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Whistleblower: o que é e como afeta as empresas?

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O parlamento português, a 26 de novembro de 2021, aprovou um novo projeto lei sobre a Proteção ao Denunciante, transpondo a Diretiva Whistleblower da União Europeia (UE). Esta lei irá entrar em vigor em Portugal seis meses após publicação no Diário da República, por volta de junho de 2022. 

A Diretiva Whistleblower promete mudar as regras do jogo, por se tratar de um regulamento de natureza única e desconhecida até agora. Neste artigo contamos-lhe o que é a Diretiva Whistleblower, quais as suas implicações para empresas e as consequências e sanções.

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Diretiva Whistleblower o que é?

A Diretiva Whistleblower pretende trazer ao de cima condutas ilícitas, através da proteção de pessoas que estejam numa situação privilegiada para denunciar. Esta diretiva procura encontrar uma solução à cultura do medo de represálias, vivida por quem tem conhecimento de determinadas infrações. Sejam cometidas por alguém nas empresas, ou dentro das administrações públicas ou outras entidades.

Esta cultura de medo leva-os a rejeitar a ideia de denunciar, essencialmente pelo medo das consequências ao denunciá-lo. A realidade é que este tipo de violação é muito difícil de identificar se as pessoas mais próximas, como funcionários ou fornecedores, não o fizerem.

Qual é a relação com a Lei da Proteção ao Denunciante em Portugal?

Antes de percebermos de que forma a diretiva Whistleblower impacta Portugal, convém esclarecer a diferença entre a Diretiva Whistleblower e a Lei da Proteção ao Denunciante.

A Diretiva Whistleblower surgiu através da própria União Europeia e, por isso, não é uma regulamentação portuguesa.

A Lei da Proteção ao Denunciante é uma lei que Portugal transpôs da Diretiva Whistleblower.

De acordo com a Diretiva Whistleblower, todos os empregadores do setor privado e público, com 250 funcionários ou mais, foram obrigados a implementar um sistema de denúncia de irregularidades até 17 de dezembro de 2021.

As organizações de menor dimensão, entre 50 a 249 funcionários terão mais tempo para se ajustarem, até 17 de dezembro de 2023.

Os esforços de Portugal para transpor a Diretiva Whistleblower começaram a 1 de janeiro de 2020. A Ministra da Justiça portuguesa da época, Francisca Van Dunem, anunciou que o governo português pretendia transpô-la ainda naquele ano.

No entanto, o processo demorou mais do que o esperado e os passos iniciais foram dados apenas em abril de 2021. E foi quando uma nova estratégia anticorrupção foi aprovada pelo Conselho de Ministros.

Esta estratégia progrediu da votação de propostas para um quadro de denúncias em junho de 2021. Finalmente, tudo culimou na votação parlamentar no dia 26 de novembro de 2021.

O caminho da transposição da diretiva Whistleblower em Portugal

É interessante percebermos porque demorou mais de um ano a aprovação desta Lei da Proteção ao Denunciante em Portugal. Ora vejamos:

  • Julho de 2018: Transparência Internacional Portugal publica um relatório sobre o estado da proteção aos denunciantes portugueses
  • Janeiro de 2020: Ministra da Justiça anuncia a intenção do governo de transposição da Diretiva Whistleblower da UE no final de 2020
  • Setembro de 2020: Governo português apresenta Estratégia Nacional Contra a Corrupção focada no desenvolvimento de um regime geral de prevenção da corrupção
  • Abril de 2021: A Estratégia Nacional Contra a Corrupção é aprovada e atua como primeiro passo na transposição da Diretiva Whistleblower da UE
  • Novembro de 2021: Parlamento português aprova projeto de lei de proteção de denunciantes com maioria de votos e a Diretiva Whistleblower da UE é implementada
  • Junho de 2022: Data prevista para que a legislação entre em vigor, após publicação em Diário da República

Qual o propósito da Diretiva Whistleblower?

Tal como acontece com muitas leis que dizem respeito aos recursos humanos, a intenção da Diretiva Whistleblower não pode ser limitada a uma só área. Esta diretiva procura garantir a transparência. Além de combater a corrupção, tanto na esfera pública quanto privada.

Para que isso aconteça, é proposta a criação de canais de comunicação e metodologias específicas para que os colaboradores e ex-colaboradores das organizações possam denunciar irregularidades. Seja no não cumprimento de leis, infrações ou de direitos. Falamos de funcionários e ex-funcionários que sejam integrantes seja do setor privado, seja do setor público e administrativo.

Pode estar a perguntar-se neste momento: mas em que difere a Diretiva Whistleblower das denúncias anónimas?

Pois bem, semelhante ao que acontece com as denúncias anónimas, que levam a inspeções do trabalho ou ações judiciais, a diretiva Whistleblower é em maior escala. Com um protocolo próprio da própria União Europeia.

A definição de Whistleblower nada mais é do que um anglicismo que, ao se fazer uma tradução literal, pode ser descrito como uma pessoa que “denuncia”. Isto é, esta pessoa dá a voz de advertência diante de uma irregularidade, sendo ele o delator.

Este é o principal ponto de apoio da diretiva que visa também reforçar e proteger o estatuto destes denunciantes anónimos. Atualmente estes denunciantes carecem de proteção contra retaliações, do ponto de vista jurídico.

Como funciona a Diretiva Whistleblower

Como já mencionamos acima, até que a transposição esteja em pleno vigor, é complexo estabelecer exaustivamente os detalhes da norma. No entanto, algumas questões são claras desde o início.

A diretiva Whistleblower não se concentra apenas na proteção dos trabalhadores. Abrange também acionistas, investidores, membros do corpo administrativo, estagiários, subcontratados e fornecedores. Ao mesmo tempo, protege terceiros relacionados ao informante em questão, em caso de ameaças ou represálias.

canal-de-denunciasA Diretiva Whistleblower estabelece a existência de dois tipos de denunciante, o formal e o anónimo. Em ambos os casos, as pessoas estarão sujeitas à devida proteção em caso de ataques ou intimidações contra a sua integridade física, patrimonial ou de terceiros.

No que diz respeito às denúncias, estas devem ser sempre fiáveis ​​e verificáveis. Em nenhum caso podem ser maliciosas, abusivas ou feitas com informações publicamente acessíveis. As denúncias devem ser feitas por meio de canais específicos (sobre os quais falaremos mais adiante neste artigo). São válidas, praticamente, qualquer tipo de suporte: escrito, verbal, telefónico, eletrónico, etc.

Software para cumprir os regulamentos Whistleblower

Enfrentar as múltiplas exigências trazidas pela Diretiva Whistleblower acarreta mais trabalho às empresas. No entanto, isto não precisa de se tornar um problema ou um “bicho de sete cabeças”.

Hoje em dia já existem muitas plataformas e softwares de RH que podem ajudar a colmatar estas exigências. Podemos referir-nos, por exemplo, ao software de Recursos Humanos da Factorial. Esta plataforma criou um Canal de Denúncias, inserida como parte integrante da estratégia de comunicação interna.

Com a ajuda deste Canal de Denúncias, é possível dar acesso a formulários, onde se iniciam as denúncias. Tanto para a sua equipa, como para pessoas externas. E, claro, sempre protegendo a confidencialidade dos seus dados e de terceiros.

Além disto, é possível ajustar e personalizar a experiência das pessoas que ficarão responsáveis ​​pela monitorização dos relatórios. Nomeadamente:

  • Cada denúncia tem uma palavra-passe de acesso único
  • Criar uma linha do tempo para avaliar o status de cada denúncia
  • Receber notificações sobre datas de expiração

Diretiva Whistleblower: como as empresas se devem adaptar

Naturalmente e, como acontece sempre que um novo regulamento entra em vigor, as organizações devem fazer uma série de ajustes para beneficiarem do que a lei impõe.

Com a informação disponível até à data, as principais alterações surgirão no domínio da proteção de dados e comunicação interna. A Diretiva Whistleblower implicará fundamentalmente que as políticas das empresas sejam criadas, para se adaptarem a esta nova exigência.

Uma das adaptações mais importantes, e o grande ponto de partida, é estabelecer um sistema ou canal interno de denúncia que garanta a confidencialidade e permita denúncias anónimas. Para isso, podemos recomendar-lhe utilizar o software da Factorial que, hoje, já tem disponível esta funcionalidade.

Além disso, a empresa deverá também adaptar-se nos seguintes pontos:

  • O denunciante deve receber um “aviso de receção” num prazo não superior a sete dias
  • Uma pessoa/departamento responsável por monitorizar as denúncias e acompanhar o denunciante deve ser criada, ou em qualquer caso designada
  • As denúncias devem ter um acompanhamento diligente desde o seu início
  • O procedimento deve ser claro e facilmente acessível para a apresentação de denúncias externas e internas
  • As denúncias devem ser registadas e armazenadas por um período relevante que será estabelecido pela nova lei

Como implementar canais internos de denúncia?

Como já vimos, uma das mudanças mais importantes é a que exige a criação de canais de comunicação que facilitem as denúncias. A comunicação interna, por si só, é essencial para o funcionamento de qualquer organização.

É fundamental clarificar funções, carregar informação relacionada com o organograma da empresa, manter os colaboradores a par da evolução. Além de facilitar a gestão documental e o acesso a todo o tipo de dados entre o empregador e os colaboradores.

Neste caso específico, um canal de denúncias tem os seus próprios desafios. Por isso, para facilitar a sua criação, damos-lhe algumas orientações que não deve descurar.

1) Conecte-se com seus trabalhadores

É vital que as pessoas que compõem a sua organização saibam da nova diretriz e que a empresa para a qual trabalham beneficia dela. E mais, quais são as suas implicações e como isso impacta o seu desempenho no trabalho e no dia a dia.

A introdução de novos padrões e metodologias pode gerar algum stress no trabalho, impactar negativamente o clima organizacional e afetar a motivação. Por isso, uma comunicação clara, concisa e com um acompanhamento correto neste tipo de contexto será de enorme importância.

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2) Opte por um único canal

Seja por telefone ou por escrito, os canais de comunicação para denúncias não devem ser vários, mas apenas um. Isto permitirá que centralize as informações num só lugar e, ao mesmo tempo, será mais fácil para a sua equipa entender como funciona. O ideal, e o que recomendamos, é trabalhar com um software da empresa que permita a criação deste tipo de funcionalidade. Por exemplo, a partir do portal do colaborador.

3) Defina regras claras

Nem todas as atividades, dentro ou fora da empresa, são passíveis de serem relatadas. Por este motivo, devem-se estabelecer regras sobre como as denúncias devem ser feitas, tendo em conta a lei. Desta forma, evitará inconvenientes e situações incómodas, tanto para o denunciante como para a empresa.

4) Aplique sanções

Não é uma ação agradável para ninguém, ou o conselho mais agradável para se dar, mas quando se trata de questões delicadas, é preciso estabelecer limites além do necessário. Sem medo de prejudicar a entidade empregadora, é importante que, caso as diretrizes estabelecidas para a denúncia não sejam seguidas, haja sanções internas.

Isto servirá para manter a ordem dentro da organização e evitar qualquer tipo de ação maliciosa que contamine a cultura da sua empresa.

Consequências da Diretiva Whistleblower no contexto português

Antes de analisarmos as consequências da Diretiva Whistleblower, é oportuno enquadrarmos o contexto atual português no que diz respeito aos denunciantes.

Em Portugal apenas estão protegidas pela lei as pessoas que denunciem ou divulguem infrações com fundamento em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional.

Isto é dizer que, todas as pessoas que não tenham denunciado ou divulgado irregularidades e crimes com base em informações obtidas no âmbito da sua atividade profissional, ficarão automaticamente excluídas da proteção.

Podemos enunciar, por exemplo, que ficam de fora as vítimas e/ou testemunhas de:

  • Prostituição e/ou tráfico de seres humanos
  • Má governança e má gestão fora do local de trabalho e das relações profissionais
  • Violência doméstica
  • Assédio sexual e/ou moral na escola ou local de trabalho
  • Crimes ambientais

Dizer ainda que ficou limitada a possibilidade dos denunciantes fazerem as suas denúncias diretamente às autoridades competentes. Isto é algo que é claramente contrário à exigência da diretiva Whistleblower, que explicita que os denunciantes deverão poder escolher o canal de denúncia mais adequado. E em função das circunstâncias específicas do caso que pretendem reportar.

Implicações e áreas abrangidas pela Diretiva Whistleblower

Resumidamente, as implicações mais importantes da diretiva Whistleblower afetarão as seguintes áreas:

  • É proibida qualquer forma de ameaça, coação ou retaliação contra o denunciante; o descumprimento implicará sanções económicas
  • As empresas e entidades públicas com mais de 50 colaboradores devem garantir canais de denúncia
  • Serão designadas autoridades competentes e externas responsáveis ​​pelo acompanhamento da denúncia
  • A apuração da denúncia deve ser concluída em prazo não superior a três meses, incluindo a resposta ao denunciante

As áreas de ação que serão abrangidas pela Diretiva Whistleblower são, até ao momento, as seguintes:

  • Contratação pública
  • Produtos, serviços e mercados financeiros
  • Prevenção da lavagem de dinheiro/financiamento de atividades terroristas
  • Segurança do transporte
  • Proteção ambiental
  • Proteção contra radiação, segurança nuclear
  • Segurança e conformidade do produto.
  • Segurança alimentar, saúde e bem-estar animal
  • Saúde pública
  • Proteção dos direitos do consumidor
  • Proteção de privacidade e dados pessoais
  • Segurança de redes e sistemas de informação

Por fim, é importante clarificar que a Diretiva Whistleblower apenas se aplica às ações abrangidas enunciadas acima. Qualquer denúncia feita fora destas áreas, não estará cobertas pela Diretiva Whistleblower.

Custos e sanções pela não conformidade com a Diretiva Whistleblower

Este é, sem dúvida, um dos pontos mais controversos e que desperta maior interesse para as empresas e gestores. E não apenas pela execução dos processos de recursos humanos.

As multas pelo não cumprimento da lei de Proteção ao Denunciante são altas. Como já referido, em Portugal só depois de junho esta medida irá entrar em vigor, pelo que as empresas irão ter tempo para se preparar e evitar estas multas.

Dito isto, a seguir, apresentamos os montantes que irão ser cobrados a quem não curmprir as questões estabelecidas pela diretiva Whistleblower:

  • Sanções muito graves, até 50 mil euros

Incorre nesta sanção quando se detecte que houve intenção ou ação para impedir, dificultar, evitar e/ou dissuadir o seguimento da denúncia. Assim como em caso de não cumprimento do direito à confidencialidade do denunciante. No mesmo sentido, a prática de qualquer tipo de ato repressivo (ameaças, coação, etc.) constituirá sanção classificada como gravíssima.

  • Sanções graves, até 25 mil euros

Neste caso, a implementação dos regulamentos, e não tanto a denúncia em si, são os protagonistas. A falta de um canal interno de denúncias que cumpra o estabelecido pela lei ou, por exemplo, que não garanta a confidencialidade, será considerado falta grave.

Da mesma forma, não ter uma pessoa e/ou departamento relevante para acompanhar as denúncias, ou deixar de verificar os procedimentos internos, também será considerada uma sanção grave.

A Diretiva Whistleblower promete consolidar-se como o grande divisor de águas neste ano 2022. A sua implementação implicará, sem dúvida, enormes mudanças dentro e fora das organizações públicas e privadas. Contudo, com a informação correta, uma boa estratégia de gestão e tempo a favor, as repercussões positivas serão maiores em termos de gestão de pessoas.

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