Para além disso, é importante contar com ferramentas e sistemas que auxiliem os funcionários no registo do tempo de trabalho e na organização de suas tarefas. Dessa forma, a empresa também consegue monitorar a produtividade das equipas e detetar qualquer padrão que esteja fora do que é esperado do desempenho dos funcionários.

Neste artigo explicamos o que é uma gestão de tempo eficiente no ambiente laboral, como ela se relaciona à produtividade da empresa e sugestões para que a liderança possa encorajar a organização e performance da sua equipa. 

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O que é a gestão de tempo no trabalho?

A gestão de tempo nada mais é do que um processo organizacional para melhor administrar o tempo de trabalho dos colaboradores, com o objetivo de aumentar a sua eficiência e produtividade, que por sua vez resulta na redução de custos e em maior rentabilidade financeira.

O controlo de assiduidade é fundamental para que uma empresa cresça. Para além disso, ajuda no planeamento de turnos de trabalho e na avaliação do que está ou não a funcionar.

Mas não pense que a gestão de tempo é uma preocupação apenas do empregador. Quando bem implementada, ela representa maior sucesso no desempenho das tarefas, o que contribui para maior satisfação pessoal.

Em última instância, pode ter como consequência direta novas oportunidades de crescimento dentro da organização. Isso porque ao gerir melhor seu tempo, o funcionário tende a otimizar a execução de suas atividades e obter melhores resultados.

Consequências da má gestão de tempo

Se, por um lado, uma boa gestão de tempo e organização no trabalho gera um grande impacto para a empresa e para o trabalhador, o contrário também é verdadeiro. Algumas das suas consequências negativas são:

  • Projetos inacabados;
  • Produtividade comprometida,
  • Incumprimento de prazos;
  • Insatisfação e inclusive perda de clientes;
  • Reuniões infrutíferas;
  • Conflitos no trabalho com outros membros equipa;
  • Aumento das horas extraordinárias.

Dicas para gerir melhor o tempo

Primeiramente, é importante compreender que gestão de tempo tem tudo a ver com organização. Estructurar as tarefas e a duração de cada uma é o primeiro passo para melhor gerir o tempo – isso pode ser feito numa base diária, semanal e até mensal.

Conforme novas obrigações e atividades surgem, deve-se adaptar a agenda para realocar o tempo disponível. Como ponto de partida, sugerimos três passos simples:

1) Criar uma lista de tarefas

É impossível organizar o tempo de trabalho sem ter visibilidade sobre tudo o que precisa de fazer. Isso pode parecer simplista, mas é um passo frequentemente ignorado no afã de começar um novo projeto.

É recomendado listar todas as pendências e dividir tarefas maiores em subtarefas, para incentivar o progresso e manter o controlo sobre o escopo do projeto. Em seguida, se adicionam informações complementares sobre cada tarefa, como o tempo necessário para executá-las, o nível de importância e a data de conclusão.

Ao dispor de todas as tarefas num único sítio, se tem uma visão geral do que precisa ser feito, do volume de trabalho envolvido e do que requer atenção imediata, para assim melhor gerir o tempo.

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2) Estabelecer prioridades

Naturalmente, o método escolhido para priorizar as tarefas depende da natureza do trabalho e das características individuais de cada trabalhador.

Porém, uma dica é avaliar as tarefas da lista diária quanto à importância e urgência para decidir como organizá-las — e inclusive remanejá-las ou pedir ajuda do gestor ou de companheiros de trabalho. Afinal, priorizar também significa dizer não quando é preciso.

3) Planear a semana

O próximo passo é planear toda a semana. Um modelo interessante é a análise do fluxo da semana, sugestão de um executivo do Google a todos os colaboradores da empresa em um email que virou campanha publicitária (é possível ver a íntegra aqui, em inglês).

Segundo o conceito, a nossa energia e o nosso ritmo de trabalha varia ao longo da semana da seguinte forma:

  • Segundas-feiras: energia crescente após o fim-de-semana, útil para tarefas como definição de metas, organização e planeamento.
  • Terças e quartas-feiras: pico de energia, bom para resolver problemas complexos, escrever, criar e fazer brainstorming.
  • Quintas-feiras: a energia começa a baixar novamente, ideal para reuniões que envolvem consensos entre a equipa.
  • Sextas-feiras: é o nível de energia mais baixo da semana, apropriado para trabalhos sem prazo, planeamentos a longo prazo, construção de relacionamentos.

Gestão de tempo e produtividade no trabalho

Sem dúvidas, a gestão do tempo está intimamente relacionada à produtividade no trabalho. De facto, existe uma certa tentação de resumir a produtividade numa fórmula simples, com elementos indivisíveis que permitem calcular e compreender o desempenho na nossa empresa. Por muito tempo, se calculou da seguinte forma:

(Unidades produzidas) ÷ (Horas de trabalho necessárias) = Produtividade do trabalho

Embora não devamos desprezar esse cálculo, sabemos que hoje a produtividade do trabalho vai além da contagem de horas. Afinal, o tempo de trabalho não é o único recurso em questão, e outras variáveis, tanto qualitativas como quantitativas, têm um impacto direto na obtenção de resultados pelas empresas.

Por isso, é fundamental estabelecer indicadores de produtividade e desempenho para medir objetivamente o que pode ser feito para melhorar. Hoje existem vários modelos e inclusive sistemas que podem ajudar na definição e monitoramento dessas métricas.

👉 Confira 12 técnicas para melhorar a produtividade do trabalho em horas

👉Veja alguns exemplos de indicadores de desempenho e entenda como usá-los [+ modelo de questionário para avaliação de desempenho]

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Como otimizar a gestão de tempo de trabalho da sua equipa

Gestores devem lembrar que cada funcionário tem o seu próprio perfil de trabalho. Um membro da equipa, por exemplo, pode ser extremamente meticuloso e exigir um prazo maior para cumprir as tarefas. Seu colega, em compensação, realiza vários trabalhos por dia, porém, sem o mesmo nível de qualidade.

Essas diferenças podem ser uma vantagem, afinal, uma equipa multidisciplinar tem espaço para os dois tipos de profissional. No final, é responsabilidade do gestor alocar as atividades corretas para o perfil de cada um: as mais urgentes para o colaborador mais ágil e as mais criteriosas para o mais detalhista.

Também cabe aos gestores ouvir, analisar e, sempre que possível, acatar as sugestões dos funcionários. Esse tipo de ação melhora a cultura organizacional e a gestão da empresa, que deve incluir uma política de horas extras estruturada e gerida de perto.

👉 Horas extraordinárias: Conheça as regras e normas da lei portuguesa para funcionários e empresa

6 dicas para melhorar a produtividade dos seus funcionários

Para além da organização individual quanto às horas de trabalho, existem alguns pontos fundamentais para que os seus funcionários façam o melhor uso possível do seu tempo de trabalho e alcancem um maior nível de produtividade.

A seguir, iremos dar algumas dicas que podem ser utilizadas no dia a dia. Gestores podem contribuir para a alta performance de seus colaboradores ao:

1) Definir papéis e responsabilidades com clareza

Muitas vezes, prejuízos na produtividade de uma equipa são consequência de falhas na divisão de tarefas e responsabilidades da equipa. Essa divisão precisa ser feita de forma clara e detalhada. Todos devem perceber exatamente qual é o seu papel na equipa e quais são as suas responsabilidades para ajudar a empresa a alcançar os seus objetivos.

2) Estabelecer metas individuais e colectivas

Se as metas não estão claras, como pode o funcionário ser responsável por não alcançá-las? Os gestores devem divulgar as metas da empresa como um todo e também de cada departamento. É importante que cada um saiba o que deve alcançar e o que é preciso para chegar lá.

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3) Garantir uma boa comunicação interna

A comunicação interna envolve a comunicação entre todos os membros de uma organização. Esta área é fundamental e serve para a partilha dos resultados e a definição de estratégia da empresa. O uso de quadros de avisos, e-mails internos ou softwares pode facilitar essa comunicação.

Isso inclui as informações sobre objetivos, organização interna das atividades da equipa e até a comunicação clara das tarefas que serão realizadas por um novo funcionário. Tudo isso também garante que os colaboradores saibam realizar o trabalho da melhor forma possível, com trabalho em equipa e utilizando os recursos que têm disponíveis.

4) Proporcionar feedback contínuo

É dever do gestor monitorar sua equipa para garantir que todos os colaboradores atendam às expectativas e metas definidas. Quando o desempenho do colaborador não corresponder, a liderança deve saber comunicar o facto com tato e sutileza.

Para evitar insegurança no profissional e insatisfação da liderança, é necessário que os gestores saibam dar apoio contínuo e liberdade para que os funcionários se posicionem. Para isso, é importante saber como dar feedback de forma construtiva.

horario de trabalho

5) Organizar os processos internos

Se a empresa não tem os processos internos organizados, é compreensível que os funcionários percam mais tempo tentando segui-los. Nesses casos, o ideal é buscar a padronização:

  • Equiparar o conhecimento sobre os processos estabelecidos;
  • Normatizar a execução das atividades;
  • Estabelecer padrões de qualidade.

Dessa forma, os colaboradores entendem as regras e os limites para o começo, o meio e o fim de cada atividade.

6) Oferecer recursos e soluções

Contar com recursos para maximizar a eficiência, desburocratizar processos e imprimir rapidez à execução das tarefas secundárias é a melhor forma de incrementar a produtividade da empresa e alcançar melhores resultados.

Afinal, cada minuto que o seu funcionário perde com tarefas manuais e repetitivas é um minuto a menos que ele dedica à sua atividade principal. Mas afinal, o que pode otimizar a gestão de tempo e organização do trabalho nas empresas?

Contar com a tecnologia e com novas soluções do mercado é fundamental. Veja a seguir alguns exemplos.

Soluções modernas para a gestão do tempo de trabalho

A digitalização do RH e dos processos diários da empresa é cada vez mais urgente. Com o aumento de pessoas em regime de teletrabalho, a importância de estar atento às inovações tecnológicas ficou evidente.

Neste sentido, existem alguns recursos que podem otimizar a produtividade dos funcionários, garantir uma gestão de tempo de trabalho mais eficaz e facilitar o trabalho do setor de RH.

Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem funcionalidades de controlo de horário integrados ao seu sistema. Essas aplicações vão muito além do relógio de ponto digital. Neles, também é possível:

  • Picar o ponto rapidamente, em qualquer sítio e através da app
  • Extrair relatórios mensais das horas trabalhadas por cada funcionário
  • Realizar o controlo das horas extraordinárias de cada trabalhador (e o seu motivo!)
  • Aprovar solicitações de férias e ausências
  • Fazer a gestão de turnos das equipas
  • Visualizar o calendário de toda a equipa, com os horários e as ausências de cada colaborador

O controlo de horário do software da Factorial possibilita o acesso aos dados tanto pelo responsável de Recursos Humanos, como pelo colaborador. Assim, a transparência em relação ao registo de tempo de trabalho permanece disponível para todos.

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Texto escrito por Constance Laux

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