A lei da proteção de dados veio revolucionar os procedimentos das empresas, nomeadamente no que concerne aos RH. Os profissionais responsáveis pela gestão do pessoal tiveram de adaptar-se e, mais do que nunca, o recurso a tecnologia tornou-se essencial para garantir a privacidade dos dados dos trabalhadores.
Desenvolvemos este artigo para lhe disponibilizar uma lista dos pontos principais a cumprir relativamente à lei da proteção de dados. Assim, saberá se o seu software é o indicado e apresentaremos, ainda, alternativas, como o software de gestão da Factorial. Não perca mais tempo e comece a sua leitura!
Tabela de conteúdos:
- Lei da proteção de dados: o que mudou para as empresas com o RGPD
- Papel de um software no cumprimento da lei
- Os 7 pontos fulcrais para respeitar a lei da proteção de dados
- 💡 Garantir a conformidade com a lei da proteção de dados usando a Factorial
- Dia Europeu da Proteção de Dados
Lei da proteção de dados: o que mudou para as empresas com o RGPD
A implementação do RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) marcou uma significativa mudança na proteção de dados na UE.
Uma das alterações mais impactantes para as empresas foi o reforço na transparência e no consentimento. O RGPD passou a exigir que as organizações informem claramente as pessoas sobre como os seus dados serão utilizados. Deste modo, é garantido que o consentimento é obtido de maneira inequívoca, seja de clientes, funcionários ou candidatos.
Além disso, o RGPD conferiu aos indivíduos um maior controlo sobre seus dados pessoais. Os cidadãos passaram a ter legalmente o direito de aceder, alterar e, em alguns casos, eliminar as suas informações pessoais.
Nesta linha, é da responsabilidade das empresas garantir que os seus sistemas e processos salvaguardam estes direitos.
As empresas foram também chamadas a implementar medidas robustas de segurança de dados. O RGPD veio impor a obrigação de executar procedimentos técnicos e organizacionais adequados para proteger os dados pessoais contra acessos não autorizados e ataques.
O RGPD redefiniu, assim, o cenário da proteção de dados, transformando-o num ambiente mais focado na privacidade e na responsabilidade. As empresas passaram a necessitar de estar cientes destas mudanças e ajustar práticas para cumprir as rigorosas exigências do RGPD.
Para garantir a proteção efetiva dos dados pessoais e o respeito pelos direitos individuais dos seus trabalhadores, os empregadores começaram a recorrer em maior escala a ferramentas. É do papel destas que falaremos no bloco seguinte.
👉 Saiba mais sobre o RGPD em Portugal e como afeta a gestão das empresas.
Papel de um software no cumprimento da lei da proteção de dados
Um software detém uma importância crucial no cumprimento da lei da proteção de dados em Portugal, por parte dos RH. Os requisitos impostos pelo RGPD exigem processos eficientes e seguros, e é aqui que um software marca a diferença. A eficiência quando comparada com a dos procedimentos manuais é gigantesca.
Em primeiro lugar, as soluções de software são essenciais para garantir a conformidade com as normas de privacidade. Ferramentas especializadas ajudam as empresas a mapear e gerir os dados pessoais que processam, assegurando uma visão abrangente do fluxo de informações sensíveis.
Adicionalmente, um software desempenha um papel fundamental na implementação de medidas de segurança sólidas. Sistemas de criptografia, controlo de acesso e auditorias automatizadas são incorporados em soluções de software para proteger dados de ataques.
Por último, destaca-se a capacidade de um software automatizar processos de gestão de consentimento. As ferramentas especializadas ajudam na recolha e registo do consentimento dos titulares de dados eficientemente.
Um software torna-se, assim, uma ferramenta absolutamente indispensável para os departamentos de RH. A sua implementação eficaz é essencial para que uma empresa enfrente os desafios dinâmicos da proteção de dados.
Mas como saber se um software de gestão cumpre, efetivamente, a lei da proteção de dados? Se tem esta dúvida, confira a lista que preparámos especialmente para si.
👉 Software de gestão de Recursos Humanos: como escolher o melhor?
Os 7 pontos fulcrais para respeitar a lei da proteção de dados
De modo a garantir que a legislação aplicável é cumprida, existe um conjunto de questões que um software deve possibilitar fazer. Resumimo-los abaixo.
1. Permitir o consentimento explícito
Um software que lida com dados pessoais de trabalhadores deverá fornecer mecanismos que permitam a estes dar o seu consentimento. Este consentimento deverá ser informado, claro e sem qualquer espaço para dúvidas.
2. Disponibilizar informação aos titulares
Um pouco na linha do ponto anterior, as empresas são obrigadas a prestar informação sobre o uso dos dados recolhidos. Nomeadamente, o prazo de conservação dos dados e questões legais, incluindo como apresentar uma queixa junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados. Um software que recolhe dados pessoais deve ter mecanismos que prestem estas informações de forma clara, sucinta e direta.
3. Assegurar o direito ao acesso, correção e esquecimento
Qualquer funcionário pode exigir o acesso aos seus dados pessoais, a possibilidade de os corrigir ou, até, eliminar. Assim, o software de gestão utilizado deverá permitir fazer estas três ações de forma imediata e mais ágil.
4. Facilitar a portabilidade dos dados
Sempre que um trabalhador ou candidato o requerer, uma empresa está obrigada a fornecer os dados pessoais num formato legível e atual. Deste modo, poderão ser posteriormente usados por outra entidade – é dado a este processo o nome de portabilidade. Uma vez mais, o software deverá estar preparado para exportar esses dados e/ou enviá-los ao seu titular de modo seguro.
5. Provar o cumprimento legal
Os empregadores têm de ser capazes de demonstrar que cumprem a lei da proteção de dados, de forma transparente. A ferramenta escolhida deve, assim, mostrar que é lícita e segura.
6. Possibilitar o rastreamento dos dados
Deve também ser feita prova que a lei da proteção de dados, no que diz respeito ao rastreamento dos dados está realmente a ser cumprida. Assim, através dos softwares utilizados, deve ser possível verificar como é que os dados armazenados estão protegidos e confirmar que foram recolhidos de modo consentido.
7. Autorizar a criação de níveis de permissões
Dada a natureza sensível e confidencialidade dos dados, os mesmos apenas devem ser acedidos por quem esteja autorizado a fazê-lo. Neste contexto, torna-se fundamental que o software utilizado permita criar níveis diferenciados de acesso, de acordo com as funções e necessidades de cada colaborador. O software deve, também, criar um histórico de consulta ou uso desses dados.
Agora que já lhe apresentámos tudo o que um software de gestão deve permitir fazer, para agir dentro da lei da proteção de dados, falaremos de uma das ferramentas mais seguras do mercado. Referimo-nos ao software tudo-em-um da Factorial. 👇
Garantir a conformidade com a lei da proteção de dados usando a Factorial
Cumprir o RGPD tornou-se uma prioridade crítica para as empresas e o software da Factorial surge neste contexto como uma ferramenta indispensável. Oferece recursos abrangentes, projetados para simplificar e fortalecer a gestão de dados pessoais em RH, e alinhando-se com os requisitos legais. Veja como, em 2 minutos ⬇️
O software da Factorial facilita a criação e divulgação de políticas de privacidade. Deste modo, os titulares têm acesso claro às informações sobre o tratamento das suas informações pessoais. Adicionalmente, simplifica o processo de obtenção de consentimento.
No que diz respeito à segurança, a Factorial integra funcionalidades avançadas para proteger dados sensíveis, mesmo funcionando na nuvem. Não hospedamos ou executamos os nossos próprios roteadores, balanceadores de carga, servidores DNS ou servidores físicos. Todos os dados dos nossos clientes são armazenados com a máxima segurança em servidores da Amazon Web Services, na Alemanha, protegidos por três camadas físicas de segurança.
Todos os dados enviados para e da nossa infraestrutura são, ainda, encriptados, com recurso à encriptação TLS, uma das melhores práticas de segurança da indústria.
Outro ponto forte deste software é a capacidade de automatizar processos operacionais relacionados à proteção de dados. A gestão eficiente dos direitos dos titulares, a resposta a solicitações de acesso e a notificação imediata em caso de violações são simplificadas, permitindo cumprir prontamente as exigências legais.
Isto é, a Factorial não simplifica apenas a conformidade com a lei da proteção de dados, como fortalece a postura de privacidade da sua empresa, proporcionando uma gestão eficaz e transparente dos dados pessoais.
E ao ser uma ferramenta de RH completa, permite ainda realizar inúmeras operações de gestão, desde a picagem de ponto, lançamento do recibo de vencimento, controlo de despesas, recrutamento e seleção, entre muitas outras.
💡Descubra todas as potencialidades do software da Factorial!
Dia Europeu da Proteção de Dados
O Dia Europeu da Proteção de Dados, celebrado a 28 de janeiro, destaca a importância da conscientização e promoção dos direitos individuais relacionados à privacidade, em toda a União Europeia.
Esta data simbólica coincide com o aniversário da assinatura da Convenção 108 do Conselho da Europa, o primeiro tratado internacional que aborda especificamente a proteção de dados pessoais.
Este dia serve como uma oportunidade para refletir sobre os princípios fundamentais da privacidade da informação e os desafios emergentes. Durante a sua celebração, são realizados seminários, workshops, bem como campanhas de sensibilização, e as organizações são incentivadas a rever as suas práticas de proteção de dados.
Funciona também como um lembrete do constante equilíbrio necessário entre a inovação tecnológica e a proteção dos direitos individuais. Numa sociedade que caminha para uma era cada vez mais digital, a preservação da privacidade transforma-se num desafio contínuo, tornando fundamental encontrar os parceiros tecnológicos certos.
