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Portal do colaborador: o que é e porque ter um na sua empresa

Nos últimos anos, inúmeras empresas estão a implementar novas maneiras de otimizar a comunicação entre funcionários e o departamento de Recursos Humanos. Uma das melhores soluções para isto, é contar com um portal do colaborador. Através dos portais do colaborador cada funcionário pode aceder aos seus dados na empresa, de maneira digital e com um utilizador próprio.

E não é apenas isso! Este tipo de software, ferramenta ou aplicação móvel implica incorporar uma nova mentalidade na empresa. Mais adaptada às últimas tendências em gestão administrativo, de informações e organização interna.

Ainda não está convencido da importância de ativar um portal do colaborador na sua empresa? Neste artigo, explicamos detalhadamente o que é um portal do colaborador, como este pode ajudar a sua equipa e como escolher o que mais se adapta a sua empresa.

Continue a ler este texto para saber mais ou simplesmente clique no item do sumário que mais lhe interessa no momento.

Sumário

O que é o portal do colaborador?

O portal do colaborador é uma ferramenta que permite que pequenas e médias empresas estabeleçam canais de comunicação com o funcionário. Por meio de uma plataforma on-line, a empresa pode dar destaque aos trabalhadores e automatizar dados e outros processos internos.

Através desta plataforma online, o funcionário pode aceder aos seus dados através de um utilizador único e verificar vários documentos. As empresas usam o seu portal de colaborador de maneiras distintas. Enquanto algumas o usam como complemento da comunicação com os funcionários, outras enviam notificações e documentos exclusivamente através do seu portal do colaborador.

No mercado, existem muitos serviços que permitem criar portais do colaborador e cada um com diferentes funcionalidades. Com recursos como gestor de documentos, recibo de vencimento, férias … de acordo com a plataforma, terá mais ou menos funcionalidades e a ferramenta será mais ou menos adaptada à sua empresa.

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As funções de um portal do colaborador

Antes de abordar as vantagens que um portal do colaborador trazer para uma empresa, vamos revisar as principais funções que este pode ter, independente da plataforma que a sua empresa utilizar.

Acesso a Dados e Documentos

Um portal do colaborador nada mais é do que um espaço pessoal para alguém que faz parte da equipa de uma empresa. O que significa isso? Basicamente que o funcionário terá acesso a todas as suas informações, ele poderá tomar acções a partir daí, em vez de passar por diferentes filtros ou supervisores, o que levaria algum tempo que ele não gastaria em outras tarefas.

Através do seu perfil no portal do colaborador, este pode ver dados importantes como os seus recibos de vencimento e o seu contrato.

Solicitações Facilitadas

Uma outra opção que as soluções que os portais dos colaboradores oferece é realizar solicitações de recursos humanos de maneira mais eficaz. Um exemplo é o pedido de férias e ausências que pode ser feito através do seu portal, sem a necessidade de enviar cadeias de e-mail.

Visão geral da Empresa e Funcionários

Tanto para o departamento de recursos humanos, quanto para os funcionários, um portal do colaborador deve ser um espaço em que é possível ter uma visão geral da empresa. Isso significa saber quem está a trabalhar, quais funcionários estão de férias, quem trabalha de casa… Além de aniversários e todo o tipo de ausência que possa existir numa empresa.

Dados centralizados e automatizados para o sector de RH

O portal do colaborador acaba por tornar-se um banco de dados cujas informações são geridas e adicionadas automaticamente. Assim, todas as informações da empresa e dos funcionários podem ser encontradas no mesmo sítio e são armazenadas digitalmente e com segurança.

Muitos portais do colaborador, como o software de recursos humanos da Factorial, possuem a possibilidade de guardar estes dados num sistema na nuvem. Isto facilita o acesso de todos os funcionários, já que permite que os funcionários acedam às suas informações através de diferentes dispositivos.

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Razões para ter um Portal do Colaborador na sua empresa

Para pequenas, médias ou grandes empresas (especialmente as duas últimas), ter uma ferramenta que ajuda a automatizar processos é algo que pode revolucionar o departamento de Recursos Humanos. Já que a função de um sector de recursos humanos não deveria ser preencher documentos e papéis. Mas gerir o talento da empresa.

Vamos ver os motivos pelos quais a sua empresa pode beneficiar de um portal do colaborador:

1. É um canal de comunicação bidirecional

Grande parte do conflito trabalhista é causada pela falta de comunicação interna entre a empresa e o funcionário ou por uma gestão débil dos processos de comunicação interna. O principal motivo para implementar um portal do colaborador na sua empresa é estabelecer procedimentos ágeis e canais de comunicação entre a empresa e os funcionários.

Assim, além de reduzir a comunicação desnecessária, é possível estabelecer procedimentos simples para todos aqueles funcionários que necessitem solicitar algo para os seus gestores ou para o departamento de recursos humanos.

2. Reduz a carga administrativa para o departamento de Recursos Humanos

A grande maioria dos portais do colaborador possui mecanismos que simplificam a gestão do departamento de Recursos Humanos. Dependendo da ferramenta que escolher, terá a possibilidade de reduzir a carga administrativa do departamento e economizar mais tempo.

Mencionamos a redução de e-mails desnecessários anteriormente, mas há outras vantagens. Uma delas é atribuir permissões de aprovação de ausências para os gestores diretos de um funcionário. Assim, o RH não precisa estar no meio de todos os processos.

3. Automatiza processos demorosos e repetitivos

Não há motivo para continuar a executar manualmente processos repetitivos e tediosos. Como, por exemplo, preencher o mapa de ausências ou a folha de presença de cada funcionário. Estas ações podem ser realizados de maneira mais rápida e eficiente, graças a tecnologias intuitivas como um portal do colaborador.

4. Padroniza processos para que tudo esteja sob controle

Na maioria das empresas, existem vários processos completamente diferentes para fazer a mesma coisa. Como, por exemplo, solicitar férias ou folgas. O resultado disso é um caos generalizado. Padronizar um processo simples para cada tarefa é a melhor maneira de garantir a otimização do tempo de todos.

Qual é o sentido de enviar um e-mail ao departamento de Recursos Humanos para perguntar quantos dias um funcionário ainda tem de férias? O portal do colaborador pode resolver isto sem precisar responder todos os funcionários da sua empresa quando houver alguma dúvida. Com um clique e uma vista de olhos no portal, já está resolvido.

5. Reduz o risco de perda de dados

Já teve a má sorte de ter perdido ou danificado o seu computador e perder documentos importantes? Então sabe que um dispositivo com palavra-passe pode não ser o melhor lugar para armazenar todas as informações vitais da sua empresa. Um bom portal do colaborador está na nuvem e é a solução ideal para armazenar os seus dados com segurança.

Contar com uma ferramenta segura e apoiada na nuvem ajuda a minimizar a perda de dados ou a exposição dos mesmos.

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Como escolher o melhor portal do colaborador para a sua empresa

Cada empresa é um mundo e escolher o serviço de portal do colaborador que melhor se adequa a cada uma delas é uma questão de entender o que as necessidades estão a tentar cobrir.

Busca algo básico que permite a partilha de documentos internamente e a resolução de aspetos mais gerais como as ausências? Ou busca algo que vai além e permite criar recibos de vencimento, enviá-los e rastrear os candidatos a uma vaga?

Dependendo do objetivo da empresa, encontrará várias opções no mercado. Por isso, o nosso conselho é escolher a ferramenta que permita um maior nível de personalização e que se adapte perfeitamente à estrutura da sua empresa. No entanto, existem certos requisitos que a opção escolhida tem que ter:

Usabilidade

Um bom portal do colaborador deve ser fácil de usar. Já que não queremos perder tempo a treinar funcionários para que eles possam realizar processos simples. O objetivo é ajudá-lo a ganhar tempo e recursos, não o contrário.

Aplicação para dispositivos móveis

A melhor coisa para um funcionário é que este possa aceder aos seus dados a partir de qualquer dispositivo. Seja do computador da empresa ou do seu próprio telemóvel. Isso será benéfico, especialmente se tiver trabalhadores que nem sempre estão presentes no escritório ou exercem suas funções remotamente.

Agora, que muitos de nós estamos a trabalhar nas nossas casas, ter uma aplicação para dispositivos móveis é um benefício extra que deve ser considerado para a comodidade dos colaboradores.

Permissões

Se o seu portal do colaborador tiver um sistema de permissões, será mais fácil gerir cada um dos trabalhadores de acordo com o gerente.

Gostava que o organograma da sua empresa fosse eficiente? Um bom portal do colaborador deve permitir que determinados funcionários aprovem e supervisionem as tarefas de outras pessoas ou façam solicitações digitais.

No software de recursos humanos da Factorial, o nosso portal do colaborador está ligado ao organograma digital da empresas. O que facilita enormemente os processos internos dos recursos humanos. Além de aprovar ou rejeitar ausências e férias, os gestores podem aprovar as folhas de presenças e documentos dos funcionários.

Assinatura digital

A assinatura digital é uma das soluções mais recentes e modernas que poderá encontrar num portal do colaborador. Através desta assinatura eletrónica, os gestores e demais funcionários podem validar documentos e folhas de ponto da equipa. Além de ajudar a realizar certos processos de uma empresa de maneira digital, a assinatura digital agiliza contratações e aprovações.

Relatórios

Se deseja armazenar informação, na nuvem fornecida por um portal do colaborador, convém usá-la para gerar insights relevantes. Um bom software de recursos humanos com portal do colaborador deve permitir a extração e o download de documentos. Bem como o upload e o relatório dos dados gerados pelo sistema. Tais como, horários dos funcionários, tipos de contratos, a estrutura da companhia, turnos, entre outras coisas.

Se já utiliza o software de recursos humanos da Factorial, aceda à função de relatórios e análises de RH e descubra aqui como usá-lo.

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Benefícios da Factorial HR

Como explicámos anteriormente, o software de recursos humanos da Factorial conta com um portal do colaborador completo. Além dos benefícios que comentámos anteriormente acerca do portal do colaborador, há diversas funcionalidades capazes de ajudar as empresas e o sector de recursos humanos na gestão dos funcionários e das suas informações.

Registo horário e relógio de ponto digital

Através do portal do colaborador, a equipa poderá registar o seu horário diariamente. Na Factorial trabalhamos com diferentes possibilidades para que os funcionários possam picar o ponto. Além de registar o ponto no software para desktops, ao clicar na opção “registar entrada” o funcionário também pode adicionar o seu horário manualmente caso esqueçam de picar o ponto, na hora da entrada ou da saída.

Como mencionamos anteriormente, temos uma aplicação móvel, em que o utilizador apenas precisa deslizar o dedo para registrar a entrada e a saída. Além destas soluções, disponibilizamos um sistema de geolocalização para que os gestores saibam de onde os funcionários estão a picar o ponto e a opção de leitura do código QR para o registo.

O código QR para o registo de ponto é uma das funcionalidades mais interessantes para aquelas empresas que querem substituir a leitura da digital para o registo de ponto.

As folhas de ponto do mês também são disponibilizadas no software da Factorial. Assim, os funcionários e gestores diretos podem ver os seus horários de entrada e saídas. No final do mês, cada gestor direto, deve aprovar a folha de ponto dos colaboradores.

Ausências e férias

No portal do colaborador da Factorial, cada funcionário verá o calendário da equipa. Nele é possível adicionar as suas ausências, férias, folgas e dias de trabalho remoto. No mesmo calendário, os funcionários, além de adicionarem os seus pedidos, podem ver quem está a trabalhar, quem está fora do escritório, os aniversários da equipa e os feriados. Tudo isto numa mesma página!

Meus documentos

No portal do colaborador da Factorial, há uma secção específica para os seus documentos. Além de subir os seus dados pessoais, alí é onde encontrará os documentos relevantes para a equipa de RH. Além do contrato e das renovações, encontrará os recibos de vencimento de cada mês, documentos de identidade e baixas médicas.

Avaliação de desempenho

Outro recurso que encontrará no seu portal do colaborador da Factorial é a secção de avaliações de desempenho. Neste poderá criar e responder digitalmente as análises de desempenho da sua empresa, que podem ser criadas pelos gestores, diretores e supervisores.

No software de recursos humanos Factorial, disponibilizamos diferentes tipos de avaliação de desempenho. Entre eles estão as avaliações 180 °, 360 °, feedbacks dos gestores e autoavaliações. Todos estes estão conectados aos perfis individuais dos utilizadores e ao organograma digital da empresa.

Através desta funcionalidade de avaliação de desempenho, o gestor pode escolher entre utilizar perguntas pré-definidas da plataformas ou criar as suas próprias perguntas. Assim, é possível administrar as avaliações de desempenho de maneira automática e revisá-las desde o mesmo sítio.

Aceda ao nosso site e descubra estas e outras funcionalidades do nosso software de recursos humanos.

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Ana Matos é Content Manager da Factorial para o mercado português. Licenciada em Ciências da Comunicação e Mestre em Marketing, dedica-se à criação, produção e gestão de conteúdos digitais em diferentes formatos desde 2017. Depois de alguns anos a trabalhar em agências de Comunicação e Marketing, especializa-se agora na área de Recursos Humanos & Tecnologia.

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