Todas as empresas de logística lidam diariamente com uma enorme quantidade de contratos de transporte, guias de remessa, comprovativos de entrega, entre tantos outros documentos. Para simplificar a gestão documental em empresas de logística, é crucial encontrar a plataforma certa que permita uma automatização dos fluxos de trabalho.
Gestão documental em empresas de logística: o desafio
Para além de toda a burocracia inerente à boa gestão de uma empresa de logística, há que ter em conta que neste setor todos os minutos contam e um atraso na entrega pode resultar em fortes penalizações contratuais ou simplesmente na perda de clientes.
Com equipas espalhadas por diferentes localizações e com documentação a precisar de ser consultada, revista ou assinada por diferentes membros, a gestão documental em empresas de logística, quando feita manualmente, torna-se uma tarefa ingrata que acarreta grandes riscos operacionais.
Por último, há ainda que ter presente questões relacionadas com a segurança e conformidade legal. Além dos requisitos legais relacionados com formações e documentação de transporte, é fulcral que todos os dados sensíveis estejam armazenados de forma segura.
O que muda com a digitalização na gestão documental em empresas de logística
Menos erros manuais
Faturas arquivadas na pasta errada, contratos que ficam esquecidos ou formações que expiram sem se dar por isso… o primeiro benefício imediato da digitalização na gestão documental é a diminuição do erro humano comum nos processos manuais. Todos os documentos ficam organizados numa única plataforma e são facilmente acessíveis por todos os membros da equipa, mesmo que estejam em deslocação.
Na hora de resolver problemas ou de uma auditoria, pode encontrar documentos que foram criados uns anos antes ou verificar se determinados prazos foram cumpridos, uma vez que a informação fica categorizada por data, hora, utilizador, ou outras categorias personalizáveis.
Fluxos de trabalho sem atritos
Em vez de estar à espera que um documento circule por vários departamentos, os responsáveis certos recebem notificações automáticas, aprovam com um clique, e continuam com o trabalho que já estava em curso. Quer se trate de contratos ou autorizações de transporte, declarações, registos de incidentes, entre outros, as equipas passam a trabalhar melhor e com menos stress. Ao confiar processos repetitivos na Factorial, os trabalhadores em campo conseguem aliviar a carga mental e focar-se no trabalho concreto que efetuam no terreno.
Facilita a integração de equipas em constante deslocação
Ter acesso à documentação, independentemente do local ou dispositivo, é um pré-requisito básico. Plataformas modernas como a da Factorial permitem esse acesso remoto, com segurança garantida, para que qualquer colaborador autorizado possa consultar, descarregar ou partilhar um documento, esteja onde estiver.
Para os motoristas, técnicos ou chefes de equipa que precisam de reagir rapidamente no terreno, isto representa não só uma maior autonomia como uma poupança enorme de tempo: já não é necessário levantar um documento no sítio A e deixá-lo entregue e assinado no sítio B, por exemplo.
Como a funcionalidade de gestão documental da Factorial responde aos desafios do setor logístico
Centralização, segurança e simplicidade
A funcionalidade de gestão documental da Factorial foi desenvolvida com um princípio muito simples em mente: ninguém deve perder tempo à procura de um documento. Numa única plataforma, é possível armazenar, organizar e aceder a todos os ficheiros relevantes: desde contratos com fornecedores de transporte, registos de manutenção de frota, folhas de horas, certificados de formação obrigatória ou documentos de compliance. Tudo de forma segura e sem depender de servidores locais nem do histórico do Outlook de cada colaborador.
Os documentos são arquivados de forma centralizada, com estrutura personalizável por categorias, etiquetas e pastas partilhadas. Assim, cada equipa pode organizar a sua documentação de forma lógica, mas dentro de um sistema comum, acessível e padronizado.
Permissões à medida de cada função
A plataforma da Factorial permite configurar permissões por utilizador ou grupo, garantindo que cada colaborador apenas veja os documentos que lhe dizem respeito. O diretor de operações tem uma visão ampla, o gestor de frota acede aos registos técnicos dos veículos, os motoristas podem consultar os seus documentos de formação, e por aí fora.
Este controlo granulado protege a informação sensível e assegura o cumprimento das normas de privacidade e proteção de dados.
Automatização de processos e alertas inteligentes
Com a Factorial, é possível configurar alertas automáticos para prazos críticos, como a validade de contratos, renovações de seguros, caducidade de formações obrigatórias ou inspeções técnicas periódicas. O sistema não só permite agir antes que o problema aconteça, como alivia a equipa administrativa da pressão que é ter de controlar este tipo de informação densa que varia consoante cada colaborador.
Integração com a gestão de Recursos Humanos
A grande vantagem da Factorial em relação a soluções isoladas de gestão documental, é a integração com todo o ecossistema de Recursos Humanos. Numa empresa de logística, onde se gerem turnos, folhas de horas, contratos e equipas descentralizadas, ter tudo isto interligado poupa tempo e evita falhas.
As empresas com elevado volume de recrutamento, rotatividade ou com colaboradores dispersos por múltiplas localizações beneficiam especialmente desta compilação num só lugar. Deste modo, todo o processo de onboarding, assinaturas digitais de contratos, anexação de documentação, formações obrigatórias, entre tantas outras etapas do percurso de um colaborador são facilmente acessíveis por todos.
Acesso remoto e flexível
Seja através da aplicação móvel ou via desktop, é possível consultar, descarregar ou partilhar documentos a partir de qualquer lugar. Além disso, todas as ações ficam registadas com histórico detalhado, o que traz transparência, responsabilização e facilidade em auditorias internas ou externas.
Como implementar uma solução de gestão documental em empresas de logística
1. Começar pelo essencial
Comece por escolher um processo crítico (por exemplo, o arquivo de contratos de motoristas ou a gestão de certificados obrigatórios), implemente o novo sistema, e deixe que a equipa teste os resultados.
2. Envolver as pessoas certas desde o início
A resistência à mudança é normal. O essencial é envolver, desde o início, quem realmente vai usar a plataforma: chefes de equipa, Recursos Humanos, equipa administrativa, coordenadores de frota, etc.
3. Garantir apoio contínuo (e respostas rápidas)
A Factorial disponibiliza suporte técnico em português, com acompanhamento humano e acesso a tutoriais claros e práticos, para que a transição seja fluida.
4. Medir o impacto e ajustar
É importante acompanhar o impacto da plataforma: o tempo poupado, a redução de erros, o número de documentos recuperados em tempo útil, os alertas cumpridos, etc.
A Factorial fornece dados e relatórios que permitem analisar a utilização da funcionalidade de gestão documental, para perceber o que está a funcionar bem e o que pode ser melhorado.
Para além de ser uma plataforma intuitiva e com uma equipa de suporte sempre disponível, a Factorial foi feita a pensar em equipas em movimento, que têm turnos diferentes e que certamente irão consultar os documentos que precisam em diferentes alturas do dia e a partir de diferentes localizações. Além disso é a plataforma que se adapta à realidade da organização, e não o contrário: a Factorial permite estruturar pastas, definir permissões, automatizar notificações e adaptar fluxos à realidade já estabelecida do dia-a-dia da sua empresa. E como a gestão documental não funciona de forma isolada, articula-se com gestão de férias e ausências, horários e turnos, processos de recrutamento e onboarding ou avaliação de desempenho. Tudo integrado, num só lugar, com total visibilidade. Experimente hoje mesmo.
