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Registo de assiduidade em excel: descarregue o nosso modelo grátis

registo assiduidade excel

Quando pensamos em tarefas constantes das equipas de recursos humanos, uma das mais importantes é o controlo do horário de trabalho. Muitas empresas o fazem através de um registo de assiduidade em Excel. No entanto, milhares de companhias ainda não possuem nenhum tipo de controlo real sobre o horário de trabalho das equipas.

Saber horas trabalhadas por dia é muito importante não só para os funcionários, mas também pelos gestores. Já que estas podem afetar diretamente os salários, devido ao valor pago por horas extraordinárias.

Neste artigo, explicamos tudo o que deve saber sobre o registo de assiduidade dos funcionários. Os seus benefícios para a empresa, os itens obrigatórios de um registo de assiduidade, as melhores ferramentas para o controlo horário, além de dicas sobre o seu monitoramento e um modelo de registo de assiduidade em excel para que descarregue gratuitamente.

Ficou interessado? Continue a ler este artigo para saber mais!

Sumário

software recursos humanos

Por que realizar o registo de assiduidade dos seus funcionários?

O registo de assiduidade de um colaborador é um dos documentos mais importantes para si e para o departamento de RH. Já que além de demonstrar o horário de entrada e saída de um funcionário a cada dia na empresa, ele também atesta as horas extras de cada um ao longo do mês.

Mas o mais importante é que ter este documento, também chamado de folha de presença ou folha de ponto, é uma obrigação legal por parte da empresa. Segundo o Artigo 202.º do Código do Trabalho “ o empregador deve manter o registo dos tempos de trabalho. Incluindo dos trabalhadores que estão isentos de horário de trabalho, em local acessível e por forma que permita a sua consulta imediata”.

Além disso, o empregador deve manter os registos de tempos de trabalho armazenados por durante 5 anos. O não cumprimento desta norma acarreta uma violação do código do trabalho e uma multa para o empregador.

Isto significa também que a empresa deve ter uma folha de presença para cada um dos funcionários. Esta devem conter informações relevantes como:

  • Nome completo do trabalhador
  • NIF
  • Cargo na empresa
  • Departamento correspondente
  • registo de férias, ausências ou baixas médicas
  • Data do documento

Descarregue a nossa planilha de registo de assiduidade em Excel

Se chegou até aqui, é porque realmente precisa de uma planilha de registo de assiduidade em Excel. Para descarregá-la baixa aceder ao link abaixo.

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folha de ponto em excel

Para saber como preencher a nossa folha de presença e de registo de assiduidade em Excel, clique aqui. Mas se o que realmente busca é um programa de recursos humanos completo e ter todos os seus dados de gente e gestão, também podemos ajudá-lo.

Além de todas as facilidades citadas anteriormente, o software de RH da Factorial conta com múltiplas funcionalidades, como:

E temos uma boa notícia! Para ajudar todas as empresas e gestores de recursos humanos na digitalização de processos, é possível fazer um teste grátis do software por 14 dias. 

👉Registe-se agora para experimentá-lo. Não é necessário inserir dados do seu cartão de crédito nem nenhum outro tipo de informação de pagamento.

Excel vs relógio de ponto

Ter uma folha de presença para cada funcionário significa uma quantidade enorme de documentos. Principalmente se a sua empresa contar com uma equipa grande e distintos departamentos.

Ter todos estes documentos em papéis impressos supõem uma grande quantidade de trabalho e também de espaço. Neste caso, ter planilhas de registo de assiduidade em Excel pode ajudá-lo a economizar espaço físico e estar em conformidade com a lei.

No entanto, os colaboradores e terão que preencher cada uma delas diariamente. E, por outro lado, o responsável de recursos humanos terá que abrir cada documento, verificar as discordâncias e revisá-los.

Trabalhar com o modelo de registo de assiduidade em excel pode ser útil se trabalha com uma equipa reduzida. Mas quando a empresa conta com distintos funcionários, turnos e dias de trabalho diferentes, pode ser um verdadeiro caos. Tanto para encontrar os ficheiros, quanto para lembrar aos colaboradores que estes precisam preenchê-los diariamente e entregá-los ao RH.

Em resumo, trabalhar com planilhas não significa centralizar os seus dados. Por isso, recomendamos o uso de um relógio de ponto digital. Com ele, os colaboradores podem picar o ponto na entrada e na saída e os dados são armazenados automaticamente em um sistema.

👉Conheça 6 soluções para picar o ponto no trabalho

registo de assiduidade modelos

Relógios de ponto inteligentes: Possibilidades

Falamos previamente sobre os relógios de ponto, mas existem distintos modelos, desde os físicos até as aplicações. Além de diferentes maneiras de picar o ponto, como por exemplo:

  • Com a sua digital
  • Através de um software online
  • Através de uma App com relógio de ponto
  • Com um código QR
  • Reconhecimento Facial

🚀 Como usar o Código QR para picar o ponto?

👉Geolocalização no relógio de ponto: Como gerir sua equipa remotamente?

Como escolher o melhor relógio de ponto para o registo de assiduidade?

Ao escolher um relógio de ponto é importante considerar algumas característica. Um bom relógio de ponto para registo de assiduidade oferece:

  •  Distintas opções para picar o ponto. Oferecer mais de uma alternativa ao funcionário pode ajudar sobretudo no regime de teletrabalho.
  • Transferência automática de dados para um sistema que tanto o responsável de Recursos Humanos, quanto o colaborador possa aceder.
  • Transparência total quanto às informações do seu registo de assiduidade.
  • Segurança no tratamento de dados. Isso é fundamental para proteger os dados dos funcionários e seguir as normas da RGPD em Portugal.

Softwares avançados de Recursos Humanos, como o da Factorial, possuem relógios de ponto inteligentes integrados ao seu sistema. Com eles, cada funcionário pode aceder ao seu perfil no sistema e picar o ponto através do portal do colaborador.

Assim, o registo de assiduidade de cada utilizador estará conectado às suas informações pessoais. Além de ligar-se a outros dados importantes, como o turno, os dias de trabalho e o departamento.

Para facilitar o dia a dia da empresa e do colaborador, o nosso relógio de ponto inteligente pode ser acedido de distintas maneiras. Através de uma aplicação móvel para android e iOS, do nosso software online ou de um sistema de leitura de QR code. Todos os dados são guardados com segurança na nuvem, encriptados, e respeitam as normas de privacidade mais estritas.

Mas seu eu preciso garantir que um funcionário precisa picar o ponto de um sítio específico? Também oferecemos um sistema de geolocalização que possibilita as empresas saberem de onde o funcionário está a registar o horário.

👉 Mobile App para RH: A tendência que vai mudar a gestão de pessoas

Como verificar e aprovar a folha de ponto dos seus funcionários online

No final de cada mês é necessário revisar e aprovar as folhas de ponto de cada funcionário. Para estar de acordo com a lei, para calcular as suas horas extras e, por suposto, verificar a sua assiduidade. Se esta tarefa é feita apenas pelos responsáveis de recursos humanos da empresa, isso pode acarretar horas e horas de trabalho.

No entanto, se o gestor direto de um funcionário ou o seu supervisor é o responsável por revisar este documento, tudo se torna mais fácil. Com o software de recursos humanos da Factorial, é possível atribuir um gestor para cada utilizador. Assim, ao final do mês, apenas o essencial será enviado ao sector de RH.

registo-assiduidade-excel-min

Além disso, disponibilizamos uma ferramenta mais para que possa verificar a fiabilidade e aprovar a folha de ponto. Com a assinatura digital da Factorial, os gestores podem assinar este e outros documentos e armazená-los com segurança.

Todos os registos de assiduidade criados no sistema da Factorial podem ser exportados facilmente, através dos relatórios de assiduidade.

Sabemos que pedir aos colaboradores que preencham o seu registo de assiduidade pode ser uma tarefa um tanto morosa. Por isso, enviamos notificações ao e-mail dos funcionários. Assim, eles se recordam de preenchê-la semanalmente e quando chegar o final do mês. Os gestores também recebem notificações para aprovar as folhas de presenças, para que a comunicação entre todos seja clara e precisa.

👉Gestão de pessoas nas organizações: 10 dicas para o RH

Monitoramento e relatórios de assiduidade

Para que os gestores de recursos humanos e os líderes das equipas tenham um controlo total sobre a horas trabalhadas por cada funcionário e a média da equipa, a Factorial disponibilizada outras ferramentas que podem ajudá-lo nesse processo.

Dentro da secção de relatórios, é possível monitorar a frequência dos colaboradores diariamente. Além de criar relatórios e análises personalizados com os dados mais relevantes para a sua empresa. Por exemplo, é possível criar relatórios de jornada de trabalho, turnos e dias de trabalho da semana para toda a empresa ou para equipas distintas.

Os nossos relatórios de RH podem ser visualizados através de gráficos, ou planilhas. Atualmente contamos com 6 formatos diferentes de informes. Basta escolher o que melhor se adequa às suas necessidades.

Se ainda quer usar as planilhas em Excel em conjunto com o sistema da Factorial, não se preocupe. Todos os relatórios são descarregáveis e estão no formato CSV.

Comece a usar o Software de Recursos Humanos da Factorial para ter uma visão completa dos horários da sua equipa

 

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