Método Kaizen: a chave para a melhoria contínua da sua empresa

Neste artigo irá encontrar uma breve explicação do que é o método Kaizen e como este método pode revolucionar a sua dinâmica de trabalho. Atualmente, o desempenho eficiente das atividades diárias é influenciado pelo ambiente empresarial em constante crescimento, em que vivemos.

Quantas vezes já saiu de uma reunião com algumas ideias ou tarefas por fazer e acaba por adiá-las por falta de tempo ou interesse? Com o método kaizen, além de realizar todas as tarefas a que se propõe, pode também potencializar a melhoria contínua da sua empresa!

Continue a ler este artigo e descubra mais sobre este método e como começar a atingir os seus objetivos, fazer mudanças significativas na sua empresa e melhorar a sua produtividade.

Tabela de conteúdos

• Método Kaizen: o que é e qual a sua filosofia?
• Origem do método Kaizen
• Os 10 princípios do método Kaizen
• 3 formas de implementar a melhoria contínua
  • Os 5 “S” da metodologia Kaizen
  • Método Just-in-Time (JIT)
  • O ciclo PDCA (ou ciclo de Deming)
• Como aplicar o método Kaizen na sua vida pessoal e profissional
• Empresas que seguem a metodologia Kaizen nos seus processos
• Os obstáculos do método Kaizen
• Ferramentas de RH no método Kaizen
• Um recurso para a eficiência das tarefas diárias
• ✅Software de Recursos Humanos: Solicite uma demonstração grátis!

Método Kaizen: o que é e qual a sua filosofia

O termo Kaizen é composto por duas palavras japonesas: kai (mudar) e zen (melhor). Ambas traduzidas significam “melhoria contínua”. Por isso, diz-se que o significado de Kaizen deriva de dois pilares fundamentais: a gradualidade e a continuidade.

Resumindo, o método Kaizen baseia-se em fazer mudanças nas tarefas diárias para atingir objetivos de longo prazo. Este método é um sistema de gestão de qualidade que serve para eliminar ineficiências ou erros que possam afetar o bom desempenho de uma equipa.

O método gera uma maior produtividade dos colaboradores, conseguindo assim a melhoria contínua das suas atividades e o cumprimento de metas ou objetivos.

A filosofia por detrás deste método reside no seu lema: “Hoje melhor que ontem, amanhã melhor que hoje”.

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Origem do método Kaizen

O método Kaizen originou-se pela primeira vez após a Segunda Guerra Mundial, quando o Japão perdeu grande parte da sua indústria. Com o objetivo de reconstruir a indústria, o governo japonês impulsionou o uso de estatísticas para controlar a qualidade dos processos (medidas promovidas por William Edwards Deming e Joseph Juran).

Após a implementação desta metodologia, em poucas décadas, as empresas japonesas tornaram-se líderes do mercado mundial e grandes concorrentes. A palavra Kaizen foi criada por Masaaki Imai, em meados da década de 1980, no seu livro Kaizen, The Key to Japan’s Competitive Success.

Agora que já sabe o que é o método kaizen e a origem deste conceito, veja quais são os princípios desta filosofia!

Os 10 princípios do método Kaizen

Todas as metodologias são baseadas em princípios que devemos ter em consideração para suceder. A sua implementação procura reduzir custos de tempo e energia, melhorar as condições de trabalho e garantir segurança no trabalho.

Em seguida, apresentamos-lhe quais os princípios do método Kaizen e que fatores são decisivos para que funcione:

1. Há sempre espaço para melhorar! O progresso é constante e não termina.
2. Nada é garantido ou certo. Novas ideias são sempre bem-vindas.
3. Avalie como fazer cada tarefa e estabeleça passos para a concretizar.
4. Priorizar ideias que promovam melhorias e crescimento na empresa.
5. Não é necessário atingir a perfeição. A melhoria é um processo contínuo.
6. Deve corrigir sempre os erros.
7. Deve encontrar soluções para os problemas e resolvê-los.
8. Procure sempre novas ideias que lidem com as dificuldades. Faça-o através de brainstorming com os seus colegas de equipa.
9. Testar, testar, testar. E depois validar.
10. Todos os trabalhadores podem sugerir novas ideias.

3 formas de implementar a melhoria contínua

Ao promover mudanças ou melhorias graduais nas suas atividades diárias está a utilizar o método Kaizen. De seguida, detalhamos três técnicas para começar a utilizar a metodologia Kaizen na sua organização.

Os 5 “S” da metodologia Kaizen

A empresa japonesa Toyota foi uma das primeiras a utilizar o método Kaizen nas suas fábricas. Esta empresa baseia-se nos 5 “S” da metodologia para melhorar a qualidade da sua produção. Veja em baixo em que se baseia o método da Toyota:

Classificação – Seiri: O primeiro passo é retirar o que não é necessário no seu espaço de trabalho. É importante fazer uma classificação do que é útil e do que se pode deixar de lado. Assim, garantirá o controlo, limpeza e agilidade de cada posto de trabalho.

Ordem – Seiton: Após a classificação, deve-se ordenar. Ordenar o espaço de trabalho implica que saibamos onde estão todas as ferramentas. Assim, saberá sempre onde as pode encontrar em caso de necessidade e, consecutivamente, ser mais produtivo.

Limpeza – Seiso: A limpeza é fundamental no local de trabalho. Quanto mais acumulamos no escritório, mais difícil é mantê-lo limpo. Melhorar os níveis de limpeza ajuda não só a reduzir possíveis acidentes de trabalho, mas também aumenta a qualidade dos seus produtos.

Estandardização – Seiketsu: Estandardizar processos implica estabelecer regras e procedimentos para que todos os colaboradores estejam alinhados. Este processo de padronização facilitará não só o trabalho, mas também a agilidade na tomada de decisões. Com esta etapa, o objetivo é que os processos do dia a dia se tornem hábitos, não sendo difícil segui-los.

Autodisciplina – Shitsuke: A autodisciplina é uma das características que todos os colaboradores de uma empresa devem adquirir. O objetivo deste “S” é fazer com que todos utilizem o Kaizen no trabalho e no dia-a-dia.

Método Just-in-time (JIT)

O método Just-in-Time significa que tudo o que deve ser produzido, deve ser feito no tempo certo. Ou seja, devem ser fornecidas as informações necessárias no momento certo e o foco deve ser mantido no que é realmente importante.

A metodologia JIT foi implementada por Kiichiro Toyoda em 1938. O seu objetivo era aumentar a eficiência de tarefas e reduzir custos dentro da fábrica Toyota. Seguindo este método, é bem mais fácil cumprir tarefas dentro dos prazos. A comunicação entre os colaboradores é constante e o modelo de trabalho é mais flexível.

Através deste método, os colaboradores sentem-se mais envolvidos nos seus projetos. Para simplificar os processos de gerenciamento de documentos, talentos e tempo poderá utilizar um software de RH como o da Factorial. Assim, pode evitar tanto os erros no processamento de informações, como a perda de tempo nas tarefas administrativas.

O ciclo PDCA (ou ciclo de Deming)

Outro exemplo do método Kaizen é o ciclo de Deming ou ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). William Deming foi o responsável por promover esta técnica, que se baseia em quatro fases realizadas continuamente. No final da última etapa, a primeira recomeça.

Este método permite-lhe avaliar os seus processos constantemente e oferece-lhe a possibilidade de adicionar melhorias sempre que necessário. Estas são as 4 etapas:

Planear (Plan): Nesta etapa é realizada uma auditoria à empresa, analisando o que se quer melhorar e propondo objetivos realistas e quantificáveis. Além disso, é fundamental planear claramente quais as ferramentas ou metodologias a serem utilizadas para atingir os objetivos.

Fazer (Do): Nesta segunda fase deve-se realizar o projeto que foi planeado, tendo em consideração o que está a ser desenvolvido pela empresa e os resultados que poderão ser obtidos pela execução do plano.

Confirmar (Check): Confirmar o cumprimento dos objetivos é uma etapa fundamental do ciclo. Através desta etapa podemos avaliar o cumprimento de prazos e corrigir erros. Existem ferramentas de controlo como o gráfico de Pareto, listas de verificação e métricas de desempenho (KPIs).

Atuar (Act): Nesta última etapa devem ser aplicados os ajustes necessários para a execução do projeto proposto, bem como prestar especial atenção aos resultados. Caso o objetivo do plano de melhoria não tenha sido cumprido, os erros devem ser examinados e um novo ciclo de Deming será implementado.

Como aplicar o método Kaizen na sua vida pessoal e profissional

A metodologia Kaizen pode ser utilizada tanto na sua vida pessoal como na profissional. Este pode ser perfeitamente aplicado nas suas decisões do dia-a-dia, mas também na estratégia de RH da sua empresa. Embora o método Kaizen não seja novo, ainda é uma das tendências de Recursos Humanos mais utilizadas, especialmente para melhorar os processos de gestão de tarefas.

Método Kaizen na sua vida pessoal

A metodologia Kaizen pode, não só potenciar uma melhoria contínua num contexto profissional, mas também na sua vida pessoal. Incorporar esta perspetiva no seu dia-a-dia, fora do local de trabalho, pode trazer resultados muito positivos ao seu desenvolvimento pessoal. Estas são as nossas dicas:

• Definia objetivos SMART para as suas tarefas do dia-a-dia;
• Crie novos hábitos saudáveis;
• Não se deixe levar pela conformidade. Use a sua criatividade e procure sempre ser melhor;
• Tire alguns minutos dos seus dias para refletir sobre o que pode melhorar.

Agora que já viu como aplicar o método kaizen na sua vida pessoal, está na hora de entender qual é o impacto desta metodologia na sua empresa (tanto enquanto colaborador, como enquanto gestor).

Se for colaborador: Método Kaizen na sua rotina de trabalho

A seguir, explicamos como pode aplicar o método Kaizen na sua empresa e melhorar a produtividade na sua rotina de trabalho:

Simplifique as tarefas: O primeiro passo é simplificar as tarefas. Sendo que o importante é realizá-las, torná-las menores faz com que possamos realizá-las diariamente e continuamente. O método Kaizen também ajuda na gestão dos seus documentos e na comunicação entre os membros da sua equipa. Nesse caso, é interessante otimizar as tarefas de RH e considerar o uso de algum software de Recursos Humanos.

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Invista algum tempo todos os dias: O sucesso do método Kaizen baseia-se em transformar uma tarefa recorrente num hábito/rotina. Para atingir este objetivo, deve utilizar algum do seu tempo numa tarefa que queira transformar num hábito, por exemplo:

Aplicado à vida profissional: Gastar alguns minutos por dia para atrair clientes, através de chamadas telefónicas ou e-mails.
Aplicado à vida pessoal: Ler um pouco todos os dias para conseguir ler um livro inteiro.

Se for gestor: Método Kaizen na gestão de pessoas

Uma empresa que não avança ou que segue os mesmos padrões desde o início pode ficar estagnada e, consequentemente, não atingir os seus objetivos. Por isso, enquanto gestor, é crucial que seja praticada a metodologia Kaizen para manter os seus colaboradores motivados e ativos.

Indicamos abaixo alguns exemplos para aplicar o método Kaizen na gestão de pessoas:

• Marcar reuniões: Marque reuniões semanais, mensais ou trimestrais com a sua equipa para que possam perceber como podem ser resolvidos os problemas e que ideias podem surgir para a melhoria da empresa. Pode também optar por usar o método Kaizen como estratégia de coaching e reunir em formato de one-to-one com os seus colaboradores.
• Classifique o trabalho: Introduzir uma regra que promova a limpeza e arrumação do escritório da empresa.
  Mantenha-se ativo nas redes sociais: Na sociedade de hoje é cada vez mais importante focar-se nas redes sociais e manter-se ativo. Manter-se atualizado sobre as tendências do seu mercado pode ajudá-lo a ser mais criativo.
• Estabeleça objetivos: Pode ser interessante que estabeleça objetivos OKR com a sua equipa, de forma a que todos se unam e sintam responsáveis pelo cumprimento dos mesmos.

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Empresas que seguem a metodologia Kaizen nos seus processos

Como já mencionamos, a Toyota é uma das empresas pioneiras deste método no Japão, utilizando metodologias de melhoria contínua como os 5S e o Just-in-Time. Abaixo, detalhamos três empresas que adotam todos os dias o método Kaizen nas suas atividades:

Samsung

Nos últimos anos, a Samsung tem sido uma das empresas mais bem sucedidas. O que a Samsung faz é adotar uma abordagem empresarial em que combinam os processos de produção japoneses com a cultura de trabalho americana.

Na Coreia do Sul, a Samsung tem fábricas com trabalhadores bem treinados e altamente qualificados, usando sistemas de produção avançados e ferramentas da metodologia Kaizen.  Assim, as suas estratégias de melhoria de processos funcionam em ritmo acelerado.

Por outro lado, seguindo a abordagem americana, a Samsung tem também fábricas subcontratadas onde os colaboradores são menos especializados e realizam tarefas mais simples. Ou seja, nesse tipo de fábricas não são praticados os princípios Kaizen.

Através destas práticas, a Samsung demonstra que a filosofia Kaizen é melhor quando implementada nos ambientes certos. Além disso, os resultados das melhorias de processo numa fábrica podem ser replicados noutra que ainda não utilize estes recursos.

Nestlé

A Nestlé foi uma das primeiras empresas do setor alimentar a utilizar o método Kaizen, o que reduziu significativamente os resíduos gerados nas suas fábricas, melhorou os seus processos produtivos e evitou a paralisação de certos processos.

Na Nestlé, a redução de resíduos é uma das principais preocupações da sua missão como empresa. Por esta razão, a empresa aplica diferentes técnicas Kaizen para determinar áreas de melhoria em todas as suas fábricas.

Um dos seus recursos é utilizar um mapa de cadeia de valor para poder ilustrar o fluxo de produção e os materiais necessários para a entrega de produtos em boas condições aos seus clientes. Assim, a empresa conseguiu que os seus produtos sejam reconhecidos mundialmente pelo seu alto nível de qualidade.

Sonae

A Sonae é uma multinacional na área do retalho que decide aplicar a metodologia Kaizen para reduzir riscos de RH. Devido à sua elevada dimensão, a Sonae pode ter alguma dificuldade em agilizar e organizar os processos de Recursos Humanos.

No seu relatório anual, a Sonae relata que utiliza o método Kaizen para agilizar, simplificar e otimizar os processos de gestão de informação. Em 2013, a empresa foi reconhecida pelo Kaizen Institute pelo seu excelente desempenho.

Os obstáculos do método Kaizen

Para estabelecer o método Kaizen e ver os frutos de uma dinâmica de trabalho que procura a melhoria contínua, toda a equipa tem de trabalhar na mesma direção. Aqui estão alguns obstáculos que podem impedir o sucesso do método Kaizen numa empresa:

1. Urgência: Em ambientes altamente competitivos, a urgência é algo comum. Mas a pressa pode levar ao erro. Assim sendo, deve sempre tentar focar no que é importante e não apenas em produzir rápido. Rapidez não é significado de eficiência.
2. Passividade: A passividade de gerentes séniores ou líderes de equipa pode desencadear falhas ou prejuízos para a empresa.
   Egocentrismo: É necessário que os cargos de chefia reconheçam que o mundo está em constante mudança e que o mesmo deve acontecer dentro da empresa. Focar apenas no que a empresa faz bem não é a solução.
3. Ambiente de trabalho: Ter um bom ambiente no local de trabalho é muito importante para que todo o trabalho seja realizado da melhor forma e para que as ideias de melhoria fluam entre toda a equipa. O método Kaizen propõe que a comunicação entre os colaboradores seja mais fluida e, para isso, pode criar eventos pós-laborais de team building ou promover a prática de feedback.
4. Falta de Confiança: A confiança deve ser a base de qualquer relação profissional. Se a mesma não existir será difícil para o colaborador aplicar todos os princípios da metodologia Kaizen. É tarefa do gerente ou líder de equipa promover a confiança dentro da equipa.

Ferramentas de RH utilizadas no método Kaizen

Existem algumas ferramentas de recursos humanos que podem ser utilizadas de maneira a estimular a utilização deste método nas empresas. De seguida, apresentamos-lhe 3 ferramentas que lhe podem ser úteis:

1. Inicie o diagrama de Pareto: Este diagrama tem como objetivo analisar as falhas de dados das empresas. É apresentado em forma de gráfico e representa a regra 80/20 que afirma que 80% das consequências se devem a 20% das ações. Por exemplo, numa empresa, 80% do sucesso vem de 20% dos seus funcionários.
2. Criar um histograma: Um histograma é a representação gráfica de certas variáveis, por exemplo, a produtividade. A distribuição dos dados pode ser apresentada na forma de um gráfico, onde o eixo das abscissas (horizontal) são os valores das variáveis ​​que vamos analisar e os dados numéricos estão no eixo das ordenadas (vertical).
3. Use o diagrama de Ishikawa: É também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, Diagrama Espinha de Peixe ou Diagrama 6Ms. Esta ferramenta, criada por Kaoru Ishikawa, permite-lhe identificar as causas de um problema, por exemplo, produtos defeituosos. Graças ao diagrama de Ishikawa, é mais fácil analisar os fatores que geram problemas.

Hoje em dia é fácil centralizar todas estas ferramentas através da tecnologia e soluções digitais avançadas. Utilizar um software de RH é uma excelente opção para uma melhor organização dos recursos e uma comunicação mais centralizada entre os colaboradores.

Um recurso para a eficiência das tarefas diárias

Tal como foi descrito acima, o método Kaizen consiste em fazer mudanças em tarefas do dia-a-dia, de forma a torná-las mais eficazes e aumentar a produtividade dos colaboradores. Digitalizar processos é um bom mecanismo para manter as informações organizadas e evitar um acumulo extremo de papelada.

Os softwares de RH, tal como o da Factorial, são uma excelente opção para quem quer ingressar nesta metodologia e pode ser testado na prática. Através desta plataforma pode:

• Avaliar o desempenho dos seus funcionários;
• Gerir os documentos dos seus funcionários;
• Automatizar tarefas;
• Gerir os horários e mapa de férias;
• E muito mais!

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