Processos de RH bem estruturados são essenciais para começar setembro com mais organização e eficiência. Por isso, antes do arranque de um novo ciclo, este é um bom momento para identificar quais os processos que continuam dependentes de tarefas manuais repetitivas.
Neste artigo, analisamos cinco processos de RH que vale a pena automatizar antes de setembro, os benefícios que pode obter e como decidir por onde começar.
Tabela de Conteúdos:
- O que são processos de RH e porque devem ser automatizados
- 5 processos de RH que deve automatizar antes de setembro
- Como escolher os processos certos para automatizar
- Preparar os seus processos de RH para setembro
- Simplificar os processos de RH com a Factorial
O que são processos de RH e porque devem ser automatizados
Considera-se um processo de RH qualquer sequência de tarefas recorrentes relacionada com a gestão de pessoas. Neles inclui-se desde o onboarding de um novo trabalhador até à aprovação de um pedido de férias.
Quando bem definidos, estes processos garantem consistência. Quando dependentes de memória, e-mails soltos ou ficheiros espalhados, tornam-se fonte de erros e atrasos.
Mas o que caracteriza um processo de RH eficiente? Um bom processo administrativo de RH deve ser:
- claro, com etapas bem definidas;
- previsível, sem depender de quem está disponível naquele momento;
- fácil de acompanhar, com visibilidade sobre o estado de cada tarefa;
- acessível às pessoas certas, sem burocracia desnecessária;
- pouco dependente de intervenção manual em cada passo.
E por que é que o momento certo para automatizar processos de RH é antes de setembro?
Automatizar processos de RH antes do arranque de um novo ciclo traz ganhos muito concretos. Nomeadamente:
- reduzir o trabalho manual repetitivo;
- diminuir o número de tarefas ou prazos esquecidos;
- ganhar tempo disponível para atividades estratégicas, em vez de tarefas operacionais;
- ter maior consistência entre equipas e departamentos;
- acompanhar mais facilmente o estado de cada processo;
- proporcionar uma melhor experiência aos trabalhadores, que sabem sempre o que esperar.
A automatização dos processos de RH faz parte de uma transformação mais ampla na forma como as empresas organizam o seu trabalho. Em Portugal, a Estratégia Digital Nacional identifica a transformação digital como fator determinante para aumentar a competitividade e a produtividade.
5 processos de RH que deve automatizar antes de setembro
De modo a facilitar a tomada deste passo, selecionámos os cinco processos onde a automatização costuma ter mais impacto. Especialmente na fase de regresso ao trabalho.
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Processos de onboarding e offboarding
A entrada ou saída de um trabalhador envolve várias pessoas, documentos, acessos e prazos que precisam de estar sincronizados. Um mero esquecimento pode atrasar o primeiro dia de trabalho de alguém ou deixar acessos ativos depois de uma saída.
O que pode ser automatizado:
- checklists de onboarding;
- recolha de documentação;
- assinaturas;
- notificações às equipas envolvidas;
- tarefas atribuídas automaticamente aos responsáveis;
- lembretes de prazos;
- etapas de offboarding.
Resultado: um processo de onboarding mais consistente e menos dependente de e-mails avulsos ou acompanhamento manual passo a passo.
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Gestão de férias e ausências
Este é um dos processos de RH particularmente mais relevante no contexto pós-férias, quando os pedidos e reajustes de calendário se acumulam.
O que pode ser automatizado:
- pedidos de férias;
- fluxos de aprovação;
- notificações automáticas aos responsáveis;
- consulta de ausências em tempo real;
- atualização da informação relevante para todas as partes.
Resultado: menos trocas de e-mails e maior visibilidade sobre a disponibilidade das equipas. O que se torna particularmente útil quando várias pessoas regressam ao mesmo tempo.
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Processos de recrutamento e seleção
Aqui o foco está no workflow em si, na comunicação, agendamento e acompanhamento, e não em ferramentas específicas de triagem.
O que pode ser automatizado:
- comunicação com candidatos;
- agendamento de entrevistas;
- acompanhamento das diferentes fases do processo;
- notificações aos responsáveis pela contratação;
- atualização do estado de cada candidatura.
Resultado: um processo de recrutamento e seleção mais estruturado e uma experiência mais consistente para quem está do outro lado, os candidatos.
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Gestão e aprovação de documentos
Os documentos espalhados por e-mails, pastas partilhadas e diferentes ferramentas tornam difícil saber o que está pendente. Bem como quem já validou o quê.
O que pode ser automatizado:
- pedidos de documentos;
- assinatura e validação;
- notificações sobre pendências;
- armazenamento centralizado;
- acesso aos documentos por parte das pessoas autorizadas.
Resultado: menos tempo perdido à procura de ficheiros, maior rastreabilidade e acesso centralizado à informação relevante.
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Processos de avaliação e acompanhamento de trabalhadores
Esta é uma boa forma de ir além das tarefas puramente administrativas e olhar também para o desenvolvimento das pessoas.
O que pode ser automatizado:
- lançamento de ciclos de avaliação de desempenho;
- notificações automáticas;
- lembretes de prazos;
- recolha de feedback;
- acompanhamento do estado de cada avaliação;
- centralização dos resultados.
Resultado: ciclos de avaliação mais fáceis de coordenar e redução significativa do trabalho de acompanhamento por parte da equipa de RH.
Como escolher os processos certos para automatizar
A lista que acabámos de partilhar é um excelente ponto de partida, contudo deve ser adaptada à realidade de cada empresa. Com tantas frentes possíveis, faz sentido ter um critério claro para decidir por onde começar.
– Comece pelos processos de RH mais repetitivos.
Algumas perguntas úteis para identificar prioridades:
- Esta tarefa repete-se todas as semanas ou meses?
- Envolve várias pessoas ou departamentos?
- Depende de e-mails ou folhas de cálculo?
- Existem muitos passos manuais?
- É fácil esquecer um prazo?
Quanto mais respostas afirmativas, maior a necessidade de automatização.
– Priorize processos com impacto em toda a empresa
Nem todos os processos têm o mesmo alcance. Automatizar uma tarefa isolada, que envolve apenas uma pessoa, tem um impacto limitado.
Já automatizar um processo transversal, que envolve RH, managers e trabalhadores multiplica os ganhos ao reduzir atrito em várias direções.
– Meça o impacto da automatização
Para transformar esta decisão num processo baseado em dados, e não apenas em intuição, é importante acompanhar indicadores como:
- tempo gasto por processo;
- número de intervenções manuais necessárias;
- tempo de resposta;
- erros ou pedidos repetidos;
- cumprimento de prazos.
Esta abordagem permite avaliar, com números concretos, se a automação de RH está de facto a compensar.
Preparar os seus processos de RH para setembro
A tarefa pode parecer hercúlea e intimidadora, contudo, não é necessário automatizar todos os processos de RH de uma só vez.
Comece pelos processos mais repetitivos, demorados e transversais. Isto costuma gerar resultados mais rápidos e visíveis.
Como vimos, o regresso ao trabalho é uma boa oportunidade para rever workflows antes de um novo ciclo de maior atividade. De modo mais controlado e tranquilo.
No fundo, a automatização deve servir um propósito claro. O de libertar a equipa de RH do acompanhamento puramente operacional, para que possa dedicar mais tempo às pessoas e à estratégia.
Simplificar os processos de RH com a Factorial
A Factorial é uma plataforma de gestão de RH pensada para centralizar e automatizar os processos que normalmente exigem mais tempo manual.
Em vez de recorrer a várias ferramentas diferentes para cada tarefa, a informação dos trabalhadores fica reunida num único sistema, o que facilita tanto a automatização como o acompanhamento.
Entre as áreas que a Factorial ajuda a simplificar estão:
- centralização da informação dos trabalhadores;
- automatização de workflows internos;
- gestão de férias e ausências;
- onboarding e offboarding;
- gestão de documentos;
- recrutamento e seleção;
- ciclos de avaliação;
- notificações e aprovações automáticas.
A automatização funciona melhor quando os diferentes processos estão integrados numa única plataforma. Com a Factorial reduzirá a necessidade de alternar constantemente entre ferramentas e evitará que informação importante se perca pelo caminho.
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