Fazer o onboarding digital pode parecer uma tarefa complexa. No mundo empresarial contemporâneo, onde a tecnologia desempenha um papel central em todas as facetas dos negócios, o processo de integração de novos colaboradores tornou-se uma parte essencial da estratégia de recursos humanos.
Com a crescente prevalência do trabalho remoto e a necessidade de adaptação rápida a novas realidades, o onboarding digital emergiu como uma solução eficaz para garantir a integração bem-sucedida dos novos membros da equipa, independentemente da sua localização geográfica.
Como realizar a integração de um novo colaborador que não está presente no escritório? Quais são as melhores ferramentas para realizar um onboarding digital? Como ter uma comunicação ótima com os novos membros da equipa? Estas são apenas algumas das perguntas mais relevantes dos gestores em momentos como este. Não se preocupe, é mais simples do que parece. Leia este artigo e saiba como o fazer!
Tabela de Conteúdos:
- O que fazer antes do onboarding?
- 3 Desafios do onboarding digital
- 4 Estratégias para um onboarding digital de sucesso
- O Manual do onboarding digital
- As melhores ferramentas para onboarding digital
- A integração com a equipa
O que fazer antes do onboarding?
É necessário que os gestores e o departamento de recursos humanos realizem uma série de tarefas antes que o novo colaborador comece efetivamente a trabalhar. Assim que o candidato aceitar a oferta, prepare a sua chegada! Antes do onboarding, seja ele digital ou não, é necessário enviar um e-mail de confirmação ao novo colaborador e à sua nova equipa. Além de preparar os documentos essenciais, como o contrato, certifique-se que o colaborador tem todo o material necessário.
Caso este novo colaborador trabalhe remotamente, envie para a sua casa os itens indispensáveis para o seu trabalho. Além de todo o material da empresa, verifique se ele possui uma boa conexão à internet e um local tranquilo para trabalhar. Para ajudá-lo nesse momento inicial, é interessante enviar também um kit de boas vindas. Presentes como uma camisa ou caderno da empresa, por exemplo, são uma maneira de motivar os novos colaboradores.
3 Desafios do onboarding digital
O onboarding digital apresenta desafios únicos, mas com as estratégias certas e o uso das ferramentas adequadas, as empresas podem garantir uma integração bem sucedida e eficaz dos seus novos colaboradores, independentemente da distância física.
Investir no onboarding digital melhora a experiência dos colaboradores e contribui para o sucesso a longo prazo da organização. Saiba quais são os principais desafios deste processo:
- Falta de interação cara a cara: uma das maiores dificuldades do onboarding digital é a ausência de interação pessoal. A comunicação remota pode dificultar a criação de conexões genuínas entre os novos colaboradores e suas equipas, o que pode afetar negativamente o seu envolvimento e produtividade.
- Dificuldades de acesso à informação: sem a orientação presencial, os novos colaboradores podem enfrentar dificuldades em aceder às informações e recursos necessários para realizar as suas tarefas. Isso pode levar a atrasos no trabalho e frustrações.
- Desafios de envolvimento: manter os novos colaboradores envolvidos e motivados durante o processo de onboarding remoto pode ser um desafio. A falta de interação social e a sobrecarga de informações podem levar à desconexão e desinteresse.
4 Estratégias para um onboarding digital de sucesso
- Desenvolver um programa de onboarding estruturado: criar um plano de onboarding detalhado e estruturado é essencial para garantir uma transição suave para os novos colaboradores. Inclui a definição clara de metas, cronogramas e responsabilidades.
- Facilitar a integração social: promover interações sociais entre os novos colaboradores e suas equipas é fundamental para construir conexões significativas. Pode ser feito através de atividades virtuais, como sessões de vídeoconferência informais ou grupos de chat dedicados.
- Fornecer recursos e suporte adequados: garantir que os novos colaboradores tenham acesso fácil a todas as informações, ferramentas e suporte de que precisam para realizar suas funções é essencial. Isso pode incluir a criação de manuais digitais, vídeos tutoriais e a designação de mentores virtuais.
- Promover a transparência e comunicação aberta: estabelecer uma cultura de transparência e comunicação aberta desde o início pode ajudar a construir confiança e aumentar o envolvimento dos novos colaboradores. Isso pode ser feito através de reuniões regulares, feedback construtivo e canais de comunicação claros.
O Manual do colaborador para o onboarding digital
Assim que o novo colaborador entrar na empresa, é importante que este receba um manual de onboarding. Isto é, um documento com tudo o que é necessário para os seus primeiros dias na empresa. Deverá explicar todas as normas da empresa, como férias, organograma, horário e a plataforma de recursos humanos, onde irão registar o horário de trabalho, os dias de folga, e muito mais.
Além disso, é importante apresentá-lo às ferramentas essenciais para comunicar com as equipas e para exercer o seu trabalho. Os primeiros dias numa empresa são cruciais para uma boa integração dos colaboradores. Por isso, certifique-se que o manual recebido pelos funcionários é claro e contém todas as informações.
O seu formato pode variar, sendo um documento Word, uma apresentação, ou mesmo um vídeo. O importante é conteúdo.
Agenda de boas-vindas no onboarding online
Não se esqueça de organizar os primeiros dias do colaborador e a sua formação. Este é um dos passos principais de um bom onboarding digital e que fará toda a diferença para o colaborador.
Além de ter todas as informações num documento, utilize um sistema inteligente de calendário online. O Google Calendar, por exemplo, pode ser bastante útil neste momento. Nele, é possível agendar reuniões e tarefas com distintos membros da equipa e administrá-las numa única página.
Partilhamos consigo, alguns dos principais conteúdos que deve introduzir ao novo colaborador durante os primeiros dias:
- O que é o produto/serviço e o modelo de negócio da empresa? Agende reuniões com outros funcionários para que eles possam explicar melhor todo o funcionamento da empresa. Nesta etapa, o novo colaborador também deve separar horas da sua semana para conhecer melhor o serviço da empresa.
- A cultura da empresa: apresente videos e documentos sobre a cultura da empresa. Mais do que o serviço ou produto vendido pela companhia, explique a história, a visão e os valores desta.
- A função de cada colaborador: além das ferramentas de uso geral para toda a empresa, existem os softwares e tarefas correspondentes a cada equipa. Peça para os gestores das equipas prepararem um manual para que o novo funcionário execute as suas tarefas diárias.
- O Follow up: agende reuniões de follow up nas semanas seguintes. Tanto com o responsável de RH como com o gestor direto.
As melhores ferramentas para onboarding digital
- Plataforma de gestão de Recursos Humanos (HRMS): uma HRMS, como a Factorial, oferece uma variedade de recursos para simplificar o processo de onboarding, incluindo a gestão de documentos, agendamento de formações e acompanhamento do progresso do colaborador.
- Ferramentas de comunicação e colaboração: ferramentas como o Slack, Microsoft Teams e Google Meet facilitam a comunicação e colaboração entre os membros da equipa, permitindo que os novos colaboradores se conectem e interajam com seus colegas de forma eficaz. Contudo, se tiver a Factorial, a plataforma disponibiliza ferramentas de comunicação interna.
- Plataformas de aprendizagem online: plataformas de aprendizagem como o Udemy, Coursera e LinkedIn Learning oferecem uma ampla gama de cursos e recursos de desenvolvimento profissional que os novos colaboradores podem acessar para adquirir novas habilidades e conhecimentos relevantes para suas funções.
- Sistemas de gestão de documentos: ferramentas como o Google Drive, Dropbox e Microsoft OneDrive permitem o armazenamento e partilha seguro de documentos e recursos importantes, garantindo que os novos colaboradores tenham acesso rápido e fácil à informação de que precisam. No entanto, com o software da Factorial consegue partihar os documentos de forma mais segura e ter tudo centralizado num único sítio.
💡 Dica: ATS: como um software de localização do candidato pode ajudar os RH?
A integração com a equipa
O último passo, e um dos mais importantes dentro do onboarding digital, é a integração do novo colaborador com a equipa. Como este trabalhará remotamente, é necessário tirar proveito de todas as soluções online para motivá-lo e integrá-lo.
Apresente o novo funcionário à equipa e aos responsáveis por ajudá-lo em cada tarefa e organize momentos descontraídos para uma maior integração. Com um colaborador que trabalha em casa isso pode parecer um pouco mais difícil, mas não é impossível. O primeiro passo é programar reuniões e formações com os membros da equipa. Depois, organize trocas de experiência com outros colaboradores, para que este tenha uma visão global da empresa.
Se colocar em prática estas dicas, verá que se torna simples a integração de um novo colaborador na sua empresa. Promova momentos de “lazer online”, em que a equipa se possa conhecer melhor e fomentar as suas relações. O mais importante é que o novo colaborador se sinta integrado e perceba, de forma clara, qual a missão da empresa e como pode contribuir para a mesma.
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