Como fazer uma escala de trabalho por turnos em Excel e num software?

Uma escala de trabalho por turnos é uma ferramenta essencial para organizar e programar os horários de trabalho de uma equipa que opera em turnos.

No passado, a criação manual dessas escalas era a única opção disponível, geralmente usando folhas de Excel. No entanto, com o avanço da tecnologia, atualmente existem softwares especializados que facilitam esse processo, tornando-o mais eficiente e eficaz.

Ficou com curiosidade? Leia este artigo, onde mostramos como criar uma escala de trabalho por turnos tanto no Excel, como num software, destacando os benefícios da utilização de um software dedicado.

Tabela de conteúdos:

• O que são escalas de trabalho por turnos?
  • 3 exemplos de escalas de trabalho por turnos
• Como fazer uma escala de trabalho por turnos?
  • Aprenda a criar uma escala de trabalho por turnos no Excel [📥 + modelo grátis]
  • Utilize um software especializado para a gestão de escalas de trabalho
• 👉 Software Factorial para escalas de trabalho por turnos

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O que são escalas de trabalho por turnos?

A escala de trabalho por turnos é um método de programação e organização dos horários de trabalho de uma equipa que opera num sistema de turnos rotativos. Nesse tipo de escala, os funcionários trabalham em diferentes horários ao longo do dia e da semana, cobrindo períodos que podem se estender 24 horas por dia, 7 dias por semana.

As escalas de trabalho por turnos são regularmente utilizadas em setores que requerem cobertura contínua, como hospitais, serviços de emergência, fábricas, restauração e hotelaria, serviços de segurança, call centers, entre outros.  Estas escalas permitem que a equipa seja dividida em grupos que se revezam para garantir a continuidade das operações durante as 24 horas do dia.

Exemplos de escalas de trabalho por turnos

Existem diferentes tipos de escala de trabalho por turnos, dependendo das necessidades e requisitos da organização. Alguns exemplos comuns incluem:

• Turno fixo: os colaboradores trabalham num único turno durante um período prolongado, como manhã, tarde ou noite. É uma escala estável que permite que os funcionários mantenham uma rotina regular, mas pode não ser adequada para atividades que exigem cobertura em horários específicos.
• Turno alternado: os colaboradores alternam entre dois ou mais turnos, geralmente mudando a cada semana ou mês. Por exemplo, podem trabalhar na semana da manhã e depois passar para a semana da tarde ou da noite. Essa escala permite que os funcionários experimentem diferentes horários e ajuda a distribuir equitativamente os horários indesejados, como trabalhar à noite.
• Turno rotativo: os funcionários trabalham num padrão rotativo de diferentes turnos, cobrindo todas as faixas horárias disponíveis (manhã, tarde e noite). O padrão de rotação pode variar, como uma semana em cada turno ou um ciclo mais longo de rotação. Esta escala oferece uma distribuição equilibrada de horários e permite que os funcionários compartilhem igualmente as responsabilidades.

Como fazer uma escala de trabalho por turnos?

As escalas de trabalho por turnos precisam de ter em consideração fatores como a legislação de trabalho por turnos em vigor, a saúde e segurança dos funcionários, a carga horária, os intervalos de descanso e a necessidade de equilibrar o trabalho e a qualidade de vida dos funcionários.

É importante criar uma escala que atenda às necessidades da organização. E, claro, que garanta a cobertura adequada e promova um ambiente de trabalho saudável e equilibrado.

👉 Leia o artigo sobre trabalho por turnos: qual a legislação e como planear os horários dos funcionários?

As ferramentas, como o Excel e os softwares especializados, podem facilitar a criação e a gestão dessas escalas, ajudando a otimizar os horários, a evitar conflitos e a melhorar a eficiência da equipa.

1) Aprenda a criar uma escala de trabalho por turnos no Excel

O Excel é uma ferramenta poderosa para criar escalas de trabalho por turnos. Saiba quais os passos necessários para criar uma escala que se adapte à sua empresa:

Passo 1: Preparação

Antes de começar a construir a escala, é importante fazer a preparação inicial. Abra uma nova folha no Excel e insira os dias da semana nas colunas. Em seguida, crie linhas para cada membro da equipa. Determine os turnos e suas respectivas horas de início e término.

Passo 2: Construção da escala

Agora que fez a preparação, é hora de construir a escala propriamente dita. Preencha as células correspondentes aos horários de início e término dos turnos para cada dia e membro da equipa. Utilize fórmulas do Excel para calcular automaticamente as horas trabalhadas por turno e por dia. Isto permitirá que tenha um registro preciso das horas trabalhadas por cada colaborador.

Além disso, formate as células para exibir os horários de maneira clara e legível. Adicione recursos visuais, como formatação condicional, para facilitar a identificação rápida de turnos e membros da equipa.

Passo 3: Faça a gestão de alterações

À medida que as circunstâncias mudam, é comum que a escala precise de ser ajustada, de forma a combater os conflitos entre turnos. Caso haja alterações na escala, faça os ajustes necessários nas células correspondentes. Utilize recursos de copiar e colar para replicar a escala em semanas subsequentes.

É importante garantir que a escala esteja sempre atualizada e disponível para a equipa. Compartilhe o ficheiro de Excel com os membros da equipa para que eles possam aceder e verificar seus horários.

Se não quiser ter de criar esta escala em Excel, pode descarregar a nossa já pronta, abaixo ⬇️ (ou então, pode utilizar o software Factorial para esta gestão):

2) Utilize um software especializado para a gestão de escalas de trabalho

Embora o Excel seja uma opção viável para criar escalas de trabalho por turnos, nem sempre é prático. Se tem uma equipa grande, torna-se difícil fazer a gestão de tantos horários, bem como da comunicação a cada membro do seu horário.

Os softwares especializados para gestão de turnos oferecem vantagens significativas em termos de automação, facilidade de uso e recursos avançados de gestão. Desta forma, elimina erro humano e torna a gestão de turnos mais eficiente. Para utilizar um software para criar escalas de trabalho, siga estes passos:

1. Escolha do software: o primeiro passo é escolher um software que atenda às suas necessidades. Pesquise e avalie diferentes opções disponíveis no mercado. Considere recursos como facilidade de uso, personalização e relatórios. Encontre um software intuitivo e adequado às suas necessidades específicas.
2. Configuração: após a escolha do software, é necessário fazer a configuração inicial. Registe todos os seus colaboradores no software, incluindo as informações relevantes, como nome, função e preferências de turno. Além disso, defina os turnos disponíveis e suas respetivas configurações, como horários, folgas e regras específicas.
3. Criação da escala: utilize a interface do software para atribuir os membros da equipa aos respetivos turnos e dias. A maioria dos softwares oferece recursos automatizados, como rotação de turnos e regras de distribuição equitativa, que facilitam a criação da escala. Esses recursos ajudam a garantir que os horários sejam justos e cumpram as exigências dos seus colaboradores da legislação em vigor.
4. Gestão e otimização: o software permite que faça alterações na escala com facilidade, como trocas de turno ou solicitações de folga. A criação de relatórios é também uma funcionalidade valiosa para analisar o desempenho da equipa, identificar padrões e tomar decisões para otimizar a escala. Evita conflitos entre turnos, garantindo uma distribuição adequada de trabalho e descanso para os seus colaboradores.

Software Factorial para escalas de trabalho por turnos

A nossa solução de gestão de turnos permite-lhe obter controlo sobre o planeamento e análise dos horários da sua equipa. Delegue e gira turnos de maneira mais fácil! Mantenha os seus colaboradores atualizados sobre os horários de trabalho, mantendo uma base segura para toda a comunicação. Responda rapidamente às mudanças e registe períodos inesperados de horas extra.

Porque deve aderir ao Factorial Turnos?

• Atribua turnos às suas equipas: na Factorial, pode atribuir um modelo de turnos rotativo para um ou mais colaboradores, de forma rápida. Define os horários por turnos, durante os dias que pretender. Desta forma, consegue programar turnos semanais ou a longo prazo, notificar os colaboradores dos turnos definidos ou modificados e escolher os turnos mais utilizados nas últimas semanas.
• Visão geral de todos os turnos: tenha uma visão geral sobre quem está a trabalhar e quando. Mantenha os colaboradores atualizados.
• Detete conflitos entre turnos: seja automaticamente notificado caso existam erros e/ou sobreposições de turnos de trabalho.

Além de conseguir gerir os seus turnos na Factorial, também tem disponíveis funcionalidades que ajudam a otimizar o dia-a-dia dos seus recursos humanos, tais como:

• Relógio de ponto e controlo de assiduidade;
• Gestão de documentos;
• Avaliação de desempenho;
• Gestão de formações internas;
• Recrutamento e seleção
• E muito mais!

Utilizar um software é mais vantajoso!

Criar uma escala de trabalho por turnos é uma tarefa essencial, e tanto o Excel como os softwares especializados podem desempenhar um papel importante nesse processo. Embora o Excel seja uma opção viável, os softwares dedicados oferecem vantagens significativas, como automação, facilidade de uso e recursos avançados de gestão.

Ao adotar um software especializado, economizará tempo, reduzirá erros e poderá otimizar a escala para melhor atender às necessidades da sua equipa.

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