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registo de tempo de trabalho

Registo de tempo de trabalho: Regras e dicas [+folha de presença Excel]

Uma das principais obrigações da equipa de recursos humanos é monitorar as horas de trabalho de cada funcionário. É também um dos trabalhos mais difíceis: sabemos que pedir sistematicamente aos colaboradores que preencham o seu registo de tempo de trabalho (e garantir que o façam!) pode ser uma tarefa um tanto morosa.

Porém, o controlo de assiduidade e do horário de trabalho é de suma importância e não pode ser deixado de lado. Saber as horas trabalhadas por dia é fundamental tanto para funcionários como para empregadores: por um lado, elas afetam diretamente os salários e o valor pago por horas extraordinárias; por outro, elas representam a assiduidade, a pontualidade e o comprometimento dos trabalhadores.

Por isso, encontrar a melhor forma de registar a jornada laboral dos funcionários deve ser uma das prioridades do departamento de Recursos Humanos. No entanto, com tantas opções disponíveis, nem sempre essa é uma tarefa fácil.

Neste artigo, explicamos tudo o que precisa de saber sobre o registo do tempo de trabalho: As responsabilidades da empresa, os itens obrigatórios desse documento e as melhores ferramentas para controlar as horas de trabalho, além de uma folha de presença em Excel para descarregar grátis.

O que é o tempo de trabalho? 

A legislação portuguesa tem uma série de termos para designar conceitos muito similares, o que pode causar certa confusão. O tempo de trabalho é essencialmente o período durante o qual o trabalhador exerce a sua actividade profissional, segundo a definição presente no Artigo 197.º do Código do Trabalho.

Quando consideramos o tempo de trabalho que o trabalhador é obrigado a prestar, medido em número de horas por dia e por semana, falamos em período normal de trabalho.

Já o horário de trabalho é a determinação das horas de início e final do período normal de trabalho diário. Considera-se também o intervalo de descanso (de 1 a 2 horas) e o descanso semanal obrigatório.

👉 Veja aqui todas as regras da ACT sobre o horário de trabalho em Portugal

controlo de assiduidade

O que diz o Código do Trabalho sobre o registo de tempo de trabalho?

As regras sobre o registo de tempo de trabalho estão presentes no Artigo 202.º do Código do Trabalho (Lei n.º 7/2009):

“O empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho, incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata”.

O registo é utilizado para indicar as horas de começo e fim do tempo de trabalho. Também ajuda a monitorar as interrupções ou intervalos que nele não se compreendam. Assim, é possível apurar o número de horas de trabalho prestadas por cada funcionário, por dia e por semana.

A legislação sobre o registo de tempo de trabalho é clara sobre a obrigatoriedade desta tarefa. Ou seja, independente do regime de horário definido pela empresa, todos os funcionários ficam obrigados a picar o ponto. 

Tempo de trabalho e as horas extraordinárias

Registar o tempo de trabalho é importante para contar as horas que um funcionário está a trabalhar e, sobretudo, para calcular o trabalho suplementar, isto é, as horas que excedem o horário normal de trabalho ou as estabelecidas no contrato. A famosa hora extra, pela qual o trabalhador tem direito à remuneração.

Registo de tempo de trabalho: O que deve conter?

Cada funcionário deve ter a sua própria folha de presença, também chamada de folha de ponto, para registos individuais. Esse documento, por sua vez, deve conter informações relevantes como o nome completo do trabalhador, o seu NIF, sua função na empresa, a equipa correspondente e o mês em questão.

Por quanto tempo o empregador deve manter o registo?

É obrigação do empregador manter os registos de tempos de trabalho por durante 5 anos, período durante o qual a Inspecção Geral do Trabalho pode solicitar os documentos. O não cumprimento desta norma representa uma violação grave do Código do Trabalho e acarreta uma multa para o empregador.

horario de trabalho

Que soluções existem para o registo de tempo de trabalho?

Embora o trabalhador seja responsável pela contagem das suas horas trabalhadas, é responsabilidade do empregador proporcionar os meios adequados para tanto. São muitas as soluções para registar as horas de trabalho e monitorar o horário dos funcionários:

  • Folhas de presença em Excel
  • Guia para a implementação de controlo de horas
  • Sistemas de assistência móvel
  • Cartões deslizantes para registo de entrada e saída na parede
  • Um software instalado em todos os computadores
  • Sistema avançado com código QR ou reconhecimento facial para picar o ponto
  • Um software para controlo de assiduidade em nuvem

Se precisa de ajuda para realizar o controlo das horas trabalhadas, disponibilizamos a seguir uma planilha de controlo de presença, pronta para usar!

⬇️ Descarregue nosso modelo de folha de presença gratuito

folha de presenca

Esse modelo pode ser útil para equipas reduzidas. No entanto, empresas com um número maior de funcionários, ou mesmo aquelas que possuem turnos e dias de trabalho muito discrepantes, podem enfrentar algumas dificuldades. Afinal, não é fácil gerir toda essa informação em dezenas de ficheiros.

Contar com planilhas e documentos em papel não é eficiente. Além disso, pode mostrar que a empresa não busca se atualizar e inovar.

Para centralizar os dados de todos os funcionários, o mais recomendado é o uso de um relógio de ponto digital. Com esse tipo de solução, quando os colaboradores picam o ponto, os dados são armazenados automaticamente em um sistema informatizado.

Relógio de ponto digital para Controlo de Assiduidade

Não apenas existem distintos modelos de relógios de ponto digital, como também diferentes maneiras de picar o ponto. A tecnologia possibilitou a verificação da presença laboral por meio de aplicações móveis com sistemas de geolocalização, tecnologia de código QR e até mesmo impressões digitais ou reconhecimento facial. 

Todas estas opções citadas estão presentes em softwares de RH como o da Factorial.

Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem relógios de ponto inteligentes integrados ao seu sistema. Em função disso, as funcionalidades de um relógio de ponto digital vão muito além do registo de entrada e saída dos seus colaboradores.

Neles, também é possível: 

  • Picar o ponto rapidamente, em qualquer sítio e através da app
  • Extrair relatórios mensais das horas trabalhadas por cada funcionário
  • Realizar o controlo das horas extraordinárias de cada trabalhador (e o seu motivo!)
  • Aprovar ou rejeitar solicitações de férias e ausências
  • Fazer a gestão de turnos das equipas
  • Visualizar o calendário de toda a equipa, com o horário de trabalho e as ausências de cada trabalhador

No software da Factorial, por exemplo, podem aceder aos dados de presença tanto o responsável de Recursos Humanos, quanto o colaborador. Assim, a transparência em relação ao registo de tempo de trabalho permanece disponível para todos os envolvidos.

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Texto escrito por Constance Laux

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