Ao implementar IA numa empresa, é necessário conseguir responder a receios relacionados com a privacidade, o valor do trabalho humano ou a estabilidade dos postos de trabalho.
A tecnologia pode trazer ganhos importantes, mas a forma como é introduzida também conta. Para evitar resistência, as equipas precisam de perceber o motivo da mudança, sem sentir que as decisões estão a ser tomadas à sua revelia.
Tabela de conteúdos
- O impacto da Inteligência Artificial nas empresas e nas equipas
- Como implementar Inteligência Artificial sem perder a confiança das pessoas
- O papel dos Recursos Humanos na gestão da mudança
- Erros críticos a evitar ao implementar IA num negócio
- Como saber se a implementação de IA está a resultar
O impacto da Inteligência Artificial nas empresas e nas equipas
Para as empresas, implementar Inteligência Artificial pode ajudar a poupar tempo, reduzir trabalho repetitivo e permitir que os profissionais se dediquem a tarefas que exigem mais análise, criatividade ou contacto humano.
No entanto, para quem executa as tarefas, pode surgir a perceção que a sua função está a perder importância e é facilmente substituível. Para garantir que a implementação é produtiva e não uma fonte de stress e desconfiança, é necessário envolver as pessoas nesta mudança.
Porque surge o receio entre os colaboradores?
A desconfiança perante uma nova tecnologia não significa que uma equipa seja resistente à mudança. Entre as preocupações mais comuns estão:
- O receio de perder o posto de trabalho: se determinadas tarefas passam a ser automatizadas, é legítimo perguntar de que forma isso vai afetar as funções existentes.
- A falta de informação: não saber que ferramenta será utilizada, que dados serão processados ou quem terá acesso à informação pode aumentar a desconfiança.
- A necessidade de aprender rapidamente: uma nova tecnologia implica, muitas vezes, novas competências. Se a empresa não disponibilizar formação suficiente, a mudança pode ser encarada como uma sobrecarga.
- A perda do fator humano: existe também o receio de que decisões relacionadas com pessoas passem a depender demasiado de números, sistemas ou algoritmos.
Como implementar Inteligência Artificial sem perder a confiança das pessoas
Não existe uma fórmula única para introduzir Inteligência Artificial numa organização. Ainda assim, há alguns princípios que fazem a diferença.
1. Comece por explicar o motivo da mudança
Antes de apresentar a tecnologia, convém explicar o problema que se pretende resolver.
A empresa quer reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas? Pretende facilitar o acesso à informação? Quer automatizar determinadas rotinas que consomem demasiado tempo às equipas?
Estas respostas devem ser dadas de forma simples. Quanto menos espaço existir para interpretações, menor será a probabilidade de surgirem rumores ou expectativas desajustadas.
2. Envolver as equipas antes de escolher as ferramentas
Há uma tendência para começar por escolher o software, e só depois começar a envolver as pessoas. Esta nem sempre é a melhor ordem.
Quem trabalha diariamente com determinado processo sabe onde estão os problemas, que tarefas consomem mais tempo, onde acontecem os erros.
Ouvir estas pessoas antes de implementar a ferramenta de IA permite identificar necessidades e perceber se determinada ferramenta resolve o problema identificado. Pode optar por pedir feedback aos responsáveis de cada equipa, criar um pequeno grupo-piloto ou testar uma funcionalidade antes de a disponibilizar a toda a organização.
3. Apostar na formação e no desenvolvimento de competências
Para implementar IA de forma eficaz, é necessário criar condições para que as pessoas aprendam a utilizá-la. A formação pode ser mais técnica para algumas funções ou mais prática para outras. O importante é que esteja relacionada com situações que fazem parte do trabalho diário.
O papel dos Recursos Humanos na gestão da mudança
Os Recursos Humanos têm um papel importante na forma como a mudança é comunicada, acompanhada e integrada na organização.
Em primeiro lugar, esta equipa tem de perceber de que forma concreta é que a IA vai interferir em cada função. Só assim é possível fazer o levantamento das formações necessárias e perceber como é que, na prática, as alterações podem ser comunicadas.
Depois, cabe à equipa de RH acompanhar as reações ao longo do processo. Fazer inquéritos internos, agendar conversas com managers ou planear sessões de feedback são passos que podem ajudar a identificar dificuldades.
Por fim, na hora de atualizar documentação, políticas internas ou materiais de informação, é essencial que os RH estejam um passo à frente, antecipem as perguntas frequentes e consigam direcionar as pessoas para o material de ajuda indicado no momento em que surge um pedido de ajuda.
Com a Factorial, é possível:
- Centralizar a informação: disponibilizar documentos, políticas e materiais relevantes num único espaço, facilitando o acesso dos colaboradores à informação de que precisam.
- Acompanhar a formação: organizar e gerir ações de formação para ajudar as equipas a desenvolver as competências necessárias para trabalhar com novas ferramentas e tecnologias.
- Recolher feedback: utilizar inquéritos para perceber como os colaboradores estão a acompanhar a mudança, identificar dificuldades e recolher opiniões ao longo do processo.
Erros críticos a evitar ao implementar IA num negócio
Nem todos os problemas associados à adoção de Inteligência Artificial vêm da própria tecnologia. Em muitos casos, estão relacionados com a forma como a mudança é conduzida, nomeadamente:
- Ignorar a realidade de quem está no terreno: o feedback das equipas deve ser recolhido antes, durante e depois da implementação. São os colaboradores quem melhor consegue identificar rapidamente processos desnecessários, dificuldades de utilização ou situações que não foram previstas.
- Focar o discurso na redução de custos em vez do valor humano: deve explicar que o papel da automatização é cobrir tarefas repetitivas e libertar tempo para atividades de maior valor para dar outro enquadramento à mudança.
- Descurar a ética e a privacidade dos dados: é importante saber que dados são utilizados, para que finalidade e quem pode aceder aos resultados. As regras devem ser claras e estar alinhadas com as obrigações legais aplicáveis, incluindo o RGPD.
Como saber se a implementação de IA está a resultar
Depois do lançamento, é preciso perceber se está realmente a cumprir o objetivo para o qual foi escolhida e como está a ser recebida pelas equipas.
Para fazer este acompanhamento, há vários indicadores que podem ser analisados:
- Adesão à ferramenta: os colaboradores estão a utilizar a solução ou continuam a recorrer aos processos anteriores? Uma taxa de utilização baixa pode indicar falta de formação, dificuldades na utilização ou simplesmente que a ferramenta não responde a uma necessidade real.
- Tempo poupado: uma das principais razões para automatizar processos é libertar tempo. Comparar o tempo necessário para realizar determinadas tarefas antes e depois da implementação ajuda a perceber se esse objetivo está a ser cumprido.
- Participação na formação: acompanhar quem participou nas ações de formação e identificar as equipas que continuam a precisar de apoio permite ajustar o plano de aprendizagem.
- Feedback dos colaboradores: perguntar diretamente às equipas o que está a funcionar, onde sentem dificuldades e que melhorias sugerem pode revelar problemas que os números, por si só, não mostram.
- Qualidade dos resultados: poupar tempo não é suficiente se o trabalho final perder qualidade. É importante perceber se a utilização da IA está, de facto, a melhorar os processos sem aumentar o número de erros ou a necessidade de correções.
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Perguntas frequentes sobre implementar IA numa empresa
Antes de escolher uma ferramenta de IA, é importante definir que problema pretende resolver. Compare as funcionalidades disponíveis, a facilidade de utilização, os custos, as opções de integração e as garantias de segurança e proteção de dados. Sempre que possível, testar a solução com uma equipa ou processo específico antes de avançar para toda a organização pode ajudar a perceber se é realmente adequada às necessidades da empresa.
A formação é uma das principais formas de preparar as equipas. Além de explicar como utilizar as novas ferramentas, é importante comunicar o motivo da mudança, esclarecer dúvidas e dar aos colaboradores oportunidade para partilhar feedback durante o processo.
Entre os principais riscos estão a utilização inadequada de dados, problemas de privacidade, resultados incorretos e resistência por parte das equipas. Definir regras claras, garantir supervisão humana e acompanhar a utilização das ferramentas ajuda a reduzir estes riscos.
