O Lean Management surge numa era em que a eficiência é determinante para o sucesso operacional e organizacional. Ao dar resposta à necessidade de adotar uma postura focada em criar mais valor com menos recursos, permite cortar desperdícios maximizando resultados.
Preparámos este artigo, para explorar o que é o Lean Management, que vantagens possui e como implementá-lo na sua empresa. Revelaremos, ainda, de que forma revolucionará a gestão de pessoas e como a Factorial tem um papel importante nesse processo.
👉 Continue a leitura e descubra como o Lean Management pode transformar os seus processos de RH e impulsionar a eficiência da sua equipa.
Tabela de conteúdos:
- O que é o Lean Management e os seus princípios fundamentais
- Vantagens na gestão de Recursos Humanos
- Lean Management e a gestão financeira dos RH
- Como aplicar o Lean Management na sua empresa
- Usar a Factorial na otimização de processos
O que é o Lean Management e os seus princípios fundamentais
O Lean Management surgiu como estando tradicionalmente associado ao setor industrial. Contudo, tem vindo a conquistar o seu espaço na gestão de RH e na gestão financeira.
Trata-se de uma filosofia de gestão que visa otimizar processos. E fá-lo através da eliminação de tudo aquilo que não acrescenta valor ao produto ou serviço final.
A sua origem remonta à segunda metade do século XX e ao sistema de produção da Toyota, no Japão. Porém, rapidamente se propagou para outros setores.
A aplicação do Lean Management aos Recursos Humanos vai muito além da eficiência operacional. Permite construir processos contínuos, que envolvem todas as equipas na procura pela melhoria permanente.
Para entender realmente o que é o Lean Management, é fundamental conhecer os seus 5 princípios fundamentais:
- Identificação do Valor: distinguir o que é verdadeiramente importante.
- Mapeamento do Fluxo de Valor: analisar todas as etapas do processo para identificar o que não acrescenta valor.
- Criação de um Fluxo Contínuo: suprimir interrupções e assegurar que o trabalho flui.
- Sistema Pull (ou de puxada): isto é, produzir apenas o necessário, no momento certo, de acordo com as necessidades e evitando excessos.
- Melhoria Contínua (Kaizen): promover uma cultura de inovação permanente e de pequenas melhorias diárias.
Aplicados aos Recursos Humanos, estes princípios podem transformar processos de recrutamento, onboarding, gestão de talentos ou desenvolvimento organizacional. Por exemplo, um processo de onboarding baseado no Lean Management garante que apenas as atividades relevantes são realizadas. Consequentemente, a integração é mais rápida e eficaz.
Conheça de seguida as vantagens do Lean Management para os RH, de forma mais detalhada.
Vantagens na gestão de Recursos Humanos
É inegável que aplicar o Lean Management na gestão de RH traz benefícios claros, nomeadamente:
- Equipas mais ágeis – A capacidade de resposta às necessidades da organização torna-se muito mais célere. E isto deve-se à simplificação dos sistemas, bem como à promoção de uma comunicação aberta.
- Menos custos – Melhorar e agilizar processos possibilita uma gestão financeira mais rigorosa. Consequentemente, o retorno dos investimentos em pessoas é maximizado.
- Maior eficiência operacional – Ao eliminar tarefas supérfluas, os RH conseguem centrar-se em atividades estratégicas, entre elas o desenvolvimento de talento e cultura organizacional.
- Melhor liderança – Os gestores tornam-se líderes e verdadeiros agentes de mudança. Mais do que nos detalhes operacionais, o seu foco passa a estar na capacitação de equipas e na melhoria contínua.
- Mais satisfação e retenção de talento – Processos mais eficazes e menos burocráticos contribuem para uma melhor experiência dos funcionários. E trabalhadores satisfeitos tendem a não procurar mudar de empresa.
Por estes motivos, e segundo o Kaizen Institute, as empresas que implementam práticas de Lean Management registam melhorias significativas na produtividade e resultados. Assim como na satisfação interna.
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Lean Management e a gestão financeira dos RH
Não é apenas ao nível das pessoas que o Lean Management é particularmente relevante na área de Recursos Humanos. É-o, de igual forma, ao nível da gestão financeira.
Otimizando procedimentos e eliminando elementos dispensáveis, os gestores conseguem reduzir custos relacionados com recrutamento, formação e retenção.
Conseguem também aplicar controlos financeiros mais eficazes, através de KPIs de RH alinhados com a estratégia organizacional.
Adicionalmente, passam a ter uma melhor previsibilidade dos gastos. Assim como a capacidade de analisar o retorno do investimento em programas de desenvolvimento.
Fornecemos um exemplo prático, que torna o que mostramos mais evidente. Num processo de formação baseado nesta metodologia é possível identificar quais os módulos realmente essenciais para o desempenho das equipas. Logo, os gastos em conteúdos irrelevantes são evitados.
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Como aplicar o Lean Management na sua empresa
Para que seja bem sucedia e possa ser tirada dela total proveito, a implementação do Lean Management na gestão de RH deve ser gradual e estratégica.
Partilhamos um pequeno passo-a-passo sistematizado:
- Diagnóstico inicial: o ponto de partida deve ser a análise do estado atual dos processos de RH. Verifique quais são as atividades que não trazem valor.
- Mapeamento e priorização: de seguida, identifique as melhorias potencialmente mais impactantes. Comece sempre pelas áreas de maior desperdício.
- Definição de KPIs: vai precisar de dados mensuráveis para avaliar os resultados. Estabeleça indicadores claros e quantificáveis para medir o sucesso da transformação lean.
- Inclusão da equipa: é fundamental que os trabalhadores estejam envolvidos no processo. Como tal, promova workshops e sessões de brainstorming com a participação de todos os níveis da organização.
- Adoção de ferramentas visuais: visualizar o progresso é indispensável, como guia. Utilize Kanban boards ou value stream mapping para acompanhar a evolução e identificar melhorias.
Uma boa prática é focar num único processo como ponto de partida, como, por exemplo, o recrutamento e seleção. Posteriormente, e a partir daí, expandir a filosofia para toda a área de RH.
O papel da liderança neste processo
Para que a implementação do Lean Management seja bem-sucedida, é vital o compromisso da liderança. Sem ele, tende a fracassar.
Nesta linha, os líderes devem servir de exemplo da cultura de melhoria contínua. Além de envolver e capacitar os trabalhadores, para que eles próprios promovam a mudança.
Outro aspeto importante é manterem uma comunicação clara e transparente, facilitando a partilha de ideias e fomentando a confiança.
Em suma, mais do que apenas supervisionar, os líderes devem promover o crescimento e a autonomia das equipas.
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Usar a Factorial na otimização de processos
O Lean Management não se resume uma metodologia, vai muito além disso. É uma mudança de mentalidade que pode transformar profundamente quer a gestão de RH, quer a gestão financeira associada.
Eliminando desperdícios e capacitando as equipas para a melhoria constante, criando valor contínuo, as equipas tornam-se mais eficientes. Consequentemente, as empresas tornam-se mais resilientes e preparadas para os desafios futuros.
A Factorial oferece uma solução tudo-em-um completa que potencia a aplicação de princípios de Lean Management na gestão de RH.
Com a automação de tarefas administrativas, uma plataforma intuitiva e gestão integrada de processos como ausências, férias, avaliações de desempenho, onboarding e formações, a Factorial permite-lhe focar no que mais importa: as pessoas e o valor que elas trazem à organização.
Está na hora de repensar a forma como gere os seus recursos. Comece pequeno, melhore continuamente e colha resultados substanciais de forma consistente.
