Gerir os colaboradores de uma empresa, sem um portal de RH, pode ser uma tarefa desafiante, especialmente se for uma empresa de grande dimensão. Os portais de recursos humanos estão a tornar-se cada vez mais populares, e podem ajudar as empresas a gerir os seus colaboradores, de forma mais eficiente.
Mas afinal o que é um portal de RH? Neste artigo, vamos ensinar-lhe o que é, as diferenças entre portal de RH e de colaborador, quais as características que um bom portal de RH deve ter e, por fim, dar-lhe alguns exemplos de portais de RH. Ficou com curiosidade? Leia o artigo!
Tabela de conteúdos
- O que é um portal de RH?
- Portal de RH vs. portal do colaborador: há diferenças?
- Benefícios de ter um portal de RH na sua empresa
- Quais as características imprescindíveis num portal de RH?
- Exemplos de portais de RH
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O que é um portal de RH?
Um portal de RH é uma plataforma online e/ou software/app de recursos humanos que permite às empresas gerir os seus colaboradores, de forma centralizada. Pode ser utilizado para várias finalidades como o recrutamento de novos colaboradores, a gestão de salários/recibos de vencimento, definição e gestão de formações internas, a gestão de férias e ausências, a avaliação de desempenho dos colaboradores e tantas outras.
Além disso, um portal de recursos humanos também pode ser utilizado para criar e gerir perfis de colaboradores, armazenar documentos importantes e monitorizar a conformidade com regulamentações legais obrigatórias. É nada mais do que uma ferramenta completa, que ajuda a empresa na missão de manter todos os dados dos seus colaboradores e processos de recursos humanos, num só sítio. Consequentemente, um portal de RH torna a gestão de recursos humanos mais eficiente e eficaz.
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Portal de RH vs. portal do colaborador: há diferenças?
Embora um portal de RH tenha funcionalidades semelhantes a um portal de colaborador, são utilizados por pessoas diferentes. Um portal de RH é utilizado pela equipa de recursos humanos da empresa. Já um portal do colaborador é utilizado pelos próprios colaboradores da empresa.
O portal do colaborador é uma plataforma que permite aos colaboradores aceder a informações importantes sobre a sua empregabilidade, como recibos de vencimento, políticas internas, informações sobre benefícios, mapas de férias, entre outros. Também pode ser utilizado para solicitar marcação de férias e ausências e submeter os respetivos documentos necessários, enviar pedidos de reembolso de despesas, assinar documentos online e comunicar com outros colaboradores.
👉 Leia o nosso artigo sobre Portal do Colaborador: 7 motivos para ter um na sua empresa
Em suma, um portal de colaborador proporciona o acesso a todos os procedimentos que um colaborador precisa. Este tipo de solução economiza tempo para os departamentos de recursos humanos, porque os próprios colaboradores podem aceder às informações de que precisam sem ter que solicitá-las.
Saiba ainda que existem plataformas tudo-em-um, onde consegue ter um portal de RH, mas também um portal de colaborador. Tudo centralizado no mesmo software.
Benefícios de ter um portal de RH na sua empresa
Conhecidas as diferenças entre os dois tipos de portais, é importante saber também que benefícios este tipo de portais trazem para a sua empresa:
- Reduzem o tempo gasto com papelada burocrática e o uso de papel (recibo de vencimento, alvarás, pedidos de férias, pedidos de recursos e EPIs,entre outros);
- Eliminam erros administrativos e reduzem o risco de perda de dados;
- Melhoram a autonomia dos colaboradores para que possam interagir com a empresa, não importa quando e onde;
- Unificam e centralizam a comunicação entre a empresa e seus colaboradores. Há mais transparência e acesso à informação;
- Centralizam as informações num único sítio, para que seja mais prático para os recursos humanos;
- Melhoram o marketing interno sem custos. A experiência do colaborador ao consultar as suas informações ou ao picar o ponto, por exemplo, será muito mais satisfatória;
- Automatizam processos: como gestão de férias e ausências, gestão de desempenho e recibos de vencimento. Isso reduz a carga de trabalho dos gestores de RH e aumenta a precisão e a eficiência dos processos;
- Permitem a análise de dados: um portal fornece dados valiosos sobre os colaboradores, como o seu desempenho e o seu envolvimento com a empresa. Esses dados podem ser usados pelos gestores de recursos humanos. Consequentemente, terá tomadas de decisões informadas sobre gestão de talentos e planeamento estratégico.
Podemos então afirmar que os portais de recursos humanos podem ajudar as empresas a gerir os seus colaboradores de forma mais eficiente e eficaz, fornecendo uma plataforma centralizada para armazenar e analisar dados importantes.
Quais as características imprescindíveis num portal de RH?
As características de um portal de RH podem variar de plataforma para plataforma. Todavia, há algumas características imprescindíveis que devem ser consideradas.
Em primeiro lugar, seja uma empresa de pequena, média ou grande dimensão, os benefícios destes portais são os mesmos. Contudo, como cada empresa é diferente, dependendo das suas necessidades, é importante avaliar se está à procura de um portal simples ou mais completo.
Características a ter em conta:
- Portal completo: se pode ter um portal que tem todas as funcionalidades que precisa/que são úteis ao departamento de recursos humanos e pode tornar os seus processos mais eficientes, porquê optar por um mais simples? Escolha um portal que tenha portal de RH e portal para colaboradores. Assim, consegue ter tudo centralizado na mesma plataforma.
- Usabilidade: O portal deve ser fácil de usar e muito intuitivo com processos simples. Lembre-se que o objetivo ao implementar um portal é economizar tempo e facilitar processos. Se esta ferramenta é muito complicada de usar e os colaboradores sentem que precisam de formação avançada para a conseguir utilizar, estará a cumprir a sua função?
- Acessibilidade: A plataforma deve ser acessível em qualquer sítio e lugar. Se tiver colaboradores a trabalhar fora do escritório, noutras instalações ou até mesmo fora do País, estes precisam de conseguir aceder ao portal.
- App móvel: um portal que possar ser usado através do telemóvel, é um benefício extra. Se isso for possível, aspetos como controlo de assiduidade ou assinatura de documentos serão muito mais rápidos e práticos.
- Personalização e segurança: este portal deve ser personalizável e seguro. O portal de RH deve permitir que as empresas personalizem as suas funcionalidades de acordo com as suas necessidades específicas. Por outro lado, esta personalização não deve colocar em causa a proteção da privacidade das informações dos colaboradores e empresa.
- Criação de relatórios: se um software armazena informações, é essencial que também permita o download e a extração de relatórios (para o departamento de RH e para o trabalhador).
De forma resumida, procure um portal de RH que responda às necessidades de RH da sua empresa, e seja prático, fácil de aceder e de utilizar, seguro e personalizável.
Exemplos de portais de RH
Conhecendo as características essenciais num portal de RH, é hora de avançar para os portais que existem no mercado. Damos-lhe três exemplos de softwares que deverá avaliar na hora de fazer a sua escolha:
Factorial: tudo-em-um
A Factorial é uma plataforma de recursos humanos, baseada em nuvem, que oferece uma ampla gama de funcionalidades. O melhor: este software tudo-em-um, tem um portal de RH e um portal de colaborador! Consegue ter tudo aquilo que precisa num único sítio. Pode usar também através de um dispositivo móvel.
Através deste software de RH, tem acesso ao portal de RH e ao portal do colaborador sem a necessidade de programação. Com a Factorial é possível criar eventos, enviar comunicações internas, aprovar pedidos de férias e ausências, enviar documentos que devem ser assinados (também online!) pelos seus colaboradores, e muito mais!
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Zenefits
O Zenefits é uma plataforma de gestão de recursos humanos que oferece diversos recursos. Alguns exemplos são a gestão de benefícios de saúde, recibo de vencimento, recursos humanos, conformidade regulatória e formação. Também oferece uma interface fácil de utilizar e personalização de funções.
SAP SuccessFactors
O SAP SuccessFactors é uma plataforma de gestão de recursos humanos baseada em nuvem. Esta oferece recursos para gerir recrutamento, gestão de desempenho, formação, gestão de talentos, entre outras coisas.
Agora que já sabe tudo o que é essencial sobre um portal de recursos humanos, faça a sua escolha. Opte por aquele que se adapta melhor às necessidades da sua empresa.
Damos-lhe uma última dica: deve optar por uma solução em evolução. Isto é, uma solução que conta com uma equipa de desenvolvimento, aprimorando e analisando as reais necessidades das empresas e de seus colaboradores, como é o caso da Factorial.
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