A gestão inadequada do tempo de trabalho não só afeta a produtividade, como expõe a empresa a riscos legais perante a Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT). Dominar o controlo de assiduidade é, por isso, uma necessidade estratégica. Este artigo explora os métodos e as obrigações legais em Portugal, para garantir conformidade e eficiência.
Factos Relevantes
- Obrigatoriedade Legal: Em Portugal, o artigo 202.º do Código do Trabalho exige que o empregador mantenha um registo do tempo de trabalho de cada colaborador, incluindo horas de início, fim e pausas [1].
- Impacto do Absentismo: Segundo a ACT e o estudo Happiness Works 2024, o número médio de dias de trabalho perdidos por absentismo em Portugal ronda os 11 dias por trabalhador anualmente, com um custo estimado de 2,5 mil milhões de euros para a economia [2].
- Risco de Incumprimento: A falha no registo de ponto é uma contraordenação grave, e a ACT pode aplicar coimas que ascendem a milhares de euros, sendo a empresa responsável por manter os registos por um período mínimo de cinco anos [3].
- Vantagem da Digitalização: Estudos de mercado indicam que a implementação de um software de controlo de ponto pode reduzir em até 75% o tempo administrativo gasto na gestão de assiduidade e no processamento de salários [4].
Tabela de conteúdos:
- 4 formas de controlar a assiduidade e pontualidade no trabalho
- O controlo da assiduidade e pontualidade por setores
- Gestão de ausências: como fazer a análise de dados?
- Gestão de turnos: passos para gerir o trabalho por turnos
- Como fazer o registo de assiduidade e pontualidade através de um software?
4 formas de controlar a assiduidade e pontualidade no trabalho
O controlo da assiduidade e pontualidade dos colaboradores é um desafio constante para muitas empresas. A gestão eficiente desses aspetos pode impactar diretamente a produtividade e o desempenho da equipa, além de garantir o cumprimento das leis, estabelecidas pela ACT.
A Base Legal: O Que Diz o Código do Trabalho?
Antes de analisar os métodos, é crucial compreender a base legal. De acordo com o artigo 202.º do Código do Trabalho, todas as empresas em Portugal são obrigadas a manter um registo de tempo de trabalho de cada pessoa colaboradora [1].
Este registo deve detalhar as horas de início e de fim do trabalho, bem como os intervalos e pausas. A Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT) fiscaliza ativamente o cumprimento desta norma, e a ausência de um sistema de registo fiável constitui uma contraordenação grave. Os registos devem ser guardados por um período de cinco anos e estar acessíveis para consulta [3].
1. Registo manual em papel ou Excel
Este método consiste em fichas ou folhas de cálculo onde cada colaborador regista manualmente a sua entrada e saída, registo recolhido pelo departamento de recursos humanos para posterior tratamento.
Embora seja um método de baixo custo inicial, é altamente suscetível a erros, fraudes e perdas de informação. Além disso, em caso de fiscalização da ACT, a prova da integridade destes registos manuais pode ser complexa, aumentando o risco de coimas.
Descarregue um modelo em Excel de folha de ponto para fazer este registo! ⬇️
2. Registo digital
Estes sistemas garantem maior precisão e segurança dos dados, sendo a opção recomendada pela própria ACT para assegurar a rastreabilidade e integridade da informação. Ferramentas como um software de gestão de recursos humanos, como a Factorial, centralizam esta função.
3. Controlo de acesso
Consiste em dispositivos físicos, como cartões magnéticos, biometria ou QR codes, que permitem verificar a identidade do colaborador.
Este método é particularmente eficaz para controlar o acesso a zonas restritas, mas deve ser complementado com um sistema que registe os tempos de trabalho de forma detalhada para cumprir as exigências do Código do Trabalho.
4. Sistemas integrados
São soluções completas que cruzam registo de ponto, marcação de férias, justificações de faltas e gestão de turnos, facilitando o controlo global da assiduidade e pontualidade de forma centralizada e conforme a legislação.
Controlo de assiduidade e pontualidade: aplicação prática em diferentes setores
Setor industrial
Predominância do registo físico ou biométrico, dada a concentração dos colaboradores em instalações fixas e horários rígidos.
Setor tecnológico
Neste contexto, é mais usual utilizar um software de gestão de projetos ou de controlo de tempo que permita às pessoas colaboradoras registar as horas dedicadas a cada tarefa ou projeto.
Setor de retalho e serviços
Grande rotação e horários variáveis tornam fundamental um sistema digital e flexível, que facilite a gestão de turnos.
Gestão de ausências e gestão de absentismo nas empresas
O absentismo não controlado representa elevados custos diretos e indiretos para as empresas, desde o pagamento de salários sem produtividade até ao impacto negativo sobre o clima organizacional.
Ferramentas digitais de gestão de ausências permitem registar, acompanhar e analisar padrões, facilitando a tomada de decisões e a comunicação com as equipas.
Como uma política de assiduidade clara pode ajudar?
Para além de um sistema de registo, uma política de assiduidade e pontualidade bem definida é fundamental. Este documento deve comunicar de forma transparente as regras da empresa relativamente a horários, procedimentos para justificar faltas, consequências de atrasos e ausências injustificadas, e a quem reportar.
Uma política clara promove a equidade, reduz conflitos e serve como um guia para toda a equipa, assegurando que todos os profissionais conhecem os seus deveres e direitos.
Gestão de turnos de trabalho
Se fazer é a gestão de ausências é uma tarefa complexa, gerir turnos também não fica nada atrás. A gestão de horários desempenha um papel vital nas operações de muitas organizações, em especial daquelas que funcionam ininterruptamente. Assegurar a continuidade das operações e a satisfação dos colaboradores é fortemente influenciada pela eficácia da gestão de horários.
A flexibilidade é crucial ao executar esta tarefa. Encontrar o equilíbrio entre a flexibilidade e a previsibilidade é essencial. Os colaboradores apreciam a capacidade de ajustar os seus horários para acomodar as suas vidas pessoais, mas também necessitam de previsibilidade para planear atividades fora do trabalho.
A adoção de um sistema de rotação de turnos ou horários variáveis pode ser benéfica para atender a estas necessidades.
6 passos para fazer uma boa gestão de turnos
- Conheça as necessidades do negócio: Avalie os horários de pico e a variação de fluxos.
- Ouça a equipa: Comunique previamente alterações e acolha feedback sobre preferências sempre que possível.
- Utilizar ferramentas tecnológicas: Um software de gestão de turnos, como o da Factorial, pode simplificar drasticamente o processo de planeamento. Estes sistemas consideram automaticamente as leis laborais, a disponibilidade do pessoal e as preferências de turno, economizando tempo e reduzindo erros humanos.
- Assegure o cumprimento legal: Certifique-se de que está a cumprir o Código do Trabalho em matéria de descanso mínimo, limites de horas e registos obrigatórios.
- Promova o equilíbrio: Garanta a rotatividade justa e minimize cargas excessivas para melhorar o bem-estar da equipa.
- Analise periodicamente: Reveja indicadores de assiduidade e pontualidade para ajustar estratégias de acordo com os resultados.
Ao adotar práticas como flexibilidade, comunicação clara e uso de tecnologia, as organizações podem otimizar os seus horários de trabalho, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente e saudável. A gestão de horários eficaz é um investimento que vale a pena para o sucesso a longo prazo de qualquer organização.
Como fazer o registo de assiduidade e pontualidade através de aplicações?
A Factorial é uma plataforma de recursos humanos que oferece uma série de ferramentas. Entre elas, está incluído um sistema de registo de assiduidade e pontualidade online.
Esta funcionalidade permite que os colaboradores registem a sua entrada e saída através de uma aplicação para smartphone. Eliminando, assim, a necessidade de relógios de ponto físicos ou folhas de ponto em papel.
App Factorial: controlo de assiduidade e pontualidade no trabalho
Para utilizar o sistema de registo de assiduidade e pontualidade da Factorial, é necessário que os colaboradores descarreguem a aplicação móvel Factorial e se registem na plataforma. Fazendo este primeiro passo, conseguem depois facilmente registar a sua entrada e saída no trabalho através da app, que regista automaticamente a data e hora.
Além disso, a plataforma oferece recursos de relatórios e análises que permitem que os gestores monitorem o desempenho dos funcionários. Consegue gerar relatórios com informações sobre atrasos, faltas e horas trabalhadas, permitindo uma análise mais precisa da produtividade dos colaboradores.
O que posso fazer, na prática, através do controlo de assiduidade e pontualidade da Factorial?
Sabemos que juntar, manualmente, as horas trabalhadas de todos os colaboradores significam horas e horas perdidas. Ou que é importante ter uma visão geral sobre a assiduidade dos trabalhadores, para tomar decisões estratégicas e, para isso, é necessário ter relatórios personalizados.
Também sabemos a importância de garantir que a sua empresa está em cumprimento com todas as leis trabalhistas.
A pensar nas necessidades de pequenas, médias e grandes empresas, criámos a Factorial Controlo de Assiduidade. Na prática, esta funcionalidade dá acesso a várias vantagens como:
- Relatórios personalizados: consegue obter insights valiosos sobre o desempenho dos seus colaboradores, através de relatórios personalizados que medem a produtividade e o número de horas trabalhadas.
- Políticas de controlo horário: crie políticas de assiduidade e pontualidade, em conformidade com as necessidades da sua empresa.
- Horas extraordinárias: monitorize todas as horas extra realizadas pelos seus colaboradores.
- Integrações/API: tem já um sistema de picagem de ponto em vigor? Integre-o com o software da Factorial. Temos integração com os dispositivos de reconhecimento facial e impressão digital da Innux!
- Cumprimento da lei: todos os dados fornecidos pelo software são transformados em relatórios que garantem o cumprimento das leis trabalhistas.
- Aprovação da folha de ponto: o software envia-lhe lembretes para revisão e aprovação das folhas de ponto.
- Sistema de picagem de ponto: picar através do telemóvel ou computador é possível. Só tem de decidir todos os sistemas de picagem que quer ativar. Um relógio de ponto diferente para cada funcionário? É possível!
- Pausas manuais e automáticas: consegue controlar todas as pausas que os seus colaboradores fazem.
Também posso gerir ausências e turnos com a Factorial?
A resposta é sim! Gerir horários, como ausências, turnos e ainda ter um relógio de ponto e controlo de assiduidade é simples, fácil e prático com a Factorial:
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- Automatize solicitações de ausências;
- Crie relatórios rápidos e personalizados sobre as ausências e férias dos seus colaboradores;
- Acompanhe todas as ausências numa única página;
- Consulte, por departamento, quais os colaboradores disponíveis;
- Crie e exporte mapas de férias;
- Defina que dias de férias podem ser acumulados para o ano seguinte;
- Crie todos os tipos de ausências e folgas que precisar;
- Personalize a configuração de cada tipo de ausência;
- Conceda permissões de aprovação a quem quiser;
- Programe turnos semanais e a longo prazo;
- Notifique os colaboradores quando os seus turnos são definidos ou alterados;
- Escolha entre os turnos mais usados nas últimas 4 semanas;
- Compare e elimine turnos;
- Receba advertências de turnos já atribuídos a colaboradores ou de conflitos de calendário;
- Distribua a responsabilidade de supervisionar as ausências da sua empresa.
A Factorial tem mais funcionalidades?
Sim! A Factorial é um software de gestão de recursos humanos, tudo-em-um. Isto significa que, além do controlo de assiduidade e pontualidade, tem acesso a outras funcionalidades para gerir o dia-a-dia da sua equipa de RH:
- Gestão de Talentos: recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, onboarding e offboarding, gestão de formações, e monitorização de objetivos (OKRs).
- Automatização de processos administrativos e integração com a folha de salários.
- Gestão de férias, ausências, turnos, workflow de aprovação e relatórios de assiduidade.
Em suma, a utilização da aplicações como a da Factorial para registo de assiduidade e pontualidade traz diversas vantagens para a empresa. Maior praticidade e precisão na gestão de horários, redução de custos com a aquisição e manutenção de equipamentos físicos de registo de ponto, são alguns exemplos.
Se aliarmos as vantagens de um software de RH desta dimensão, conseguirá tornar os seus processos de RH mais produtivos e eficientes! Agenda uma demo e veja como!
Perguntas Frequentes sobre Assiduidade e Pontualidade no trabalho
O que é assiduidade e pontualidade no trabalho?
Assiduidade refere-se à presença regular do colaborador no trabalho, evitando faltas. Pontualidade é o cumprimento dos horários de entrada e saída estabelecidos pela empresa. Ambos são essenciais para a produtividade, o bom funcionamento da equipa e a cultura organizacional.
Como controlar a assiduidade e pontualidade dos colaboradores?
O controlo pode ser feito com métodos manuais, como folhas de ponto, ou sistemas digitais, como relógios de ponto. A forma mais eficiente é através de um software de RH como a Factorial, que automatiza o registo de horas, a gestão de ausências e a criação de relatórios.
Qual a importância da pontualidade e assiduidade?
A pontualidade e a assiduidade são fundamentais para garantir a produtividade da equipa e o bom funcionamento da empresa. A ausência ou o atraso de um colaborador pode impactar negativamente o fluxo de trabalho, sobrecarregar colegas e comprometer os resultados gerais.
O que diz a lei sobre o controlo de ponto em Portugal?
A legislação portuguesa exige que o empregador mantenha um registo das horas de trabalho de cada colaborador, incluindo o início e o fim do período de trabalho. Este controlo é obrigatório para garantir o cumprimento dos limites de horário e o pagamento correto de horas extraordinárias.
Como um software de RH pode ajudar a controlar a pontualidade?
Um software de RH como a Factorial automatiza o controlo de pontualidade, permitindo que os colaboradores registem as suas entradas e saídas pelo telemóvel ou computador. A plataforma gera relatórios automáticos sobre atrasos e horas trabalhadas, simplificando a gestão e garantindo o cumprimento da lei.
