A automatização financeira está a transformar a forma como as empresas gerem os seus processos e tomam decisões. Neste campo, tecnologias como o OCR oferecem soluções poderosas, especialmente para os departamentos financeiros e de Recursos Humanos.
Neste artigo, falaremos sobre o OCR, das suas principais vantagens e partilharemos uma ferramenta indispensável para agilizar processos, reduzindo custos.
Se pretende otimizar as suas operações, continue a ler e descubra todo o potencial da automatização financeira!
Tabela de conteúdos:
- Automatização financeira: o que é o OCR
- 6 benefícios do OCR no departamento financeiro
- Software da Factorial: automatização financeira nos RH com OCR e People Analytics
Automatização financeira: o que é o OCR
O OCR, ou Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) é uma tecnologia que transforma imagens de texto. Nomeadamente, as imagens encontradas em documentos digitalizados ou fotografias, transformando-as em dados que podem ser editados e pesquisados.
Por outras palavras, o OCR permite que um computador “leia” o texto contido em documentos físicos ou digitais. Posteriormente, converte-o num formato que pode ser processado automaticamente por sistemas de software.
É bastante utilizado em algumas soluções como o Google AI mas ganha especial importância em algumas áreas, como a área financeira, onde desempenha um papel crucial. Permite digitalizar e extrair informações de documentos como contratos, relatórios financeiros ou até mesmo faturas e recibos, agilizando a automatização financeira.
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6 benefícios da automatização financeira com OCR no departamento financeiro
A implementação do OCR no departamento financeiro traz consigo um conjunto de vantagens que vão além da simples digitalização de documentos. Esta tecnologia avançada permite automatizar processos críticos, melhorar a eficiência operacional e assegurar uma gestão de dados financeiros mais exata.
De seguida, exploraremos as principais vantagens do OCR no contexto financeiro, demonstrando como revolucionará a automatização financeira da sua empresa.
1. Automatização da inserção de dados
A automatização da inserção de dados é uma das principais vantagens do uso do OCR no departamento financeiro.
Tradicionalmente, a inserção de dados era um processo manual, feito a partir de documentos físicos, como faturas, recibos e relatórios. Este era um processo demorado, suscetível a erros humanos, e consumidor de muitos recursos.
Ao digitalizar e extrair automaticamente as informações necessárias dos documentos, o OCR elimina estas limitações. As informações são convertidas em dados estruturados prontos para uso em sistemas financeiros numa fração do tempo.
Com o OCR, tarefas que antes implicavam horas de trabalho manual podem ser concluídas em minutos. O que permite aos profissionais financeiros concentrar-se em atividades estratégicas de maior valor agregado.
Mas esta automatização não acelera apenas a inserção de dados. Também aumenta a precisão, reduzindo substancialmente o risco de erros que podem conduzir a inconsistências financeiras.
Adicionalmente, facilita a integração com outras ferramentas de gestão financeira e análise de dados. Em suma, possibilita ter uma visão mais completa e em tempo real da saúde financeira da empresa.
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2. Melhoria da eficiência operacional
Ao tornar a inserção de dados mais rápida, eliminando o erro humano e libertando os profissionais para outras tarefas, o uso do OCR no departamento financeiro transforma-se num poderoso catalisador para melhoria da eficiência operacional. E este seu superpoder é vital para a automatização financeira.
Num ambiente onde a precisão e a rapidez são essenciais, o OCR aumenta a produtividade da equipa financeira. E a melhoria da eficiência operacional não só otimiza o uso dos recursos humanos, como também contribui para a agilidade geral da empresa.
Desta forma, a empresa fica apta a responder mais prontamente a mudanças no mercado e exigências regulatórias. No limite, torna-se mais flexível e com maior capacidade de fazer face a desafios e subsistir a longo prazo.
3. Redução de custos operacionais
Ao melhorar a eficiência operacional, a implementação de sistemas OCR vai, consequentemente, reduzir os custos operacionais, um benefício da automatização financeira.
A digitalização e automatização de tarefas, como o processamento de faturas e a gestão de recibos, eliminam o custo associado à manipulação e arquivo de documentos físicos.
Além disso, o OCR diminui os custos relacionados a erros e retrabalho. Com o OCR, a necessidade de revisões e correções é reduzida e os gastos na correção de erros diminuem.
Um exemplo prático de redução de custos através do OCR pode ser observado em empresas que automatizaram o processamento de faturas. Estas empresas relataram uma diminuição expressiva nos custos administrativos e a melhoria da eficiência operacional, resultando em economias substanciais.
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4. Gestão documental simplificada
A gestão documental é uma vertente essencial para qualquer departamento financeiro, mas, também, uma das suas maiores dores de cabeça. A digitalização de documentos com OCR traz, neste aspeto, benefícios significativos.
Com a digitalização, documentos físicos, caso das faturas, contratos e relatórios, são convertidos em ficheiro digitais. Por sua vez, estes ficheiros podem ser armazenados, organizados e consultados de forma muito mais eficiente.
Isto elimina a necessidade de manter grandes volumes de documentos em papel, reduzindo o espaço físico necessário e os custos associados ao armazenamento.
Uma das principais vantagens desta transição é a facilidade na pesquisa e consulta de documentos. Utilizando sistemas OCR, é possível localizar rapidamente qualquer documento digitalizado, poupando tempo e recursos que seriam gastos na procura manual.
Além disso, a exatidão do OCR garante que os dados extraídos são organizados corretamente, otimizando a categorização e o arquivo de documentos de forma estruturada.
Por último, esta eficiência na gestão documental está também diretamente relacionada à implementação de People Analytics. Ao ter acesso rápido a documentos financeiros digitalizados, as empresas podem recolher e analisar dados valiosos com mais facilidade.
Ou seja, a simplificação da gestão documental através do OCR não só otimiza os processos financeiros, como também reforça a automatização financeira e a capacidade analítica da empresa.
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5. Conformidade regulamentar
Estar em conformidade com todas as regras do setor é uma prioridade fundamental para qualquer organização. E o OCR desempenha, uma vez mais, um papel decisivo na manutenção dessa conformidade, especialmente no contexto da automatização financeira.
As exigências regulamentares frequentemente requerem a preservação de grandes volumes de documentos. Ao permitir o armazenamento seguro da informação, o OCR, facilita o cumprimento destas exigências.
Associada a isto esta também a capacidade de responder rapidamente a solicitações. Em situações de auditoria ou inspeção, a empresa precisa fornecer documentação específica em um curto espaço de tempo. Tendo os documentos digitalizados e organizados por meio de OCR, é possível localizar e apresentar os registos exigidos.
Além disso, a automação da gestão documental assegura que todos os documentos estão permanentemente atualizados, evitando o extravio de informações críticas que podem comprometer a conformidade legal.
Em resumo, o OCR fortalece a automatização financeira, ao assegurar que os processos e documentos estão em plena conformidade com as exigências legais.
6. Aumento da segurança dos dados
Um pouco na linha do ponto anterior, o OCR contribui também para a segurança dos dados. Em primeiro lugar, a segurança física. Documentos digitalizados são menos suscetíveis a danos por incêndios, inundações ou deterioração, tendo uma camada adicional de proteção, digamos.
Além disso, a digitalização com OCR possibilita armazenar esses documentos em sistemas de segurança digital robustos. Os dados podem, assim, ser protegidos por controlos de acesso rigorosos, criptografia e backups regulares.
No limite, isto garante que os dados financeiros confidenciais estejam resguardados contra acessos não autorizados e ataques cibernéticos.
Por último, a automatização financeira, facilitada pelo OCR, permite também a implementação de políticas de segurança mais eficazes. Nomeadamente o registo e monitorização de acesso aos documentos. Deste modo, a empresa poderá garantir que apenas utilizadores autorizados visualizam ou modificam informações sensíveis.
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Software da Factorial: automatização financeira nos RH com OCR e People Analytics
Atualmente, a automatização financeira é essencial para melhorar a eficiência e reduzir custos operacionais, como vimos. Os softwares de gestão desempenham um papel crucial nesse processo.
Estes sistemas não só agilizam processos, como proporcionam uma visão mais estratégica dos dados financeiros. Consequentemente, permitem que as empresas tomem decisões mais fundamentadas.
O software da Factorial é um excelente exemplo de como a automatização financeira pode ser integrada no departamento de RH. Utilizando OCR, o Factorial automatiza a inserção de dados, melhorando a eficiência operacional e reduzindo significativamente o risco de erros.
Adicionalmente, a solução da Factorial combina OCR com a implementação de People Analytics, disponibilizando insights para a gestão de talentos. Quer ao nível da tomada de decisões sobre os funcionários e retenção de talentos, quer ao nível do recrutamento.
Este software garante igualmente a conformidade com as normas e leis, através de uma gestão documental segura e centralizada, de fácil acesso para auditorias.
Por fim, a integração do OCR com o software da Factorial resulta numa redução significativa de custos operacionais, ao mesmo tempo em que aumenta a segurança dos dados.
Se deseja elevar a eficiência e a segurança do seu departamento financeiro e de RH a um novo patamar, o software da Factorial, com o seu alargado leque de funcionalidades, será o seu braço direito ideal.
