A assiduidade e a pontualidade no trabalho é um aspeto fundamental para o bom funcionamento de qualquer empresa, independentemente do setor de atividade em que atua. Um colaborador que não comparece regularmente no trabalho, ou que chega atrasado pode prejudicar o desempenho de toda a equipa e afetar a produtividade da empresa como um todo.
Para controlar a assiduidade e a pontualidade no trabalho, existem diversas técnicas e ferramentas disponíveis. Leia neste artigo quais são!
Tabela de conteúdos:
- 4 formas de controlar a assiduidade e pontualidade no trabalho
- O controlo da assiduidade e pontualidade por setores
- Gestão de ausências: como fazer a análise de dados?
- Gestão de turnos: passos para gerir o trabalho por turnos
- Como fazer o registo de assiduidade e pontualidade através de um software?
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4 formas de controlar a assiduidade e pontualidade no trabalho
O controlo da assiduidade e pontualidade dos colaboradores é um desafio constante para muitas empresas. A gestão eficiente desses aspetos pode impactar diretamente a produtividade e o desempenho da equipa, além de garantir o cumprimento das leis, estabelecidas pela ACT.
Existem diversas formas de controlar a assiduidade e pontualidade dos colaboradores, desde métodos mais tradicionais, como relógios de ponto, até soluções mais modernas, como apps de gestão de recursos humanos. Saiba quais as quatro principais formas de fazer o controlo de assiduidade e pontualidade:
1. Registo manual em papel ou Excel
Uma das formas mais tradicionais de controlar a assiduidade é através de um registo manual, geralmente feito em folhas de papel, em cartões de ponto, ou em folhas de Excel. Os colaboradores precisam de registar a sua entrada e saída no local de trabalho, que depois é recolhido pelo departamento de recursos humanos para posterior tratamento.
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2. Registo digital
Atualmente, muitas empresas já adotaram relógios de ponto digitais para o registo de assiduidade e pontualidade no trabalho. Esses sistemas podem ser utilizados através de equipamentos específicos, como relógios de ponto, ou através de aplicações para smartphones.
Alguns exemplos de aplicações que podem ser utilizadas para esse fim são o Trello, Clockify ou a app da Factorial (um software de gestão de recursos humanos).
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3. Controlo de acesso
Alguns setores, como as fábricas e armazéns, utilizam sistemas de controlo de acesso para controlar a entrada e saída dos colaboradores. Estes sistemas podem utilizar cartões magnéticos ou biometria para verificar a identidade do colaborador.
4. Softwares de gestão de recursos humanos
Existem diversos softwares de gestão de recursos humanos que incluem funcionalidades para o registo de assiduidade e pontualidade dos colaboradores.
Um exemplo é a Factorial, que permite registar a entrada e saída dos colaboradores através de uma aplicação para smartphones ou num computador. A plataforma também inclui funcionalidades para monitorizar a assiduidade e pontualidade no trabalho, emitir relatórios e gerir faltas e atrasos.
O controlo da assiduidade e pontualidade por setores
É importante ressaltar que o controlo de assiduidade e pontualidade pode variar de acordo com o setor de atividade. No setor da restauração e hotelaria, por exemplo, é comum utilizar sistemas de registo manual ou digital, enquanto em setores operários é mais comum utilizar sistemas de controlo de acesso.
Assiduidade e pontualidade no setor hoteleiro e restauração
No setor da restauração e hotelaria, o controlo de assiduidade pode ser feito através de sistemas digitais, como leitores de cartões ou aplicações para smartphones, ou através de sistemas manuais, como folhas de ponto.
Alguns estabelecimentos podem também adotar sistemas de reconhecimento facial para o registo de entrada e saída dos colaboradores. Além disso, pode ser útil implementar uma política de atrasos e faltas para evitar prejuízos ao negócio.
Fábricas e indústrias
Nas fábricas e indústrias, é comum utilizar sistemas de controlo de acesso. Esta é uma forma de garantir que apenas os colaboradores autorizados acedam às instalações. Estes sistemas podem incluir leitores de cartões ou reconhecimento biométrico, por exemplo.
Além disso, o controlo de assiduidade pode ser feito através de folhas de ponto, relógios de ponto digitais ou sistemas de monitoramento de entrada e saída de veículos de transporte de funcionários.
Setor da saúde
No setor da saúde, o controlo de assiduidade e pontualidade é crucial para garantir que os pacientes recebam o atendimento necessário e dentro dos prazos estabelecidos. Alguns hospitais e clínicas podem utilizar sistemas de ponto eletrónicos ou aplicações para smartphones para registar a entrada e saída dos colaboradores.
É também importante estabelecer políticas claras de atrasos e faltas, e ter uma equipa de recursos humanos dedicada a lidar com essas questões.
Setor tecnológico
Na área tecnológica, muitas empresas adotam uma política de horários flexíveis e trabalho remoto, o que pode tornar o controlo de assiduidade mais desafiador.
Nesse caso, pode ser útil utilizar ferramentas de monitorização de atividades dos colaboradores, como o RescueTime ou o Toggl. Além disso, é importante estabelecer políticas claras sobre horários de trabalho e comunicação entre os colaboradores.
Qualquer que seja o setor escolhido, lembre-se que a inovação tecnológica em RH tem um impacto bastante positivo nos diversos setores de trabalho.
Operadoras turísticas e o controlo de ponto
A gestão da assiduidade e pontualidade no setor das operadoras turísticas desempenha um papel fundamental na garantia de um serviço de alta qualidade para os clientes. Para isso, as operadoras turísticas precisam de adotar estratégias eficazes de gestão de pessoal.
Isso inclui a implementação de políticas claras de registro de horários, o estabelecimento de turnos e escalas de trabalho flexíveis para atender à sazonalidade do turismo e a utilização de tecnologia para simplificar o processo.
A Factorial permite que as operadoras turísticas criem horários de trabalho personalizados, tendo em consideração as demandas do setor.
Além disso, o software oferece a capacidade de acompanhar a assiduidade dos funcionários, controlar as horas extras, gerir licenças e férias, e automatizar os processos de recibo de vencimento, tornando-se mais competitivas no mercado e oferecendo uma melhor experiência aos consumidores.
Gestão de ausências nas empresas
A gestão de ausências no local de trabalho é um aspeto fundamental da gestão de recursos humanos em qualquer organização. As ausências não planeadas podem ter um impacto significativo na produtividade e eficiência da equipa, além de aumentar os custos operacionais. Portanto, é essencial que as empresas tenham um sistema eficaz de gestão de ausências para lidar com essas situações de forma eficiente e justa.
Uma das primeiras etapas na gestão de ausências é o estabelecimento de uma política clara de ausências. Esta política deve definir claramente o que constitui uma ausência justificada e uma ausência não justificada, bem como os procedimentos que os funcionários devem seguir ao solicitar uma ausência.
É importante que esta política seja comunicada a todos os funcionários para garantir que todos estejam cientes das regras e regulamentos relacionados às ausências.
Além disso, a política de ausências deve incluir detalhes sobre como as ausências serão registadas e controladas. Pode ser feito por meio de sistemas de gestão de recursos humanos ou por meio de registos manuais, dependendo do tamanho e das capacidades da organização.
Independentemente do método escolhido, é essencial que as informações sobre as ausências sejam precisas e atualizadas regularmente.
A análise de dados na gestão de ausências
Outro aspeto crucial da gestão de ausências é o acompanhamento das tendências e padrões de ausência (licenças, baixas médicas, férias ou outros motivos). Isto envolve a análise de dados sobre ausências para identificar quais os departamentos ou as equipas que estão a enfrentar problemas recorrentes de ausência e quais os motivos mais comuns para elas. Essas informações podem ser usadas para implementar estratégias preventivas e soluções específicas para reduzir as ausências no futuro.
Além disso, a comunicação eficaz é fundamental na gestão de ausências. Os funcionários devem ser encorajados a comunicar suas ausências o mais cedo possível. Da mesma forma, os gestores devem ser acessíveis e compreensivos ao lidar com as necessidades dos colaboradores em relação às ausências.
A gestão de ausências também está relacionada com a cultura organizacional. Uma cultura que valoriza o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal e incentiva os colaboradores a cuidar da sua saúde e bem-estar é mais propensa a ter um baixo índice de ausências não planeadas. Portanto, as empresas devem promover um ambiente de trabalho saudável e apoiar medidas de bem-estar.
Gestão de turnos de trabalho
Se fazer é a gestão de ausências é uma tarefa complexa, gerir turnos também não fica nada atrás. A gestão de horários desempenha um papel vital nas operações de muitas organizações, em especial daquelas que funcionam ininterruptamente. Assegurar a continuidade das operações e a satisfação dos colaboradores é fortemente influenciada pela eficácia da gestão de horários.
A flexibilidade é crucial ao executar esta tarefa. Encontrar o equilíbrio entre a flexibilidade e a previsibilidade é essencial. Os colaboradores apreciam a capacidade de ajustar os seus horários para acomodar as suas vidas pessoais, mas também necessitam de previsibilidade para planear atividades fora do trabalho. A adoção de um sistema de rotação de turnos ou horários variáveis pode ser benéfica para atender a estas necessidades.
6 passos para fazer uma boa gestão de turnos
- Comunicação clara: é fundamental para uma gestão eficaz de horários. Quaisquer alterações nos horários devem ser comunicadas com antecedência suficiente, e os colaboradores devem ter fácil acesso às informações sobre os seus horários. A implementação de um sistema de gestão de horários online pode facilitar a distribuição de horários e atualizações em tempo real.
- Evitar sobrecarregar os colaboradores: é importante evitar sobrecarregar os colaboradores com um número excessivo de horas de trabalho. O excesso de trabalho pode levar à fadiga e à diminuição da produtividade, além de aumentar o risco de erros. Monitorizar e gerir o número de horas trabalhadas por colaborador é essencial.
- Utilizar ferramentas tecnológicas: como software de gestão de turnos pode simplificar o processo de planeamento e torná-lo mais eficiente. Esses sistemas podem considerar automaticamente as leis trabalhistas, a disponibilidade dos colaboradores e as preferências de turno. Economizando tempo e reduzindo erros.
- Avalie a gestão de turnos: a gestão de horários deve ser avaliada regularmente para identificar áreas de melhoria. Pode incluir pesquisas de satisfação dos colaboradores, análise de dados de ausências e horas extras, e feedback dos gestores de equipa.
- Invista em formação: os gestores de horários devem estar bem preparados para lidar com desafios como conflitos de horários, pedidos de folgas e substituições de colaboradores.
- Considere a saúde e bem-estar: horários irregulares ou noturnos podem afetar a saúde física e mental dos trabalhadores. Oferecer programas de apoio e acesso a cuidados médicos pode ajudar a mitigar esses impactos.
Ao adotar práticas como flexibilidade, comunicação clara e uso de tecnologia, as organizações podem otimizar os seus horários de trabalho, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente e saudável. A gestão de horários eficaz é um investimento que vale a pena para o sucesso a longo prazo de qualquer organização.
Como fazer o registo de assiduidade e pontualidade através de aplicações?
A Factorial é uma plataforma de recursos humanos que oferece uma série de ferramentas. Entre elas, está incluído um sistema de registo de assiduidade e pontualidade online.
Esta funcionalidade permite que os colaboradores registem a sua entrada e saída através de uma aplicação para smartphone. Eliminando, assim, a necessidade de relógios de ponto físicos ou folhas de ponto em papel.
App Factorial: controlo de assiduidade e pontualidade no trabalho
Para utilizar o sistema de registo de assiduidade e pontualidade da Factorial, é necessário que os colaboradores descarreguem a aplicação móvel Factorial e se registem na plataforma. Fazendo este primeiro passo, conseguem depois facilmente registar a sua entrada e saída no trabalho através da app, que regista automaticamente a data e hora.
Além disso, a plataforma oferece recursos de relatórios e análises que permitem que os gestores monitorem o desempenho dos funcionários. Consegue gerar relatórios com informações sobre atrasos, faltas e horas trabalhadas, permitindo uma análise mais precisa da produtividade dos colaboradores.
O que posso fazer, na prática, através do controlo de assiduidade e pontualidade da Factorial?
Sabemos que juntar, manualmente, as horas trabalhadas de todos os colaboradores significam horas e horas perdidas. Ou que é importante ter uma visão geral sobre a assiduidade dos trabalhadores, para tomar decisões estratégicas e, para isso, é necessário ter relatórios personalizados. Também sabemos a importância de garantir que a sua empresa está em cumprimento com todas as leis trabalhistas.
A pensar nas necessidades de pequenas, médias e grandes empresas, criámos a Factorial Controlo de Assiduidade. Na prática, esta funcionalidade dá acesso a várias vantagens como:
- Relatórios personalizados: consegue obter insights valiosos sobre o desempenho dos seus colaboradores, através de relatórios personalizados que medem a produtividade e o número de horas trabalhadas.
- Políticas de controlo horário: crie políticas de assiduidade e pontualidade, em conformidade com as necessidades da sua empresa.
- Horas extraordinárias: monitorize todas as horas extra realizadas pelos seus colaboradores.
- Integrações/API: tem já um sistema de picagem de ponto em vigor? Integre-o com o software da Factorial. Temos integração com os dispositivos de reconhecimento facial e impressão digital da Innux!
- Cumprimento da lei: todos os dados fornecidos pelo software são transformados em relatórios que garantem o cumprimento das leis trabalhistas.
- Aprovação da folha de ponto: o software envia-lhe lembretes para revisão e aprovação das folhas de ponto.
- Sistema de picagem de ponto: picar através do telemóvel ou computador é possível. Só tem de decidir todos os sistemas de picagem que quer ativar. Um relógio de ponto diferente para cada funcionário? É possível!
- Pausas manuais e automáticas: consegue controlar todas as pausas que os seus colaboradores fazem.
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Também posso gerir ausências e turnos com a Factorial?
A resposta é sim! Gerir horários, como ausências, turnos e ainda ter um relógio de ponto e controlo de assiduidade é simples, fácil e prático com a Factorial:
-
- Automatize solicitações de ausências;
- Crie relatórios rápidos e personalizados sobre as ausências e férias dos seus colaboradores;
- Acompanhe todas as ausências numa única página;
- Consulte, por departamento, quais os colaboradores disponíveis;
- Crie e exporte mapas de férias;
- Defina que dias de férias podem ser acumulados para o ano seguinte;
- Crie todos os tipos de ausências e folgas que precisar;
- Personalize a configuração de cada tipo de ausência;
- Conceda permissões de aprovação a quem quiser;
- Programe turnos semanais e a longo prazo;
- Notifique os colaboradores quando os seus turnos são definidos ou alterados;
- Escolha entre os turnos mais usados nas últimas 4 semanas;
- Compare e elimine turnos;
- Receba advertências de turnos já atribuídos a colaboradores ou de conflitos de calendário;
- Distribua a responsabilidade de supervisionar as ausências da sua empresa.
A Factorial tem mais funcionalidades?
Sim! A Factorial é um software de gestão de recursos humanos, tudo-em-um. Isto significa que, além do controlo de assiduidade e pontualidade, tem acesso a outras funcionalidades para gerir o dia-a-dia da sua equipa de RH:
- Gestão de talentos: recrutamento e seleção, avaliação de desempenho, onboarding/offboarding, gestão de formações internas, monitorização de objetivos;
- Funcionalidades jurídicas e financeiras: gestão de recibos de vencimento, despesas e assinatura eletrónica;
- E muito mais!
Em suma, a utilização da aplicações como a da Factorial para registo de assiduidade e pontualidade traz diversas vantagens para a empresa. Maior praticidade e precisão na gestão de horários, redução de custos com a aquisição e manutenção de equipamentos físicos de registo de ponto, são alguns exemplos.
Se aliarmos as vantagens de um software de RH desta dimensão, conseguirá tornar os seus processos de RH mais produtivos e eficientes! ✅ Marque uma demonstração grátis do software da Factorial e automatize a gestão de RH da sua empresa!
