Sabe-se que tempo é dinheiro e quando se trata de recursos humanos e gestão de talentos, esse conceito não é diferente. Por isso, uma das melhores formas de elevar todos os indicadores internos é apostar na produtividade no trabalho.
Seja no escritório em regime de teletrabalho, a produtividade no trabalho é sem dúvida a maior aliada que qualquer grande empresa, PME ou startup tem para atingir os seus objectivos no final de cada trimestre do ano. Há algumas maneiras de aumentar a produtividade, e cada pessoa deve buscar e avaliar aquela que melhor funciona para si.
Saiba aqui algumas opções e confira como é possível medir e avaliar a produtividade de cada funcionário!
Tabela de conteúdos:
- O que é produtividade no trabalho?
- Como medir a produtividade no trabalho?
- Produtividade no trabalho e gestão de tempo
- 12 técnicas para melhorar a produtividade no trabalho
- Como medir a produtividade no trabalho em regime de teletrabalho?
O que é produtividade no trabalho?
Via de regra, a definição de produtividade no trabalho é entendida como um indicador que se refere à eficiência com que um trabalhador, equipa ou empresa, gera bens ou serviços em determinado período de tempo com determinado volume de recursos. Em outras palavras, a produtividade leva em consideração um coeficiente que surge de três parâmetros principais:
- Tempo;
- Recursos;
- Produto Final.
Em linhas gerais, e para compreender o conceito de produtividade do trabalho, poderíamos estabelecer com uma simples afirmação: Quanto mais resultados forem concluídos em menos tempo e exigindo a menor quantidade de recursos, maior será a produtividade de um funcionário, equipa ou organização.
Produtividade não se refere apenas à forma de atuação dos funcionários. Ela inclui também ao uso e tempo de resposta dos equipamentos e máquinas. Além disso, envolve até mesmo à implantação de metodologias e processos de trabalho.
Quanto mais eficiente for a garantia de uma gestão, maior será o índice de produtividade. Na departamento de RH, naturalmente, toda a atenção está voltada para a maneira como os trabalhadores atuam em suas funções. A chave está sempre na utilização de recursos, sejam materiais ou intangíveis (como a hora trabalhada).
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Para que serve a produtividade no trabalho?
A produtividade do trabalho é a forma mais concreta que os supervisores, chefes, gestores e até os próprios colaboradores têm de compreender plenamente suas próprias tarefas e o que se espera em termos de exemplos de avaliação de desempenho dentro de uma organização.
Mais importante do que o próprio conceito de produtividade no trabalho, o que importa mesmo da área de recursos humanos é poder mensurar esse aspeto da forma mais objetiva, simples e direta possível. Saber a fundo como as horas são aproveitadas, como ocorre a gestão do tempo e a distribuição das tarefas em nossa empresa é um aspecto fundamental por vários motivos:
- Permite maximizar o uso de recursos fazendo uma distribuição consciente dos recursos destinados a cada área.
- Facilita o conhecimento profundo de aspetos da cultura organizacional que podem não ser explícitos à primeira vista.
- Dá espaço e acesso para vislumbrar dinâmicas e situações que podem estar atrapalhando os processos internos de crescimento da empresa.
Como medir a produtividade no trabalho?
Em tudo o que tem a ver com produtividade no trabalho, esta é a questão de um milhão de dólares. A verdade é que medir a produtividade dos funcionários tem várias vantagens a serem consideradas.
Em primeiro lugar, vai depender do tipo de empresa, ou seja, o que se dedica a produzir (a venda de um produto material não é o mesmo que a promoção de um serviço intangível) e, em segundo lugar, dos padrões estabelecidos pela empresa. A produtividade média do trabalho pode, então, esclarecer muitas questões.
A produtividade no trabalho é geralmente relegada ao uso de uma fórmula básica para seu cálculo:
Unidades produzidas / Horas de trabalho necessárias = produtividade no trabalho
Mas a verdade é que esta equação simplista (embora tentadora pela sua simplicidade), deixa de lado outras variáveis, tanto qualitativas como quantitativas, que têm um impacto direto na obtenção de resultados pelas empresas.
O ideal, então, será estabelecer um guia específico para cada organização que ajude a perceber, antes de tudo, o que é e o que não é produtividade do trabalho. E para isso, o “roteiro” deve incluir alguns parâmetros básicos, veja a seguir.
3 pontos relevantes para medir a produtividade no trabalho
1) Hora trabalhada e esforço
Independentemente do número de horas estipulado em contrato ou convênio, a verdade é que cada trabalhador administra seu tempo de maneira diferente. É importante avaliar quais tarefas estão sendo realizadas e quais não são, quais são prioritárias e quais são secundárias durante a jornada de trabalho de cada funcionário. Tudo isso para conseguir uma gestão eficiente do tempo, sem afetar o bem-estar de cada colaborador.
2) Obtenção de objetivos
Outro elemento a levar em consideração é quantas tarefas são concluídas em um determinado período de tempo. Sem cair na armadilha de cronometrar cada momento do dia do colaborador (o que tem se mostrado contraproducente para o seu bem-estar), a ideia é que ele tenha independência e autonomia suficientes para gerir o tempo que lhe permite atingir os objetivos exigidos para o seu papel. Pode ser um determinado número de ligações por mês, geração de clientes ou produção de algum tipo de material ou conteúdo.
3) Contemple o OLE
O OLE (Overall Labor Effectiveness ou Eficiência Global da Mão de Obra) é um indicador de RH focado no setor que mede o uso, o desempenho e a qualidade da força de trabalho aplicada a uma tarefa específica e seu impacto na produtividade geral.
Essa forma de mensuração leva em consideração variáveis como disponibilidade (tempo que o trabalhador dedica à realização de suas atividades), desempenho (quanto produto é obtido dessa atividade), qualidade (percentual do produto efetivamente utilizado para venda).
Produtividade, eficiência e eficácia são iguais?
Esses 3 conceitos são frequentemente usados como sinónimos, mas a realidade é que, embora sejam muito semelhantes, essas definições não são intercambiáveis entre si. Um funcionário pode ser muito eficiente, mas não muito produtivo, enquanto outro pode não ser eficiente, mas eficaz.
Parece confuso, certo? Tudo isso devido ao fato de que existem diferenças sutis que devem ser levadas em consideração para se compreender tanto o significado desses termos quanto sua implicação nos recursos humanos.
– Produtividade, como já mencionamos, se refere a algo semelhante a uma equação onde um parâmetro está relacionado a outro (tempo de execução) dando um determinado resultado.
– A eficiência, por outro lado, indica quão bem certas tarefas são executadas. Se um trabalhador for capaz de gerar mais resultados com a mesma tarefa, ele será mais eficiente.
– Por fim, a eficácia foge aos termos anteriores uma vez que, independentemente do tempo e da quantidade de ações realizadas, está concentrada na realização das atividades adequadas. Em outras palavras, a qualidade é priorizada sobre a qualidade aqui.
Em suma, poderíamos dizer que
- Produtividade: resultado de tarefas em um período de tempo.
- Eficiência: fazer as coisas da forma mais correta possível.
- Eficácia: fazer a coisa certa.
Produtividade no trabalho e gestão do tempo
A gestão do tempo é um elemento que, sem dúvida, está intimamente relacionado com a produtividade no trabalho. Na verdade, é um elemento indivisível da fórmula que nos permite calcular e compreender o que acontece na nossa empresa.
É precisamente por esta razão que é de vital importância dispor de ferramentas adequadas para realizar uma gestão eficaz do tempo, quer se trate da contratação de trabalhadores, da gestão dos turnos ou simplesmente da atribuição de férias e dias de folga.
O controlo de horas também é um aspecto relacionado à obrigação legal imposta por todas as organizações em geral, que não pode ser deixada em segundo plano, mas deve ser otimizada com ferramentas digitais como aplicações ou softwares especializados.
💡 Saiba aqui como os softwares de avaliação de desempenho podem ajudá-lo e veja quais são as suas opções!
12 técnicas de produtividade para melhorar a produtividade no trabalho
Na implementação de novas metodologias de trabalho que visam otimizar o desempenho, não existem receitas mágicas. Mas, felizmente, há uma variedade de técnicas ou melhor , hacks de produtividade que são de grande ajuda para agilizar as tarefas diárias.
O método Jerry Seinfeld
Não é brincadeira, o comediante é famoso e também é reconhecido por ter criado essa forma de trabalhar. É chamado de “não quebre a corrente” e se concentra principalmente em realizar uma única tarefa e fazê-la sem parar do início ao fim. Isso pode significar marcar uma data de início e uma data de entrega no calendário ou simplesmente marcar algumas horas do dia. É ideal para a construção de hábitos.
Técnica Pomodoro
A técnica do pomodoro (ou técnica do tomate) foi criada por Francesco Cirillo durante seus anos de faculdade. O italiano que conseguiu se tornar um guru da produtividade, usava os velhos e familiares cronômetros de cozinha, que geralmente têm o formato de tomates, para trabalhar por períodos de 25 minutos com intervalos de 10.
Método Kanban ou Toyota
Foi desenvolvido no setor automotivo em suas fábricas no Japão há mais de 20 anos e conseguiram revolucionar não só a indústria pesada, mas a forma como a produtividade é entendida até hoje. Kanban são cartões tipo post-it usados para rotular processos em uma tarefa que é dividida em estágios.
Em sua forma mais básica, um quadro deve ser estruturado em três colunas. Uma com tarefas pendentes, uma em andamento e uma final com tarefas concluídas. O cartão com a atividade em questão se moverá à medida que os objetivos forem concluídos.
Bloqueio de tempo
É simples, mas eficaz. Independentemente do que tenhamos atribuído ao nosso dia, o bloqueio de tempo consiste em reservar longos períodos de tempo (mais de uma hora e meia, mas menos de 3) para trabalhar em uma ou várias tarefas específicas sem interrupção.
Must, should, want
Esta técnica é baseada no estabelecimento de prioridades e na forma como entendemos as atividades diárias para a nossa produtividade no trabalho. Se traduzirmos, seria algo como eu Tenho que, deveria, quero. Com esses três parâmetros podemos montar listas assim classificadas:
Tenho que coordenar uma reunião com os fornecedores.
Devo analisar o relatório de vendas.
Eu quero decorar meu escritório.
Isso ajudará a visualizar o que realmente importa, o que é urgente ou o que nos trará maiores benefícios.
Relógio biológico
Essa forma de trabalho prioriza não só a liberdade, mas também o bem-estar da saúde física e emocional. Trata-se basicamente de atribuir a nós mesmos tarefas para os momentos do dia em que nossa energia está ótima. Se é um daqueles que prefere dormir até tarde (e tem essa possibilidade), então de acordo com essa técnica o melhor a fazer é realizar suas atividades à noite.
A regra 80/20
Também conhecido como “princípio de Pareto” é uma regra que surge de uma investigação do economista italiano Vilfredo Pareto em 1906. Lá o cientista conseguiu descobrir que 80% dos resultados de uma atividade vêm de 20% do esforço que se gera.
Desta forma, esta regra nos ajudará a identificar quais são as atividades-chave que realizamos e quais se traduzem em uma maior margem de lucro e eficiência e, consequentemente, seremos capazes de otimizar essas tarefas.
Comer o sapo
Felizmente, não se trata de comer animais. Comer o sapo pelo nome original é uma técnica de produtividade que deriva de uma famosa citação do autor Mark Twain:
“Coma um sapo logo de manhã e nada pior vai acontecer com você pelo resto do dia”
A frase parte da premissa de que é preferível começar o dia livrando-se dos deveres que não são tão agradáveis e depois concentrar todas as nossas energias nas tarefas que mais gostamos.
Alice no País das Maravilhas
Se pensar no filme (ou do romance), vai lembrar-se que o protagonista descrito por Lewis Carrol se perde em um mundo de fantasia ao cair na toca de um coelho. Buracos de coelho quando se trata de produtividade do trabalho são aquelas armadilhas que nos fazem perder a noção do tempo.
Das redes sociais às reuniões que não se limitam à tomada de decisões, esta técnica é mais do que tudo um mantra. Ela nos ajuda a identificar aqueles momentos ou atividades em que perdemos totalmente o foco.
The final countdown
Assim como a música da banda da Europa dos anos 80, the final countdown foca em trabalhar com um sistema de contagem regressiva combinado com bloqueio de tempo. Pegamos um cronômetro e marcamos um período de tempo (idealmente 90 minutos) e a partir desse momento até que nosso cronômetro toque, devemos terminar as tarefas que atribuímos para abrir espaço para um intervalo de 15 minutos.
O método do colibri
Assim como os beija-flores voam de flor em flor, com essa técnica de produtividade deveríamos fazer algo semelhante. A ideia é realizar tarefas em um determinado espaço físico e após concluí-las, passar para a próxima estação de trabalho.
Isso é ideal no modo de teletrabalho, se tivermos espaços adequados. Podemos fazer uma reunião virtual na sala de estar, enviar e-mails do quarto e, por fim, gerar relatórios da cozinha. A ideia é energizar o dia mudando os ambientes.
Liste os seus objetivos
Este último método concentra-se não tanto nas tarefas e deveres, mas no resultado. O ideal é que na noite anterior a cada dia de trabalho, devemos colocar em um bloco de notas os objetivos que queremos alcançar no final do dia, semana ou mês.
Como medir a produtividade no trabalho em regime de teletrabalho?
Conforme estabelecido, existem tantas maneiras de ser eficiente, eficaz e produtivo no trabalho quanto pessoas. Todo mundo sabe melhor quais métodos são mais aplicáveis à sua própria experiência. O mesmo acontece no modo teletrabalho.
Algo semelhante ocorre quando o objetivo é acompanhar essa produtividade pela área de recursos humanos. Ou seja, é fundamental saber as opções quando a gestão do capital humano precisa medir o desempenho:
Factorial: use um software de RH para medir o desempenho
Sem papéis e sem necessidade de descarregar nenhum programa, ter um software de RH significa ter uma ferramenta ideal não só para agilizar os processos e tarefas do dia a dia de cada área, mas também para poder gerar relatórios de funcionários e fazer uma avaliação de desempenho com precisão e segurança.
Como? O Tiago explica-lhe (quase) tudo em menos de 10 minutos!
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Implementar o uso de KPIs
Os indicadores-chave de desempenho são medidas que servem para controlar tanto as atividades desenvolvidas pelos colaboradores como os objetivos alcançados. É fundamental para medir o desempenho do trabalho e são personalizáveis de acordo com o tipo de setor, área e atividade a realizar. Estes estão necessariamente integrados à avaliação de desempenho.
Adote a técnica BARS
As Behaviorally Anchored Rating Scalesem inglês ou escalas baseadas no comportamento baseiam-se precisamente na medição do comportamento dos trabalhadores. Basicamente, estabelece-se uma série de objetivos (pontualidade, geração de incidentes etc.). Esses aspetos são avaliados com notas em escalas de 1 a 10. Esse é um dos muitos indicadoresimportantes na gestão de recursos humanos.
Embora às vezes possa parecer uma tarefa difícil, a verdade é que aumentar a produtividade do trabalho e motivar nossa força de trabalho é mais fácil do que parece. Existem ferramentas, técnicas e métodos para o efeito, cujos resultados são devidamente demonstrados.
