Software de Recursos Humanos: Tudo o que precisa saber

Os departamentos de Recursos Humanos evoluem vertiginosamente. Não apenas pelas tendências do setor nos últimos anos, mas também pelo surgimento de novos conceitos. Como “cultura da empresa”, “salário emocional” e outros que colocam o bem-estar dos funcionários em primeiro plano. Já que estes passam a ser considerados como o ativo mais importante de uma empresa.

As empresas que passam mais tempo ao desenvolver a carreira dos seus funcionários são as que retêm melhor os seus talentos e as que têm a maior produtividade. Além disso, nos últimos dias, experimentamos um contexto social que forçou a aceleração do teletrabalho em Portugal. Com a crise causada pelo coronavírus, começou a ser necessário gerir todos os aspectos dos recursos humanos em casa. Com software projetado especificamente para os sectores de RH.

Um software projetado especificamente para o RH, auxilia na digitalização das empresas e na sua adaptação ao futuro (e ao presente). Além de oferecer um maior controlo sobre o horário de trabalho e os documentos dos funcionários. Assim, os gestores possuem mais tempo para concentrar-se nos talentos e nas estratégias que agregam valor à empresa.

À continuação explicamos passo a passo o que compõe um software de recursos humanos e como este pode ajudá-lo na gestão da sua empresa.

Sumário

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O que é um software de recursos humanos?

Os profissionais Recursos Humanos precisam realizar muitas tarefas repetitivas no seu dia dias. Como assinar contratos, revisar candidatos para um novo cargo, verificar a folha de ponto de cada trabalhador, ajustar os calendários de férias, demissões, onboardings…E tantas outras tarefas que merecem um artigo próprio.

Até recentemente, um gestor de Recursos Humanos costumava ser enterrado sob toda a papelada com a qual tinha que lidar. Mas as novas tecnologias já fornecem uma solução para automatizar alguns processos que costumavam levar horas. Um software de recursos humanos integrado é esta solução para distintas necessidades do departamento de RH.

Os softwares de recursos humanos “digitalizam” e automatizam as tarefas mais complicadas. Por quê? Além de economizar tempo, eles também visam evitar erros humanos. O intuito destes programas é facilitar o trabalho dos responsáveis ​​por Recursos Humanos. Para que possam prestar atenção à gestão de pessoas, não apenas ou seus recibos de vencimento ou a sua hora de saída.

Além disso, também um programa de RH também ajuda a facilitar as negociações entre o departamento e os trabalhadores, e a comunicação.

As vantagens de digitalizar o seu departamento de RH com um software

Se trabalha no departamento de Recursos Humanos da sua empresa, é bem possível que passe horas exercendo tarefas manuais. Como aprovar férias, gerir recibos de vencimento, assinar documentos e, inclusive, comunicar-se com os funcionários para que estes preencham a folha de ponto. Sentiu-se identificado? Então está no lugar certo.

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Já percebeu que algumas dessas tarefas podem ser automatizadas? Sente que está a perder tempo? Que não trabalha em coisas que podem transformar efetivamente os Recursos Humanos na sua empresa?

A digitalização dos departamentos de recursos humanos chegou para melhorá-los. Aqui está uma lista que vai ajudá-lo a entender este processo:

1. Menos erros

Recorda-se que mencionamos anteriormente os erros humanos? Com isto, não estamos referindo-nos apenas a uma falha no registo de horas, ou a pequenos erros como confundir um 4 com um 9 ao picar o ponto. Se todas as informações puderem ser facilmente armazenadas e consultadas, é possível, por exemplo, organizar as férias dos seus trabalhadores sem que estas se sobreponham.

2. Maior segurança

Proteger todas as informações confidenciais de seus trabalhadores com uma chave em uma gaveta é a coisa menos segura do mundo. Os tempos mudaram e agora há a possibilidade de melhorar o seu sistema.

Quando os dados são hospedados em nuvem e criptografados, pode fornecer utilizador e permissões exclusivos para cada funcionário. Assim, eles acederão apenas aos seus documentos. Isto também economizará tempo, já que não é necessário procurá-los fisicamente.

3. Transparência e melhor experiência dos funcionários

Isto vale tanto para o departamento de Recursos Humanos quanto para trabalhadores. Mesmo que não ocorra uma inspeção do Ministério do Trabalho. Tenha controlo total de todas as informações criadas para que fique claro quando foram criadas e onde encontrá-las.

Através de um programa intuitivo, é possível melhorar também a experiência dos funcionários. Já que é possível aceder facilmente a todas as suas informações.

4. Informações sempre atualizadas

Com alguns cliques, pode enviar documentos e solicitar a assinatura do colaboradores. Além disso, um software integrado de recursos humanos, permite que faça alterações nas informações inseridas no programa. Considerando que este reduz a função administrativa, a atualização dos dados levará muito menos tempo. Isto se a alteração não for automática, o que reduz este tempo a 0.

5. Disponibilidade imediata de qualquer documento

Chega de gastar uma hora procurando um papel que ” não sabe onde eles colocam”. Em alguns segundos, terá em mãos o documento que precisa.

6. Melhor organização da empresa

Com as informações mais ordenadas, claras e disponíveis para todos, a organização da empresa melhora, assim como a comunicação interna.

Com um Software de Recursos Humanos que possui um organograma da empresa, todos os funcionários saberão com quem entrar em contacto. Inclusive se quiserem trabalhar com uma equipa ou fazer uma consulta sobre um processo específico. Além disso, com a possibilidade de atribuir permissões aos supervisores, a gestão é distribuída igualmente.

7. Monitoramento e acompanhamento de processos

Isso tem a ver com transparência e a possibilidade de acessar todos os dados necessários. Quando possui as informações na palma da sua mão, é muito fácil detetar possíveis erros a tempo, analisar os dados, criar relatórios e tirar conclusões mais significativas.

E tudo isso pode ser resumido em dois conceitos: economia de tempo e eficiência. Isto inevitavelmente leva a uma melhoria na produtividade, a começar pelos departamentos de Recursos Humanos. Além de ajudar todos os trabalhadores de forma geral.

Problemas resolvidos pelos programas de Recursos Humanos

Sim, tudo isso é muito bom e muito promissor. Mas como um software para Recursos Humanos afeta uma empresa, na prática? Abaixo, abordamos todos os problemas que este tipo de solução resolve.

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Gestão de documentos e assinatura digital

Com um software de gestão de documentos, poderá armazenar todos os documentos da sua empresa num único sítio. Isto é muito mais seguro porque pode decidir o que é público, o que é privado, o que precisa de permissão de acesso e quais usuários têm acesso exclusivo.

Com esse tipo de solução, também terá assistência na gestão do recibo de vencimento. E os incidentes e variáveis dos salários podem ser processados ​​mais facilmente.

Além disso, em programas como o da Factorial oferecemos a assinatura digital. Com ela, pode otimizar qualquer gestão relacionada à contratos ou a outros documentos de onde quiser!

Folha de ponto e controlo do horário dos funcionários

Um software de relógio de ponto permitirá que os colaboradores registem o seu horário de trabalho. Há programas que oferecem diferentes maneiras de picar o ponto. Basta que o seu departamento de Rh escolha o que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.

Esse tipo de solução reduz o absenteísmo e ajuda a regular as horas extras.

Controlo de ausência e calendário da equipa

Imagine ver facilmente as próximas ausências dos seus funcionários e organizar os seus turnos com mais eficiência. Com um software específico para isto, é possível ter essas informações sempre atualizadas e disponíveis para consulta. Assim, saberá os dias de férias restantes de cada trabalhador, as férias utilizadas … pode até criar ausências personalizadas, dependendo da solução que escolher!

Com estes dados, terá a possibilidade de administrar melhor as equipas e as políticas de férias que desejar.

Recrutamento e seleção de novos talentos

Se busca um portal de carreiras que atraia a atenção dos profissionais mais preparados, precisa de um software ATS. Crie ofertas de emprego, acompanhe os candidatos e esqueça a filtragem manual de currículos.

Um software de Recursos Humanos completo também permitirá que execute um plano de onboarding automatizado e integrado com os dados da sua empresa. Com isso é possível melhorar a satisfação do trabalhador desde que é um candidato.

Avaliação de desempenho e produtividade

Se medir a produtividade dos seus funcionários e os resultados de suas tarefas, poderá ajustar suas estratégias. Além de entender como ajudá-los de maneira mais eficiente.

Escolha o tipo de avaliação de desempenho que acha que funcionará melhor e aplique Em seguida, obtenha relatórios e analize as informações.

Recolha e análise de dados

Quando todas as informações da sua empresa estão no mesmo local, é fácil extrair relatórios que o ajudam a tomar decisões com base em dados qualitativos.

Se precisar executar processos como os salários pagos por mês, por exemplo, terá todas as informações de maneira automática. Além de economizar muito mais tempo nestas tarefas manuais.

Portal do colaborador

Quando um colaborador tem acesso às informações necessárias, a equipa também economiza tempo. Em vez de consultá-lo, ele irá diretamente ao software, o que também será positivo para o funcionário. Tudo o que precisa fazer relacionado aos Recursos Humanos da empresa será muito mais rápido e não tomará o tempo que pode gastar em outras tarefas.

Tipos de software de recursos humanos

Existem muitas soluções que visam solucionar problemas específicos que os departamentos de RH das empresas podem ter.

Por exemplo, há os softwares de relógio de ponto, que podem fornecer opções variadas. Como os sistemas de registo da jornada de trabalho pelo computador, os que usam impressões digitais ou um código QR, etc. Há também softwares específicos para a gestão de documentos ou HRIS, projetado para os recibos de vencimento e a administração de documentos em geral. Existem muitas soluções, e pode escolher uma mais específica ou outra que cubra várias frentes (ou todas).

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Entre os softwares que buscam solucionar mais de um problema e, assim, tornar-se “a única solução”, devemos distinguir entre:

Softwares instalados em um dispositivo

Precisam de um download e da instalação, pois são programas físicos que precisam estar em um computador ou outro dispositivo.

Softwares hospedado na nuvem

Não precisam de download ou instalação e estão completamente on-line. Além de fornecer uma maior segurança por não depender de nenhum tipo de suporte físico, são mais econômicos e acessíveis.

Quais são as perguntas a se fazer ao contratar um Software de Recursos Humanos?

Nem todas as empresas se beneficiarão do mesmo tipo de software de recursos humanos. Além disso, hoje existem muitas opções para escolher. Por isso, é necessário fazer algumas perguntas a si próprio antes de escolher uma ou outra.

Quais são as necessidades do seu departamento de RH? E da empresa?

Investigue esse ponto antes de começar a procurar soluções. Pergunte a si mesmo se realmente precisa de um Software de Recursos Humanos ou se ainda não chegou a hora. Uma boa estratégia é dedicar tempo às suas tarefas e cronometrá-las.

Faça uma lista com os encargos do sector de RH e visualize como seria o seu dia a dia com um programa especializado. Existe uma diferença substancial? Encontre os pontos mais conflitantes no seu departamento e veja se eles poderiam ser resolvidos com um Software de Recursos Humanos.

Quantos funcionários há na empresa? Quais são os seus perfis?

A quantidade de trabalho que possui como gestor de Recursos Humanos não será a mesma para 5 funcionários e para 50. Isto também determinará o tipo de software que funciona melhor para si. Por exemplo, se tiver mais funcionários, desejará ter uma solução que permita enviar documentos em massa para todos, e não um por um. Muitas vezes, o tamanho da equipa também determina o preço do programa, portanto esse é um ponto importante.

Na sua equipa há colaboradores que não vão ao escritório, mas que precisam registar o horário de trabalho mesmo assim? Eles são especialistas em tecnologia ou precisam de uma solução simples e fácil de usar? Precisarão de um software que também esteja disponível em dispositivos móveis?

Pense em como os seus colaboradores poderão adaptar-se ao software no dia a dia. Ou, melhor, pense em como o software pode adaptar-se a eles e às suas rotinas.

Isto é o que deve esperar de um bom Software de Recursos Humanos

Agora que já sabe o que precisa, deve estar interessado em saber o deve incluir um programa de RH adaptado a si. Aqui estão nossas dicas para escolher o melhor software de recursos humanos.

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Armazenamento de informações na nuvem

Há pessoas que se sentem mais seguras com um meio mais “físico”, que só pode ser usado em computadores comerciais. No entanto, a maioria das empresas necessitam fornecer acesso fácil à plataforma de qualquer lugar. Principalmente se costumam ter funcionários que trabalham em escritórios diferentes ou remotamente.

Além disso, a possibilidade de armazenar todas as informações na nuvem tem uma vantagem adicional de segurança. O que nos leva ao próximo ponto.

Segurança e privacidade

Os dados de um trabalhador são um assunto delicado. Como gestor deve sabe disso mais do que ninguém.

O programa que escolher terá que garantir a segurança da sua equipa e cumprir os mais rigorosos padrões para alcançá-la. Mas não é só isso! Também deve permití-lo atribuir permissões para revisar certos dados, para que cada funcionário saiba quem tem acesso às informações e quem não. Além disso, é necessário ter uma página única para cada colaborador onde somente este poderá aceder às suas informações.

Um portal do colaborador que seja intuitivo

Se o programa que escolher é difícil para si e seus funcionários, e gasta mais tempo para aprender a usá-lo do que solucionar problemas e otimizar processos … é uma boa idéia?

O objetivo deste software é ajudá-lo nas suas tarefas e também permitir que os funcionários realizem o registo de horário de trabalho ou a assinatura de documentos mais rapidamente.

Sincronização automática

Se falamos de um software de gestão de ausências, estas precisam ser atualizadas automaticamente quando um funcionário faz alguma modificação. Assim, as informações estarão sempre atualizadas e será mais fácil trabalhar com elas. Neste caso, processos como o onboarding de funcionários ou o envio de documentos podem ser automatizados. Isto economiza muitas horas de trabalho.

Da mesma forma, este programa deve ser integrado às ferramentas que utiliza no seu dia a dia.

Adaptado à legislação atual (com atualizações)

Além de cumprir os regulamentos de segurança de dados e o GDPR, este software deverá adaptar-se às leis trabalhistas.

Além disso, é importante que este programa evolua como as leis. A sua solução de ser sempre adaptada às mais recentes modificações dos diferentes regulamentos. Assim, garante que está no caminho correto e não terá problemas com possíveis inspeções de trabalho.

Experimente o Software de Recursos Humanos da Factorial

Na Factorial, queremos fornecer aos departamentos de Recursos Humanos a melhor ferramenta. A que resolve todos os seus problemas e se ajusta às suas necessidades.

Quer saber como a Factorial ajudou outras empresas? Partilhamos aqui a opinião da Visor.ai, um dos nossos clientes, neste artigo: Como a Visor.ai Escala o seu Negócio em Tempos de Trabalho Remoto

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